理由の伝え方も 面接を当日にキャンセルする方法

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面接当日だけどキャンセルしたい……!

他社から内定をもらったり、体調が悪かったりして面接のキャンセルしたい人に向けて、連絡方法をまとめました。面接先に悪印象を与えないためには、キャンセルの際もきちんとマナーを守ることが重要です。

面接を当日にキャンセルする方法

当日のキャンセルは電話で連絡する

面接を当日にキャンセルする場合は電話で連絡しましょう。

面接日まで余裕がある場合はメールでもかまいませんが、当日はメールでは相手が気付くまでに時間がかかる可能性があるため、確実に伝えられる電話連絡がマストです。

「選考を辞退したい」のか「日程を再調整してほしい」のかで電話の内容は変わりますので、意思表示ははっきりと。

なお、連絡を入れず無断でキャンセルをするのは絶対にNGです。

電話をして良い時間・場所は?

当日のキャンセルの電話は、キャンセルすると決めた時点でかけましょう。自宅など落ち着いて話せる静かな場所でかけてください。

ただし、深夜や早朝など企業が営業していない時間にキャンセルを決めた場合は、営業時間前後まで待ってください。

なお、前日より前にキャンセルが決まった場合は営業時間内に連絡し、始業直後やお昼休み、就業前は避けましょう。

キャンセルの基本的な伝え方

電話をかけたら、担当者につないでもらいます。つながったら、名前・面接時間・謝罪・キャンセル理由の4つを必ず伝えましょう。

言い訳はせず、簡潔に謝罪の気持ちとキャンセルしたい旨を伝えるのがポイントです。

担当者につながった場合の例文

お忙しいところ申し訳ありません。

本日、○時から面接をしていただく予定の□□□□(フルネーム)と申します。

本日の面接なのですが、体調不良のため面接にお伺いすることが難しく、誠に申し訳ないのですが、面接の日程を変更していただけないでしょうか?
(辞退希望の場合は「選考を辞退させていただけないでしょうか?」)

担当者不在の場合は伝言を頼む

担当者が席をはずしている場合は電話を取ってくれた人に伝言を依頼します。本来であればキャンセルの連絡は担当者本人にすべきですが、当日キャンセルの場合は一刻も早く担当者に伝えることが必要であるため、伝言をお願いしましょう。

伝言を頼む場合の例文

私、本日の○時から面接をしていただく予定の□□□□(フルネーム)と申します。
急な体調不良で面接にお伺いできなくなったたため、連絡させていただきました。大変申し訳ないのですが、その旨、採用担当の△△様へ伝言をお願いできますでしょうか?

△△様にはまた私からお電話させていただきますが、本日の面接ということもあり伝言をお願いできればと思います。△△さまはお席に何時ごろお戻りになられますか?

伝言を頼んだ後は、念のため担当者本人にキャンセルと謝罪のメールを送っておきましょう、直接お詫びをするのがマナーですし、伝言が伝わっていない可能性もないとは言い切れません。

さらに、担当者が戻ると言われた時間帯に再度電話を掛け、直接謝罪を伝えると、丁寧な印象を与えられます。

キャンセルメールの例文

<件名>
面接日程変更のお願い(○○○○←応募者のフルネーム)

<本文>
□□株式会社
□□部 □□様

いつも大変お世話になっております。
本日面接のお時間をいただいております、○○○○(フルネーム)です。

本日、急な発熱のため面接に向かうのが難しく、誠に申し訳ないのですが面接の日程を変更していただけませんでしょうか。
(辞退希望の場合は「選考を辞退させていただけませんでしょうか?」)

本来であればお電話にて直接謝罪すべきところですが、ご不在とのことでしたので、まずはメールにて失礼いたしました。

後ほど改めてお電話いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

◯◯◯◯(フルネーム)
電話番号・メールアドレス

転職エージェントを利用している場合は?

 

転職エージェント経由で応募した場合は、まずは転職エージェントの担当者に電話で連絡しましょう。

あなたが企業に直接連絡する必要はありません。担当者には辞退理由を説明し、直前のキャンセルになってしまったことを謝罪します。

なお、自分で断る必要がないからといって、キャンセルする前提で興味のない会社の選考を進めるのはNG。たとえ転職エージェントの担当者に強くすすめられても、自分の希望と異なる場合は断ってかまいません。

エージェントへの電話例文(選考を辞退する場合)

大変申し訳ないのですが、株式会社○○の面接をキャンセルしたいと考えています。
実は、昨日、直接応募していた他の会社から採用のご連絡をいただきました。第一志望だったため、内定を承諾しようと考えています。

面接当日の連絡で恐縮ですが、このまま面接を受けてもかえってご迷惑になると思いますのでご連絡を差し上げた次第です。ぎりぎりのご連絡となってしまい、誠に申し訳ありません。

志望先の担当者と同じく誠意ある対応を心がけることが、今まであなたの転職をサポートしてくれたエージェントに対するマナーです。

選考を辞退したいときの伝え方

他社から内定がでた、条件が合わないといった場合、当日の面接をキャンセルするだけでなく、選考を辞退することになります。その場合の辞退理由の伝え方を解説します。

辞退理由を正直に説明することが大切

当日に面接をキャンセルし、選考も辞退する場合は、理由を正直に説明しましょう。他社から内定をもらった場合や条件が合わない場合はなかなか伝えるのに勇気がいりますが、ごまかしたり嘘をついたりしたことが後でわかったほうが悪印象です。

パターン別の辞退理由の伝え方は以下の通りです。

他社から内定が出た場合

この度、第一志望の企業から内定をいただいたため、面接を辞退させていただきます。今先ほど連絡をいただいたため、辞退連絡が直前になってしまい、誠に申し訳ありません。

内定先が第一志望であり、そこへの入社が確定していることを伝えるのがポイントです。

条件が合わない場合

○○という条件がやはり自分の希望に合っておらず、変更も望めないため、面接を辞退させていただきます。ずっと悩んでいたため、連絡が当日になってしまい、誠に申し訳ありません。

条件が合わず、変更も望めないことを伝えるのがポイントです。連絡が当日になってしまった理由を簡潔に伝えることも忘れてはなりません。

理由があいまいだと引き止められる可能性も

選考を辞退したいのならばしっかりと選考辞退の理由を述べることが大切です。

面接キャンセルの理由を「迷っている」「自信がない」「やりたいことと違う気がする」などのあいまいな理由にすると引き止められる可能性もあります。また、体調不良など嘘をついた場合も、別の日程を案内される恐れがあるため、おすすめできません。

日程を再調整したいときの伝え方

志望度の高い企業にもかかわらず、急なアクシデントで面接をキャンセルしなくてはならない場合、日程の再調整が必要になります。

その場合の伝え方と、次の面接で何をすべきかを解説します。

面接を受けたい気持ちをしっかり伝えることが大切

日程を再調整してほしい場合に大切なのは、選考辞退ではないということをしっかりと伝えることです。あなたが企業にとって必要な人材であれば、別の日程を用意してくれる可能性は高いです。

また、日程調整に応じてくれた場合に備えて、手元にスケジュール帳を用意して電話をかけましょう。

(会話例)再調整を依頼する場合。応募者:突然の体調不良により本日の面接に伺うことができなくなり申し訳ございません。大変恐縮ではございますが、他の日時に面接日を設けていただくことは可能でしょうか?御社を強く志望しており、ご検討いただけるのであれば、ぜひよろしくお願いいたします。/担当者:それでは別の日に再調整させていただきます。来週のご都合はいかがでしょうか?/応募者:○日13時以降、△日は終日お伺いすることができます。また、■日ですと14時までお伺いできます。勝手を申しましたが、□□さまのご都合はいかがでしょうか?/担当者:では、○日の○時から□時までなら都合がつきますよ。/応募者:ありがとうございます。それでは○日○時にお伺いさせていただきます。この度はご迷惑をお掛けし申し訳ありませんでした。また、再調整をしていただき、誠にありがとうございます。では○日よろしくお願いいたします。

理由は的確に伝える

面接を再調整してもらう場合は、相手に迷惑をかけてしまうため、できるだけ具体的な理由を説明したほうがベター。交通トラブル、体調不良や家庭の事情など、やむを得ない理由で面接をキャンセルする場合の例文と解説をご紹介します。

交通トラブルの場合

ただ今、御社に向かっている最中なのですが、○○線の電車が事故のため止まっており、いつ運転が再開するのかわからないとのことです。このまま復旧しなければ、○時の面接には遅れてしまいます。

ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。このままお伺いしてもよろしいでしょうか?

交通トラブルの場合は、トラブルの詳細と復旧の目途を伝えるのがポイントです。速やかに電話で連絡し、判断を仰ぎましょう。

もし、電車の中などで電話ができない場合はメールで連絡をし、電話ができるようになってから上記のように説明をしましょう。

体調不良の場合

本日、病院でインフルエンザの診断を受けました。体調管理がいたらず誠に申し訳ありませんが、本日の面接予定を変更していただけないでしょうか。

当日の発熱やインフルエンザなど体調不良の場合は、症状について具体的に話すことで、日程調整もやむを得ないと受け取られやすくなります。嘘のない範囲で、症状の重さを伝えましょう。

家庭の事情の場合

本日、父が骨折をしたのでただ今病院におります。家族がついていなければならず、大変申し訳ないのですが本日の面接にお伺いできなくなりました。

…プライベートな事情については、詳細まで話す必要はありません。ただし、誰がどうなったかの概要は伝えたほうが、担当者の理解は得やすくなるでしょう。

日程を調整してもらえた場合は、お礼メールを送る

無事に面接日の再設定ができた場合は、日時の確認を兼ねたお礼メールを送りましょう。謝罪の気持ちに加えて、面接日程を調整してもらえたことに対する感謝の気持ちも伝えるのがポイントです。

お礼メールの例文

<件名>
面接日程変更の御礼(○○○○←応募者のフルネーム)

<本文>
□□株式会社
□□部署 □□様

いつも大変お世話になっております。

○○○○(フルネーム)です。
本日は、お忙しい中、面接日程の調整にお手数をおかけし、大変申し訳ございませんでした。

ご調整いただきました◯月◯日◯時にご訪問させていただきます。
誠にありがとうございました。
今後とも、よろしくお願いいたします。

◯◯◯◯(フルネーム)
電話番号・メールアドレス

日程の再調整は難しいこともある

 

当然ですが、面接の再調整は受け入れられないこともあります。企業側の面接スケジュールに空きがない場合や、すでに他の人を採用することが決まってしまった場合は、再調整は望めません。

また、たとえ再調整が受け入れられたとしても自己管理がなっていないとして、マイナスの評価が下される可能性もあります。

面接のキャンセルをする場合は、再調整が受け入れられないリスクも覚悟した上で、連絡してください。

次回面接に行ったときに注意すべきこと

一度面接をキャンセルしたにもかかわらず日程を再調整してくれた場合には、次回の面接で必ずお礼を言いましょう。面接の初めにお礼の気持ちを伝えると、第一印象も良くなり面接がスムーズに進みます。

お礼例文

本日はお忙しい中、お時間を頂戴しありがとうございます。

また、面接日を再調整していただき、本当にありがとうございました。

お礼の品や、手土産などは必要ありません。礼儀を忘れず、誠意ある対応で面接に臨むことが一番です。

まとめ

本来、当日キャンセルはできるだけ避けるべきですが、やむを得ない場合は迅速かつ丁寧な連絡を心がけましょう。

メールではなく、電話で理由もしっかり説明するのがベター。また、日程の再調整をお願いするのか、それとも選考自体を断るのかははっきりと伝えましょう。

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