秘書のイメージの真実は？
管理部門担当 キャリアコンサルタント
五味 祐希子
企業のトップのアシスタントとして、社内外に対しての顔となる秘書職。華やかなイメージが浮かびますが、その反面、責任の大きなポジションでもあります。
企業によって求めるものは様々なため、下記の図を参考に、ご自身のキャリアやスキルに合った働き方を考えることが、秘書としてのキャリアアップには大切です。
企業によってこんなに違う業務内容
| 大手企業 | 秘書室に複数の秘書がいる場合が多く、業務を分担 |
|---|---|
| 中小・ベンチャー企業 | 経営者のパートナーとして事業に関わり、間近で経営を勉強できる |
| 外資系企業 | 家族のケア等、プライベートのサポートまで必要な場合も |
未経験からのチャレンジも
企業毎に求められるニーズに差があるとはいえ、何よりも秘書として働く土台となるのはホスピタリティ。相手の意図をすばやく察知し、フットワーク軽く幅広い業務に対応できるスキルを求められます。
このため、WORDやEXCEL、PPTといった基本的PCスキルがあれば、未経験でも応募可能なケースもあります。また、ビジネス英語ができるレベルであれば、外資系企業の外国人付秘書という選択肢を考えることもできるでしょう。
秘書としてのキャリアアップ――派遣と正社員の違いって？
秘書としての働き方には、正社員だけでなく、派遣社員・契約社員という選択肢もあります。
ただし、正社員の方が秘書業務のなかでも、より経営の根幹に近い業務に関わることが多くあります。派遣社員として長く秘書業務を行っていてもキャリアアップには結びつきにくいため、正社員へのキャリアステップと考えることをお勧めします。
秘書に向くのはこんな人！？
- ホスピタリティ旺盛
- フットワークが軽い
- 場に応じて臨機応変に対応できる
- 事務処理が得意
- 丁寧な対応ができる
秘書検定より、簿記とPC！？
「秘書＝秘書検定がなければ無理」と思われるかもしれませんが、実は必須という訳ではありません。
もちろん基本を学ぶ意味で大切な資格ですが、幅広い業務に対応できる事務処理能力やPCスキルが重視されます。
そのため、簿記等の資格・総務や事業部アシスタントの経験は大きなアピールポイントとなります。
秘書のメリット・デメリット
- トップ層と関わる機会が多い
- 各部署との連携が多く、社内外でコミュニケーションを図る機会がある
- 経営の根幹となる役職へキャリアアップできる可能がある
- 英語・簿記などのスキルや資格が活かせる
- 残業や休日出勤、出張の可能性がある
- 自分のミスが上司の評価に関わる
- 外国人付秘書の場合、上司の家族ケアなど、プライベートまで及ぶケースもある
秘書 転職のヒント
幅広い業務への対応が求められる秘書には、PCスキルだけでなく、ヒューマンスキルが求められます。これまでの業務経験によって得た事務処理能力に加えて、ホスピタリティやフットワークの軽さをアピールできれば、経験者の方のキャリアアップはもちろん、未経験での秘書への転職の可能性も広がります。
また経営層に近い場所で業務に携われる環境から、経営視点を養いたい、ビジネスパーソンとして一回り成長したいという方にもお勧めしたい職種です。
