例文つき 面接を断るには?【メールor電話】

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この記事のポイント:面接はメールで断っても良い?・面接前日、当日の辞退は電話。・面接が2に以上先ならメールでOK。詳しい方法、例文は記事をご覧ください。

「面接を断りたいけど、やっぱり電話で伝えるべき?」「気まずいから何も言わずキャンセルしようかな」と考えていませんか。企業の採用活動において面接辞退はよくあることですから、気後れする必要はありません。

この記事では面接を円満に辞退する方法や、メール・電話の連絡マナーをご紹介します。

これで安心! 面接をスマートに断るための5ヶ条

「面接をスマートに断るための5ヶ条」・誠実に対応し、お詫びの気持ちを伝える。・辞退を決めたらすぐに連絡。・面接前日、当日の場合は電話で連絡。・断る理由は「一身上の都合」でOK。・お詫びの手紙を送る必要はない。

面接を断るときは、自分のために時間を割いてくれた企業や採用担当者に感謝し、誠実な対応を心がけましょう。

「辞退すれば関係ない」「断るのが気まずい」からと無断欠席してしまう人もいますが、これは大変失礼な行為です。無言キャンセルはのちのちトラブルにもつながりかねません。必ず電話やメールで辞退の意思を伝えましょう。

無言キャンセルはNG! お詫びの気持ちが大切

面接辞退の連絡では、誠実に対応しお詫びの気持ちを伝えることが大切です。採用活動において面接辞退は珍しい出来事ではありません。企業側も事情を把握していますから、きちんと謝罪の意思を伝えることができれば、怒られたり引き止められたりすることはほぼないでしょう。

なお、もし引き止められ「後日会社に来てください」と言われた場合も、その要求に応じる必要はありません。「申し訳ありませんが、都合がつきませんので」と一言添えて断れば大丈夫です。

辞退を決めたらすぐにメールで連絡

面接辞退を決めたら、なるべく早い段階で連絡しましょう。企業の選考スケジュールへの影響を最小限に抑えるためにも、可能な限り早く申し出ることが大切です。突然の辞退や当日キャンセルはトラブルの種になりますから、余裕をもって連絡し、円満な面接辞退を目指しましょう。

連絡方法は応募者・企業ともに、比較的時間と場所を選ばず連絡できるメールが効率的でおすすめです。

面接直前なら電話で断る

面接の前日・当日に断る場合は、確実に連絡がつく電話がベストです。電話を入れておけば「面接当日に辞退メールを送ったけれど、見落とされてドタキャン扱いになってしまった」といったトラブルも回避できます。電話が苦手な人は、事前にトークスクリプトを用意しておきましょう。準備をしっかりしておけば、台本通りに話すだけで辞退の連絡がそつなくこなせます。

会話例は、後述の「電話で辞退するときのトークスクリプト」を参照してください。

断る理由は「一身上の都合」などでOK

面接を断る理由は「一身上の都合・諸般の事情」としておけば問題ありません。

ただし、電話では面接担当者から辞退の理由を問われることがあります。その際は「他社から内定をいただきまして……」など、失礼のない範囲で理由を伝えましょう。

「なぜ他社にしたのか」と深堀りされた場合は「年収などの条件が良かったためです」と正直に伝えても良いですし、答えたくない質問に対しては「その件についての回答は控えさせていただきます」と返しても大丈夫です。聞かれたことの全てを話す義務はありません。

手紙を送る必要はない

手紙は丁寧な印象がありますが、届くまでに時間を要するため応募者と企業の間でタイムラグが発生します。メールアドレスや電話番号を入手できなかったなどの事情がない限り、手紙での辞退連絡は控えましょう。

また、基本的に面接を断ったあとのお詫び状は必要ありません。ただし、知人の紹介で面接してもらったなど、今後も企業との付き合いが想定されるケースでは礼儀としてお詫び状を送っても良いでしょう。

面接をメールで断る場合

面接の日程まで3営業日以上ある場合は、メールでの連絡がおすすめです。効率的に連絡できるため、企業の担当者もスムーズに対応できます。

また、採用担当者との直接的なやりとりが発生しないため、応募者側の心理的な負担も軽く済むでしょう。

「面接をメールで断る場合は・・・」・なるべく企業の営業時間内に。・返信専用でないメールアドレスへ。・2日返信がない場合は再確認を。

辞退メールの文例

面接辞退のメールを書くときは、件名と本文の書き方に注意しましょう。採用担当者の手を煩わせないよう、端的な文章でまとめることが大切です。

面接辞退の例文と、執筆時のポイントをご紹介します。

【件名】面接辞退のご連絡(自分の氏名)

【宛名】

株式会社○○○
人事部 ○○様

【本文】

お世話になっております。
○月○日に面接(選考)のお時間を頂いております、転職 花子と申します。

先日は一次面接の時間を確保していただきありがとうございました。

この度、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

ご多用のところご予定を調整して頂いたのにもかかわらず、辞退という形になり、大変申し訳ございません。

また、本来なら直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となってしまったことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

【署名】

転職 花子
メール:hanako_tenshoku@XXXX.ne.jp
電話:090-000-0000
住所:〒○○○-○○○○
○○県○○町1-2-3 ○○マンション101号室

※学生の場合は、大学名・学部学科名も記載

時間:メールは可能な限り営業時間内に送る

辞退のメールは、できれば企業の営業時間内に送信しましょう。営業時間内にメールが届けば、採用担当者もすぐに対応できます。

宛先:メールアドレスが有効か確認する

メールの送信先が有効なアドレスか、必ず確認しましょう。企業によっては、面接日時の案内に「送信専用」のメールアドレスを使用している場合もあります。メールの文面に「このメールアドレスは送信専用となっております」などの記述があれば、別のメールアドレスか、電話で連絡するようにしましょう。

2日経っても返信がないときは確認を

メールを送ってから2日経過しても返信がない場合は、何らかのエラーでメールが届いていないか、見落とされている可能性があります。再度確認のメールを送りましょう。もし面接の日程が迫っている場合は、メールではなく電話をかけたほうが確実です。

「メールを送った・送っていない」とトラブルにならないよう、最後まで責任を持って連絡するのがマナーです。

面接前日・当日なら電話で断る

面接の前日・当日に断る場合は、辞退の意思が迅速かつ確実に伝わるよう電話で連絡しましょう。

メールは手軽ですぐに届きますが、返信がない限り相手が読んだかどうかを判別できません。「担当者は前日から面接準備をしていたのに、辞退メールに気付いたのが当日だったため時間が無駄になってしまった」などのトラブルを回避するには、即時性の高い電話連絡がベストです。

「面接を電話で断る場合は・・・」・企業の営業時間内に。・電波の良い静かな場所から。・担当者の名前や所属は覚えておく。

電話で辞退するときのトークスクリプト

電話で断る際は、あらかじめトークスクリプト(台本)を用意しておくと交渉もスムーズです。場合によっては辞退の理由を問われることもあるので、回答を考えておくと良いでしょう。

「電話で辞退するときのトークスクリプト」自分『お忙しいところ失礼致します。(◯◯大学の)転職花子と申します。採用面接の件でお電話いたしました。お手数ですが人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか?』※ポイント…最初に名乗り、担当者に代わってもらえるようお願いします。企業の受付「お電話ありがとうございます。○○ですね。少々お待ちください。」→採用担当者に取り次いでもらう。『お忙しいところ失礼致します。(◯◯大学の)転職花子と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか?』※ポイント…担当者に名前を伝え、相手の都合を確認します。「人事部の〇〇です。はい、大丈夫です。」『ありがとうございます。先日は面接のご案内をいただき、ありがとうございました。○月○日○時より面接にお伺いするお約束をしておりましたが、諸般の事情によりこちらの選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。』※ポイント…面接辞退の意思を示します。面接の日時を伝えると、採用担当者は相手が誰か把握しやすいです。採用担当者「ご連絡いただきありがとうございます。差し支えなければ、ご辞退の理由を教えていただいても良いでしょうか?」自分『実は他社から内定をいただきまして、転職(就職)活動を終了することとしました。お忙しいところ貴重なお時間を割いて面接をしていただいたにもかかわらず、このようなお返事となってしまい、誠に申し訳ございません。』※ポイント…理由を問われたら簡単に説明します。併せてお詫びの気持ちを伝えると丁寧な印象に。「そうでしたか、おめでとうございます。面接ご辞退の件は承知いたしました。」『お忙しいところありがとうございました。それでは、失礼致します。』※ポイント…相手が電話を切ったのを確認してから、静かに切ります。ガチャ切りは失礼な印象を与えるのでNGです。

※担当者不在の場合は対応してくれた社員に伝言をお願いするか、もう一度かけ直す旨を伝えましょう。

時間:営業時間内にかける

企業に電話をかけるタイミングは、企業の営業時間内かつ「昼休み・始業時間・終業時間」付近を避けた時間がおすすめです。昼休みは採用担当者が外出していることも多く、始業時間・終業時間付近は仕事が立て込んでいる可能性があります。始業時間を少し過ぎた午前中など、採用担当者に負担を掛けない時間に連絡できると好印象を残せるでしょう。

場所:電波の良い静かな場所でかける

電話をかける際は電波の良い静かな場所を選びます。街中や交通量の多い道路のそばなど、騒がしい場所で電話をかけることは控えましょう。また、建物の地下などは電波が悪く通話に障害をきたす恐れもあります。円滑に話を進めるためにも、自宅の部屋や静かなカフェなどお互いの声が聞きとりやすい場所を選ぶのがポイントです。

番号:電話番号に(代表)と書いてある場合は注意

電話番号に(代表)などの但し書きがついている場合は、企業の受付部門や総務部門につながることが多く、電話をかけた後に採用担当者へ取り次いでもらう必要があります。社員に「担当者の名前を教えていただけますか?」と尋ねられた際、スムーズに答えられるよう担当者の名前や所属を確認しておきましょう。

コラム:転職エージェント経由で面接を断る場合

転職エージェント経由で面接を断る場合でも、マナーを守り適切な手順で辞退していれば悪影響はありません。

また、転職エージェントとの関係が悪くなることを恐れて、希望しない企業の面接に行く必要はないでしょう。転職エージェントとしても、転職者が早期に退職してしまうと企業側の信頼を失うため、無理に転職を勧めることはありません。

ただし、面接のドタキャンは、応募企業だけでなく転職エージェントの担当者にも迷惑がかかる可能性があるので、できるだけ避けましょう。

まとめ

面接を断る場合はメールか電話で連絡することが基本です。無言キャンセルなどは応募者の印象を悪くし、場合によってはグループ企業など他の面接に影響を及ぼす可能性もあります。

企業が選考の時間を取ってくれたことに感謝し、きちんとお詫びの気持ちを伝えましょう。

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