社内・取引先（社外）・お客様向け 失敗しない退職の挨拶メール例文集
退職時のやるべきことの一つに「お世話になった方々への挨拶」があります。
この記事では退職時に挨拶メールを送る目的やタイミング、本文に関するマナーを解説。状況別に使える例文も紹介します。
退職時の挨拶メールの目的とは？
文面で改めて感謝の思いを伝えるため
退職時に挨拶メールを送るのは、今までお世話になった方々に改めて、文面に残る形で感謝の思いを伝えるためです。
会社によっては、口頭での挨拶に加えてメールを送るのが通例となっているところもあります。「全社の従業員に向けて挨拶する場がない」「在宅ワークで直接会うことが難しい」など、そもそも退職の挨拶をメールで行う以外の選択肢がないケースも。
なお、事情があって休職をしたり会社と揉めたりしたことで円満な退職が難しい場合は、場を設けられない限り、全体への口頭やメールでの挨拶は不要です。
退職の挨拶メールを送るタイミングは？理由は書く？
退職の挨拶メールを送る場合のベストなタイミングや、メールに書くべき内容について解説します。
最終出社日の終業時間前後がベスト
退職時の挨拶メールを送るベストタイミングですが、社内向けの場合は最終出社日の終業時間前後です。
会社によっては定時を過ぎてから送るのがマナーとなっているところもあるので、これまでに受け取った退職メールの送信日時を確認するのが確実です。
取引先などの社外の場合は？
取引先や個人的にお付き合いのあるお客様など、社外向けの場合は会社に退職の意思を伝えた後、最終出社日の2～3週間前を目安に送りましょう。
社外宛てのメールは引き継ぎの期間も含めて早めに送るのが吉。なお一斉送信はせず、取引先ごと個別に送りましょう。
退職理由は「一身上の都合」でOK
退職の挨拶メールにくわしい退職理由を書く必要はなく「一身上の都合により退職」とだけ記載すればOKです。
親しい間柄の人に個別で送る場合でもメールは文書として残るため、自ら進んで具体的な理由を伝えるのはNG。会社への不満や愚痴を書くのはもちろんご法度です。
コラム：返信がきたら？さらなる返信は必要？
退職の挨拶メールに返信が届いた場合は、お礼の一言を添えてさらに返信するのがよいでしょう。返信内容は「ご返信いただき、ありがとうございます。いただいた言葉を胸に刻み、新天地でも精進してまいります」といった簡単なものでかまいません。
返信時に転職先や今後の予定を聞かれた場合、直属の上司に伝えている範囲内であれば、答えても問題ありません。しかし上司に伝えていない本音やぶっちゃけ話などは、後々トラブルになる可能性もあるのでNGです。
なお、終業間際にメールを送ると遅い時間に返信が届く可能性もありますが、無理をして会社に残り、返信対応をする必要はありません。
【社内向け】退職の挨拶メール例文
社内向けの退職の挨拶メールの例文を、ポイントとあわせて紹介します。
複数の社員に一斉送信する場合
件名：退職のご挨拶（氏名）
本文：
◯◯部の皆様
お疲れ様です。[氏名]です。
この度一身上の都合により、
本日◯月◯日を最終出社日として、退職することとなりました。
本来ならばお世話になった皆様に直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、
メールでのご挨拶にて失礼いたします。
在籍中は至らない点も多々ございましたが、
たくさんの方々にサポートしていただき、ありがとうございました。
仕事で失敗したり悩んだりするたび、
皆様からあたたかい叱咤激励をいただいたこと、本当に感謝しております。
これまで経験したことや学んだことを活かし、
今後もより一層の精進をして参ります。
私用連絡先は下記の通りですので、
何かございましたらご連絡いただけますと幸いです。
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号：◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
◯◯部 [氏名]
ポイント
- 件名は、ひと目で退職の挨拶だとわかるものにする
- 一斉送信なら、宛先はBccに入れる
※「To」が空欄だとメールは送れないので、自分のメールアドレスを入れる
- 会社名や社用メールアドレスが書かれた会社の署名は使わない
- 私用連絡先を伝えてもOK
上司に個別で送る場合
件名：退職のご挨拶（氏名）
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。[氏名]です。
この度一身上の都合により、
本日◯月◯日を最終出社日として、退職することとなりました。
本来ならばお世話になった◯◯部長には直接ご挨拶を申し上げるべきところ、
メールでのご挨拶にて失礼いたします。
◯◯部長には入社当初からご指導ご鞭撻をいただき、
非常に多くのことを学ばせていただきました。
大変感謝しております。本当にありがとうございました。
特に、◯◯のプロジェクトで私が良い成果を上げられずに燻っていたとき、
◯◯部長に「自分が今何を求められているかを、
はっきりさせること。それがわかれば自ずとやるべきことが見えてくる」と
声をかけていただいたこと、今でも鮮明に覚えております。
今後も、壁にぶつかり挫けそうになったときは、
このお言葉を思い出して乗り越えていきたいと思います。
在籍中は至らぬ点が多く、ご迷惑をおかけしたにもかかわらず、
どんなときも私を支えてくださったこと、
重ねて御礼申し上げます。ありがとうございました。
私用連絡先は下記の通りですので、
何かございましたらご連絡いただけますと幸いです。
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号：◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
最後になりますが、
◯◯部長と皆様方の今後のご活躍とご健康をお祈りしております。
本当にありがとうございました。
◯◯部 [氏名]
ポイント
- 特にお世話になった上司には、個別で送るのがおすすめ
- 個人的なエピソードを盛り込むと、感謝の気持ちが伝わりやすい
- 会社名や社用メールアドレスが書かれた会社の署名は使わない
- 私用連絡先を伝えてもOK
同僚に個別で送る場合
件名：退職のご挨拶（氏名）
本文：
〇〇さん
お疲れ様です。[氏名]です。
この度一身上の都合により、
本日◯月◯日を最終出社日として、退職することとなりました。
直接お伝えできず、申し訳ありません。
◯◯さんと同じ課のメンバーとして一緒に働いた◯年間、
とても充実した時間を過ごすことができました。
本当にありがとうございました。
特に、私が◯◯のプロジェクトでミスをして落ち込んでいるとき、
◯◯さんに「ひとつのミスでこれまでの努力が無駄になるわけじゃない。
一緒に最後まであきらめず頑張ろう」と
励ましてもらえたことを、今でもはっきりと覚えています。
これからはお仕事でご一緒することはなくなりますが、
もしよければプライベートでお付き合いいただけるとうれしいです。
私用連絡先は下記の通りです。
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号：◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
最後になりますが、◯◯さんの今後のご活躍とご健康をお祈りしております。
本当にありがとうございました。
◯◯部 [氏名]
ポイント
- 関わりが深かった先輩・同期・後輩に個別で送るのもOK
- 個人的なエピソードを盛り込むと、感謝の気持ちが伝わりやすい
- 会社名や社用メールアドレスが書かれた会社の署名は使わない
- 私用連絡先を伝えてもOK
【取引先・社外向け】退職の挨拶メール例文
取引先・社外向けの例文を、ポイントとあわせて紹介します。
メール挨拶のみの場合
件名：退職のご挨拶（株式会社◯◯ 氏名）
本文：
◯◯株式会社 ◯◯部
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の[氏名]でございます。
私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合により、◯月◯日をもって退職する運びとなりました。
在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
本来ならば伺って直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、
メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。
後任は、同部署の◯◯という者が務めさせていただきます。
後日改めて◯◯がご挨拶に伺いますので、
今後もお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
———————-
株式会社◯◯ ◯◯部 [氏名]
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号：◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
住所：◯◯◯◯◯
ポイント
- タイトルは、ひと目で退職の挨拶だとわかるものにする
- 退職後に取引先から連絡が届くのを防ぐため、退職日（有給休暇を消化使用する場合は最終出社日）を明記する
- 後任者の名前を紹介する
※後任者が決まっていない場合は、連絡が取れる部署名や連絡先を明記しておく
- 転職先の情報や連絡先を書くのはご法度
後日訪問する予定の場合
件名：退職のご挨拶（株式会社◯◯ 氏名）
本文：
◯◯株式会社 ◯◯部
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の[氏名]でございます。
私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合により、◯月◯日をもって退職する運びとなりました。
在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
後任は、同部署の◯◯という者が務めさせていただきます。
もしお時間をいただけるようでしたら、ぜひ◯◯とご挨拶に伺いたく存じます。
早速ではございますが、以下日程のご都合はいかがでしょうか。
◯月◯日（◯）◯◯：◯◯
◯月◯日（◯）◯◯：◯◯
◯月◯日（◯）◯◯：◯◯
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社のご発展と◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
———————-
株式会社◯◯ ◯◯部 [氏名]
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号：◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
住所：◯◯◯◯◯
ポイント
- タイトルは、ひと目で退職の挨拶だとわかるものにする
- 退職後に取引先から連絡が届くのを防ぐため、退職日（有給休暇を消化する場合は最終出社日）を明記する
- 後任者の名前を紹介する
※後任者が決まっていない場合は、連絡が取れる部署名や連絡先を明記しておく
- 転職先の情報や連絡先を書くのはご法度
【お客様向け】退職の挨拶メールの例文
アパレルの販売員や美容師などの接客業の場合、担当のお客様に直接退職の挨拶をしたほうがよいケースもあります。
お客様向けの退職の挨拶メールの例文を、ポイントとあわせて紹介します。
個人のお客様に送る場合
件名：退職のご挨拶（株式会社◯◯ 氏名）
本文：
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の[氏名]でございます。
私事で大変恐縮ですが、
一身上の都合により、◯月◯日をもって退職する運びとなりました。
お世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
本来ならば直接ご挨拶を申し上げるべきところですが、
メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。
新人時代から◯◯様の担当をさせていただいており、
至らぬ点が多かったのにもかかわらず、何度も温かいお言葉をいただきました。
本当にありがとうございました。
後任は、◯◯という者が務めさせていただきますので、
改めて◯◯よりご連絡いたします。
末筆ながら、◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
——————————–
株式会社◯◯ ◯◯部 [氏名]
メールアドレス：◯◯◯◯@◯◯◯◯
電話番号：◯◯◯-◯◯◯-◯◯◯◯
住所：◯◯◯◯◯
ポイント
- タイトルは、ひと目で退職の挨拶だとわかるものにする
- 退職後に返信が届くのを防ぐため、退職日（有給休暇を消化する場合は最終出社日）を明記する
- 後任者がいる場合は名前を紹介する
※後任者が決まっていない場合は、連絡が取れる部署名や連絡先を明記しておく
- 次の仕事に関する情報や連絡先を書くのはご法度
※移転や独立の場合は連絡先を伝えてもOK
お菓子や挨拶の準備も忘れずに
気持ちよく退職日を迎えるために、それまでに読んでおきたい記事を2つ紹介します。
▼最終出社日の挨拶は、何を言えばいい？
▼お菓子は何を購入すればいい？
なお、社内に一斉送信するメールで退職のお菓子について伝える場合は、置いてある場所が明確にわかるようにしましょう。
〈例文〉
2階のコピー機横の棚の上にお菓子を置いていますので、
よろしければお召し上がりください。
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