パスワードのかけ方も解説 コピペできるメール例文集と履歴書の送り方
履歴書や職務経歴書など、応募書類をメールで送るときのポイントを紹介します。
状況にあわせて使えるメール例文も掲載しているので、コピペして使用してください。
履歴書をメールで送るときの3つのポイント
はじめに、履歴書をメールで送るときのポイントを確認しましょう。
1.履歴書データはPDFファイルに変換する
履歴書のデータはPDFファイルに変換した上で送るのがおすすめです。
編集が可能なWordやExcel形式は、最悪の場合、第三者にデータを改ざんされたり悪用されたりする可能性がゼロではないためです。
WordやExcelをPDFに変換する方法
履歴書をPDFにする場合は、別ファイルを作成して保存する際に、ファイルの種類の中から「PDF」を選択します。
１左上の「ファイル」をクリックする
２「名前を付けて保存」を選択。ファイルの種類から「PDF（*.pdf）」を選び、保存
手書きの履歴書をPDFにする場合は？
手書きの履歴書をPDFにするには、プリンターで手書きの履歴書をスキャンしてPDFデータとして保存すればOK。
コンビニのマルチプリンターを利用する場合、USBメモリに保存するか、Wi-Fi経由で手持ちのスマートフォンに保存することができます。
この際、手書きの文字がつぶれていないか、確認するようにしましょう。
※参考：スキャン｜セブン‐イレブン
2.ファイル名は名前と送信日にする
企業に送る履歴書のファイル名には名前と送信日を入れると良いでしょう。
履歴書と職務経歴書の2つを送る場合は、どちらか判断できるように、ファイル名の先頭に書類名を入れるとわかりやすくなります。
〈ファイル名の例〉
- 履歴書_山田太郎_20220801
- 職務経歴書_山田太郎_20220801
3.メールの件名と本文は簡潔に書く
件名は「○○職応募の件/名前」
企業に履歴書を送るメールの件名には、その企業のどんな職に応募するのかと、自分の名前を書きます。中途採用に応募したい旨を簡潔に伝えてもOKです。
〈例〉
- ○○職応募の件/山田太郎
- 中途採用応募の件/山田太郎
採用担当者のもとには1日に何百通もメールが届くことがあるため、見落とされることがないようにわかりやすい件名にすることが大切です。
メールの本文も簡潔に書く
企業に送るメールの本文は簡潔に要件のみを書くことを心がけましょう。
適度に改行を入れると、読みやすい文面になります。
〈ポイント〉
- 宛名：企業名は（株）と省略せずに正式名称で書く。担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」でOK。
- 挨拶＋本題：まずは自分の名前を記載する。応募した旨と、応募書類を添付していることを簡潔に伝える。
- 締め：書類選考を依頼し、一度面接の機会をほしいと伝える。
- 署名：「氏名」「メールアドレス」「電話番号」「住所」の4つの情報を盛り込む。ハイフン（ー）やイコール（＝）、波線（～）などで、本文との区切りをつけると見やすい。
※新卒採用の場合は、最後の行に大学・学部・学科名も記入
履歴書を送るときのメール例文
履歴書をメールで送る際には、大きく分けて3つの方法があります。
メールでの履歴書の送り方3パターン
それぞれのポイントと実際のメール例文を紹介します。
1）履歴書ファイルをそのまま送る
履歴書ファイルをメールでそのまま（パスワードなしで）送信する場合は、本文内で履歴書などの添付資料がある旨を伝えます。
〈ポイント〉
履歴書にパスワードをかけずに送る場合、送り間違えのないよう宛先には十分注意しましょう。 送信ボタンを押す前に、企業のアドレスを復唱したり指でなぞるなどして確認するのがおすすめです。
履歴書をパスワードなしでそのまま送る場合のメール例文
件名：○○職応募の件/山田太郎
本文：
株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様
はじめまして。山田太郎と申します。
この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。
履歴書（と職務経歴書）を送付させていただきますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
ご多忙なところ恐れ入りますが、ご検討の上、一度面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
===========================
山田太郎
＊＊＊＊＊＊@abc-mail.com
080-1234-5678
〒111-1111
東京都港区〇〇〇〇
===========================
2）履歴書にパスワードをかけて送る
履歴書ファイルにパスワードをかけて送る場合は、下記の2通のメールを送る必要があります。
- 1通目：パスポートをかけた履歴書を送るメール
- 2通目：パスワードを伝えるメール
〈ポイント〉
メールは2通とも新規作成して送ります。
1通目に送ったメールに返信する形で2通目も送ってしまうと誤送信のリスクを回避できず、宛先を間違えた場合にパスワードも伝えることになってしまいます。
パスワードのかけ方は、4章の「履歴書ファイルにパスワードをかける方法」で解説しています。
1通目：パスワードをかけた履歴書を送るメール例文
件名：○○職応募の件/山田太郎
本文：
株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様
はじめまして。山田太郎と申します。
この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。
まずはメールにて、履歴書（と職務経歴書）を送付させていただきますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。パスワードはこの後、別のメールでお送りいたしますので、併せてご確認いただきますようお願い申し上げます。
ご多忙なところ恐れ入りますが、ご検討の上、一度面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
===========================
山田太郎
＊＊＊＊＊＊@abc-mail.com
080-1234-5678
〒111-1111
東京都港区〇〇〇〇
===========================
2通目：パスワードを伝えるメール例文
本文：
株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様
山田太郎と申します。
先程、送付した履歴書のパスワードは下記になります。
「****」
大変お手数ではございますが、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
===========================
山田太郎
＊＊＊＊＊＊@abc-mail.com
080-1234-5678
〒111-1111
東京都港区〇〇〇〇
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3）クラウドを使って履歴書を共有する
クラウドストレージサービスを使って、企業に履歴書のデータを共有する場合は、本文内にURLを記載します。
〈ポイント〉
アカウントの作成が不要なクラウドストレージサービスを利用する場合は、パスワードをかけずに履歴書を送った場合と同様に、送り間違いによって意図しない相手に個人情報が見られてしまう恐れがあるので注意。
ダウンロードの期限や回数に制限がある場合、忘れずに記載しましょう。
クラウドを使って履歴書を共有する場合のメール例文
件名：○○職応募の件/山田太郎
本文：
株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様
はじめまして。山田太郎と申します。
この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。
下記のクラウドサービスにて、履歴書（と職務経歴書）を共有させていただきます。
https//:*************
※ダウンロード期限は〇月〇日、回数は〇回までとなっておりますのでご注意ください
ご多忙なところ恐れ入りますが、ご検討の上、一度面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
===========================
山田太郎
＊＊＊＊＊＊@abc-mail.com
080-1234-5678
〒111-1111
東京都港区〇〇〇〇
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どの方法で履歴書を送ればよいのか、迷う場合は？
企業に提出方法について聞く
履歴書の提出方法を判断できない場合、企業にどういった方法がよいのか聞きましょう。
というのも、今までは「履歴書などの重要な書類にはパスワードをかけ、別途パスワードのみ送る」ことが一般的でしたが、近年ではセキュリティの脆弱性が問題視されています。その一方で、現在もこの方法を利用している企業が少なくなく、代替案も確立していないという実態があります。
このため、履歴書をメールで送るときの絶対的な正解はなく、会社によって考え方が異なるため、心配であれば、どのような方法がよいのか企業に聞いてみるのが無難でしょう。
提出方法を企業に尋ねる場合のメール例文
本文：
株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様
はじめまして。山田太郎と申します。
この度、〇〇にて貴社の求人情報を拝見し、〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。
ぜひとも応募書類をお送りしたいのですが、ご指定の提出方法はありますでしょうか。よろしければ、ご返信いただいたメールにそのまま添付いたします。
大変ご多忙なところ恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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山田太郎
＊＊＊＊＊＊@abc-mail.com
080-1234-5678
〒111-1111
東京都港区〇〇〇〇
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特に指定がなければそのまま送信する
もし提出方法を確認して「特に指定はない」と言われた場合、送信先のメールアドレスを間違えないように、企業からの返信にさらに返信する形で、履歴書ファイルを添付して送るとよいでしょう。
履歴書ファイルにパスワードをかける方法
万が一の誤送信に備えて、履歴書ファイルにはパスワードをかけておくと安心です。
ここではパスワードのかけ方を4つのステップに分けて解説します。
※注意：Excelファイルの場合、PDF変換時にパスワードをかけることはできません。Adobe Acrobatなどの有料ツールを使用するか、安全性を確認したうえでフリーソフトを使用するようにしましょう。
ステップ1.左上の「ファイル」をクリックする
ステップ2.「名前を付けて保存」を選択。ファイルの種類から「PDF（*.pdf）」を選ぶ
ステップ3.「オプション」をクリック。一番下の「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択する
ステップ4.希望するパスワードを設定する
コラム：履歴書に貼る写真データはどうする？
履歴書に貼る写真データは、スピード写真や写真館などで撮影することで手に入ります。
それぞれのおすすめポイントや、履歴書に写真データを添付する方法については、下記の記事をチェックしてください。
応募書類の準備は完了？提出後の流れもチェックしよう
履歴書と職務経歴書の作成がまだの人は、下記の記事から無料のテンプレートをダウンロードしてください。わかりやすい見本を見ながら作ることができます。
完成間近の人は、作成時のポイントを確認し、提出前の最終チェックを行いましょう。
履歴書を提出した後は、書類選考に通過したら、次はいよいよ面接です。
まずはメールなどで面接の日程調整が必要になるので、企業から連絡が来た時に備えて確認しておきましょう。
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