業務時間外の人気がないときに声をかける

退職について切り出すときは、直属の上司を個室に呼び口頭で伝えます。

業務時間外の人気のないタイミングで「今、少しよろしいですか？」と声をかけ、個室などに移動した上で退職したい旨を伝えます。必要であれば、退職願を用意しておきましょう。

なお、直属の上司に伝える前に同僚やほかのメンバーの前で退職に関する話題を出すのはNG。本音がばれて気まずい思いをしたり、退職日を早められたりといったトラブルが起こる可能性があるためです。

また、退職の意思は対面で伝えるのが基本ですが、やむを得ず出社できない場合には電話やメールで伝えることも可能です。

退職理由の伝え方

上司に退職理由を聞かれたら「一身上の都合により」と伝えればOK。

とはいえ会社側も本心を知りたいと考えるため、具体的な退職理由を聞いてくるでしょう。

このような場合、退職理由は一つではないはずなので、いくつか思い当たる退職の決め手のうち、会社側が納得せざるを得ない理由を伝えるようにするのがポイント。その場しのぎの嘘をつくのはNGです。

一方、待遇や条件に対する不満を退職理由として伝えるのは避けましょう。「希望が叶う部署に異動させる」「給与を上げるから留まってくれ」など、交渉材料をもって退職を引き止めようとしてくる可能性があるためです。

退職願と退職届の違い

退職願は退職を願い入れるための書類なので、必要であれば、直属の上司に退職を切り出すときに提出します。

これに対して、退職届は退職を宣言する書類です。退職の証拠となり得るため、会社と退職について話が固まった後や、円満退職が難しく一方的に辞めざるを得ないときに提出しましょう。

退職届の書き方

退職届は見本と同じ内容を書けばOKです。退職届に記入する退職日は、こちらの希望日を伝えた上で、直属の上司と相談して決定します。

下記から退職届のテンプレートをダウンロードして作成しましょう。

退職届を手書きする場合は縦書きのB5かA4の白い用紙に、黒のボールペンもしくは万年筆を使って書きます。

会社によっては、独自のフォーマットやメールのテンプレートが用意されている可能性もあるので、事前に「退職届の用意は必要ですか？」と聞いておくのが良いでしょう。

封筒に入れて手渡しで提出する

退職届が完成したら、直属の上司に手渡しで渡します。

退職届を入れる封筒は、白色で無地のものを使うのがマナー。郵便番号を書く赤枠がないものを用意しましょう。

また、退職届は三つ折りにするのが一般的なので、封筒のサイズはそれに合わせたものを選びます。

表面の「退職届（退職願）」は中央よりやや上寄りに書くのがポイント。裏面には左下に所属部署名と自分の名前を書きましょう。

退職届を提出したら、次は業務の引き継ぎ。早いうちに進めておこう！

業務の引き継ぎ計画を立てる

直属の上司に相談の上、所属部署やチームのメンバーに退職する旨を打ち明け、業務の引き継ぎを行います。

業務の引き継ぎは「後任者が困らないように」することを意識しましょう。後任者が業務に慣れるためにも、引き継ぎに充てる期間は1カ月を見積もっておくと安心です。

引き継ぎは下記のステップに沿って対応するとスムーズです。

取引先や担当の顧客がいる場合は、退職する旨と後任者を紹介するメールを送りましょう。

有給消化について相談する

退職時には残っていた有給休暇を消化することができます。退職日までの間、いつからいつまで取得するのか決めましょう。

残った有給休暇の取得方法は、以下の2パターンがあります。

この期間に新居の内見や引っ越しをしたり、離職期間ができる場合は役所で手続きをする人もいます。自分の都合にあわせて調整しましょう。

最終出社日が近づいてきたよ。 その直前や当日にすべきことをチェックしていこう。

会社から受け取るものと返却物を確認する

会社から受け取るものと返却すべきものを確認しておくと、最終出社日の前後に慌てずに済みます。

なお、受け取るもののうち「雇用保険被保険者証」「年金手帳」「源泉徴収票」は、転職先の企業にそのまま提出します。

お世話になった人に退職の挨拶まわりを行う

最終出社日には、今までお世話になった同じ部署やチームのメンバーに感謝の意味も込めて挨拶まわりを行います。

全体に向けた退職の挨拶は、朝礼や夕礼時に時間が設けられている場合のみ行えばOKです。

退職の挨拶メールを送る場合は、業務時間終了前後にしましょう。

感謝のお菓子を準備しておく

最終出社日には、今までの感謝の意味を込めて、お礼のお菓子を置いておくケースが多いです。日持ちし、全員が手に取れる個包装のものがおすすめです。

お菓子を渡す際のポイントは、以下のとおりです。