転職向け|メール・電話例文つき 穏便に内定を辞退するためのマナー

せっかく採用通知が出たにもかかわらず、内定を辞退するのは心苦しいもの。

この記事では、波風立てず穏便に内定辞退するためのマナーや、すぐに使えるメール・電話例文を紹介しています。

内定辞退は、いつまでにどうやって連絡する?

内定辞退は1週間以内にメールで連絡すればOK

内定辞退は、採用通知の1週間以内にメールで連絡

内定を辞退する場合、採用通知を受けた日から1週間以内にメールで連絡するのが基本です。

辞退するなら電話をかけるのがマナーという説もありますが、実際はメールでもOK。「大切な連絡なので電話で直接伝えたい」と思う場合は、電話をかけた後に辞退意志を伝えた証拠として、改めてメールを送っておくのがおすすめです。

迷っているなら、保留の連絡をしておこう

内定を辞退するか迷っているのなら、採用通知が届いた当日中に内定保留をお願いするメールを送っておくようにしましょう。

企業にとって応募者が内定を承諾するか辞退するかは重要な問題なので、できるだけ早く何らかの返信をするのがマナー。

1週間程度は保留できるのが一般的なので、その間に結論を出せば問題ありません。

メールには内定に対するお礼の言葉保留理由回答期限を盛り込み「返事をお待ちいただけないでしょうか」のように、あくまでお願いベースで伝えるようにしましょう

内定を保留する場合のメール例文

件名:Re:日の面接の選考結果につきまして【株式会社◯◯◯

本文:
株式会社◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
[氏名]と申します。

この度は、内定のご連絡をありがとうございました。

実は、入社のお返事につきまして
しばらく猶予をいただきたいと思いご連絡差し上げました。

先日の面接でもお話をさせていただいた通り、
他社の選考も控えているため、
そちらの話を聞いた上で判断させていただきたいと考えております。

無理を申しまして大変恐縮ですが、
可能でしたら、1週間後の◯月◯日まで
返事をお待ちいただけないでしょうか。

内定をいただいたにもかかわらず、
身勝手な申し出をしてしまい誠に申し訳ございません。

ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

▼内定保留について、くわしく解説

転職時の内定保留、失礼にならない伝え方

内定辞退の理由はどう伝えればいい?

辞退理由は「検討の結果」でOK。 詳しく聞かれたら「他社の内定」か、「家族からの反対」を理由にするのが一般的

辞退理由は「検討の結果」とぼかしてOK

辞退理由は検討の結果、申し訳ありませんが辞退させていただきますなどと、ぼかして伝えれば問題ありません。

「条件面に不満がある」「面接官の雰囲気が想像と違っていた」などの本音を正直に伝えると、かえって角が立つ可能性も。聞かれない限り、辞退意志を伝える時点では具体的な理由を伝えないでおくのが無難です。

くわしい理由を聞かれたときの回答例

メールの返信や電話でくわしい辞退理由を聞かれた場合は、他社からの内定家族からの反対を理由にするのが無難でしょう。

さらに、入社先の企業名や家族が反対する事情などを掘り下げて聞かれた場合は、答えられる範囲で回答すればOK。

答えづらいなら「申し訳ございませんが、お答えできません」と伝えてかまいません。

いずれの場合も「御社には魅力を感じていたのですが」と一言添えておくのが、穏便に済ませるコツです。

辞退理由の伝え方

他社からの内定を理由にする場合

他社から内定をいただいたのが理由です。御社にも大変魅力を感じていたため、非常に迷ったのですが、申し訳ございません。

家族からの反対を理由にする場合

家族と相談した結果、現職にとどまることに決めました。御社には大変魅力を感じていたため非常に迷ったのですが、申し訳ございません。

【メール】内定辞退のメール例文とポイント

メールで内定辞退をする場合の例文と、押さえておきたいポイントを解説します。

件名:内定辞退のご連絡(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
[氏名]と申します。

この度は、内定のご連絡をありがとうございました。
検討の結果、誠に申し訳ございませんが、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような形となってしまい申し訳ございません。

△△様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

ポイント

  • 盛り込む内容は、内定に対するお礼の気持ちと辞退の意志・お詫びの気持ち
  • 辞退理由は「検討の結果」でOK。返信で辞退理由をくわしく聞かれた場合は、答えられる範囲で伝える

【電話】内定辞退の会話例とポイント

電話で内定辞退を伝える場合の会話例とポイントを解説します。

【メールで採用通知が届き、電話で内定辞退する場合の会話例】 あなた「お世話になっております。 先ほど、メールにて御社の総合職の採用通知をいただきました[氏名]と申します。 この度はメールへのお返事を直接お伝えしたくお電話いたしました。 人事部の△△様はご在席でしょうか?」(取次)「お忙しいところ、失礼いたします。御社の総合職で内定をいただいた[氏名]です。ただいまお時間よろしいでしょうか?」 |担当者「どうぞ、大丈夫です。」 |あなた「ありがとうございます。 この度は、採用通知のご連絡をいただき誠にありがとうございました。 検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。」 |担当者「◯◯様にはぜひご入社いただきたいと考えておりましたので、誠に残念です。 ちなみに、どういった理由で辞退を決意されたのでしょうか?」 |あなた「家族と相談した結果、現職にとどまることに決めました。 御社には大変魅力を感じていたため非常に迷っていたのですが、申し訳ございません。」|担当者「そうだったんですね。 残念ですが、またいつか機会がございましたら、 よろしくお願いいたします。」 |あなた「ご理解いただきありがとうございます。 機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。 それでは失礼いたします。」

ポイント

  • 電話をかける時間帯は、9:30~11:3013:30~17:00がベスト
  • 伝える内容は、内定通知に対するお礼の気持ち辞退の意志お詫びの気持ち
  • 辞退理由は「検討の結果」でOK。くわしい辞退理由を聞かれた場合、答えられる範囲で伝える

▼電話連絡のマナーについて、くわしく解説

面接の電話、応対方法総まとめ

【Q&A集】辞退は撤回できる?承諾後の辞退は?

内定辞退に関する、よくある質問にお答えします。

内定辞退は撤回できる?

内定辞退の連絡後「やはり入社したい」と気持ちが変わっても、辞退を撤回するのは難しいでしょう。

企業は、内定辞退の連絡を受けたタイミングで採用活動を再開します。

すでに他の応募者の選考が始まっている可能性があるのはもちろん、まだ枠が埋まっていなくても、一度辞退したことで仕事への意欲を疑われ、入社を断られる可能性もあるのが実情です。

万が一辞退を撤回したいと思ったら、できるだけ早く企業に連絡するのが大切。仕事に対する意欲の高さを伝えるために、納得感のある理由を述べるのが肝心です。

辞退を撤回するのときの伝え方

家族から反対を受けたことを理由に辞退を申し出てしまったのですが、やはり御社に入社したいという気持ちを捨てきれず、その後も説得を続けておりました。

改めて自分のキャリアビジョンや、それを叶えたいという思いの強さを伝えたところ、最終的には理解を得ることができました。大変身勝手なお願いであることは承知しておりますが、辞退を撤回させていただくことはできないでしょうか。

内定承諾後の辞退はどう対応すればいい?

内定承諾の連絡をした後でも、入社日を迎えていなければ辞退は可能です。内定承諾書や入社誓約書を提出していたとしても、これらの書面に法的な拘束力はありません。

とはいえ、企業は内定承諾の連絡を受けた時点で、あなたを迎えるために仕事の調整や研修資料の作成、備品の手配といった入社準備を進めています。

承諾後の辞退は大きな迷惑をかけることになるため、迷いがあるなら気軽に承諾せず、ひとまず保留の連絡をしておくようにしましょう。

転職エージェントを利用している場合は、どう辞退する?

転職エージェントを利用している場合は、担当者に辞退意志を伝えればOK内定先の企業に直接連絡する必要はありません

伝える内容は企業に直接連絡する場合と同じですが、今後もその転職エージェントを利用するなら、辞退理由は具体的に伝えるのがおすすめ。

希望に合わなかった部分を明確にすることで、今後紹介してもらう求人の精度向上につながります。

転職エージェントに内定辞退を伝えるときのメール例文

件名:Re:選考結果のご連絡【株式会社◯◯◯】

本文:
株式会社◯◯◯
△△様

いつもお世話になっております。[氏名]です。

この度は、●●株式会社につきまして
内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、
検討の結果、内定を辞退したくご連絡を差し上げました。

辞退を決めたのは、仕事内容がイメージと異なったためです。
営業事務としてお客様とも直接関われると想像していたのですが、
面接では書類作成作業がメイン業務だと伺い、
理想の働き方ができないと感じました。

これまでサポートいただいたにも関わらず、
誠に申し訳ございません。

引き続き転職活動を続ける所存ですので、
今後の動き方については改めてご相談させていただけますと幸いです。

何卒、よろしくお願いいたします。


メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

まとめ

  • 内定辞退は1週間以内にメールで連絡するのが基本
  • 辞退理由は「検討の結果」などとぼかしてOK
  • 迷っているなら保留の連絡をしておく
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