評価を上げる書き方を解説 カバーレターとは？テンプレートあり
外資系企業への転職では、英文履歴書とは別に「カバーレター」の作成が必須。
カバーレターにまつわるマナーや、評価を上げるためのコツを紹介します。
カバーレターとは？
アピールポイントや熱意をまとめた書類
カバーレターとは、アピールポイントや熱意をまとめた書類のことを指します。
外資系企業や海外の会社に応募する場合、英文履歴書にカバーレターも同封するのが原則です。日本における「送付状」の英訳でもありますが、封筒の中身を一覧で示した「送付状」とは役割が異なります。
そもそも、英文履歴書は実績やスキルを簡潔に書きあらわすもので、日本の履歴書のように「志望動機」や「自己PR」は記入しません。そこで、カバーレターにそれらの情報を盛り込み、熱意を伝えることで、少しでも採用担当者の目にとまりやすくする狙いがあります。
会社によっては、カバーレターが英文履歴書と同様に重要視されることも。単なる送付状だとは思わず、形式を押さえた上でしっかりとアピールポイントを盛り込むようにしましょう。
メールで送る場合はどうする？
英文履歴書をメールで送付する場合も、カバーレターは用意するのが基本。英文履歴書とあわせてメールに添付しましょう。
ただし会社から特に指定がなければ、カバーレターの内容をメールの本文に貼り付けても問題ありません。
転職エージェントを経由して応募する場合は、担当者にどのような対応がベストか聞いてください。
カバーレターのテンプレートと構成
英文履歴書とあわせて送る、カバーレターのテンプレートを紹介します。
それぞれの段落にどのような内容を書くべきなのか、例文とあわせて確認していきましょう。
自分の情報
カバーレターの最上部には、自分の名前や住所などの署名を書きます。英文履歴書の「タイトル」部分に記入したものと同様の内容にはなりますが、下記の項目を改めて記入しましょう。
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
日付
次に「日付」を書きます。日付は英文履歴書を提出する日でOKです。
なお、国によって年月日の順番が違うので注意。応募する企業の本籍や本社在籍地の表記にあわせましょう。
〈年月日の表記例〉
| 日本 | 2022年4月1日 |
| アメリカ | April 1,2022 |
| イギリス | 1st April 2022 |
応募先の企業情報・宛名
次に、「To:」を入れた1行下から応募先の企業情報と宛名を記入します。
応募企業の情報は、以下の内容を記入しましょう。
- 採用担当者の名前
- 会社名
- 会社の住所
- 会社の電話番号
- 会社のメールアドレス
応募企業の情報を書き終えたら、1行下に改行を入れてから、宛名として改めて採用担当者の名前を書きましょう。「Dear」は日本の手紙で言う「拝啓」にあたります。
カバーレターに書く担当者の名前は「個人名」が原則。「Hiring Manager」のような役職やポジションを表す表現は基本的にNGです。企業のWebサイトや求人情報を見たり、直接企業に問い合わせたりしても分からない場合のみ使用しましょう。
なお、性別がわからない場合は宛名で「Mr.」「Mrs.」「Ms.」といった表現は使わなくてOK。「Dear」に続けて名前をフルネームで記入すれば問題ありません。
本文
宛名に続けて本文を記入します。
カバーレターでは英文履歴書のように「I」などの主語を省略したりポイントを箇条書きにしたりせず、文章で書いていきます。
カバーレターの本文は、下記の3段構成で書くのが基本です。
それぞれに記入する内容とポイントについて、下記でくわしく解説します。
1段落目：応募職種と実績・スキル
まずは、どの職種・ポジションに応募したいのか改めて記載します。冒頭に記載することで、採用担当者もひと目で判断できます。
続けて、応募先の会社・職種で活かせる過去の実績やスキルを記入しましょう。この際「私を採用するとどんなメリットがあるのか」を意識して伝えるのがポイントです。
〈例文〉
I am writing to apply for the position of sales, which I saw posted on your website.
As noted in my enclosed resume, I am responsible for sales in Indonesia at Company Y. I have 7 years of solid work experience in sales and have achieved 130% of individual targets on average for the last 5 years. I have developed effective persuasive sales techniques throughout my job and I believe this could be a valuable asset to help your company sales grow.
貴社ウェブサイトで拝見した、営業職に応募するために書いています。
同封した履歴書にも記載のとおり、私はY社でインドネシア向けの販売営業を担当しています。7年間の確かな営業経験があり、過去5年においては各目標を130％で達成しました。自分の仕事を通じて効果的で説得力のある営業手法を編み出しましたので、この力は貴社の売上を伸ばすのに、重要な資産になると確信してます。
2段落目：熱意が伝わるアピールポイント
続けて、熱意や自分のアピールポイントを端的に伝えます。今後のキャリアの目標などを記載すると「活躍していきたい」という前向きな思いが伝わります。
〈例文〉
In my previous role, we worked as a team. My biggest strength to date is communicating to motivate colleagues, which in fact, 3 people that I personally coach, have achieved their individual targets continuously. Within 3 years of joining your company, I am prepared to get involved in Management as I am confident that I could make an impact on your workplace, which has many highly motivated members.
前職では、チームで仕事をしていました。これまでの私の最大の強みは、同僚のやる気を引き出すためのコミュニケーションです。実際、私が個人的に指導している3名は、個々の目標を継続的に達成しています。入社後3年以内に、意欲的なメンバーが多い職場に影響を与えることができると確信しており、経営に携わる準備ができています。
3段落目：面接の依頼
最後には、応募書類を踏まえて「ぜひ面接をして直接お話をしたい」という旨を伝えます。カバーレターの本文を締めくくる常套句のようなものです。
〈例文〉
I look forward to a further discussion of my application and how my experiences in sales will help your company in the long run. I am available anytime and please feel free to contact me on (phone number) or at (email address).
Thank you very much for your consideration.
私の応募について、また私の営業経験が、長期的に貴社にどのように役立つかについて詳しく話すことができるのを楽しみにしています。いつでもお伺いすることができますので、（電話番号）または（メールアドレス）までお気軽にご連絡ください。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
結びの言葉
カバーレターには結びの言葉が必要です。日本の手紙で言う「敬具」にあたる部分です。
ビジネス向きな表現は、以下のとおりです。
Kind regards,
Best regards,
Respectfully,
名前と直筆のサイン
最下部には再度自分の名前を記入し、その下に直筆のサインを入れるのが基本ルール。
ただし、メールでデータを送る場合には、直筆のサインは入れなくてOK。サインを入れておきたい場合は少し手間がかかりますが、紙に書いたサインをデータとしてPCに取り込み、png形式に変換し貼り付けても良いでしょう。
コラム：カバーレター作成時のポイント
カバーレターを作成する際のポイントを4つ、紹介します。
カバーレターも英文履歴書と同様、A4の紙1枚に収めるのが原則です。250〜400wordsを目安に作成すると良いでしょう。
テキストの文字は、英文履歴書と同様に黒だけを使用しましょう。フォントやフォントサイズも英文履歴書と統一します。
完成したら、最後に単語の綴りや文法にミスがないかチェックしましょう。第三者に読んでもらうのがおすすめです。
カバーレターと英文履歴書の送り方
カバーレターの作成が完了したら、企業への提出方法を確認しましょう。メールで送る場合と郵送する場合について、それぞれ紹介します。
メールで送る場合
メールで送る場合、英文履歴書とカバーレターをWord形式もしくはPDFに変換して添付します。
件名には求人応募であることが分かるように、英文履歴書を添付していることと自分の名前を入れましょう。
メールで送る場合のマナーや本文の書き方について、くわしくは下記の記事で解説しています。
郵送する場合
郵送する場合、国際郵便のルールに則って準備を行います。郵送する国や地域によって、郵送方法や料金が変わるので注意しましょう。
また、2021年1月から通関電子データの送信が義務化されており、2022年6月からは米国に加えてヨーロッパなどへの郵便も、手書きのラベルでは差し出しができなくなります。
デジタルのラベル作成は事前の登録が必要になるため、くわしくは日本郵便の公式サイトをチェックしてください。
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