内定取り消しになる？ 内定式を欠席するときの電話・メール例文
内定式は内定を正式に通知するための大切な式典。万が一欠席したい場合はどうすればいいのでしょうか？
内定式は欠席しても大丈夫？
強制ではないが参加しておく方が無難
内定式は基本的に参加必須と考えるべきでしょう。内定式は内定証書の授与や入社までのスケジュール説明などが行われる、大切な式典です。卒業に関わる授業や教育実習、留学などの特別な事情がない限り、参加しましょう。
参考として、下記に「やむを得えないとして欠席が認められることが多いケース」「欠席が認められないことが多いケース」をまとめました。
〈欠席が認められることが多いケース〉
- 卒業研究発表、教育実習など卒業にかかわる授業
- 海外留学
- 冠婚葬祭
- 体調不良
〈欠席が認められないことが多いケース〉
- 旅行やプライベートの予定
欠席で内定取り消しになることはない
内定式を欠席しただけで内定が取り消しになることはありません。
「内定」は法律上「解約権留保付き労働契約」という位置づけで、すでに労働契約が成立しているものと見なされます。
そのため「内定取り消し」は解雇と同様に厳しく制限されており、内定式の欠席だけを理由に内定を取り消されることはまずありません。
しかし、だからといって安易に欠席していいわけではなく、基本的には出席するものだと考えておきましょう。何らかの事情で欠席せざるを得ない場合は、人事担当者へ相談しましょう。
内定式を欠席する2つのデメリット
万が一内定式を欠席した場合は、以下のようなデメリットが考えられます。
入社手続きが遅れる可能性がある
内定式では入社にまつわる手続きを行うことも多いため、欠席してしまうと自分だけ手続きが遅れてしまいます。
それは企業にとっても負担になる上に、欠席することで「実は入社する気がないのでは？」「これから社会人になるという自覚がない」などと、印象が悪くなる可能性もあります。
同期とのコミュニケーションが不足する
内定式に欠席することで、後々同期の輪に入りづらいと感じたり、なじむのに時間がかかったりすることも考えられます。
内定式やその後に行われる懇親会は、同期とのコミュニケーションを取り、親睦を深める場でもあります。
今後一緒に働く同期がどのような人たちなのか知るためにも、内定式にはできるだけ参加した方が良いでしょう。
例文｜内定式の欠席理由・連絡方法
やむを得ず内定式を欠席する場合の理由や連絡方法をまとめました。
メール・電話など連絡手段別の例文も交えて紹介します。
欠席理由は明確に伝える
内定式を欠席するときは、学校の授業や教育実習など、欠席の理由を明確に伝えましょう。
「家庭の事情」や「諸事情により」など曖昧な理由での欠席は、不信感を招きかねません。
例文｜連絡は電話かメールでなるべく早めに
内定式を欠席する場合、必ずメールや電話で事前に連絡を入れます。
体調不良などで当日急に行けなくなった場合、メールだと確認してもらえない可能性があるため、電話が確実です。
電話｜急病で欠席する場合の例文
「お世話になっております。私□□大学経済学部△△学科の×××××と申しますが、○○様（担当者）はいらっしゃいますでしょうか？」
（担当者に代わって）
お世話になっております。私□□大学経済学部△△学科の×××××と申します。
本日は、明日の内定式の件でお電話をさせていただきました。
昨夜より急に体調を崩し病院で診察を受けたところ、急性胃腸炎との診断で安静のため2日ほど入院が必要といわれました。
そのため、申し訳ございませんが内定式に出席することが難しくなってしまいました。必要な手続きなどありましたら、後日ご連絡いただけると幸いです。お手数おかけしますがよろしくお願いいたします。
内定式欠席の連絡を電話でする場合、
「大学名・氏名」→「欠席したい旨とその理由」→「謝罪」→「必要となる手続きの確認」
といった順番で伝えましょう。
電話のポイント
- 声ははっきりと、用件は簡潔に伝える
- 忙しい時間帯や昼休憩の時間帯は避ける
電話で連絡する場合は、急病や事故など緊急でやむを得ない場合を除き、マナーとして始業直後の9～10時や昼休憩中の12～13時、終業時間に差しかかる17～18時など、忙しそうな時間・離席していそうな時間は避けるのが無難です。
メール1｜授業のため欠席する場合の例文
件名：
内定式につきまして
本文：
株式会社 ○○カンパニー
人事部 ○○様
お世話になっております。
□□大学■■学部の×××××と申します。
本日は、×月×日の内定式の件でご相談させていただきたく、ご連絡差し上げました。
大変申し上げにくいのですが、当日は卒業研究の発表があるため、出席が難しい状況です。誠に勝手ながら、欠席させていただくことは可能でしょうか。
急なご連絡となり、大変申し訳ございません。
内定式での配布予定書類や手続きなどございましたら、後日対応についてご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
□□大学■■学部
（フルネーム）
電話番号：XXX‐XXXX‐XXXX
メールアドレス：YY＠YY.jp
メール2｜留学のため欠席する場合の例文
件名：
内定式につきまして
本文：
株式会社○○カンパニー
人事部○○様
お世話になっております。
□□大学■■学部△△学科の×××××と申します。
この度は、×月×日の内定式の件でご相談させていただきたく、ご連絡差し上げました。
現在海外に留学中で、内定式までに帰国することが難しい状況です。
誠に勝手ながら、欠席させていただくことは可能でしょうか。
急なご連絡となり、申し訳ございません。
内定式での配布予定書類や手続きなどございましたら、後日対応についてご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
―――――――――――――――
□□大学■■学部
（フルネーム）
電話番号：XXX‐XXXX‐XXXX
メールアドレス：YY＠YY.jp
内定式の欠席メールの構成は
「挨拶文」→「本文（欠席したい旨とその理由など）」→「最後に署名と連絡先」
という流れにしましょう。
メールのポイント
- 「内定式欠席のご連絡」などわかりやすい件名をつける
（内定式の案内メールにそのまま返信でも可）
- 「学校名」と「氏名」を忘れずに
- 社名は（株）などと省略せず正式に
コラム:内定式での授業欠席は公欠になる？
内定式に出席するという理由で大学の授業が公欠になるかどうかは、学校ごとの規定や担当教員の判断によって異なるため、一概にはいえません。
ただ、内定式は10月1日以降の平日に行われるケースが多く、出席するには大学の授業を休まざるをえないのが実情です。
大学によっては、内定式出席証明書や就職活動証明書を内定先企業で発行ののち提出することで、配慮してもらえることもあります。
詳細は、自分が通う大学の就職課や、欠席する講義の担当教員に確認してみましょう。
まとめ
内定式は入社にまつわるさまざまな手続きが行われるため、特別な事情がない限りは出席しましょう。
どうしても欠席せざるを得ない場合は早めに担当者に連絡し、その後の手続きを確認するなどして、入社に支障がないようにしておくことが大切です。
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