基本マナーと例文を解説 退職の挨拶メールに返信は必要？
社内・社外から退職の挨拶メールが届いたとき、返信する必要があるのか迷ってしまうことは少なくありません。
返信すべきかどうかに加え、退職者のパターン別に返信マナーと例文を解説します。
退職の挨拶メールに返信は必要？
必須ではないが、送ったほうがいいことも
退職の挨拶メールは形式的なものも多いので、必ずしも返信が必要なわけではありません。
ですが、状況によっては返信したほうがいいことも。つぎの内容に当てはまる場合は、できる限り返信メールを送るようにしましょう。
社内の人からのメール
- 個人宛にメールが届いた場合
- お世話になった人が退職する場合
社外の人からのメール
- 個人宛にメールが届いた場合
- 退職者個人と仕事上の関係が続く場合
- 退職者が所属する企業との取り引きが続く場合
社内・社外ともに、一斉送信ではなく個人宛に届いた場合は返信するのがおすすめです。
返信するなら「なるべく早く」が吉
退職挨拶メールに返信するタイミングは、相手を問わずなるべく早く送るのが正解。
特に、社内の場合は最終出社日の退勤間際に送信されるケースが多いので、返信が遅くなると読んでもらえない可能性があります。
社外の場合は、メールを受け取ってから退職日まで期間があることが一般的ですが、通常のビジネスメールと同じく、できるだけ早く返信するのがいいでしょう。
盛り込む内容・盛り込んではいけない内容
退職挨拶メールの返信に盛り込みたい内容はつぎの3つ。
◯盛り込む内容
- メールをくれたことに対する感謝
- 別れを惜しむ気持ち
- 今後の活躍を祈る言葉
厳密なマナーがあるわけではありませんが、この内容で構成するのが鉄板です。
反対に、返信に盛り込んではいけない内容はつぎの3つ。
✕盛り込んではいけない内容
- 退職理由についての質問
- 転職先についての質問
- 仕事の愚痴
退職者とのメールは、会社の情報システム担当者など第三者の目に触れる可能性もあるので、個人情報や仕事の愚痴など、ほかの人に見られたら困る内容を書くのはご法度です。
【社内向け】返信例文集
社内から退職の挨拶メールが届いたときの返信例文を、3つのパターン別で紹介します。
※社外からメールが届いた場合の例文はこちらを参考にしてください。
上司が退職する場合
件名：Re:退職のご挨拶
本文：
◯◯課長
お疲れ様です。◯◯です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
以前より◯◯課長が退職されることは伺っておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてまいります。
◯◯課長には初期配属のプロジェクトでお世話になり、
非常に多くのことを学ばせていただきました。
その後も何かと気にかけてくださり、大変救われる思いでした。
これまでの◯年間、大変お世話になりました。
今後の◯◯課長のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。
署名
退職者が同僚の場合
件名：Re:退職のご挨拶
本文：
◯◯さん
お疲れ様です。◯◯です。
お忙しいなか退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。
前々から◯◯さんが退職されることは聞いていましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてきます。
◯◯さんとは、入社時から同じチームのメンバーとして、
切磋琢磨しながら共に成長してきましたね。
いつも前向きで明るい◯◯さんとともに仕事ができたことを、
とてもうれしく思っています。
これまでの◯年間、本当にお世話になりました。
今後の◯◯さんのご活躍を心よりお祈りしています。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。
署名
定年退職の場合
件名：Re:退職のご挨拶
本文：
◯◯部長
お疲れ様です。◯◯です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
以前より◯◯部長が定年退職されることは伺っておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてまいります。
◯◯部長には、入社時から部下としてご指導いただき、
非常に多くのことを学ばせていただきました。
これまでの◯年間、大変お世話になりました。
これからの日々が充実した毎日となりますよう、
◯◯部長のご健勝をお祈りいたします。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。
署名
コラム：妊娠・出産で退職する人にはどう返信する？
妊娠や出産で退職する人からメールが届いた場合、親しい間柄なら「無事にご出産されることを心よりお祈りいたします」などと書き添えて返信しても問題ありません。
妊娠・出産に関する言葉を入れた例文
件名：Re:退職のご挨拶
本文：
◯◯さん
お疲れ様です。◯◯です。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
以前より◯◯さんが退職されることは伺っておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてきます。
◯◯さんには、初期配属のプロジェクトでお世話になり、
非常に多くのことを学ばせていただきました。
これまでの◯年間、大変お世話になりました。
無事にご出産されることを心よりお祈りいたします。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。
署名
注意が必要なのは、妊娠・出産はデリケートな問題なので、相手の状態によってはこのような一言が適切ではない可能性もあるということ。
妊娠・出産に関する言葉を入れるか迷う場合は、特に触れず「退職者が同僚の場合」の文面で返信するのがいいでしょう。
【社外向け】返信例文集
社外から退職の挨拶メールが届いたときの返信例文を、相手の退職理由別に紹介します。
転職・離職の場合
件名：Re:退職のご挨拶
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
これまで◯◯様には弊社のためにご尽力いただき、
大変お世話になりました。
私の力不足によりご迷惑をおかけしてしまうこともありましたが、
その度に迅速なフォローをしてくださった◯◯様に大変助けられておりました。
◯◯様が退職されると伺い残念でなりませんが
今後はご後任の△△様にお力添えいただき励んでまいります。
今後の◯◯様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。
署名
定年退職の場合
件名：Re:退職のご挨拶
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
◯◯株式会社の◯◯でございます。
ご多用のところ退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
以前より◯◯様が定年退職されることは伺っておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてまいります。
これまで◯◯様には弊社のためにご尽力いただき、
大変お世話になりました。
私の力不足によりご迷惑をおかけしてしまうこともありましたが、
その度に迅速なフォローをくださる◯◯様に助けられておりました。
これからの日々が充実した毎日となりますよう、
◯◯様のご健勝をお祈りいたします。
お身体には十分お気をつけください。
ありがとうございました。
署名
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