理由別のメール例文を紹介 面接を当日キャンセルしたらマズい？
「面接当日に第一志望の内定が決まった」「急な体調不良やトラブルで面接の日程を再調整したい」
そんなとき、面接を当日キャンセルしても問題ないのでしょうか？ 日程を再調整することはできるのでしょうか？
面接を当日キャンセルする場合・日程調整する場合のメール・電話例文を紹介します。
面接を当日キャンセルしたらマズい？
当日キャンセルはマナー違反。きちんと謝罪する
面接を当日にキャンセルすることは企業に迷惑がかかるため、できるだけ前日までに連絡するのが本来のマナーです。
企業側からすれば、採用候補者を突然1人失うことになり、採用活動の計画に支障が出てしまいます。面接官としても、その日の予定が狂ってしまうでしょう。
場合によっては、企業から辞退理由について詳しく追求されたり「日程を再調整して選考に残って欲しい」などと、引き止めを受けたりすることもあります。
連絡は電話が基本
やむを得ず面接当日にキャンセルするのであれば、連絡は電話でするのが基本です。キャンセルの理由と謝罪の気持ちをしっかり伝えましょう。
どうしても気が引ける場合、メールでの連絡が絶対にダメということはありませんが、印象が悪くなることは避けられません。また、追って確認の電話がかかってくる可能性もあるでしょう。
日程調整をするなら電話がベター
面接当日、急な体調不良や交通機関のトラブルなどで日程調整をしたい場合は、早めに電話で連絡しましょう。
下記のようなやむを得ない事情であれば、日程調整に応じてくれる企業がほとんどです。
〈やむを得ない事情の例〉
- 急な体調不良（高熱や咳、腹痛など）
- 仕事の都合（商談が長引いているなど）
- 交通機関のトラブル（電車の遅延・運休など）
- 家庭の事情（子どもが発熱したなど）
ただし、日程調整によって企業側に迷惑をかけることは間違いありません。電話口だけではなく、後日面接に行った際も改めて謝罪とお礼の気持ちを伝えるようにしましょう。
採用枠が埋まってしまうリスクがある
やむを得ない事情による面接当日の日程調整は仕方がないものの、それによって選考通過の枠や採用の枠に空きがなくなり、選考が中止になってしまうリスクもゼロではありません。
自分の代わりに他の候補者の面接が先に行われて、内定・採用が決まってしまうことがあるためです。
特に中途採用は新卒採用と異なり、基本的に少人数の採用になります。そのため、応募者が多い企業では早々に採用活動が終了してしまうケースも。面接の日程調整は、このようなリスクも考えて慎重に行うべきでしょう。
面接を当日キャンセルするときの基本ルール
面接を当日にキャンセルするときの基本ルールは下記の3つ。これらを守り、できる限りの誠意を示しましょう。
キャンセルの連絡は電話が基本
面接を当日キャンセルする際の連絡は、できる限り電話で行うのが基本です。メールだと採用担当者が気づかない可能性があるからです。
とはいえ、電話でキャンセルを伝えるのは気が進まないのも事実です。その場合、メール連絡が絶対NGというわけではありませんが、ビジネスマンとしての配慮に欠けるため、印象が悪くなることは避けられないでしょう。
また、面接を当日にキャンセルするとなると、場合によっては企業から確認の電話がかかってきて、結局電話をすることになる可能性は否めません。
一方、担当者に何度か電話をしてもつながらない場合や、担当者以外の社員に伝言を依頼した場合は、メールで連絡して問題ないでしょう。
電話をしてもつながらなかった場合の対応方法については「電話して担当者が不在だったときは？」で解説しています。
できるだけ早いタイミングで連絡する
面接の当日キャンセルを決断した時点で、できるだけ早く連絡しましょう。採用担当者側がキャンセルについて早く把握できれば、当日の予定を調整しやすいためです。
キャンセル理由は具体的に説明する
面接を当日キャンセルする場合、企業からの引き止めを防ぐためにも、キャンセル理由は具体的に説明しましょう。
人員や費用を割いて採用活動を行っている以上、企業側も何がキャンセル理由になったのか、交渉の余地はないのかを知りたいと考えているからです。
キャンセル理由を「迷っている」「自信がない」「やりたいことと違う気がする」などと曖昧な内容で伝えると、引き止められる可能性が高まります。
日程調整する場合も理由は具体的に
面接当日、やむを得ない事情で日程調整する場合も同様、状況を具体的に説明しましょう。
日程調整の理由を明確に答えないと、採用担当者に不信感を与える可能性があるからです。
コラム：転職エージェントを利用しているときは？
転職エージェント経由の企業の面接を当日にキャンセルする場合、企業に直接連絡する必要はありません。
エージェントにキャンセルの連絡をすれば、企業とのやり取りを代行してくれます。さらに、日程調整も同時にしてくれることがほとんどです。
【電話】面接当日のキャンセル理由と例文
面接を当日キャンセルする場合の電話例文を、下記の3つの理由別に紹介します。
なお、メールで連絡する場合の例文は「【メール】面接当日のキャンセル理由と例文」で紹介しています。
希望の会社から内定が出た
他社からの内定を理由に面接を当日キャンセルする場合、内定先が第一志望であり、その企業への入社が確定していることを明確に伝えましょう。
面接当日に連絡をする以上、内定の連絡をもらったのが直前だったことを伝えると、やむを得ないと理解してもらいやすいでしょう。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。
本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
大変申し上げにくいのですが、この度、第一志望の企業から内定をいただいたため、面接を辞退させていただきたく、お電話差し上げました。
本来であればもっと早くにご連絡すべきところ、つい先ほど連絡をいただいたため、このようなタイミングとなってしまい、誠に申し訳ございません。
雇用条件が合わない
雇用条件に不満があり面接を当日キャンセルするのであれば、ネックになっている具体的な条件が何かと、その条件を満たすことは難しいと判断したことを伝えましょう。
さらに、面接直前まで検討を続けていた旨も忘れずに伝えます。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。
本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
大変申し上げにくいのですが、以前よりご相談させていただいておりました○○の条件について、やはり自分の希望に合わず、変更も難しいとのことでしたので、面接を辞退させていただきたく、お電話差し上げました。
そちらの点につきまして、直前まで検討を続けておりましたため、ご連絡が当日になってしまい、誠に申し訳ございません。
転職を考え直した
転職自体を考え直して面接を当日キャンセルするのであれば、考え直した理由を具体的に述べると良いでしょう。
心証を悪くしないためにも、当日まで検討を続けていた旨も忘れずに伝えましょう。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。
本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
大変申し上げにくいのですが、本日の面接を辞退させていただきたく、お電話差し上げました。
かねてより転職について家族と議論を続けていたのですが、来年に子どもの受験や進学を控えていることもあり、年収や職場環境が変わることを懸念材料として妻に反対され、やむを得ずひとまずは現職に留まることに決めました。
本来であればもっと早くにご連絡すべきところ、直前まで家庭内で話し合いを重ねていたため、ご連絡が当日になってしまい、誠に申し訳ございません。
電話して担当者が不在だったときは？
面接を当日にキャンセルしようと電話をかけたものの、採用担当者が不在であれば、電話口の相手に伝言を依頼しましょう。
〈伝言を依頼する場合の電話例文〉
――採用担当の◯◯ですが、あいにく席を外しております。
そうでしたか。大変申し上げにくいのですが、家庭の事情で転職を考え直したため、本日の面接をキャンセルさせていただきたくご連絡差し上げました。
お手数ですが、その旨、採用担当の△△様へご伝言をお願いできますでしょうか？ 申し訳ございません。
――そうだったのですね。もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか？
はい、□□□□（フルネーム）と申します。よろしくお願いいたします。
ー承知いたしました。△△が戻り次第、本日の面接キャンセルの旨をお伝えしておきます。
ありがとうございます。大変お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
ーいえいえ。それでは失礼いたします。
失礼いたします。
電話で伝言を依頼する場合も、電話を切った後に採用担当者にメールを忘れずに送りましょう。
〈伝言を依頼した場合のメールの例文〉
▼件名
選考辞退のご連絡（フルネーム）
▼本文
□□株式会社
□□部 □□様
お世話になっております。
本日面接のお時間をいただいております、○○○○（フルネーム）です。
先ほどお電話にてご伝言をお願いしたのですが、改めてメールでもご連絡差し上げます。
誠に勝手ながら、家庭の事情で転職を考え直したため、本日の面接をキャンセルさせていただきます。
本来であればもっと早くにご連絡すべきところ、直前まで話し合いを続けていたため、急なご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、ご理解の程、何卒よろしくお願いいたします。
==============
氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
【メール】面接当日のキャンセル理由と例文
採用担当者が不在であったり、営業時間外であったりして、面接の当日キャンセルについて電話で連絡できない場合は、メールを送りましょう。
3つのキャンセル理由別に、面接当日のキャンセルメール例文を紹介します。
希望の会社から内定が出た
他社からの内定を理由に面接を当日キャンセルする場合、内定先が第一志望であり、その企業への入社が確定していることを明確に伝えましょう。
面接当日に連絡をする都合上、直近で連絡をもらったことを伝えると、やむを得ないと理解してもらいやすいでしょう。
〈メール例文〉
▼件名
選考辞退のご連絡（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
お世話になっております。
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、第一希望の企業から内定をいただいたため、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
本来であればもっと早くにご連絡すべきところ、内定の連絡を先ほど受け取ったため、このようなタイミングとなってしまいました。重ねてお詫び申し上げます。
△△様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
==============
氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
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雇用条件が合わない
条件に不満があり面接を当日キャンセルするのであれば、ネックになっている具体的な条件が何かと、その条件を満たすことは難しいと判断したことを伝えましょう。
さらに、当日まで検討を続けていた旨も忘れずに伝えます。
〈メール例文〉
▼件名
選考辞退のご連絡（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、以前よりご相談させていただいておりました○○の条件について、やはり自分の希望に合わず、変更も難しいとのことでしたので、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
貴社の事業内容にとても魅力を感じていたため、直前まで検討を続けておりました関係で、ご連絡が当日になってしまいました。重ねてお詫び申し上げます。
△△様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
==============
氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
==============
転職を考え直した
転職自体を考え直して面接を当日キャンセルするのであれば、考え直した理由について具体的に述べると良いでしょう。
また、当日まで検討を続けていた旨も必ず伝えるようにしましょう。
〈メール例文〉
▼件名
選考辞退のご連絡（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
かねてより転職について家族と議論を続けていたのですが、来年に子どもの受験や進学を控えていることもあり、年収や職場環境が変わることを懸念材料として妻に反対され、やむを得ず現職に留まることに決めました。
本来であればもっと早くにご連絡すべきところ、直前まで家庭内で話し合いを重ねていたため、ご連絡が当日になってしまいました。重ねてお詫び申し上げます。
△△様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
==============
氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
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【電話】面接当日に日程調整する理由と例文
面接当日に日程調整をする場合の電話例文を、下記の3つの理由別に紹介します。
ひどい体調不良や、交通トラブルで電車から出られないなどの非常事態でない限り、電話で連絡をすると、企業側に誠実な印象を与えられるでしょう。
体調不良
面接当日の日程調整の理由が急な発熱やインフルエンザといった体調不良の場合は、症状について具体的に話すことで、やむを得ないと受け取ってもらいやすくなります。
言える範囲で、症状の重さを伝えると良いでしょう。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
大変恐れ入りますが、急な体調不良で高熱が出ており、咳や喉の痛みの症状も出ているため、面接にお伺いすることが難しい状態です。
直前のご連絡となり誠に申し訳ないのですが、面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか？
仕事の都合
現職の仕事でトラブルが起こり急な対応が発生した場合、どうしても急ぎの対応が必要で面接に間に合わない点を強調して伝えましょう。
相手も同様に社会人であるため、事情を理解してくれやすいでしょう。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
大変申し上げにくいのですが、急遽本日の◯時までに対応が必要な業務が入ってしまったため、面接にお伺いすることが難しい状態です。
直前のご連絡となり誠に申し訳ないのですが、面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか？
家庭の事情
プライバシーの観点から、家庭の事情で面接当日に日程調整する場合、詳細まで話す必要はありません。
ただし、「家庭の事情」は理由としては抽象的すぎて採用担当者に不信感を与えかねないため、話せる範囲で正直に伝えた方が、理解は得やすくなるでしょう。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
大変申し上げにくいのですが、先ほど母が転倒して急遽病院に運ばれ、付き添う必要があるため、面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。
誠に申し訳ないのですが、面接の日程を変更していただくことは可能でしょうか
交通機関のトラブル
交通トラブルの場合は、復旧の目処が立つかどうかで、面接の日程の調整を打診するか、あるいはそのまま向かうか判断します。いずれにせよ、採用担当者にトラブルの詳細を説明することが大切です。
電話ができない状況であればひとまずメールで連絡をし、下車してから改めて電話をかけます。
復旧の目処が立たない場合
大きな事故で交通機関の運転再開見込みが立たない場合は、面接の日程を後日に再調整できないか打診しましょう。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。
本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
ただ今、御社に向かっている最中なのですが、○○線の電車が事故のため◯◯駅と△△駅の間で止まっており、いつ運転が再開するのかわからないとのことです。このまま復旧しなければ、○時の面接には遅れてしまいます。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。もし可能であれば、面接を後日に再調整していただけないでしょうか？
運転再開の見込みがある場合
運転再開の時刻が明確にわかっている、もしくは5～10分程度の遅刻で済みそうな場合は、状況を伝えた上でそのまま面接に向かって良いかをたずねます。
また、途中下車をしてタクシーに乗り換えれば間に合うのかどうかも、あわせて検討すると良いでしょう。
〈電話例文〉
お忙しいところ恐れ入ります。
本日、○時から面接のお時間をいただいております、□□□□（フルネーム）と申します。
ただ今、御社に向かっている最中なのですが、○○線の電車が事故のため遅延しております。
今から伺うと10分ほど遅れてしまいそうなのですが、このまま向かってもよろしいでしょうか？ あるいは、後日に再調整していただくことは可能でしょうか？
下記の記事では、遅刻の理由別に面接に遅刻するときの電話・メール例文を紹介しています。
【メール】面接当日に日程調整する理由と例文
採用担当者が不在であったり、体調が悪かったりして、日程調整についての電話ができない場合は、メールを送ります。
4つの理由別に、日程調整する際のメール例文を紹介します。
体調不良
面接当日の日程調整の理由が急な発熱やインフルエンザといった体調不良の場合は、症状について具体的に話すことで、やむを得ないと受け取ってもらいやすくなります。
言える範囲で、症状の重さを伝えると良いでしょう。
〈メール例文〉
▼件名
面接の日程調整のご連絡（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、現在急な体調不良で高熱が出ているため、本日の面接に参加することが難しい状況です。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
直前のご連絡となり大変恐縮ですが、面接の日程を別日に変更していただくことは可能でしょうか？
お手数をおかけしますが、ご返信のほど、何卒よろしくお願いいたします。
==============
氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
仕事の都合
現職の仕事でトラブルが起こり急な対応が発生した場合、どうしても急ぎの対応が必要で面接に間に合わない点を強調して伝えましょう。
相手も同様に社会人であるため、事情を理解してくれやすいでしょう。
〈メール例文〉
▼件名
面接の日程調整のご連絡（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、現職にて急遽本日の◯時までに対応が必要な業務が入ってしまったため、本日の面接に参加することが難しい状況です。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
直前のご連絡となり大変恐縮ですが、面接の日程を別日に変更していただくことは可能でしょうか？
お手数をおかけしますが、ご返信のほど、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
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家庭の事情
プライバシーの観点から、家庭の事情で面接を当日キャンセルするのであれば、詳細まで話す必要がありません。
ただし、「家庭の事情」だと理由としては抽象的すぎて採用担当者に不信感を与えかねないため、可能な範囲で詳細に伝えた方が理解は得やすくなります。
〈メール例文〉
▼件名
面接の日程調整のご連絡（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、先ほど母が転倒して急遽病院に運ばれ、付き添う必要があるため、本日の面接に参加することが難しい状況です。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
直前のご連絡となり大変恐縮ですが、面接の日程を別日に変更していただくことは可能でしょうか？
お手数をおかけしますが、ご返信のほど、何卒よろしくお願いいたします。
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氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
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交通機関のトラブル
交通トラブルの場合は、復旧の目処が立つかどうかで、面接の日程の調整を打診するかそのまま向かうか判断します。いずれにせよ、採用担当者にトラブルの詳細を説明することが大切です。
電話ができない状況であればひとまずメールで連絡し、下車してから改めて電話をかけます。
復旧の目処が立たない場合
大きな事故で、交通機関の運転再開の目処が立たない場合は、面接の日程を後日に再調整できないか打診しましょう。
〈メール例文〉
▼件名
面接の日程調整のご連絡（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、貴社に向かっている途中で〇〇線が事故で〇〇駅〜〇〇駅の間で止まっております。運転再開の目処も立っていないため、本日の面接に時間どおり参加することが難しい状況です。
ご多忙の中でお時間を調整していただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
大変恐縮ですが、面接の日程を別日に変更していただくことは可能でしょうか？
お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
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運転再開の見込みがある場合
運転再開の時刻が明確にわかっている、もしくは5～10分程度の遅刻で済みそうな場合は、状況を伝えた上でそのまま面接に向かって良いかどうかをたずねます。
また、途中下車をしてタクシーに乗り換えれば間に合うのかどうかも検討すると良いでしょう。
〈メール例文〉
▼件名
本日の面接につきまして（フルネーム）
▼本文
株式会社〇〇
〇〇様（採用担当者名）
本日○時より面接のお約束をいただいておりました○○です。
大変申し上げにくいのですが、貴社に向かっている途中で〇〇線が事故で〇〇駅〜〇〇駅の間で止まってしまい、運転再開を待つと面接時間に10分ほど遅れてしまいます。
このまま面接会場に向かってもよろしいでしょうか？ あるいは別日に改めて伺った方がよろしいでしょうか？
お手数をおかけしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
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氏名：○○○○
メールアドレス：○○○○@○○○○
電話番号：○○○○
住所：〒○○○-○○○○
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他の企業への辞退連絡も忘れずに
第一志望の企業から内定をもらい転職活動を終えるタイミングで、まだ選考途中の企業があるならば、下記の記事を参考に、早めに辞退の連絡をしましょう。
また、すでに内定をもらっている企業の内定を辞退をしたいのであれば、下記の記事が役立ちます。
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