注意点や会話文例も紹介 企業の電話に折り返すベストタイミングは?

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授業やバイトの合間に企業からの着信履歴に気づいて、ドキッとした経験がある人は多いのではないでしょうか。

かけ直すべきタイミングが分からず、少し時間を置いてから折り返したいと思う人もいるでしょう。

この記事では、企業からの電話に折り返すベストタイミングと、電話のマナーを解説します。

企業の電話に折り返すタイミングはいつが正解?

説明会に参加した企業や選考を受けている企業からの電話には、気が付いたらすぐに折り返すべきなのでしょうか。

YESとNOで答えるフローチャートを使って、企業からの電話に折り返すベストタイミングを確認しましょう。

Yes/Noチャートで判断!企業に電話を折り返すベストタイミング

企業からの電話に折り返すベストタイミングの判断チャート。Q1:留守電が入っているかを確認。「Yes」なら、留守電の内容に応じて対応を→A1へ。「No」なら→Q2:今の時刻は9時~19時かを確認。「Yes」なら、すぐに折り返しの電話をかける→A2へ。「No」なら→Q3:明日も平日かを確認。「Yes」なら、翌日の10時以降にかけ直す→A3へ。「No」なら、休み明けの10時以降にかけ直す→A4へ。

【A1の人】留守電の内容に応じて対応しよう

留守電が入っていたという人は、以下の内容に応じて対応しましょう。

「また改めます」と吹き込まれていた場合

「折り返しの連絡をください」と吹き込まれていた場合

「また改めます」「折り返しの連絡をください」と吹き込まれていた場合は、いずれにしても電話に気づいた時点ですぐに折り返すのがマナーです。

ただし、電話に気づいたのが19時以降の場合は、翌日10時以降にかけ直します。翌日が土日や祝日の場合は、休み明けに折り返しの電話をしましょう。

心配であれば、担当者にメールで「お電話に出ることができず申し訳ありません。休み明けに改めます」連絡を入れておいてもよいかもしれません。出社してすぐに確認してもらえるはずです。

状況や結果の報告などが吹き込まれていた場合

面接などの選考結果などが吹き込まれていた場合は、企業に折り返しの電話をする必要はありません

改めて折り返しの電話をしても、再度同じ内容を直接電話口で説明されることになります。

「詳細はメールでお送りします」と吹き込まれていた場合

「詳細はメールでお送りします」と吹き込まれていた場合は、メールの受信ボックスを確認し、届いているメールに返信をします

直接電話で話す必要がありそうな場合やメールが届いていないという場合は、すぐに折り返しの電話をしましょう

【A2の人】放置しない!今すぐ電話を折り返そう

企業からの留守電などがなく、今の時刻が19時を過ぎていない場合は、すぐに折り返しの電話をしましょう

就業時間内の中でも、朝や昼、夕方を避けた10時~12時や13時~16時が最もふさわしい時間帯とされていますが、翌日に持ち越すよりは一度かけてみるのがベター。

つながらなければ、翌日の10時以降にかけ直しましょう。

【A3の人】翌日の10時以降に折り返すのがベスト

19時を過ぎてしまっていて、かつ翌日も平日であれば、翌日の10時以降にかけ直しましょう

もしかけ直す前に企業から連絡が来たとしても、「折り返しの電話がなく失礼だ」という印象にはなりません。気になるようであれば、「10時以降に改めようと思っていたところでした。ありがとうございます」と伝えましょう。

【A4の人】休み明けに折り返しの電話をすればOK

金曜日や祝前日の19時以降に企業からの電話に気づいた場合は、休み明けの10時以降に電話をすればOKです。

ただし、土日に行う説明会や月曜朝一の選考の連絡など、心当たりがある場合は、祝前日であっても電話をかけてみても良いでしょう。メールで連絡が来る可能性もあるので、チェックしておくと安心です。

企業に折り返し電話をする際の注意点は?

ここでは、企業に折り返し電話をする際の2つの注意点を説明します。

ポイント1:手元にメモやスケジュール帳があるか?

企業への折り返しの電話は、手元にメモやスケジュール帳を用意してからにしましょう。

説明会や面接の日程調整など、スケジュールを把握していないと困る用件かもしれませんし、電話中にメモを取っておいたほうが良さそうな内容でも、焦らずに対応することができます。

ポイント2:静かな場所にいるか?

企業に電話をする際は、なるべく静かな場所でかけるようにしましょう。

駅のホームや学校の食堂など、騒がしいところでは、自分の声も相手の声も聞き取りづらくなってしまいます。また、静かな場所のほうが落ち着いて電話をかけ直すことができます。

企業への折り返し電話でなんて言う?【会話文例】

企業に折り返しの電話をかける前に、電話のマナーや言葉使いを確認しましょう。

企業への折り返し電話対応マニュアル

企業への折返し電話対応マニュアル。例)自分「お世話になっております。私、●●大学の▲▲と申します。先ほど■時ごろにお電話いただいたので、折返しご連絡いたしました。◆◆様(担当者名)をお願いできますでしょうか?」/受付「●●大学の▲▲さんですね。確認いたしますので、少々お待ちください。」→担当者に取り次いでもらう→/担当者「お電話かわりました。◆◆です。」/自分「お世話になっております。私、●●大学の▲▲です。先ほど■時ごろにお電話いただいたので、折返しご連絡いたしました。」/担当者「折返しのご連絡ありがとうございます。(以下略)」

大学名と名前、折り返しの連絡をしたことを伝えればOK

はじめに大学名と名前、折り返しの連絡をした旨を伝えましょう。企業に電話をかける際は、まずは自分の名前を名乗るのがマナーです。

電話に人事や担当者本人が電話に出るとは限らないので、名前が分かるのであればきちんと伝えましょう。

担当の人に電話をつないでもらったら、確認のためにも再び大学名と名前を伝えます

こんなときはどうする?状況別Q&A集

企業に折り返しの電話をする際のよくある疑問を、Q&A形式で解説します。

折り返しの電話をかけてもつながらなかったら?

企業に折り返しの電話をかけてみたものの、つながらなかった場合は、数時間後、あるいは翌日改めて電話をかけましょう

留守電に切り替わるようであれば、「先程お電話頂いた〇〇大学の△△です。折り返しご連絡いたしましたが、ご不在なのでまた改めます」とメッセージを残しておくと良いでしょう。

企業の担当者の名前が分からない場合は?

折り返し先の企業は分かっても担当の人の名前が分からないという場合、電話を折り返した際に、その旨を正直に伝えればOK

「御社の選考を受けている〇〇大学の△△です。担当の方のお名前が分からないのですが、着信が入っていたため、折り返しご連絡させていただきました」と伝えて電話口の人の判断を仰ぎましょう。

折り返しの電話で担当者が不在だったら?

折り返しの電話をしたのに担当者だと言われた場合は、後日改めると伝えておけばOK。翌日の10時以降に再度かけ直しましょう。

担当者にこちらから電話したことを伝えてもらえば、再度電話をかけてきてくれることもあります。

折り返すと言われたのに、かかってこない場合は?

企業から折り返すと言われたのに電話がかかってこないという場合は、心配であればこちらから一度電話してみましょう

就職活動が活発な時期になると人事は多くの学生と連絡を取るため、電話の約束を忘れているという可能性も考えられます。「〇〇様より折り返しのご連絡をいただく予定となっていたのですが」と伝えてみるといいでしょう。

身に覚えがない番号から電話がかかってきたら?

身に覚えのない番号から電話がかかってきたという場合は、まずはネット上で電話番号を検索してみると安心です。

知らない企業からの電話であれば、折り返す必要はありません。ネットで検索して、どんな内容で電話してきたのか見当がつく企業であれば、折り返しの電話をしたほうが良いでしょう。

電話をかけ直したくない…メールでもOK?

電話をかけ直す代わりにメールで連絡するのは、できれば避けたほうが良いでしょう

電話での連絡にメールで返してしまうと、担当者に気づいてもらえない可能性があります。また、担当者が口頭で相談したい内容の可能性もあるので、電話での連絡には電話で返すのがベストです。

まとめ

企業との電話は緊張するものですが、担当者はこちらが学生だということを理解しているので、構えずに対応すれば問題ありません。

企業に折り返しの電話をする際は、大学名と名前、折り返しの連絡であることをしっかりと伝えることができればOKです。

電話での企業とのやりとりは、気づいたタイミングでなるべく返すのがマナー。万が一つながらなくても、折り返さず放置するより印象が良いでしょう。

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