手紙・スピーチ・メール 退職挨拶の文例&ポイント

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退職の日が近づくと、気になってくるのが退職の挨拶。「最終出社日のスピーチで何を話そうか?」「取引先にはいつ、どんなメールを送ったらいいの?」といった悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

ここでは、今あなたが直面している、あるいはこれから直面するであろうシチュエーションごとに、退職挨拶のポイントと文例を紹介していきます。

退職挨拶の基本

退職の挨拶には、相手が誰であっても、方法がスピーチでもメールでも手紙でも、おさえておきたい基本があります。特に気をつけるべきなのは以下の2点です。

OK:「感謝」「激励」退職の報告・お世話になった感謝の気持ち・今後の活躍を祈る激励の気持ち。NG:「批判」

伝えるべきは「感謝」と「激励」

退職の挨拶に盛り込むべき要素は次の3つです。

(1)退職の報告
(2)お世話になったことへの感謝の気持ち
(3)今後の活躍を祈る激励の気持ち

これに加えて、送別会を開いてもらった場合はそれに対するお礼、仕事を引き継ぐ人の紹介、今後の抱負などを盛り込むと、より誠実な印象を与える挨拶になります。ここでもいくつかの例文を紹介しますので、あなたの状況に合わせてアレンジしてみてください。

批判は禁物

退職の理由は人それぞれ。人間関係がうまくいかなかったり、職場に不満があったりといった理由で会社を辞める人もいるでしょう。それでも、退職の挨拶で会社の批判をするのはNGです。会社に残る人もいい気持ちはしませんし、社外向けの挨拶であれば会社内のネガティブな情報を伝えてしまうことにもなりかねません。

嫌だった・辛かったなどマイナスのエピソードを盛り込むのも避けたいところ。ただし、「○○というプロジェクトは大変だったけど、それを経験したことでこんな風に成長できた」といった前向きな内容であれば盛り込んでも構いません。当たり障りなく、それでいて気持ちのこもった、明るい内容の挨拶を目指しましょう。

社内向け退職挨拶の文例&ポイント

社内向け退職挨拶の主なケースとしては、社員の前でスピーチを行う場合と、メールで送る場合があります。
それぞれのケースごとに、上で述べた基本を押さえた文例と詳しいポイントを見ていきます。

「スピーチの時間は1~2分」スピーチは大きな声ではっきりと。「メールの件名は:退職のご挨拶」退職理由は軽く触れる程度でOK。「お菓子を渡して挨拶する」気持ちを伝える手段の一つとして。

スピーチは「長すぎず短すぎず」「大きな声ではっきりと」

退職日が正式に決まった直後、あるいは最終出社日に、社員の前でスピーチを求められることがあります。上で述べた2つのポイントをおさえたスピーチの文例を見てみましょう。

本日はお忙しいところ、お時間をいただき、ありがとうございます。

私はこのたび、一身上の都合により退職することになりました。(1)

皆さんにご迷惑をおかけすることの多かった私ですが、時に厳しく、時に優しくご指導いただき、大変感謝しております。 入社して○年間、大きな問題なく仕事をしてこられたのは、■■さん(直属の上司や先輩など)をはじめ、上司や先輩の方々、同僚の皆さんのおかげだと思っております。(2)

今後、私の業務は△△さんに引き継いでいただくことになっています。△△さん、よろしくお願いいたします。歩む道は変わりますが、今後も私なりに努力し、頑張っていきたいと思っております。

最後になりましたが、今後の皆さんのご活躍をお祈りし、挨拶とさせていただきます。(3)これまで本当にありがとうございました。

文例中の(1)~(3)は、上で説明した退職の挨拶に盛り込むべき(1)退職の報告(2)お世話になった感謝の気持ち(3)今後の活躍を祈る激励の気持ち、に対応しています。「○○という大変なことがあったけど、先輩や同僚に支えられながら目標を達成することができた」「○○プロジェクトを経験したことで成長することができた」など、具体的なエピソードを加える場合は、(2)の中か後に入れるといいでしょう。

目安は1~2分

スピーチでは、内容はもちろんのこと、話し方も大切です。退職の挨拶は、朝礼や業務時間内に社員を集めて行われることもあるため、長すぎるのはNG。逆に短すぎても感謝の気持ちを伝えきれず、あっさりとした印象を与えてしまいます。1~2分程度を目安にするといいでしょう。

人がスピーチで1分間に話す適切な文字数は300文字程度と言われています。1~2分のスピーチをするなら、300~600文字の原稿を用意すればOK。上の文例は約340文字ですので、実際に話すと1分ちょっとの長さになります。

また、せっかくのあなたの気持ちも、相手に届かなければ意味がありません。自分から一番遠くにいる人に届けるつもりで話すと、自然と大きな声で話せます。普段、人前で話す機会がない人は緊張して早口になってしまいがちです。普段より大きく口を開けることを意識し、ゆったりとしたペースで話すことを心がけましょう。

メールの件名は「退職のご挨拶」理由は軽く触れる程度に

メールを作成している人の写真最近では、社内での退職の挨拶はメールで、という企業も増えているようです。同僚には同じ文面を一斉に送ればOKですが、上司や特にお世話になった人には、その人との思い出話も盛り込みつつ個別にメールを送ると、よりよい印象につながります。

ここでは、社内大勢に向けた退職挨拶メールの文例をご紹介します。

件名:退職のご挨拶(田中太郎)

本文:○○部の皆様

お疲れ様です。田中です。このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。(1)

本来ならば直接皆様にご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。

仕事で失敗したり悩んだりするたび、皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、本当に感謝しております。(2)
最後になりまたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。(3)

今まで、本当にありがとうございました。

……………………
〔署名〕
……………………

ここではかなりシンプルな文例をご紹介しましたが、ビジネスメールのマナーを踏まえていれば長さにこだわる必要はありません。具体的なエピソードを盛り込むなどして、感謝の気持ちを素直に伝えましょう。

メールで気をつけるべき点は、「退職のご挨拶」など分かりやすい件名にすることと、スピーチと同じように退職理由にはあまり詳しく触れないこと。結婚や出産など一言で済む場合は構いませんが、転職の場合には「一身上の都合」にとどめましょう。

今後も職場の人と連絡を取りたい場合には、署名欄に私用の連絡先を明記するのもアリです。もちろん、わざわざ入れる必要もありません。

社内向けの退職挨拶メールのポイントは、こちらで詳しく説明しています。

お菓子を渡して一人ひとりに感謝を伝える

お菓子を渡しているイラスト社内の人に退職の挨拶をするときに、お菓子を用意する人も多いようです。お菓子を配るのは義務ではありませんが、多くの会社では慣例として行われています。これまで退職していった人がお菓子を置いていっているようであれば、それにならうのが無難です。

お菓子を配るのもあなたの気持ちを伝える手段の一つ。それほど規模の大きくない職場であれば、一人ひとりのデスクにお菓子を配って回りましょう。渡す際には、個人的なエピソードを盛り込んで挨拶すると、一人ひとりにより深く感謝の気持ちを伝えることができます。

どんなお菓子をどのように渡したらいいか悩んでいる人は、こちらを参考にしてみてください。

社外(取引先)向け退職挨拶の文例&ポイント

社外(取引先)向けの退職挨拶では、メール、はがき・手紙、訪問の3つのパターンが考えられます。コンプライアンスの問題など、社内向けに比べて気をつけるべき点が増えますので、しっかりとポイントをおさえましょう。

社外に退職挨拶をする適切なタイミングは

「現在担当している取引先」社内広報後、なるべく早く連絡。※後任者紹介のため訪問することがあるため。「過去に担当していた取引先と以前一緒に仕事をしてお世話になった人」退職日(最終出社日)の1~2週間前までに、メールで連絡。

退職の挨拶は、社内で退職が広報された後に行うのが基本です。社内であれば最終出社日に行うのが一般的ですが、社外に対しては、相手との関係性によってタイミングが違ってきます。

現在、担当している取引先が相手であれば、引継ぎなどでやりとりが発生したり、後任者の紹介のため直接訪問したりすることがあります。こうした場合は、社内広報後なるべく早く連絡をするようにしましょう。

過去に担当していた、以前一緒に仕事をしてお世話になった、といった人に対してはメールで挨拶をするケースも多くあります。こうした人には、退職日(最終出社日)の1~2週間前までにはメールを送るようにしましょう。

メールには退職日と後任者を明記 コンプライアンスには注意

昔であれば社外には、はがきや手紙など手書きの文書で挨拶をするのが一般的でしたが、最近では社外への挨拶もメールで行うケースが増えています。社外に送る場合、社内に送るものに比べて注意すべき点が増えます。

件名:退職のご挨拶(株式会社ABC田中太郎)

本文:AAA株式会社BB部
○○▲▲様
いつもお世話になっております。

私事ですが、一身上の都合により、●月●日をもって退職いたします。(1) 在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。(2)

今後はこれまで学んできたことを活かしつつ、引き続き精進してまいります。
後任は同じ部署の■■という者が務めさせていただきます。後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

本来であれば、直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と○○様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。(3)

………………
〔署名〕
………………

社外に送るメールの場合、「連絡した時にはすでに退職した後だった」ということを防ぐため、退職日を必ず明記します。会社と取引先との関係を今後もスムーズに続けるためにも、後任者を紹介しておくことも必要です。

社外向けのメールでもっとも注意が必要なのがコンプライアンス。転職先の情報や詳しい転職理由、私用の連絡先を伝えてしまうと、思いもよらないトラブルに発展してしまう可能性があります。

社外向けの退職挨拶メールのポイントは、こちらで詳しく説明しています。

はがき・手紙は特有の決まりに気をつける

はがきや手紙はメールに比べ、相手により丁寧な印象を与えることができます。メールでの挨拶が一般的になってきたとはいえ、会社の役員や医師など社会的地位が高いとされる人に対しては、はがきや手紙で退職の挨拶をしたほうがよいでしょう。その際には、はがきや手紙特有の決まりに気をつける必要があります。

退職の挨拶_手紙・ハガキ文例

「拝啓」で始め「敬具」で締める

はがきや手紙は「拝啓」で始め「敬具」で締めるのが常識。冒頭は、時候の言葉(「早春の候」「新緑の候」など)の後に、ビジネス手紙の挨拶文(「ますますご清栄のことお慶び申し上げます」)を続けます。ちなみに、「時下ますますご清栄のこと~」とすれば季節に関係なく使えるので便利です。

定型の挨拶文の次は、行の一番下に「さて、私こと」と書き、退職の報告に続けます。その後にはこれまでのお礼を書き、最後に締めの挨拶を相手に配慮した言葉とともに記します。

時間がない場合は印刷店に依頼する方法も

「退職まで時間がない」「送る相手が多すぎて自分で書いていられない」という場合には、挨拶状印刷専門店に依頼してしまうのも手です。文例も豊富にあるので、自分の状況に合ったものを選ぶことができます。

印刷専門店に依頼すれば、自分で書く手間が省けるだけでなく、お店によっては宛名書きや投函まで丸ごと引き受けてくれるところもあります。ネット上にもたくさんのお店があるので、自分で書くことができない人は探してみるといいでしょう。 

訪問する場合は後任者も一緒に しゃべりすぎはNG

後任者紹介をしている写真

取引先が相手の場合、直接訪問して挨拶するケースも多くあります。退職日(最終出社日)が決まったら、すぐに訪問が必要な相手のリストアップにとりかかりましょう。リストアップしたら早めに電話やメールで退職が決まったことを連絡し、後日改めて訪問するようにします。

訪問する際には、後任者も一緒に連れて行くのがベスト。そうすれば、相手も今後、どんな人と応対すればよいか分かり、その後のスムーズな関係につなげることができます。菓子折りなど、手土産も忘れないようにしましょう。

退職の挨拶に行くと、必ずといっていいほど聞かれるのが退職理由。相手と親しい間柄であればあるほど、つい転職先の情報や会社のネガティブな情報を話してしまいがちですが、相手の印象を悪くするだけでなく、会社の評判も落とすことにもなりかねません。「余計なことは話さない」と肝に銘じ、何を聞かれても「一身上の都合」や「家庭の事情」などで切り抜けましょう。

退職の挨拶を受けたら

「感謝の気持ち」「残念な気持ち」「活躍を祈る気持ち」を

ここまでは退職する側が挨拶をする際のポイントを説明してきましたが、逆にあなたが退職の挨拶を受けた場合は、どのように対応すればよいのでしょうか。

メールで退職の挨拶を受けた場合、返信は必ずしも必要ではありません。ただ、退職者との関係性、あるいは退職者が所属する企業との関係性によっては返信したほうがいい場合もあります。返信する場合は、これまでの感謝の気持ちと退職に対する残念な気持ち、今後の活躍を祈る気持ちを盛り込みましょう。

逆に、退職理由を尋ねたり、転職先の企業名を聞いたりするのは、控えたほうが無難です。
こちらでは、退職挨拶メールへの返信の仕方を文例付きで詳しく説明しています。

まとめ

誰にどんな方法で行うにせよ「退職の報告、感謝の気持ち、激励の気持ちの3点を盛り込む」「ネガティブな情報はNG」という2つの基本は変わりませんが、シチュエーションによって注意すべき点には違いがあります。それぞれのポイントをおさえ、円満退社を目指しましょう。

退職の挨拶は、お世話になった人に感謝の気持ちを伝えるのはもちろん、あなたにとっても今の職場に別れを告げる大切な節目でもあります。お互いにとって気持ちのいい挨拶をし、心機一転、次のステップに進めるようにしたいものです。

更新日:2018年7月30日
(公開日:2016年2月29日)

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