無視してもいい? 4種類の「使えない部下」と、その対処法

上司という立場に立ってから、「使えない部下」にイライラしたことがある人は少なくないでしょう。使えない部下の特徴や、改善させる指導方法を解説します。 

4つの特徴別|使えない部下へのイライラを抑える方法

使えない部下によくある4つの特徴別に、そのイライラを抑える方法を紹介します。実際に指導する立場に立ったことがある人に聞いた、イライラ対処法のヒアリング内容もあわせて紹介します。

1.仕事に対してやる気がない

使えない部下の特徴の一つとして、仕事に対してやる気がないとが挙げられます。例えば「質問してこない」「話をきちんと聞かない」といった勤務態度に表れることが多いでしょう。

しかし、上司側の対応によってやる気をなくしている可能性もあります。新人・部下だからといって、誰にでもできる簡単な作業ばかり頼んでいると「能力を過小評価されているのでは?」と本人が勘違いし、モチベーションが下がっていることも考えられます。

イライラを抑える対処法:部下の立場に立ってみる

イライラを抑えるためには、なぜその仕事に対してやる気を出せないのか、部下の立場になって考える時間を作りましょう。

部下の普段の言動を振り返ったり、会話して部下の意見に耳を傾けたりするのがおすすめです。その上で、仕事に対する考え方や進め方の違いを認められるようになると、イライラが収まりやすくなります。

実際に部下を持った経験のある社員にアンケートをとったところ、下記のような対処をしていたようです。

<体験談>

  • やる気にさせてあげられないのは自分の力不足と思うようにして、なんとかしてイライラを抑えた。(部下を持つ先輩社員)
  • ただただ感情を抑え込んで、淡々と仕事を任せるようにした。(管理職)

2.報連相ができない

報連相ができないのも、使えない部下の特徴です。

部下が仕事の進捗を報告しないと、次の仕事を頼むことができず、無駄な時間が発生してしまいます。または、部下が仕事のことでわからないことがあっても相談せずにいた場合、期日ギリギリになってリカバリー業務が発生するということも。

このように、報連相がないと自分の業務に支障をきたしてしまうため、思わずイライラしてしまいます。

しかし、上司が忙しくしていたり、イライラしていたりするのを見ると、部下は余計に声をかけづらく、報連相するべきタイミングがわからなくなるという悪循環に陥ってしまうのも事実です。

イライラを抑える対処法:自ら声をかける

自分から部下に声をかけて報連相を促すようにしましょう。自分も新人の時は、今ほどスムーズに報連相ができなかったはずです。

自分の時はどうだったのか考えるようにすると、報連相が苦手な部下の気持ちに寄り添うことができます。

実際に部下を持った経験のある社員にアンケートをとったところ、下記のような対処をしていたようです。

 〈体験談〉

  • そもそも報連相できないことを前提にして仕事するようにした。(部下を持つ先輩社員)
  • 時間を置いて冷静になるために、部下の指導方法を解説している本を読んだ。(管理職)

3.同じ失敗をしても対策しない

何度も同じミスを繰り返しているのに、反省せずに対策を取らないのも、使えない部下の特徴です。ミスが続くと「部下に注意や指導が響いていないのでは?」と感じ、イライラするのも無理ありません。

しかし、同じミスをする原因としては、上司の説明が不十分であるのにもかかわらず、上司が忙しそうに見えて聞き返すことができず、曖昧な理解のまま進めているという可能性があります。「ここまで言えば大丈夫だろう」と自分の感覚で伝えると、部下にとっては説明不足に感じてしまうこともあるでしょう。

イライラを抑える対処法:仕事の仕方は人それぞれと割り切る

「失敗から学ぶ」ということが苦手なタイプだと割り切って接するようにしましょう。また、自分の新人時代やミスをしてしまった時のことを思い出すようにすると、部下の失敗を受け止められるようになります。

実際に部下を持った経験のある社員にアンケートをとったところ、下記のような対処をしていたようです

〈体験談〉

  • 失敗しても学ばない人間だと割り切るようにした。(部下を持つ先輩社員)
  • 自分がミスした時のことを思い出してなるべく責めないようにした。(管理職)

4.一般常識がない

挨拶をしない、上司や先輩社員に対する態度・振る舞い方に問題があるなど、一般的な常識がないという部下も少なくありません。

営業職などの顧客と接する機会が多い職種の場合、マナーが悪いと仕事に支障が出てしまうことも。仕事以外に一般常識も教えなければならないとなると、「ここは学校じゃないぞ」とイライラしてしまいます。

しかし、部下は自分よりも社会人経験が少ないため、マナーや常識に関する知識量が少なくて当然です。また、挨拶ができなかったり、ぎこちない振る舞いになったりといった態度は、普段の指導方法が原因で萎縮しているせいなのにも関わらず、それを常識がないと勘違いしている可能性もあります。

イライラを抑える対処法:社会人経験が少ないので仕方ないと割り切る

自分も新人の時に知っていたかどうかを思い返し、常識のなさは社会人経験の少なさゆえに仕方ないと割り切ることが大切です。「常識」というのはあくまで育ってきた環境によって個々に異なるもので、相手がたまたま知らなかっただけだと考えると、イライラしなくなります。

実際に部下を持った経験のある社員にアンケートをとったところ、下記のような対処をしていたようです。

 体験談〉

  • 若いうちは常識がなくても仕方なく、これから教えていけばいいと切り替えた。(管理職)
  • 常識のない人間だと割り切って諦めた。(部下を持つ先輩社員)

コラム:部下を無視・放置したらパワハラ?

どんなに部下が使えなかったとしても、見限って無視したり、辞めさせようと嫌がらせしたりすることはパワハラと見なされる可能性があります。

厚生労働省が取り決めたパワハラの定義とその行動の具体例は、以下の通りです。

 身体的な攻撃 上司が部下に対して、殴打、足蹴りをする
 精神的な攻撃 上司が部下に対して、人格を否定するような発言をする
 人間関係からの切り離し
自身の意に沿わない社員に対して、仕事を外し、長期間にわたり別室に隔離したり、自宅研修させたりする
 過大な要求 上司が部下に対して、長期間にわたる、肉体的苦痛を伴う過酷な環境下での勤務に直接関係のない作業を命ずる
 過小な要求
上司が管理職である部下を退職させるため、誰でも遂行可能な受付業務を行わせる
 個の侵害 思想・信条を理由とし、集団で同僚1人に対して、職場内外で継続的に監視したり、他の従業員に接触しないよう働きかけたり、私物の写真撮影をしたりする

殴ったり悪口を言ったりはもちろん、仕事を与えないことも「過小な要求」としてパワハラになってしまいます。部下の仕事のできなさにイライラしてしまったとしても、落ち着いて指導するようにしましょう。

※参考:パワーハラスメントの定義について|厚生労働省

使えない部下を使えるようにする指導方法

使えない部下を仕事ができる部下に成長させるために、どのように指導したらいいのか4つの対策を紹介します。

1.モチベーションが上がるように仕向ける

やる気がなくて使えない部下を成長させるためには、部下のモチベーションが上がるタイミングを普段からよく観察し、本人がやる気を出せる仕事を割り振るようにしましょう。

仕事へのモチベーションが上がると、自発的に仕事を引き受けるようになったり、自分から工夫して業務効率の改善を試してみたりして、チームに貢献しようという意欲を見せます。さまざまな仕事を経験させてみて、どの仕事をしている時なら楽しそうなのか・スムーズに進むのかを様子見し、適性に合った仕事を任せるようにすると良いでしょう

また、普段やる気がないように見えてしまうこともきちんと指摘して、部下本人の態度を改めさせることも大切です。

さらに、できたことをなるべく褒めるようにすると、褒められることをモチベーションにして仕事にやる気を出すこともあります。仕事を進めるうちに成功体験が積まれて、本人にも自信がつきます。

実際に部下を持った経験のある社員にアンケートをとったところ、下記のような指導をしていたようです。

〈体験談〉

  • 本人に正直に「やる気がないように見える」と告げて反省を促し、やる気を出せるような業務のメイン担当にあててあげた。(部下を持つ先輩社員)
  • 周りの迷惑になると困るので、早い段階で「やる気がないように見えていて損だよ」と伝えて態度を改善させた。(管理職)

2.仕事内容を細かく段取りして都度確認する

報連相ができずにいる部下を成長させるためには、一連の仕事できる限り細分化して、段階ごとにこまめに声をかけて進捗を確認するようにしましょう。

声掛けを重ねるうちに、部下だけで仕事の進め方や確認のタイミングをつかめるようになります。経験が少ない新人の場合は、「仕事をどう進めたらいいかわかっていない」「自分が何についてわかっていないのかわからない」という場合が多いため、指示した内容が正確に伝わっているのか、上司側から丁寧に確認することが大切です。

また、「疑問点・不明点ができたらいつでも声をかけて質問して良い」と事前に伝えて、報連相に対する心理的なハードルを下げてあげましょう

実際に部下を持った経験のある社員にアンケートをとったところ、下記のような指導をしていたようです。

〈体験談〉

  • 報連相がないことでどんな悪い結果になるか説明して大切さを理解させ、できるようになったら褒めるようにした。(管理職)
  • 何回もこちらから声をかけて確認し、報告の型を作って実行させた。(部下を持つ先輩社員)

3.諦めずにしつこく注意する

ミスが減らず、使えない部下を成長させためには、嫌われることを恐れず、失敗しない方法や効率的な仕事の進め方などを何回も根気よく教えましょう

何度も同じことを注意されているうちに、部下は自分のやり方が悪いと自覚し、違うやり方を試すようになります。イライラしていたとしても「どうしてできないんだ」などと怒鳴ると、相手が萎縮する上にパワハラになる可能性もあるため、感情的にならず、なるべく冷静に伝えることが肝心です。

毎回注意しているのに同じミスを繰り返す場合、「どうしてミスしたのか」「また同じミスをしないためにはどうするべきか」という原因・解決策の深掘りを一緒に行い、いずれ部下一人でもできるように考える癖をつけさせましょう

実際に部下を持った経験のある社員にアンケートをとったところ、下記のような指導をしていたようです。

〈体験談〉

  • なぜミスしたのか本当の原因を毎回追求してもらい、次に失敗しないためのチェックリストなどを一緒に作った。(部下を持つ先輩社員)
  • できるようになるまで何度も言い聞かせる。(管理職)

4.どうしても使えない場合は異動・転職を促す

指導に手を尽くしてもどうにもならない場合は、そもそもその仕事に向いていないという可能性があります。それを本人にやんわり伝えて、まずは部署異動を打診してみましょう。

役職・立場によってそれが難しい場合は、さらに上の上司や管理職に相談するのが無難です。

どのような仕事であってもやる気を起こそうとしないなど、部署異動でも改善できそうにない根本的な問題の場合は、会社に不利益をもたらす前に転職を促すという選択肢もあります。

ただし、しつこく退職勧奨を行うとパワハラを疑われる可能性があるため、トラブルにならないように言動には注意しましょう。

まとめ

使えない部下は、「仕事にやる気を出さない」「一般常識がない」などの特徴があり、上司をイライラさせます。しかし、イライラするからといって無視したり辞めさせようとしたりするとパワハラになるため、落ち着いて冷静に接するようにしましょう。

一人で仕事をできるように、部下の適性を見定めながら根気よく指導すれば、少しずつ改善の兆しが見えるはずです。

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