【例文付き】履歴書の返却依頼方法 履歴書は企業から返却してもらえる?

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不採用となった企業や内定を辞退した企業から履歴書を返却してもらうことはできるのでしょうか?

この記事では、履歴書の返却を依頼する方法を例文とともに紹介するほか、履歴書の返却にまつわる疑問をQ&Aで解説していきます。

履歴書は希望すれば返却されることが多い

7割の企業が希望があれば「履歴書を返却」している

企業に提出した履歴書は、返却してもらうことは可能なのでしょうか?

2017年のリクナビNEXTの調査では、「不採用者の履歴書を返却する企業」は約4割、「応募者からの希望があれば返却する企業」は約3割となりました。

履歴書を返却しているかどうかの割合の図。希望の有無にかかわらず返却している:40.7%、希望があれば返却している:35.6%、希望の有無にかかわらず返却していない:26.7%※出典→リクナビNEXT 採用実態調査

企業に提出した応募書類は、その時点で企業のものとなるので、返却するかどうかはそれぞれの企業の判断となります。

応募者が返却を求めても、対応しなければいけない義務は法律上ありません。

ただし、最近では個人情報に対する意識が高まっていることもあり、募集要項などに履歴書の返却について記載する企業も増えています。

履歴書を返却しない3つの理由

前出の調査では、企業の3割は履歴書を返却しないと答えていますが、企業が履歴書を返却をしない理由は主に3つ。

  • 返却にはコストと時間がかかるため
  • 返却時の紛失、誤った宛先に送付してしまうといったリスクを回避するため
  • 選考の際に、担当者が履歴書に書き込みをしているため

これらの理由から、選考終了まで厳重に保管し、その後シュレッダーにかけて破棄するなどの対応をしている企業が多いようです。

履歴書の返却の依頼方法を例文とともにご紹介

履歴書の返却を依頼するタイミングは2つ

履歴書の返却を依頼する2つのタイミングは、1:企業に応募するとき、2:不採用通知を受け取ったときです。通知がくる前には依頼するのはやめましょう。

履歴書の返却を依頼するタイミングは大きく2つあります。

  • 企業に応募するとき
  • 不採用通知を受け取ったとき

どちらも、企業からの指定がない限り、応募者が返信用封筒に宛先を書いて切手を貼り、それを使って企業に返却してもらうのが基本です。

応募をするとき

履歴書の返却を依頼する1つ目のタイミングは、応募時です。募集要項に「履歴書の返却の有無」について書いてある場合があるので、要項の指示に従って履歴書の返却の手続きをとりましょう。要項には、履歴書の返却について以下のように書かれています。

例)
「不採用時は履歴書を返却いたします。」
「履歴書の返却を希望される方は、返信用封筒を同封ください。」 など

履歴書の返却は不可と書いてある場合は、返してもらえる可能性は低いので、無理な依頼をして心象を悪くしないように気をつけましょう。

不採用通知を受け取ったとき

2つ目は、不採用通知を受け取ったタイミングです。募集要項に履歴書の返却について書かれていない場合は、このタイミングで履歴書の返却をしてもらえるか、人事担当者にメールや電話で確認しましょう。

「なぜ選考前に聞いてはいけないの?」と思うかもしれませんが、選考前にこのような確認をすると、担当者は「受かる気がないのでは?」「他に本命企業があるから?」などネガティブな印象を抱いてしまいます。

選考を不利にしないためにも、合否が判明してから依頼するのがよいでしょう。

 履歴書の返却を依頼する例文

履歴書の返却をメールで依頼する場合

件名:履歴書の返却について(面接日、<新卒の場合は大学名>名前)

株式会社◯◯
人事部 ✕✕(採用担当者の名前)様

お世話になっております。△月△日に面接をしていただいた〇〇でございます。
先日は、面接の機会をいただき、ありがとうございました。

選考結果につきましては、誠に残念ではありますが、
謙虚に受け止め、引き続き就職活動に励んでいきたいと思います。

さて、掲題にもあります通り、
履歴書を返却していただけるかをお伺いしたく、ご連絡いたしました。
募集要項も改めて確認いたしましたが、
履歴書の返却の有無に関しての記載はありませんでしたので、
ご確認できればと存じます。

もし、返却が可能でしたら、メールにてご返信いただいた後に
返信用封筒と切手をお送りいたしますので、ご返送いただければと思います。

お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご検討をよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

<署名>
氏名 ◯◯ ◯◯
メールアドレス ✕✕✕@✕✕✕✕
電話番号 080-△△△-△△△△
住所 〒△△△-△△△△
東京都✕✕✕✕✕✕

電話での問い合わせをする際も、同様の内容で問い合わせをするとよいでしょう。

履歴書の返却にまつわるQ&A

内定を辞退する場合も履歴書は返却してもらえる?

内定を辞退する場合でも、履歴書の返却を依頼することは可能です。ただし、不採用の場合と同様に、募集要項に返却不可といった記載があると、対応してもらうのは難しいでしょう。

返却の依頼をする際は、内定辞退のメールを送るタイミングで、一緒に依頼するのがベストです。

<例文>

件名:内定辞退のご連絡(面接日、<新卒の場合は大学名>名前)

株式会社◯◯
人事部 ✕✕(採用担当者の名前)様

お世話になっております。△月△日に面接をしていただいた〇〇でございます。
先日は内定の回答に関してお時間をいただき、ありがとうございました。

熟慮いたしましたが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
これまで貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、
このようなご連絡となりましたこと、大変心苦しく感じております。

採用に関わってくださった関係者の方々には、心より感謝申し上げます。

また、重ね重ね恐縮ではございますが、一点お伺いしたいことがございます。
選考時にお送りした履歴書をご返却いただけないでしょうか?

募集要項も改めて確認いたしましたが、
履歴書の返却の有無に関しての記載はありませんでしたので、
ご確認できればと存じます。

もし、返却が可能でしたら、メールにてご返信いただいた後に
返信用封筒と切手をお送りいたしますので、ご返送いただければと思います。

お忙しい中、大変恐れ入りますが、ご検討をよろしくお願いいたします。

末筆ながら、貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。

<署名>
氏名 ◯◯ ◯◯
メールアドレス ✕✕✕@✕✕✕✕
電話番号 080-△△△-△△△△
住所 〒△△△-△△△△
東京都✕✕✕✕✕✕

退職するときに履歴書や関連書類は返却してもらえる?

応募時に提出した履歴書は、退職するときに希望しても返却されないのが一般的です。企業は社員の退職後、3年間は履歴書を保管しなければならないためです(労働基準法109条)。

情報漏えいや用途以外の使用が心配な人もいるかもしれませんが、

個人情報保護法では、

  • 履歴書は利用目的を越えて使用することは許されない
  • 退職してから3年したら、返却・破棄または削除を確実に行う

と定められています。保管期限が過ぎたらシュレッダーにかけて破棄する企業が多いようです。

退職から3年たてば、返却してもらえる可能性はありますが、対応してくれる企業はほとんどないでしょう。

アルバイトやパートでも履歴書は返却してもらえる?

アルバイトやパートの場合でも、返却する・しないはそれぞれの企業によって異なります。返却を希望する場合は、合否通知の後に電話やメールで依頼するとよいでしょう。

履歴書が返却されたら不採用?どういう意味?

合否通知前に履歴書が返却されたからといって、不採用になったとは限りません。

かつては、不採用の場合は、連絡もなく履歴書のみを返却することによって不採用通知とすることがあったようです。しかし、近年ではコンプライアンスの問題や個人情報保護の意識の高まりもあり、提出した書類を返却する企業が増えたという背景があるからです。

履歴書が返却されても、不採用かもしれないと慌てずに合否通知を待ちましょう。

返却された履歴書って再利用していいの?

履歴書を返却してもらったからといって、そのまま再利用して別の企業に提出するのはNGです。志望動機の内容は企業によって変わるはずなので、他の企業に流用すると、その企業の担当者に不自然な印象を抱かせてしまいます。

また、一度提出した履歴書は、細かな折れ跡や汚れ、場合によっては書き込みなどがあります。そのような履歴書を再利用してしまうと、企業から「やる気がない、だらしない」などのマイナスイメージを持たれてしまい、最悪の場合はそれだけで不採用になる可能性も。履歴書に貼った証明写真も同様に、剥がし跡がつくこともあるので再利用はNGです。

返却された履歴書は、お手本として次の履歴書の作成時に活用するのがよいでしょう。

まとめ

提出した履歴書の返却は、義務ではないため対応は企業によってさまざまです。

一度利用した履歴書を次の企業への参考にしたい場合は、あらかじめコピーするなどの対策をしましょう。また、返却の依頼は丁寧に行い、企業がスムーズに返却できるように準備をすることが大切です。

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