履歴書をメールで送るときのマナー

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企業に「履歴書をメールで送ってください」と言われたものの、どうしたら良いのか? 写真付きの履歴書をどう作成すれば良いのか? どのように履歴書をメールで送れば良いのか? 悩んでしまいますよね。

このページでは、添付する履歴書データの作り方から、メールを送る際の文例まで、企業に履歴書をメールで送るときの基本的なマナーについてわかりやすく紹介します。

履歴書データの作り方

パソコン操作中の手元履歴書をメールで送る場合は、履歴書データを準備する必要があります。

履歴書データの作成方法は、パソコンでWordやExcelなどを使用してご自身で作る方法と、手書きの履歴書をスキャンしてPDFデータかJPEGデータにする方法があります。また、企業指定のフォーマットがある場合もありますので、応募する際には、募集要項などを確認しましょう。

特に企業から履歴書データの指定がなければ、WordやExcelを使用して履歴書データを作成しましょう

Word、またはExcelで履歴書データを作成する場合

履歴書のフォーマットはさまざまなWebサイト上にありますので、一般的な様式のものであれば利用して、履歴書データを作成いただいて構いません。

※転職Hacksの履歴書フォーマットはこちら→『履歴書テンプレートの無料ダウンロード

データを保存する際は、ファイルの種類に注意

Wordには、2007年以降のソフトで保存される「.docx」の形式がありますが、これは2006年以前のWordソフトを使用しているパソコンでは、正常に開けない場合があります。一方、古い形式である「.doc」は、2007年以降のソフトでも開くことが可能です(Excelの保存形式である「.xls」と「.xlsx」も同様です)。

企業があなたの履歴書データを確実に開くことができるように、Wordの拡張子は「.docxではなく.docにしましょう(Excelの場合は「.xlsxではなく.xls」にしましょう)

保存ファイル名は「自分の名前+日付」

作成した履歴書データの保存ファイル名は、企業がファイルを管理しやすいように「自分の名前+日付」などにしておきましょう。

手書きの履歴書をスキャンしてデータにする場合

基本的には、履歴書データはWordかExcelで作成すべきですが、企業から手書きの履歴書を送ってほしいと指定された場合は、手書きの履歴書をスキャンしてPDFデータの履歴書を作成します。

PDFファイルは改変されないというメリットがありますが、保存データの容量には注意が必要です。
容量については、後述の「企業に送るメールの書き方と注意点」を参照してください。

▼ポイント

  • 企業から指定がなければ、独自のフォーマットで履歴書データを作成し、企業から指定があれば、そのフォーマットに従って履歴書データを作成しよう!
  • 履歴書データ作成の際のデータの拡張子には注意が必要!

※参考→『履歴書をパソコンで作成する方法

顔写真データを準備しよう

履歴書の顔写真履歴書をメールで送る場合、履歴書の写真枠に顔写真データを添付しましょう。

顔写真データは写真館やスピード写真で準備

履歴書に貼付する顔写真データは、下記の方法で準備することができます。

  1. 写真館で撮影してもらう
  2. スピード写真で撮影する(一部対応していない機種もあるため注意が必要)
  3. 撮影した証明写真を自分でスキャンする
  4. デジカメや携帯電話を使用して自分で撮影する

写真館やスピード写真はプリントされた写真というイメージが強いですが、最近ではデータ化してくれるサービスを行っているところもあります。

自分でスキャンするより高解像度で、かつ「3.撮影した証明写真を自分でスキャンする」「4.デジカメや携帯電話を使用して自分で撮影する」よりも、写真データのクオリティが高いので、できるだけ写真館かスピード写真を利用すると良いでしょう。

なお、データ化に対応していない場合もあるため、利用の際には事前に確認をとりましょう。

※履歴書の写真について詳しくはこちら→『履歴書写真大全

顔写真は履歴書に貼付した状態で提出

写真データは、Wordのコピー&ペイストなどの機能を使って、履歴書のデータ上の写真枠に貼付して提出します(基本的に、履歴書データと別に顔写真データをメールに添付する必要はありません)。

企業から履歴書に顔写真を添付する指定がなくても、顔写真を貼付しておいたほうが良いでしょう。
万が一、やむを得ず、顔写真データを準備できない場合は、下記のようなメールの文面を添えると良いでしょう。

<例:顔写真を貼付していない履歴書データを送る場合、メールに添える文面>

顔写真データを作成する環境が整っていないため、
メールでは顔写真を貼付した履歴書データをお送りできません。

必要であれば、履歴書書類を郵送しますので、
大変お手数ではございますが、ご指示をいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

▼ポイント

  • 顔写真データは写真館で用意しよう!

履歴書データにはパスワードを必ず設定する

履歴書データにパスワードを設定することは常識になりつつある

鍵穴とキーメールに添付する際には、ファイルにパスワードを設定しましょう。

履歴書は重要な個人情報ですので、最近、「ファイルにパスワードを設定することは常識」と考える企業が増えてきました。パスワードを設定していないファイルをメールで送信すると、人事担当者から「情報管理に疎い人物」という印象を与えてしまう危険性もあるので、パスワードは忘れずに設定しましょう。

パスワードの設定方法

履歴書データにパスワードを設定する詳しい解説は、『履歴書をパソコンで作成する方法』を参考にしてください。

他の書類とまとめてパスワードを設定する場合

履歴書以外にも、職務経歴書やその他の書類をまとめて送る場合は、Zipファイルなどで書類を1つにまとめて、Zipファイル自体にパスワードをかけて送る方法があります。

※参考→『Windows TIPS:ZIPファイルにパスワードを付ける

パスワードは別のメールで送る

ファイルのパスワードは、履歴書を添付するメールとは別に、もう1通メールを作成し、そこにパスワードを明記して送りましょう

設定したパスワードは、同じメールの本文に「パスワードは、○○○○○です」などと記載してはいけません。

なお、企業によっては、ファイルにパスワードを設定する習慣がないため、パスワードが設定されたファイルを受信した採用担当者がファイルを開けない可能性があります。そのようなことのないよう、企業に送るメールには、下記のような文面をメールに添えると良いでしょう

<例:パスワードを設定したことをお知らせする文面>

履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。

パスワードはこの後のメールでお送り申し上げますので、
併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。

▼ポイント

  • 履歴書は個人情報の塊。セキュリティ保護のためにも履歴書データにはパスワードをかけよう!
  • パスワードは別のメールで知らせるようにしよう!

企業に送るメールの書き方と注意点

企業にメールを送る場合は、履歴書を添付したメールと、パスワードを明記したメールを2通送る必要があります。

件名は簡潔にわかりやすく

企業に送るメールの件名は、わかりやすいものにしましょう。

担当者の中には、一日に何百通もメールが届いている方もいます。担当者が見落とすことのないように、一目でメールの内容が理解できるようにしましょう。特に、データを添付した場合は、添付されているデータが一目でわかるような簡潔な件名にしましょう

<例:履歴書を添付したメールの件名>
・中途採用応募の件/履歴書添付(氏名)
・履歴書等送付の件(氏名)

<例:パスワードを明記したメールの件名>
・パスワードの件(氏名)
・履歴書ファイルパスワード(氏名)

本文は具体的かつ簡潔に要点だけを書く

企業に送るメールは、具体的かつ簡潔に書くことを心がけましょう。適度に改行を入れることで、採用担当者が読みやすいメールの文面にすることも大切です。

また、メールを送る場合、株式会社を「(株)」や有限会社を「(有)」と略するような省略語は使用せずに書きましょう

メールの本文の内容構成は、基本的に下記5項目をおさえて書きましょう。

  1. 宛先
  2. 自己紹介
  3. 要件
  4. 締め
  5. 署名

具体的なメール本文の例は、下記を参考にしてください。

<例:履歴書をメールで送信する場合>

件名:中途採用応募の件/履歴書添付(氏名)

本文
株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様

はじめまして。
私、○○(フルネーム)と申します。

この度、○○で御社の求人情報を拝見し、御社の○○職に応募させていただきます。
(ここに志望動機を簡潔に添えるとイメージアップにつながります)
まずはメールにて履歴書等の応募書類を送付させていただきますので、ご査収いただきますようお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールでお送り申し上げますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。

大変ご多忙なところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

<末尾には、あなたの住所、氏名、電話番号、メールアドレスを表記しましょう>

<例:一度履歴書を郵送している後、改めてメールで履歴書を送信する場合>

件名:中途採用応募の件/履歴書添付(氏名)

本文
株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様

私、○○(フルネーム)と申します。

ご指示いただきました履歴書を、本メールに添付させていただきます。
大変お手数ではございますが、ご査収の上いただきますようお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールでお送り申し上げますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。

大変ご多忙なところ、恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

<末尾には、あなたの住所、氏名、電話番号、メールアドレスを表記しましょう>

<例:パスワードを設定したメール>

件名:パスワードの件(氏名)

本文
株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様

私、○○(フルネーム)と申します。

先程、送付させていただきました履歴書のパスワードをお送り申し上げます。
パスワードは下記になります。

「○○○○○○」

大変お手数ではございますが、ご査収の上、よろしくお願い申し上げます。

<末尾には、あなたの住所、氏名、電話番号、メールアドレスを表記しましょう>

企業から履歴書受領のメールが届いた場合は、1日以内に返信する

企業からメールが届いた場合は、可能な限り早く返信することで、企業への志望意欲が高いことをアピールしましょう。メールの返信期日の目安としては、1日以内です。

1日以内に返信が難しい場合は、可能な限り早く返信しましょう。

※企業へのメールの送り方について詳しくはこちら→『面接のお礼メールの書き方・タイミング

企業にメールを送る際の注意点

フリーメールの使用は避けたほうが無難

企業にメールを送るためには、メールアドレスが必要になります。

使用するメールアドレスは、固定アドレス(自宅で使用しているインターネットプロバイダーから支給されたものなど)を使用すると良いでしょう。学校卒業後でも、学校指定のメールアドレスが使用できるのであれば、学校指定のメールアドレスを使用しても良いでしょう。

なお、使用するアドレスは「名前と氏名の組み合わせ」など、ビジネスにふさわしいアドレス名にしておきましょう。

Yahoo!やGoogleに代表されるフリーメールは、企業側の環境によっては迷惑メール(スパムメール)扱いされたり、企業から返信があってもフィルタにかかって受信できない(迷惑メールに振り分けられる)可能性があるため、使用を避けたほうが無難です。
どうしてもフリーメールを使用する際は、メールフィルタの設定をして、企業のドメインをブロックしないようにしましょう。

また、携帯電話のキャリアメールやビジネスシーンに相応しくないアドレス(love_love_恋人名など)は採用担当者に常識がないと思われる可能性があるため、避けましょう。

タイプミスやデータの添付ミスにはくれぐれも注意が必要

メールを送る際、最もよくある誤りとして、タイプミスやデータの添付ミスがあります。

このようなミスのあるメールを受け取った採用担当者は、あなたの履歴書を見る前に、「いい加減な人だ」「うちに興味がないのでは」などと、あなたにマイナスの印象を抱いてしまう危険性があります。

メールを送る際には、ミスのないように注意しましょう。

添付ファイルのデータ容量には注意が必要

履歴書をメールに添付して送る場合、履歴書データの容量が大きすぎると、企業によってはウイルスメールや迷惑メールと判断され、メールが届かない危険性があります。

WordやExcelなどの場合は、それほど心配する必要はありませんが、PDFや画像データの場合は、添付するファイル数によっては、データ容量の注意が必要です。

企業が契約しているメールサーバーによって異なりますが、添付ファイルのデータ容量は2MBを一つの目安とすれば良いでしょう。

作成した履歴書データの都合上、やむを得ず2MBを超えてしまう場合は、履歴書データを送る前に、電話かメールで人事担当者に了承をいただくか、オンラインストレージのファイル転送サービス(「宅ふぁいる便」や「firestorage」など)を利用するのも手です。

なお、ファイル転送サービスを利用して履歴書データを送る場合の具体的なメール本文の例は、下記を参考にしてください。
パスワードについては、上記で解説した「例.パスワードを設定したメール」を参考にしてください。

<例:ファイル転送サービスを利用して履歴書データをメールで送信する場合>

件名:中途採用応募の件/履歴書の件(氏名)

本文
株式会社○○○○○○○
採用ご担当者様

はじめまして。
私、○○(フルネーム)と申します。

この度、○○で御社の求人情報を拝見し、御社の○○職に応募させていただきます。
(ここに志望動機を簡潔に添えるとイメージアップにつながります)
履歴書等の応募書類についてですが、データ容量の都合上、メール添付ではなく、ファイル転送サービスを利用しました。
大変お手数ではございますが、下記サイトより書類をダウンロードいただきますようお願い申し上げます。

http://~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードはこの後のメールでお送り申し上げますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。

大変ご多忙なところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、一度、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

<末尾には、あなたの住所、氏名、電話番号、メールアドレスを表記しましょう>

▼ポイント

  • 企業に送るメールは、件名を簡潔に、本文は具体的かつ簡潔にまとめよう!
  • 担当者に読みやすいメールを送ることで、あなたの印象がアップします!
  • フリーのメールアドレスは極力使用しない!
  • タイプミスや添付ミスをしない、ファイル容量にも注意する。企業にメールを送る際は、くれぐれも細心の注意を!

まとめ

以上が、履歴書をメールで送る際のポイントです。

ネットの普及に伴って転職活動のスタイルも大きく変わってきましたが、担当者の立場に立って、マナーを守ったメールを送るよう心がければ、基本的には大丈夫です。

次の選考(筆記試験、面接など)に進むためにも、印象の良いメールを送りましょう。

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