すぐわかる 履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー

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履歴書などの応募書類を郵送する際に必要な封筒。正しい宛名の書き方や封筒のサイズ・色、郵送方法を解説します。

封筒のサイズは角形2号・色は白

封筒のサイズは角形2号(角2)

履歴書の送付に使用する場合の、封筒サイズ別の適正。角型2号=◎、角型4号◯、長形3号=✕

封筒のサイズは角形2号(角2)が一般的です。

角形A4号(角A4)も不可ではありませんが、A4のクリアファイルが入るギリギリの大きさなので、郵送したい応募書類が多いと、厚みで入りきらない可能性があります。

市販の履歴書セットに付いている長封筒は、応募書類を三つ折りにしなければならないのでNG。
なお、郵便番号記入欄はないものでも構いません。

封筒の色は白

封筒の色は白が無難です。

茶封筒も不可ではありませんが、白封筒の方がより良い印象を与えられるでしょう。

また茶封筒はダイレクトメールや他の書類と紛れてしまいやすいというデメリットもあります。

筒の宛名の書き方【表裏】

宛名は太めの油性ボールペンで書く

宛名書きは黒のボールペンがベター。

ペン先が細いと読みにくいので、芯の太さが1.0ミリ以上のものを用意しましょう。最近は宛名書き専用のサインペンも発売されていますので、そちらを使用しても良いでしょう。

水性のペンは水で濡れるとインクがにじむためNG。油性マジックも裏写りする恐れがあるので避けましょう。

封筒の宛名の書き方

封筒の宛名の書き方見本

封筒【表】の書き方

郵便番号

郵便番号記入欄に郵便番号を明記。欄がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を書けばOK。郵便マークや記入枠は書く必要なし。

宛先の住所

封筒の右側に宛先の住所を書く。都道府県から縦書きで。建物名なども略さずに記入。

会社名

封筒の中央やや右に会社名を。「株式会社」を省略したり「(株)」としたりするのはNG。「株式会社○○」なのか「○○株式会社」なのか、「株式会社」を前後どちらにつけるかも要確認。

宛名

会社名の次の行に宛名を。少し大きめの文字で担当部署・課から書き始める。

  • 部署までしかわからない場合…「○○部(○○課)御中」
  • 担当者名がわかっている場合…「○○部(○○課)○○様」
  • 担当者名がわからない場合「○○部○○課 採用ご担当者様」としてもOK。

「履歴書在中」

左下に赤いボールペンで「履歴書在中」と書き、定規を使って四角く囲う。履歴書以外の応募書類を同封する場合は「応募書類在中」でも可。

手書きが面倒な場合、文房具店や100円ショップなどで『履歴書在中』のスタンプを購入するという手も。

封筒【裏】の書き方

自分の住所・名前・郵便番号

封筒の左下に自分の住所・名前・郵便番号を縦書きで書く。都道府県名から、建物名などを省略しないこと。

投函する日付

住所の上に、投函する日付を縦書きで書く。西暦か元号かは、応募書類の中で統一させること。

封をする

必要書類を全て入れたら、フラップの裏面いっぱいに糊を付け、封をする。その上から「〆」マークを書くことをお忘れなく。

<ポイント>

あらかじめ文字を書きたい部分に鉛筆で「○」印の下書きをしておくと、バランスよくきれいに書けるでしょう。

下書きは最後、ボールペンのインクが乾いていること、インク溜まりがないことを確認した上で、消しゴムで丁寧に消しましょう。

履歴書に同封する応募書類一覧

応募書類一覧と封筒に入れる順番

応募書類一式を封筒に入れる際は、下記の順番で。書類は折らずに入れましょう。

  1. 送り状/カバーレター
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他の応募書類

応募書類を封筒に入れる順番イメージ

封をする前の最終チェック項目3つ

応募書類はクリアファイルに入れる

履歴書などの応募書類はクリアファイルに入れましょう。万が一、外から強い力が加わったり、雨で封筒が濡れてしまったりしても、クリアファイルに入っていれば安心です。

添え状を同封する

A4サイズ1枚の添え状(カバーレターまたは送付状)を同封しましょう。添え状とは、封筒の中身を記したあいさつ状のことです。

たとえ送るものが履歴書だけだとしても、添え状は必ず用意しましょう。

添え状の書き方を知りたい方はこちら→履歴書の印象をUPさせる!添え状の書き方&無料テンプレート

応募書類は全てコピーしておく

履歴書などの応募書類は送る前に全てコピーを取り、手元に残しておきましょう。面接では応募書類の内容を元に質問されるため、面接前に何を書いたのか確認するためです。

履歴書の入った封筒の郵送方法

履歴書の郵送は郵便局の窓口がベスト

履歴書の入った封筒は、郵便局の窓口で手渡しするのがベストです。ポスト投函は切手の料金不足で返送されるなど、思わぬトラブルが発生する恐れがあるからです。

封筒に切手は貼らずに、直接窓口へ持って行きましょう。その場で重さを量って、切手の代わりに料金分の郵便証紙(メータースタンプ)を貼ってもらえます。

窓口ならいつ頃届くかも聞くことができますし、確実に届くか心配な場合は、配達証明を利用することもできます。

メータースタンプ(切手の博物館HPより)

ポスト投函する場合の切手料金や注意点

夜遅くなど、郵便局が営業時間外で閉まっている場合は、近所のポストに投函するしかありません。その際の切手の料金や注意点を解説します。

切手の料金は140円

切手の料金は履歴書などの応募書類一式とクリアファイル、封筒の重さを考えると、たいてい140円(重さ100g以内)になるでしょう。

※詳しくは→履歴書を郵送する際の、切手料金はいくら?

郵便物の重さと送料料早見表。以下、重さ/料金:中身の目安。 50g以内/120円:クリアファイル+A4コピー用紙  2枚以内。100g以内/140円:クリアファイル+A4コピー用紙14枚以内。150g以内/205円:クリアファイル+A4コピー用紙27枚以内(※中身の重さは、封筒18g・クリアファイル24g・A4コピー用紙1枚4gとして計算)。

角形2号の封筒は定形外郵便物

角形2号の封筒は「定形外郵便物」なので、ポストにある2つの投函口のうち、定形外郵便物(速達)の方へ投函しましょう。

ポストの集荷時間に注意

切手の料金とあわせて、ポストの集荷時間にも注意しましょう。例えば夕方の集荷が終わってから投函した場合、集荷は翌日の朝以降になる恐れも。

履歴書の提出期限が迫っている場合、提出先の企業付近の郵便局まで足を運ぶのも一つの手。最後の手段として、速達を利用することも考えましょう。

コラム:「どうなる? 料金不足になった郵便物」

郵便物が料金不足になった場合の処理は大きく2つに別れます。

a差出人の元に返送される

b宛先に配送され、先方が不足金額を支払う(または受取拒否される)

どちらの扱いになるかは、投函したポストがある場所により異なります。差出人の住所を管轄する郵便局のポストであれば、a.の「差出人の元に返送される」。それ以外の場所で投函していると、全てb.「宛先に配送され、先方が不足金額を支払う」になります。

自分の手元に戻ってくるならまだしも、応募先の採用担当者に不足金額を払わせる事態になったら最悪です。くれぐれも切手の料金不足には気をつけましょう。

履歴書の郵送にまつわるQ&A

履歴書・応募書類を郵送する際の気になる疑問にお答えします。

履歴書を郵送する際は、速達で出すべき?

速達は最終手段。できる限り使わない。

提出期限に間に合うよう、余裕をもって普通郵便で郵送するのが基本です。速達は最悪、時間厳守の認識が甘いとして、悪印象を与える恐れがあります。

速達を利用するのは提出期限が迫っている場合など、緊急時のみに留めましょう。

メール便や宅配便でもOK?

郵送以外の手段は避けるべき。

郵便分類上、履歴書は「一般信書」に当たりますが、「一般信書は総務大臣の許可を受けた信書便事業者しか配達することができない」と郵便法で定められています。

現在、この許可を受けた事業者は日本郵便のみ。その他の事業者は上記の信書便事業者に当たらないため、メール便での送付は法律的に禁止されています。

切手の絵柄は何でも構いませんか?

マンガや記念切手は避けた方が無難。

キャラクターやマンガの切手、記念切手は良くも悪くも目に付きやすいため、花や名所の絵柄など、よくあるものを選びましょう。

窓口で手続きをした場合、切手の代わりに「郵便証紙」(メータースタンプ)が貼られます。稀に「○○の切手をお貼りしてもよろしいですか?」と聞かれる場合がありますが、絵柄を確認した上で了承するようにしましょう。

履歴書を郵送する際は事前に電話連絡を入れるべきですか?

一般的には入れない。ただし、募集終了の確認を電話で行うのはOK。

応募者からの電話は企業にとって、対応しきれずかえって迷惑になる恐れも。封筒には添え状も同封しているので、事前の連絡は必要ありません。

ただし、人気の求人や企業に応募する際など、既に締め切られている可能性がある場合は、「応募書類をお送りしたいのですが、まだ間に合いますか?」と電話で確認してみるとよいでしょう。

相手に履歴書が無事に到着したら、電話連絡がくるものですか?

企業によるが、一般的には来ないものと思った方が良い。

企業によっては到着の連絡をくれる場合もありますが、基本的にはないと思って良いでしょう。

ただし、事前に「本日履歴書をお送りしましたので、そちらには○月○日頃届くと思われます」と連絡していた場合、到着の連絡があるかもしれません。

確実に届いたか心配な場合、郵送手続きの際に配達証明を利用すると良いでしょう。

まとめ

履歴書を郵送する際に大切なことは、受け取る側の気持ちになることです。相手を待たせることなく、シワや汚れのない履歴書を確実に届けるにはどうしたらいいか…。

ほんの少し手間は掛かるかもしれませんが、些細なミスで相手に悪印象を与えてしまわないよう、細心の注意を払いましょう。

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