文例つき 退職の挨拶メールの書き方・送り方

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社内の同僚や上司、社外(取引先)に対して退職の挨拶をいつどうやって伝えるべきなのでしょうか。

社内向け・社外向けに退職の挨拶をメールで送る際のポイントと、すぐに使える例文を紹介します。

【社内向け】退職の挨拶メールのポイント&例文

社内に向けて退職の挨拶メールを送る場合、送る相手によって文面を変えるのがおすすめです。

社内全体、上司個人の2つのケースについて、それぞれ例文つきで解説します。

【1】社内全体に送るとき

件名:退職のご挨拶(田中太郎)

本文:
○○部の皆様お疲れ様です。田中です。
このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。

本来ならば直接皆様にご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
仕事で失敗したり悩んだりするたび、皆様からあたたかい叱咤激励をいただき、本当に感謝しております。

この会社で学んだこと、経験のすべてを、今後も活かしていきたいと思います。

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。
……………………………………
〔署名〕
……………………………………

▼ポイント:端的に、でもあたたかみのある文面で

社内全体に向けた退職の挨拶メールでは、今までのお礼とともに、思い出・エピソードなどがあればそれらを織り交ぜつつ、あたたかみのある文面を心がけましょう。

あまりにも端的な内容にしてしまうと「素っ気無い」「会社への思い入れがない人」と冷たい印象を持たれてしまいます。

同僚や仲の良い仲間に宛てる場合は、もっと多くのエピソードを盛り込み、若干くだけた文体で送った方が、より感謝の伝わる退職の挨拶になるでしょう。

また、メールの本文は読みやすさが非常に重視されます通常のビジネスメールのマナーと変わりませんが、読み手にとって負担にならないよう、2~3行ごとに改行して視覚的にスッキリしたメールを作りましょう。

【2】上司個人に送るとき

件名:退職のご挨拶(田中太郎)

本文:

〇〇部長、お疲れ様です。〇〇(フルネーム)です。

この度、一身上の都合により、本日を最終出社日として退職することになりました。

本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶にて失礼致します。

◯◯部長には入社当初からご指導ご鞭撻をいただき、非常の多くのことを学ばせていただきました。大変感謝しております、本当にありがとうございました。

特に、◯◯のプロジェクトで私が良い成果を上げられずに燻っていたとき、◯◯部長に「自分が今何を求められているかを、はっきりさせること。それがわかれば自ずとやるべきことが見えてくる」と声をかけていただいたこと、今でも鮮明に覚えております。

この先も、壁にぶつかり挫けそうになったときは、そのお言葉を思い出して乗り切っていきたいと思います。

在籍中は至らぬ点も多く、ご迷惑をおかけしたにもかかわらず、どんなときもそんな私を支えてくださったこと、重ねて御礼申し上げます。ありがとうございました。

今後の連絡先ですが、下記の通りでございます。もし何かございましたら、ご連絡いただけますと幸いです。

メールアドレス:

電話番号:

最後になりますが、◯◯部長と皆様方の今後のご活躍とご健康をお祈りしております。本当にありがとうございました。

◯◯部 ◯◯(フルネーム)

▼ポイント:具体的なエピソードを盛り込む

上司に限らず、個人宛に退職挨拶のメールを送るときは、その相手との具体的なエピソードを盛り込みましょう。

エピソードの内容は、上司から何かを学んだときのこと、背中を押してもらったときのことなど、相手への感謝の気持ちが伝わるようなものを選ぶとベター。

そのときの自分の心境の変化などを素直に語ると、より気持ちのこもった文章になって効果的です。

コラム:社長に退職挨拶のメールは送るべき?

社長に退職挨拶のメールを送るべきかどうかは、社長との関係性によります。特に大企業など、社長との直接的な関わりがほとんどない場合、社員全体への一斉メールで済ませてしまっても問題ありません。

一方、規模の小さな会社など、社長との距離が近く話す機会も頻繁にあるような職場の場合、社長に対して退職挨拶のメールを個人宛で送るのも良いでしょう。

その場合、メールの構成や内容は、他の上司に宛てた退職挨拶のメールと同じで構いません。社長との具体的なエピソードを盛り込むと、相手への感謝の気持ちがより一層伝わります。

【社外(取引先)向け】退職の挨拶メールのポイント&例文

社外(取引先)に向けて送る場合、社内に対して送るものよりも注意すべきポイントが増えます。まずは文例を見てみましょう。

件名:退職のご挨拶(株式会社ABC 田中太郎)

本文:
AAA株式会社 BB部
○○ ▲▲様

いつもお世話になっております。
株式会社ABCの田中でございます。

私事ですが、一身上の都合により、●月●日をもって退社いたします。
在職中はお世話になりましたことを、心より御礼申し上げます。
今後はこれまで学んできたことを活かしつつ、引き続き精進してまいります。

後任は、同じ部署の■■という者が務めさせていただきます。
後日改めて■■がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

本来であれば、直接お伺いし、ご挨拶すべきところではございますが、メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と▲▲様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
——————–
〔署名〕
——————–

▼ポイント:引き継ぎをしっかり行う

社外に対して退職の挨拶をメールで送る場合、以下の3つの点に気をつけましょう。

1つ目に、社外向けの退職挨拶メールには退社日を明記すること。連絡の行き違いを防ぐためです。

2つ目に、後任者の名前を書いておくこと。退職前に直接挨拶できればベストですが、難しい場合はメールの中で紹介しておきましょう。
後任が決まっていない場合も、連絡を取れる部署名や連絡先は明記しておきましょう。

3つ目に、退職理由や転職先の情報、私用の連絡先を書くのは絶対にNGです。例えば「○○会社で働くこととなりましたので、その時はまたよろしくお願いします」など、前職での仕事で得た顧客情報を転職先に持っていくのは原則タブー

また、退職理由を事細かに伝えることも、会社内のネガティブな情報を伝えることになりかねないので書くべきではありません。何かしらの理由があり、どうしても退職後の連絡先などを伝えておきたい場合、自分の上司に相談しましょう。

退職の挨拶メール、5つの基本ルール

退職の挨拶メールを作成する際に、最低限守るべき5つのルールを紹介します。

1メールを送るタイミング:広報後から最終出社日の間の定時以降

退職の挨拶メールは、会社から退職の全体広報が行われた後に送るのが基本です。

社内に送る場合、最終出社日に送るケースが多いようですが、ほかの人の退職の挨拶メールに揃えたり、心配なら上司や人事に一度相談したりするのも良いでしょう。また、挨拶メールを営業時間内に送ることを良く思わない人もいるので、定時以降に送信するのがおすすめです。

一方、社外(取引先)に対しては、引継ぎなどが発生することもあるため、広報後のなるべく早いタイミングに送りましょう。

2宛先:送る相手が1人か複数かで、アドレス欄を使い分ける

退職挨拶メールの宛先は、部署単位や営業所単位などの一斉送信でOK。

ただ、宛先は会社の規模や付き合いの深さによって異なります。過去、自分に送られてきているメールを参考にしましょう。

▼一斉メールを送る場合
To.には自分のメールアドレス、送信先のアドレスはすべてBcc.

▼メールの宛先が1人の場合
To.に宛先のメールアドレス、Cc.やBcc.は使用しない

また社員のアドレスが登録されたメーリングリストがあれば、そちらを使うことでいちいち個人のアドレスを入力する手間が省けます。

3件名:「退職の挨拶」と一目でわかるものにする

退職の挨拶メールの件名は「退職のご挨拶(フルネーム)」など、主旨が伝わるものにしましょう。

「お疲れ様です」「お世話になりました」といった件名は後回しにされたり、読み飛ばされたりすることもあるので避けたほうが無難です。

4メールの内容:退職理由には触れず、感謝を伝える

退職の挨拶メールの内容は今までのお礼と、送り先の今後の活躍を祈る2点にまとめましょう。退職理由について書く必要はありません。

出産や妊娠といった一言で済む理由や、簡潔に書ける前向きなものであれば良いですが、長くなりそうなとき、複雑なときは「一身上の都合により」でOKです。

5署名:社内向けなら「私用連絡先」を入れてもOK

社内向けに送る退職挨拶のメールでは、署名欄に私用の連絡先を明記しておいても良いでしょう。退職後も連絡を取り合えるのは嬉しいものです。本文中に「今後連絡していただける場合は、下記までお願いいたします」など一文を添えると良いでしょう。

一方、社外の取引先に送るメールについては、原則私用の連絡先を載せるのは避けましょう。

退職の挨拶メールには返信すべき?

退職挨拶のメールが届いたとき、返信は必須ではありません。

ただし、個人宛に届いたプライベートなメールの場合、退職後も関係が続く場合など、相手との関係性によっては返信すると良いでしょう。

※詳しくは→円満な関係を続けられる!退職の挨拶メールへの返信の仕方

おわりに

退職の挨拶メールは、どんな立場の人間に送る場合でも「明るく前向きな内容」「お世話になった感謝を伝える」「読みやすい文章」という3点の守るべきポイントは変わりません。

ポイントをおさえ、最後までスマートな印象を残しつつ円満な退職を目指しましょう。

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