社内・上司・取引先… 【例文つき】退職の挨拶メールの書き方

 退職時に送る挨拶メールの例文と、押さえておきたいマナーを紹介します。社内宛の一斉送信メール、上司・同僚への個別メール、社外の取引先やお客様に宛てた挨拶メールすべてに対応しています。

【社内向け】退職挨拶のメール例文

社内向けの退職の挨拶メールは、最終出社日の終業時間前後に送るのが一般的。一斉送信する場合と、上司・同僚に個別で送る場合の例文を紹介します。

複数の社員に一斉送信する場合

件名:退職のご挨拶(氏名)

本文:
◯◯部の皆様

お疲れ様です。[氏名]です。

この度一身上の都合により、
本日◯月◯日を最終出社日として、退職することとなりました。

本来ならばお世話になった皆様に直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、
メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在籍中は至らない点も多々ございましたが、
たくさんの方々にサポートしていただき、本当にありがとうございました。
仕事で失敗したり悩んだりするたび、
皆様からあたたかい叱咤激励をいただいたこと、本当に感謝しております。

これまで経験したことや学んだことを活かし、
今後もより一層の精進をしてまいります。

私用連絡先は下記の通りですので、
何かございましたらご連絡いただけますと幸いです。

メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯

最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

◯◯部 [氏名]

ポイント

  • 件名は、ひと目で退職の挨拶だと分かるものにする
  • 一斉送信なら、宛先はBccに入れる
  • 退職理由は一身上の都合が基本
  • 会社の署名は使わない。私用連絡先を伝えてもOK

 上司に個別で送る場合

件名:退職のご挨拶(氏名)

本文:
〇〇部長

お疲れ様です。[氏名]です。

この度一身上の都合により、
本日◯月◯日を最終出社日として、退職することとなりました。

本来ならばお世話になった◯◯部長には直接ご挨拶を申し上げるべきところ、
メールでのご挨拶にて失礼いたします。

◯◯部長には入社当初からご指導ご鞭撻をいただき、
非常の多くのことを学ばせていただきました。
大変感謝しております、本当にありがとうございました。

特に、◯◯のプロジェクトで私が良い成果を上げられずに燻っていたとき、
◯◯部長に「自分が今何を求められているかを、
はっきりさせること。それがわかれば自ずとやるべきことが見えてくる」と
声をかけていただいたこと、今でも鮮明に覚えております。

今後も、壁にぶつかり挫けそうになったときは、
このお言葉を思い出して乗り越えていきたいと思います。

在籍中は至らぬ点が多く、ご迷惑をおかけしたにもかかわらず、
どんなときも私を支えてくださったこと、
重ねて御礼申し上げます。ありがとうございました。

私用連絡先は下記の通りですので、
何かございましたらご連絡いただけますと幸いです。

メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯

最後になりますが、
◯◯部長と皆様方の今後のご活躍とご健康をお祈りしております。
本当にありがとうございました。

◯◯部 [氏名]

ポイント

  • 特にお世話になった上司には、個別で送るのがおすすめ
  • 個人的なエピソードを盛り込むと、感謝の気持ちが伝わりやすい
  • 退職理由は一身上の都合が基本
  • 会社の署名は使わない私用連絡先を伝えてもOK

同僚に個別で送る場合

件名:退職のご挨拶(氏名)

本文:
〇〇さん

お疲れ様です。[氏名]です。

この度一身上の都合により、
本日◯月◯日を最終出社日として、退職することとなりました。
直接お伝えできず、申し訳ありません。

◯◯さんと同じ課のメンバーとして一緒に働いた◯年間、
とても充実した時間を過ごすことができました。
本当にありがとうございました。

特に、私が◯◯のプロジェクトでミスをして落ち込んでいるとき、
◯◯さんに「ひとつのミスでこれまでの努力が無駄になるわけじゃない。
一緒に最後まであきらめず頑張ろう」と
励ましてもらえたことを、今でもはっきりと覚えています。

これからはお仕事でご一緒することはなくなりますが、
もしよければプライベートでお付き合いいただけるとうれしいです。

私用連絡先は下記の通りです。

メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯

最後になりますが、◯◯さんの今後のご活躍とご健康をお祈りしております。
本当にありがとうございました。

◯◯部 [氏名]

ポイント

  • 関わりが深かった先輩・同期・後輩に個別で送るのもOK
  • 個人的なエピソードを盛り込むと、感謝の気持ちが伝わりやすい
  • 親しい間柄でも、退職理由は一身上の都合が基本
  • 会社の署名は使わない。私用連絡先を伝えてもOK

【取引先向け】退職挨拶のメール例文

取引先への退職の挨拶メールは、会社で退職の全体広報が行われた後、最終出社日の2~3週間前に送るのが基本。一斉送信はせず、取引先ごとに個別で送りましょう。

ここでは、メール挨拶のみの場合と、後日訪問する場合の例文を紹介します。

メール挨拶のみの場合

件名:退職のご挨拶(株式会社◯◯ 氏名)

本文:
◯◯株式会社 ◯◯部
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の[氏名]でございます。

私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合により、◯月◯日をもって退職する運びとなりました。

在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
本来ならば伺って直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、
メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。

後任は、同部署の◯◯という者が務めさせていただきます。
後日改めて◯◯がご挨拶に伺いますので、
今後もお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。


株式会社◯◯ ◯◯部 [氏名]
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
住所:◯◯◯◯◯

ポイント

  • タイトルは、ひと目で退職の挨拶だとわかるものにする
  • 退職後に連絡が届くのを防ぐため、退職日(有給休暇を消化使用する場合は最終出社日)を明記する
  • 後任者の名前を紹介する

    ※後任者が決まっていない場合は、連絡が取れる部署名や連絡先を明記しておく

  • 転職先の情報や連絡先を書くのはご法度

後日訪問する予定の場合

件名:退職のご挨拶(株式会社◯◯ 氏名)

本文:
◯◯株式会社 ◯◯部
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の[氏名]でございます。

私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合により、◯月◯日をもって退職する運びとなりました。

在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。

後任は、同部署の◯◯という者が務めさせていただきます。
もしお時間をいただけるようでしたら、ぜひ◯◯とご挨拶に伺いたく存じます。

早速ではございますが、以下日程のご都合はいかがでしょうか。

◯月◯日(◯)◯◯:◯◯
◯月◯日(◯)◯◯:◯◯
◯月◯日(◯)◯◯:◯◯

お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社のご発展と◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。


株式会社◯◯ ◯◯部 [氏名]
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
住所:◯◯◯◯◯

ポイント

  • タイトルは、ひと目で退職の挨拶だとわかるものにする
  • 退職後に連絡が届くのを防ぐため、退職日(有給休暇を消化する場合は最終出社日)を明記する
  • 後任者の名前を紹介する

    ※後任者が決まっていない場合は、連絡が取れる部署名や連絡先を明記しておく

  • 転職先の情報や連絡先を書くのはご法度

【個人のお客様向け】退職挨拶のメール例文

個人のお客様への退職の挨拶メールは、会社で退職の全体広報が行われた後、最終出社日の2~3週間前に送るのが基本です。 

件名:退職のご挨拶(株式会社◯◯ 氏名)

本文:
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の[氏名]でございます。

私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合により、◯月◯日をもって退職する運びとなりました。

在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
本来ならば直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、
メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。

新人時代から◯◯様の担当をさせていただいており、
至らぬ点が多く、ご迷惑をおかけしたにもかかわらず、
その度に温かいお言葉をいただきました。
本当にありがとうございました。

後任は、◯◯という者が務めさせていただきますので、
改めて◯◯よりご連絡いたします。

末筆ながら、◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。


株式会社◯◯ ◯◯部 [氏名]
メールアドレス:◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号:◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
住所:◯◯◯◯◯

ポイント

  • タイトルは、ひと目で退職の挨拶だと分かるものにする
  • 退職後に返信が届くのを防ぐため、退職日(有給休暇を消化する場合は最終出社日)を明記する
  • 後任者の名前を紹介する

    ※後任者が決まっていない場合は、連絡が取れる部署名や連絡先を明記しておく

  • 転職先の情報や連絡先を書くのはご法度

退職の挨拶メールに関する3つのルール

退職の挨拶メールに関する3つの基本ルールを、ここでおさらいしておきましょう。

【退職の挨拶メールに関する3つのルール】1.社内は最終出社日、取引先は退職2~3週間前に送る。2.一斉送信にはBccを使う。3.退職理由は一身上の都合が基本。

1.社内は最終出社日、取引先は退職2~3週間前に送る

社内宛の退職挨拶メールは、最終出社日の終業時間前後に送るのが一般的。ただし、会社によっては定時を過ぎてから送るのがマナーとなっているところもあるので、これまでに受け取った退職メールの送信日時を確認するのが確実です。

取引先や個人のお客様宛の退職挨拶メールは、会社から退職の全体広報が行われた後、最終出社日の2~3週間前を目安に送るのが基本。引き継ぎや後任者の紹介などが必要なので、余裕を持った対応を心がけましょう。

2.一斉送信には「Bcc」を使う

同時に複数の人にメールを送る場合は、誰に送ったのかが相手にはわからないよう、宛先を「Bcc」に入れるのがマナー。

ただし「To」が空欄だとメールは送れないので、自分のメールアドレスを入れましょう。

3.退職理由は「一身上の都合」が基本

結婚や出産などおめでたい理由で退職する場合を除き、退職理由は「一身上の都合」と書くのが基本。親しい間柄の人に個別で送る場合でも、メールは文書として残るため、具体的な理由を伝えるのは避けましょう。

会社への不満や愚痴を書くのはもちろんご法度です。

送らないのはアリ?返信にはどう対応する?

「退職の挨拶メールは送らなくてもいいのか」「返信が届いたらどう対応すればいいのか」という疑問にお答えします。

退職メールは、社内・社外を問わず送るのが基本

気持ちよく退職するには、社内・社外を問わず退職の挨拶メールを送るのが基本です。

社内に対しては、メールではなく口頭で挨拶する会社もありますが、そうでない限りはきちんとメールを送るのがマナー。社員数が多く、どこまでメールを送ればいいかわからない場合は、最低でも同じ部署のメンバーには送っておくようにしましょう。

また、取引先や個人のお客様に対して挨拶メールを送らず退職すると、後任者が誰かわからず、会社と取引先・お客様との関係が悪化してしまう可能性があります。最後の仕事だと考えて、きちんと対応するようにしましょう。

返信には、さらに返信するのがGood

退職の挨拶メールに返信が届いた場合は、お礼の一言を添えてさらに返信するのがいいでしょう。返信内容は「ご返信いただき、ありがとうございます。いただいた言葉を胸に刻み、新天地でも精進してまいります」といった簡単なものでかまいません。

なお、終業間際にメールを送ると遅い時間に返信が届く可能性もありますが、無理をして会社に残り、返信対応をする必要はありません。

お菓子や挨拶の準備も忘れずに

気持ちよく退職日を迎えるために、それまでに読んでおきたい記事を2つ紹介します。

▼最終出社日の挨拶は、何を言えばいい?

▼お菓子は何を購入すればいい?

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