コピペできる例文付き 履歴書をメールで送るには?

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履歴書をメールで送るときの例文やマナーを、送信前のチェックリスト付きで紹介します。

履歴書を送るときのメール例文・書き方

履歴書を送るときのメール例文

履歴書をメールで送る際には、以下の2通が必要です。

1通目:履歴書を添付するメール

履歴書本体を添付するメールとして、2つの状況別に例文を紹介します。

  • 企業側から履歴書を送ってほしいと頼まれた場合
  • 採用に応募するとともに履歴書を送る場合

<企業側から履歴書を送ってほしいと頼まれた場合>

件名:履歴書提出の件/山田太郎

本文:

株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様

私、山田太郎と申します。
ご指示いただきました履歴書を、本メールに添付させていただきます。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。

パスワードはこの後のメールでお送りいたしますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。

大変ご多忙なところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

氏名:山田太郎
大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
(都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載)

———————————

<採用に応募するとともに履歴書を送る場合>

件名:中途採用応募の件(履歴書添付)/山田太郎

本文:

株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様

はじめまして。
私、山田太郎と申します。

この度、〇〇で御社の求人情報を拝見し、御社の〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。

まずはメールにて履歴書を送付させていただきますので、ご査収いただきますようお願い申し上げます。

なお、履歴書のファイルにはパスワードを設定しております。

パスワードはこの後のメールでお送り申し上げますので、併せてご確認をいただきますようお願い申し上げます。

大変ご多忙なところ恐れ入りますが、ご確認、ご検討をいただき、一度、面接の機会をいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

氏名:山田太郎
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
(都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載)

———————————

2通目:パスワードを伝えるメール

履歴書データのパスワードは、履歴書本体を添付したメールを送った後、もう1通別のメールを作成して送りましょう。

履歴書本体を添付したメールの本文に「パスワードは、〇〇〇〇です」などと記載してはいけません。

<パスワードを送る場合>

件名:履歴書パスワードの件/山田太郎

本文:

株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様

私、山田太郎と申します。
先程、送付させていただきました履歴書のパスワードをお送り申し上げます。

パスワードは下記になります。

「〇〇〇〇」

大変お手数ではございますが、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

———————————

氏名:山田太郎
大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
(都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載)

———————————

履歴書を送るときのメールのマナー3つ

【履歴書を送るときのメールのマナー3つ】件名は「履歴書提出の件/名前」|本文は具体的かつ用件だけを書く|署名を入れるのを忘れずに!

履歴書を送るときのメールのマナーは3つです。

件名は「履歴書提出の件/名前」

企業に履歴書を送る際のメールの件名は、「履歴書提出の件/山田太郎」としましょう。

採用担当者には1日に何百通もメールが届くことがあるため、見落とされることがないよう、用件と送り主がわかりやすい件名にすることが大切です。

採用に応募するとともに履歴書を送る場合には、「中途採用応募の件(履歴書添付)/山田太郎」などと、採用に応募することもわかるようにするのがおすすめです。

また、パスワードを送る際にも、「履歴書パスワードの件/山田太郎」としましょう。

本文は具体的かつ用件だけを書く

企業に送るメールは、具体的かつ簡潔に要件のみを書くことを心がけましょう。適度に改行を入れることで、読みやすい文面にすることも大切です。

メールの本文の内容構成は、基本的に下記4項目です。

  1. 宛名:メール本文の一番はじめには、「〇〇(担当者の名前)様」と書く。担当者の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」でOK。企業名は株式会社を「(株)」、有限会社を「(有)」などと省略せずに正式名称を書く。
  2. 自己紹介:新卒の場合は「大学・学部・学科名+名前」、中途の場合は名前のみを書く。
  3. 要件:履歴書を送ることや、パスワードを別のメールで送ることを書く。採用に応募する場合には、応募したい旨も明記する。
  4. 締め:「お手数おかけいたしますが、よろしくお願いいたします」など、締めの挨拶を書く。

署名を入れるのを忘れずに!

メールの最後には、署名を入れることを忘れないようにしましょう。

署名には、氏名・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。新卒の場合には、大学・学部・学科名の記入もするようにしましょう。

氏名:山田太郎
大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
(都道府県から町名、番地、建物名、号室を正確に記載)

履歴書データ作成時の注意点3つ

履歴書データを作成するときの注意点は3つあります。

履歴書はPDFに変換した上で送ろう

メールで送る履歴書データは、必ずPDFに変換するようにしましょう。

WordやExcelのままだと第三者による書き換えが可能であったり、使っているパソコンの違いによってはうまく表示されない可能性もあります。そのため、書き換えができず、使っているパソコンに左右されないPDF形式で送るのがおすすめです。

履歴書データをPDFに変換する方法は以下の通りです。

  1. WordやExcelで作成した履歴書を開き、「ファイル」タブをクリックする
  2. 「名前を付けて保存」をクリックし、保存する先を選ぶ
  3. 「ファイルの種類」から「PDF(*.pdf)」を選んで保存する

ファイル名は「自分の名前_送信日」

メールに添付する履歴書のファイル名は「〇〇〇〇(名前)_〇月〇日(送信日)」にします。履歴書本体に記載する日付も送信日に変更しておきましょう。

誰からの履歴書でいつ送られてきたのかがひと目で分かり、採用担当者が見つけやすくなるためです。

ファイル名の変更方法は以下の通りです。

  1. WordやExcelで作成した履歴書のデータの上で右クリックする
  2. 「名前の変更」をクリックする
  3. 現在のファイル名を消し、「〇〇〇〇(名前)_〇月〇日(送信日)」に変更する

履歴書にはパスワードをかけよう

履歴書は個人情報のため、必ずパスワードをかけましょう。パスワードをかけずに送ると、セキュリティ意識が低い印象を与えかねません。

パスワードのかけ方は以下の通りです。

  1. WordやExcelで作成した履歴書を開き、「ファイル」タブをクリックする
  2. 「名前を付けて保存」をクリックし、保存する先を選ぶ
  3. 「ファイルの種類」から「PDF(*.pdf)」を選ぶ
  4. 「オプション」をクリックし、一番下の「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れ、OKボタンを押す
  5. パスワードを記入しOKボタンを押した上で、保存する

履歴書をメールで送信する前の最終チェックリスト

履歴書をメールで送信するときにチェックしたい項目は以下の通りです。下記の項目が一通り確認できてから、履歴書を送信するようにしましょう。

履歴書をメールで送信するときのチェックリスト

<履歴書データのチェック>

<メールのチェック>

コラム:履歴書を郵送するときのメールはどう書けばいい?

企業から個別に「履歴書を郵送で送ってください」と言われることがあるかもしれません。その場合、郵送後に郵送完了のメールをしましょう

ただし、応募要項などで一律に履歴書の郵送を指定されている場合には、わざわざ郵送したことをメールで伝えなくても大丈夫です。

<履歴書を郵送したことを伝える場合>

件名:履歴書郵送のご連絡/山田太郎

本文:

株式会社 転職Hacks
採用ご担当者様

お世話になっております。
御社の採用に応募しております、山田太郎と申します。

先日ご指示いただきました履歴書を、本日〇月〇日(〇)付で送付いたしました。
ご査収のほど、お願い申し上げます。

大変ご多忙なところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

———————————

氏名:山田太郎
大学名:〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇

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※履歴書の郵送の仕方について詳しくは→ 履歴書の郵送ガイド|封筒のサイズや色・宛名の書き方まで【保存版】

履歴書をメールで送る際のQ&A

ここでは、履歴書をメールで送るときのよくある疑問を解決します。

Q1:メールで送る履歴書の写真はどうやって用意する?

メールで送る履歴書の写真データは以下の方法で入手できます。

写真館で撮影してもらう場合

  1. 撮影した写真をデータ化してくれる写真館を探し、撮影してもらう
  2. 受け取ったデータをパソコンに取り込む
  3. 履歴書のファイルに貼り付ける

スピード写真で撮影する場合

  1. スピード写真で履歴書用の写真を撮影する
  2. 撮影した写真を自宅やコンビニでスキャンしてデータとして取り込む
  3. スキャンしたデータをトリミングし、履歴書に貼り付ける

※最近は写真をデータで受け取れるスピード写真もあります

自分のスマホやデジカメで撮影する場合

  1. 自分のスマホやデジカメで履歴書用の写真を撮影する
  2. データをパソコンに取り込む
  3. 取り込んだデータをトリミングし、履歴書に貼り付ける

写真データのクオリティを考えると、費用は少し高めになりますが、写真館で撮影してもらうのがおすすめです。

万が一、写真データの準備が間に合わないなどの場合には、以下のような文面をメールに添えるといいでしょう。

顔写真データの準備ができていないため、
メールでは顔写真を貼付した履歴書データをお送りできません。

必要であれば、顔写真を貼った履歴書書類を郵送しますので、
大変お手数ではございますが、ご指示をいただきますよう、よろしくお願い申し上げます。

Q2:履歴書をスマホから送信してもいい?

履歴書をメールで送る際には、スマホから送っても構いません。その際、件名や署名を忘れずにつけるほか、履歴書にパスワードをかけることを忘れないようにしましょう。

そもそも履歴書をスマホで作成したい場合は、下記のような履歴書作成用のアプリやウェブサイトを使用すると便利です。

※スマホ用アプリ(iPhoneのみ対応)→レジュメ

※ウェブサイト→yagish

Q3:手書きの履歴書をメールで送る場合には?

手書きの履歴書をメールで送りたい場合には、履歴書をスキャンしてPDFデータにしましょう。スキャンは家庭用のプリンターや、コンビニのマルチプリンターで可能です。

データを取り込んだら、PDFデータに変更し、パスワードをかけてメールに添付しましょう。

まとめ

近年では、履歴書をメールで送るよう指定する企業も増えてきました。履歴書を送る際には、マナーを守ったメールを送るように心がければ、基本的に問題ありません。

次の選考に進むためにも、印象の良いメールを送りましょう。

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