やっぱりやめますは電話でOK? 面接辞退の電話ガイド【マナー・会話例】

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記事のポイント:・面接当日に辞退は、営業時間内に電話で連絡。・面接2日以上前に辞退は、メールで連絡。いずれも辞退理由は「一身上の理由」でOK

転職・就職活動やアルバイトの応募で面接が決まったものの、事情があって辞退することに……。気まずい内容だからこそ、マナーを守ってきちんと連絡したいものです。辞退の適切なタイミングや、そのまま使える会話例・メール例をご紹介します。

面接を前日・当日に辞退したい…連絡の仕方は?

面接直前に他社から内定が出たり、急な体調不良に見舞われたりと、就職・転職活動では面接辞退の判断がギリギリになってしまうときがあります。辞退や予定変更は余裕を持った連絡が大前提ですが、直前になってしまった場合でも礼儀正しい連絡は怠らないようにしましょう。

面接前日に辞退する場合:基本は営業時間内になるべく早く電話する。9時~18時の会社なら、その時間内で、なるべく早い時間帯に電話する。

面接当日に辞退する場合:基本は始業開始30分後なるべく早く。9時始業の会社なら、9時半~10時半がベスト・※面接が朝イチの場合は面接の30分~1時間前に電話を。

早めに電話をする

前日・当日の辞退連絡は、すみやかに、そして確実に担当者に伝えるため、電話で行いましょう。

もっとも良くないのは、連絡をせずに欠席してしまうことです。連絡を入れておけば企業側もスケジュール調整などの対応ができますが、無断欠席では面接の時間まで待たせて迷惑をかけてしまいます。

営業時間内に、朝イチは避けて

企業への電話連絡は辞退を決めたら即すべきですが、できる限り営業時間内に行いましょう。始業時間より前では担当者がまだ出社しておらず、連絡がつかない可能性が高くなります。

面接当日の辞退連絡は、始業時間を少し過ぎた午前中に行うのがベスト(9時始業なら、9時半~10時半など)。基本的に朝イチの始業時間直後、社員が離席するお昼休憩中、終業時間直前は電話を控えるべき時間帯です。

ただし、朝イチで面接の予定が入っている場合には、面接の30分~1時間前に電話をかけ、担当者に辞退の旨が伝わるようにしましょう。

これさえ覚えればOK! 鉄板トークスクリプト 

面接直前に辞退する場合の、電話の流れを紹介します。

鉄板トークスクリプトの図。自分「お世話になっております。御社の総合職の選考に応募いたしました◯◯(名前)と申します(※1)。本日(あす)の面接の件でお電話いたしました。人事部の△△様はご在席でしょうか?(※2)」相手「(取り次ぎ)」自分「お忙しいところ、失礼いたします。本日(あす)15時より面接予定の◯◯です。ただいまお時間よろしいでしょうか?」相手「どうぞ、大丈夫です。」自分「本日(あす)の面接ですが、事情により辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。お時間をいただいたにも関わらず、直前にこのようなご連絡をすることになってしまい、大変申し訳ございません」相手「それは残念です。差し支えなければ理由を教えてもらえますか」自分「他社より内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。」相手「わかりました。」自分「ご迷惑をおかけし申し訳ございません。それでは失礼いたします。」

簡潔に辞退の旨を伝える 

挨拶をして名前を名乗ったら、シンプルに辞退の連絡であることを伝えましょう

辞退の連絡でやってしまいがちなのが、辞退の「主旨」よりも理由や言い訳を長々としゃべってしまうこと。相手に聞かれない限り、自ら辞退の理由を言う必要はありません辞退の理由は「一身上の都合」「諸般の事情により」でOKです。

電話は簡潔に、何か聞かれたときだけ補足的に説明するというスタンスで臨みましょう。

詳しい理由を聞かれたら

詳しい理由を聞かれてしまった場合は、失礼のない無難な回答をするのがオススメです。

他社の内定を受けると決めた、迷ったが別の会社・仕事に応募する決心をしたなどの理由は、失礼には当たりません。また、転職で待遇・条件で折り合いがつかなかった場合は、そのことを伝えても問題ないでしょう。

例えば以下のような例があります。

  • 他社より内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。
  • 家族と相談した結果、このような結論に至りました。
  • 個人的な事情で恐縮ですが、検討した結果このように決断いたしました。
  • (学生の場合)現在の研究をまだ続けたいという気持ちが大きくなり、大学院への進学を目指すことにいたしました。

また、体調不良でごまかすなどは、面接日程の調整をしてくれるなど相手に迷惑をかけるのでNG。「社風が合わない」など感覚的な理由も控えましょう。

謝意を示すのがポイント

重要なのは、時間を取ってくれていた相手への謝意を示しつつ、手短に辞退を伝えることです。「お時間をいただいたところ恐縮ですが」「お忙しいなかこのようなご連絡をすることになってしまい、申し訳ありません」など、申し訳なく思っていることがわかる言葉を添えましょう。

面接の2日以上前に辞退する場合の連絡方法

選考辞退の連絡は、早ければ早いほど企業にとっても負担が少なくなります。ここでは2日以上前に連絡するときの方法を紹介します。

2日以上前ならメールでOK

面接予定の2日以上前であれば、辞退の連絡はメールでも構いません

辞退を決めたものの「言いづらい」と連絡をためらっていると、予定が近づきかえって印象が悪くなってしまいます。自分と相手の時間をムダにしないためにも、余裕のある連絡が大切です。

メールで反応がなければ電話も

「数日前にメールをしたものの反応がない」という場合は、確認のため電話をしましょう。伝言にはせず直接担当者へ取り次いでもらい、まずはメールの到着確認を行います。

「○月○日に、△△様宛に選考についてのメールをお送りしたのですが、届いておりましたでしょうか?」のようにいつのメールかをはっきり伝えます。

相手が把握していれば「お時間をいただき申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします」など簡潔に謝意を伝えましょう。未読であれば、「大変申し上げにくいのですが」など前置きしてから、辞退の旨を伝えます。

余裕を持ってメールで連絡をしていれば、記録も残るので「連絡が遅い」と責められる心配は少ないでしょう。

基本を押さえる! メール例文

それでは、面接辞退をメールで連絡する場合の例文を紹介します。

【件名】面接辞退のご連絡(自分の氏名)※1

―――――――

◯□株式会社
人事部 □◯採用担当
△△様

お世話になっております。

貴社のキャリア採用選考に応募いたしました◯◯です。先日は書類選考通過の

ご連絡をいただき、ありがとうございました。

このたび5月15日の15時に面接のお時間をいただいておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

お忙しいなか日程をご調整いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

本来であれば直接お伺いすべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

ご了承いただけましたら幸いに存じます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

――――――

【署名】※2

氏名:
メールアドレス:
電話:
住所:

※1……学生の場合は大学名も含め、中途採用の場合は氏名だけにします。

※2……学生の場合は「◯◯大学 氏名」のように大学名を入れましょう。働きながら転職活動をしている場合は、現職の会社名や役職は不要です。メールアドレスはYahoo!メールやGmailなどのパソコンで使うようなものや学生であれば大学のものが無難です(携帯電話のアドレスは予備の連絡先として扱いましょう)。

場面別、電話の注意点 

応募状況別に電話で注意すべきポイントをご紹介します。

パート、アルバイトの面接

パート・アルバイトも当日辞退は電話。2日以上前の辞退はメールでOK

パートやアルバイトの面接でも、連絡内容や守るべきマナーは基本的に変わりません。面接に至るまでのやりとりがほとんど電話経由であれば、タイミングに関わらず電話で辞退連絡を行っても問題ないでしょう。

飲食店などで店舗のスタッフや店長が直接採用を担当している場合は、始業直後・終業直前のほかに、お客さんで混む時間帯(夕食の時間など)を避けるようにすると、連絡がつきやすくなります。

就活、転職での違い

新卒の就職活動と、中途の転職活動では名乗り方の違いを意識する必要があります。

新卒の場合は基本的に大学名を添えて名乗りましょう。特に応募人数が多い大企業では、「佐藤です」のように名前だけを伝えても担当者がわからないことがあります。

中途では、「中途採用に応募している○○です」と名前のみを伝えましょう。現職の会社の一員として「取引」を行っているのではなく、あくまで個人として選考に応募しているため、現職の会社名は不要です。

職歴や役職は、履歴書などへの記入と、自己PRのために言及するだけで問題ありません。

ハローワークの求人

ハローワーク求人に応募した場合:1.ハローワークへ連絡→面接2日前までならメール、面接当日はなるべく早く電話で。2.企業へ連絡(ハローワークが行う場合もある)

ハローワークを通じて応募した場合は、まずハローワークの担当者に辞退したい旨を伝えましょう。企業にはハローワーク側から連絡してくれる可能性もあります。自分で連絡するときは、なるべく早く失礼のない電話/メールを入れるようにしましょう。

転職エージェントを利用したとき

転職エージェントを通じて応募した場合:転職エージェントへ連絡するだけ。→面接2日前までならメールでOK、面接当日はなるべく早く電話で。※企業への辞退連絡は転職エージェントが行います。

転職エージェントを利用している場合、辞退の希望はエージェントに相談や連絡をするようにしましょう。

ハローワークも同様ですが、採用選考をサポートしてもらっている場合は、担当者への共有が大切です。企業には言いにくい辞退理由でも、エージェントや担当者には正直に話して問題ありません。

これは迷惑…NGな行動とは?

選考に関する連絡は早め早めが肝心ですが、中にはマナー違反をしてしまう人もいるようです。

社会人として絶対にNGなのは、連絡なしに辞退することと、面接の無断欠席です。

面接を無断で欠席し、後日連絡

自分なりの理由があったとしても辞退や欠席の連絡は事前に行うのが鉄則です。たとえ短期間のアルバイトなどでも、採用担当者は時間を割いて準備をしています。

また、採用担当者と連絡がつかない場合は、電話で伝言を頼む、メールを送るなどして、できる限りのことをするのがマナーです。

辞退の理由が、それまでの話と矛盾している

仕事内容や勤務条件など、すでに共有・了承していることがあれば、企業側は「この人はOK」という認識で採用活動や人員計画を進めています。「気が変わったので辞退する」ことは迷惑をかけ、相手の心証を害することにもつながります。

どうしても辞退をするなら、相手に失礼のない理由に置き換えましょう。

まとめ

就職・転職活動では、企業によって志望度が違い、せっかく先行が進んでも面接を辞退しなければならないこともあるでしょう。

自分に最適な仕事を見つけられるよう、連絡の仕方やマナーをチェックしてみてください。

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