すぐわかる、履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー

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履歴書の郵送方法

応募にあたって企業に履歴書を郵送しなければならない場合、「市販の履歴書に付いている封筒に入れれば良い」「ポストに投函すればいい」と思っていませんか?

残念ながらどちらも間違い。
応募先の悪印象を招く可能性があります。

…では正しい郵送の方法は?

ここでは、今すぐ出す人も安心、無事相手に届き、かつ好印象をキープできる、正しい履歴書・応募書類の郵送方法を、わかりやすく解説します。

<目次>
0.まずは準備から。履歴書と一緒に送るもの5点
1.履歴書・応募書類を入れる封筒を用意する~A4・白が鉄則~
2.添え状(カバーレターまたは送付状)を書く
3.封筒に宛名を書く(黒いサインペンと赤いボールペンを使用)
封筒 表の書き方
封筒 裏の書き方
4.封筒に入れる ~書類の向きと順番にもルールあり~
5.履歴書を郵送する ~郵送方法はポスト投函よりも郵便局窓口で~
6.履歴書の郵送にまつわるQ&A
履歴書を郵送する際は、速達で出すべき?
切手の絵柄は何でも構いませんか?
履歴書を郵送する際は事前に電話を入れるべきですか?
相手に履歴書が無事に到着したら、連絡がくるものですか?
メール便や宅配便でもOK?

 

0.まずは準備から。履歴書と一緒に送るもの5点

履歴書を郵送する際、何を用意する必要があるか、ご存知ですか?

履歴書と、履歴書を入れる封筒と…?
転職の場合なら、職務経歴書など、その他の応募書類も、企業の求めに応じて提出する必要がありますね。

【履歴書と一緒に送るもの】履歴書と一緒に郵送するもの

  • 履歴書
  • 応募書類(企業から求められたもの)
  • 履歴書を入れる封筒(白・A4サイズ)
  • クリアファイル ※必ず新品の綺麗なものを
  • 添え状 / カバーレター

なお、履歴書や応募書類は送る前にコピーを取り、手元に予備(写し)を残しておきましょう。面接では郵送した書類に書かれた内容を元に質問されるため、何を書いたか忘れないようにするためです。

 

1.履歴書・応募書類を入れる封筒を用意する~A4・白が鉄則~

市販の履歴書を買うと「履歴書在中」と書かれた長封筒が付いてくる場合がありますが、あちらを使うのはアルバイトの場合のみ。職務経歴書や添え状など、履歴書以外にも書類を同封する必要がある転職時には、全ての書類が折らずに入るサイズを選びましょう。

封筒の色は白のものを選びましょう。以前は茶封筒がマナー違反という意見が多くありましたが、最近は単なる色によるマナー・モラルというのはそこまで聞かなくなりました。但し、茶封筒は白封筒よりも薄くて破れやすく、先方の手元に届いたときは、どうしても白封筒の方がカッチリとして見える可能性が高いです。また、茶封筒はダイレクトメールや他の書類と紛れてしまいやすい、というデメリットもあり、そういった観点から、白封筒が今も推奨されています。

なお、郵便番号記入欄は、ついていないものでも構いません。

 

2.添え状(カバーレターまたは送付状)を書く

あなたが仕事で書類をメールで送る際、どんなに忙しくても本文には「書類をお送りします」といった一言を添えて送りませんか? 履歴書を郵送する際も、封筒を開けたら何の一言もなく応募書類だけが入っている……というのはちょっと不躾なもの。モラルのない人だと思われないよう、A4・1枚程度の簡単なもので構いませんので、添え状を用意するようにしましょう。

 →履歴書の印象をUPさせる!添え状の書き方&無料テンプレート

※送るものが履歴書だけだとしても添え状は必要です。

 

3.封筒に宛名を書く(黒サインペンと赤ペン使用)

封筒に宛名を書きます。使用する道具は次の通り。いちいち探しに行かずに済むよう、事前に用意しておきましょう。

【使う道具】

  • サインペン(黒)
  • ボールペン(赤)と定規、または「履歴書在中」スタンプ
  • のり
  • 鉛筆
  • 消しゴム

封筒が大きいので、宛名書きをする際は黒のサインペンがベター。ボールペンだと読みにくく、油性マジックは裏移りしてしまう可能性があります。手書きは緊張するものですが、字の上手い下手は関係ありません。丁寧に、気持ちを込めて書きましょう。

履歴書封筒の書き方

封筒 表の書き方

1.郵便番号記入欄に郵便番号を明記。欄がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を書けばOK。特に赤ペンで記入枠を書く必要はありません。

2.封筒の右側に宛先の住所を書く。都道府県から縦書きで。建物名なども略さずに記入。

3.封筒の真ん中やや右に会社名を。「株式会社」を省略したり「(株)」とするのはマナー違反です。

4.会社名の次の行に宛名を。少し大きめの文字で担当部署・課から書き始めます。

・部署までしかわからない場合は…「○○部(○○課)御中」

・担当者名がわかっている場合は…「○○部(○○課)○○様」

・担当者名がわからない場合「○○部○○課 採用ご担当者様」としてもOK

5.表面の左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲う。たくさん出す可能性がある人は、文房具店や100円ショップなどで『履歴書在中』のスタンプを購入するという手も。

宛名を書く際は、必ず応募先企業が提示した送り先・担当部署を確認しましょう。

 

封筒 裏の書き方

1.封筒の左下に自分の住所・名前・郵便番号を縦書きで書く。都道府県名から、建物名などを省略しないこと。

※裏面にある紙の継ぎ目を中心に右側に住所、左側に名前を書くという意見もあります。日本郵便が正式に提唱する封筒の裏書きですが、A4サイズの封筒の場合、裏面の中央に継ぎ目がない場合も多く、あえてこちらに合わせる必要はないでしょう。

参照:封筒の表書き・裏書きの書き方-日本郵便

2.住所の上に、縦書きで投函する日付を記します。マナー本によってはここを省略している場合がありますが、採用担当者が届いているのに気付かなかったとき、ちゃんと早々に送付していたことが伝わるため、オススメです。

3.必要書類を全て入れたら、フラップの裏面いっぱいに糊を付け、封をします。その上から「〆」マークを書くことをお忘れなく。

 

ポイント

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あらかじめ全体を俯瞰しながら、鉛筆で文字を書く範囲に「○」印を付けておくと、バランスよく書けるでしょう。

 

4.封筒に入れる ~書類の向きと順番にもルールあり~

応募書類一式を封筒に入れる際は、下記の順番で。

  1. 送り状/カバーレター(折らない)
  2. 履歴書(真ん中で二つ折り)
  3. 職務経歴書(折らない)
  4. その他の応募書類(折らない)

これらを直接入れるのではなく、クリアファイルに入れた上で、封筒に入れましょう。

履歴書を封筒に入れる順番

上下・裏表が反対にならないよう注意。

 

万が一、他の郵便物に揉まれて強い力が加わったり、雨で封筒が濡れてしまったりしても、クリアファイルに入っていれば、中身がダメージを受ける可能性は少なくなります。また、採用担当者としても封筒から出した後の管理が楽になるため、「この人は気配りができる人だ」と好印象を抱かれることでしょう。

※繰り返しになりますが、封筒に応募書類一式を入れて封をする前に、必ずコピーを取っておきましょう。

 

5.履歴書を郵送する ~郵送方法はポスト投函よりも郵便局窓口で~

履歴書は郵便局で出す冒頭でお話ししたように、郵送方法としてポストに直接投函するのはあまりオススメできません。料金不足で思わぬトラブルが発生する可能性があるからです。切手を貼っていない状態で郵便局の窓口へ持って行き、正確に重さを図ってもらい、その場で郵便局員に料金を支払いましょう。窓口なら、いつ頃相手に届くかも聞けば教えてもらえるため、何かと精神的に安心です。

また、確実に届くか心配…という場合には、窓口なら配達証明での郵送も可能です。

 

参考コラム「どうなる? 料金不足になった郵便物」

郵便物が料金不足になった場合の処理は大きく2つに別れます。

a.差出人の元に返送される

b.宛先に配送され、先方が不足金額を支払う(または受取拒否される)

どちらの扱いになるかは、投函したポストがある場所により異なります。差出人の住所を管轄する郵便局のポストであれば、a.の「差出人の元に返送される」。それ以外の場所で投函していると、全てb.「宛先に配送され、先方が不足金額を支払う」になります。

例:東京都港区赤坂1丁目に住むAさんが、家の近所のポストに投函した場合
 →Aさんの家に返送される例:東京都港区赤坂1丁目に住むAさんが、横浜のポストに投函した場合
 →宛先に届けられ、不足金額の請求が先方に行く

自分の手元に戻ってくるならまだしも、応募先の採用担当者に足りない分を払わせる事態になったら最悪です。くれぐれも郵便窓口での郵送を心がけましょう。

 

6.履歴書の郵送にまつわるQ&A

ここでは、履歴書・応募書類を郵送する際の気になる疑問にお答えします。

 

Q.履歴書を郵送する際は、速達で出すべき?

A.必須ではないが、アピールになる場合もある。履歴書を速達で出す

提出が遅れてしまった場合など、よほど理由がない限りは通常郵便で構いませんが、迅速に送付したという点で、速達郵便がスピード感のアピールに繋がる場合も。また、履歴書の到着をもって応募と見なされる場合には、相手に届く一足先に募集が打ち切られてしまう場合もあるでしょう。その場合には、少しでもリスクを減らすために速達で出すという判断も良いと思います。

 

Q.切手の絵柄は何でも構いませんか?

メータースタンプ

メータースタンプ(切手の博物館HPより)

A.マンガや記念切手は避けた方が無難

できるだけ郵便局の窓口で郵送手配を行うべき、と説明しましたが、やむを得ず自分で切手を貼って投函する場合は、切手選びを慎重に。キャラクターものやマンガの切手、何かの記念切手といったものは、良くも悪くも目に尽きやすいため、花の絵柄や名所の絵柄など、よくあるものを選びましょう。

窓口で手続きをした場合は、切手の代わりに簡素な「郵便証紙」(メータースタンプ)が貼られます。絵柄などの種類はなく安心ですが、稀に切手の在庫が余っているからか、「○○の切手をお貼りしてもよろしいですか?」と聞かれ、切手を貼られる場合があります。その場合も、ちゃんと絵柄を確認した上で了承するように心がけましょう。

 

Q.履歴書を郵送する際は事前に電話連絡を入れるべきですか?

A.一般的には入れない。但し、募集終了の確認を電話で行うのはOK

いくら先方が「履歴書を送付の上」と求めたからといって、無言で応募書類を送りつけるのは少し唐突な印象がありますね。とはいえ、応募者全員が電話を掛けてきたらどうでしょう? 何十人・何百人と応募が集まっている企業では、忙しすぎてとても受けきれないですね。送り状/カバーレターを同封していますから、事前の連絡はしなくてOK、というのが一般的な意見です。但し、人気の求人や企業に応募する際になど、応募が既に締め切られている可能性がある際には、「応募書類をお送りしたいのですが、まだ間に合いますか?」と電話で確認してみるとよいでしょう。

 

Q.相手に履歴書が無事に到着したら、電話連絡がくるものですか?

A.企業によるが、一般的には来ないものと思った方が良い

企業によっては、親切に到着の連絡をくれる場合もありますが、何十・何百という応募が殺到しているような企業には、そこまでのことを望めません。到着の連絡はなく、合否連絡だけということも多いでしょう。但し、事前に「本日履歴書をお送りしましたので、そちらには○月○日頃届くと思われます」と連絡していた場合には、電話かメールで、到着の連絡をもらえるかもしれません。心配な人は、「○月○日に履歴書をお送りしましたが、お手元には届いていますか?」と問い合わせても良いですが、多忙な採用担当者の場合、神経を逆なでしてしまうことも。スマートに済ませるなら、配達証明で郵便を出すと良いでしょう

 

Q.メール便や宅配便でもOK?

A.郵送以外の手段は避けるべき。

郵便分類上、履歴書は「一般信書」に当たりますが、郵便法という法律で、「一般信書は総務大臣の許可を受けた信書便事業者しか配達することができない」と定められています。現在、この許可を受けた事業者は日本郵便のみ。ヤマトなどメール便の業者は上記の信書便事業者に当たらないため、メール便での送付は法律的に禁止されています。知らずに送って法に問われるかはわかりませんが、少なくとも受け取る側は良い印象を抱きません。

 

お疲れさまでした。いかがでしたか?

履歴書を郵送する際に大切なこと、それは、受け取る側の気持ちになることです。相手を待たせることなく、シワや汚れのない履歴書を確実に届けるにはどうしたらいいか…。ほんの少し手間は掛かるかもしれないですが、せっかく精魂込めて書いた履歴書を送るのです、些細なミスで相手に悪印象を与えてしまわないよう、細心の注意を払いましょう。

履歴書・応募書類を提出し終えたら、あとは結果の連絡を待つのみですね。無事、書類選考を通過していることを祈りましょう!