【お礼は送るべき？】 内定のお礼メールの書き方・例文

電話やメールで内定の連絡をもらったあとに、お礼メールは送るべきなのでしょうか？

この記事ではお礼メールを送るべきかどうかの一般的な認識と、送る場合のメールの書き方・例文を「内定を承諾する場合・保留する場合・辞退する場合」に分けて紹介します。

内定のお礼メールは送るべき？

お礼メールは、内定をもらった日に送るのがベター

応募先から内定の連絡をもらったら、その日のうちにお礼メールを送るのがベターです。日を空けずに送ることで丁寧な人といった印象を与えられ、心証が良くなります。

感謝の気持ちとともに、内定を承諾したいのか・保留したいのか・辞退したいのかも添えて、採用担当者宛にメールを送りましょう。

なお、電話で内定の連絡を受け、その場でお礼を伝えた場合でも、通話終了後にあらためてお礼メールを送っておくのがおすすめです。

内定のお礼メールの書き方・例文

内定のお礼メールの内容は、内定を承諾する場合・保留する場合・辞退する場合でそれぞれ異なります。

下記のリンクから、承諾・辞退の意思が固まっている場合は【承諾】【辞退】、迷っている場合は【保留】のメール例文を見ていきましょう。

【承諾】お礼メールの例文とポイント

内定を承諾する場合、お礼メールでは【内定に対するお礼の言葉】＋【内定を承諾する意思】を伝えましょう。

【保留】お礼メールの例文とポイント

内定を承諾するか・辞退するか、連絡をもらった日のうちに決断できない場合は、急いで結論を出さなくてOKです。内定へのお礼とともに、返事を待ってもらいたい（内定を保留したい）旨を伝えましょう。

お礼メールの内容は、内定先から承諾・辞退の期日が指定されているか・指定されていないかで、下記のように変わります。

承諾・辞退の期日が【指定されている】場合

• 期日までに決断できればいいので、お礼メールでは【内定に対するお礼の言葉】＋【期日までに回答する旨】だけ伝えておき、考える時間を確保する。
• 結論が出たら、あらためて内定を承諾するか、辞退するかの回答メールを送る。

承諾・辞退の期日が【指定されていない】場合

• 内定に対するお礼に加え「いつまでに承諾・辞退の回答をすればいいか」確認する必要がある。
• その際のメール文面は「内定保留メールのテンプレート」を使って書けばOK。

ここでは、承諾・辞退の期日が指定されている場合のメール例文を紹介します。

なお、結論を保留したものの、期日までに結論を出せない見込みが出てきた場合には、できるだけ速やかに回答期限を延長できないかを相談する必要があります。

その場合の伝え方・例文は下記の記事で詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。

失礼にならない理由の伝え方

【例文あり】転職で内定を保留する方法

保留後、承諾する場合のメール例文

内定を承諾する意思が固まったら、回答の期日までに【待ってもらったことへのお礼】＋【入社する意思】を伝えましょう。

保留後、辞退する場合のメール例文

内定を辞退する意思が固まったら、回答の期日までに【待ってもらったことへのお礼】＋【辞退する意思】＋【お詫びの気持ち】を伝えましょう。

また、企業によっては「辞退するなら直接連絡してほしい」と考えている場合もあります。電話するべきか迷っている場合は、こちらの会話例を参考にして電話連絡もしておくと安心でしょう。

【辞退】お礼メール・電話の例文とポイント

内定を辞退する場合、お礼メールでは【内定に対するお礼の言葉】＋【辞退する意思】＋【お詫びの気持ち】を伝えましょう。

連絡は基本的にメールのみで問題ありませんが、「辞退するなら直接連絡してほしい」と考えている企業もあります。どうすべきか迷った場合はメールを送る前に電話連絡もしておくと安心でしょう。

辞退する場合のメール例文

電話で連絡するときの会話例

電話で内定辞退の意思を伝える場合も、基本的な内容はメールと同様です。【内定に対するお礼の言葉】＋【辞退する意思】＋【お詫びの気持ち】の3点を伝えましょう。

▼メールで採用通知が届き、電話で内定辞退する場合の会話例

お世話になっております。
先ほど、メールにて御社の総合職の採用通知をいただきました【氏名】と申します。
この度はメールへのお返事を直接お伝えしたくお電話いたしました。
人事部の△△様はご在席でしょうか？

（取り次ぎ）

お忙しいところ、失礼いたします。
御社の総合職で内定をいただいた【氏名】です。
ただいまお時間よろしいでしょうか？

求職者

担当者

どうぞ、大丈夫です。

ありがとうございます。

この度は、採用通知のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。

求職者

担当者

○○様にはぜひご入社いただきたいと考えておりましたので、誠に残念です。

ちなみに、どういった理由で辞退を決意されたのでしょうか？

家族と相談した結果、現職にとどまることに決めました。

御社には大変魅力を感じていたため非常に迷っていたのですが、申し訳ございません。

求職者

担当者

そうだったんですね。

残念ですが、またいつか機会がございましたら、よろしくお願いいたします。

ご理解いただきありがとうございます。
機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。

それでは失礼いたします。

求職者

電話をかける前に、念のため電話のマナーを確認したい人は、下記の記事を読んでおくと安心です。

かけ方・受け方・折り返し…

面接にまつわる電話トーク例

転職エージェントにお礼メールは書く？

転職エージェントを利用して転職活動していた場合、基本的にエージェントへのお礼のメールは必要ありません。

ですが、「お世話になった方に、感謝の気持ちを伝えたい」と強く感じている場合にお礼メールを送るのは、もちろんOKです。お礼をもらうことは、エージェントのモチベーションアップに繋がります。

下記の例文を参考にして、気持ちを伝えてみましょう。

内定承諾したら、入社準備や退職手続きを進めよう！

お礼メールを送り、内定を承諾したら、入社に向けた準備を進めることになります。

内定先から送られてくる「内定承諾書」の記入・提出や、現在の勤務先に「退職を切り出す」といったことが必要になるので、下記の記事を参考に進めていきましょう。

▼内定承諾書について、詳しくは…

郵送・メールのマナーまで紹介

内定承諾書とは？いつまでに提出する？

▼退職の切り出し方について、詳しくは…

上司への切り出し方・伝えるタイミング

角が立たない退職の言い方

この記事の執筆者

ライター・編集者

久保田 敦大

株式会社クイック

転職Hacks編集部のライター・編集者。

大手求人メディアにて求人票や転職ノウハウ記事の制作を手掛けたのち、転職Hacks編集部に参画。自身の転職経験を活かした「実践的なノウハウ記事」が強みで、企業研究から入社の手続きまで、転職活動の全体をフォローしている。

転職時に自身も感じていた「わかりにくい！」というモヤモヤを解消すべく、どこよりも分かりやすい記事づくりに日々邁進中。