例文付き! 内定お礼メールの書き方!保留の場合は?

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内定お礼メールとはどのようなものなのでしょうか?

内定お礼メールの例文や書き方のほか、内定を保留したい場合や保留後の対応についても紹介します。

内定お礼メールとは?

内定通知を受け取ったら、内定を出してくれた企業にお礼メールを送りましょう。

内定連絡は電話でもらうことが多いですが、改めてメールを送ると丁寧です。

内定お礼メールのイメージ画像

内定のお礼と承諾の意思を伝えるためのメール

内定お礼メールは、内定をもらったお礼と承諾もしくは保留・辞退の意思を伝えるためのメールです

内定をもらったことだけではなく、説明会や面接に時間を費やしてくれたことにも感謝を伝えるとよいでしょう。

承諾する際は、承諾の意思とともに、入社に向けた抱負を伝えると好印象です。保留の場合は「内定承諾を保留したいときのメールの書き方は?」をご確認ください。

※辞退の場合は→面接・内定を辞退する際のメールの書き方

内定通知を受け取った当日中に送ろう

内定通知を受け取ったら、なるべく早くお礼メールを送るようにしましょう。できることなら当日中、遅くても翌日に送ることがマナーです

内定お礼メールの書き方

ここでは、実際に内定お礼メールを送る際に使える例文をご紹介します。

今すぐ送れる!内定お礼メールの例文

件名:内定のお礼(〇〇大学△△△△)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△△△と申します。

この度は、内定のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ぜひ入社させていただきたいと考えております。

一日でも早く貴社の戦力として貢献できるよう、精進して参ります。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

<署名>
氏名:△△△△
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メール:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 〇〇マンション〇〇〇号室

内定お礼メールを書く際のポイントは?

例文を踏まえ、内定お礼メールを書く際のポイントを紹介します。

内定お礼メールを書く3つのポイント

氏名と大学名・学部学科名、面接日はセットで記載しよう

新卒の場合、大学名・学部学科名と氏名をセットで明記しましょう。

中途なら、「○月○日に最終面接をしていただきました〇〇です」など、面接日を記載すると分かりやすいです

件名にも氏名を明記しよう

件名は「内定のお礼」などといったメールの内容を示すだけでなく、氏名も記載するようにしましょう。その際にも、新卒なら大学名、中途なら面接日を共に記すと丁寧な印象になります。

また、内定通知をメールで受け取った場合、件名は変更しなくてOK。送られてきたものに返信する形でお礼メールを送るようにしましょう。

お礼と意気込みをなるべく簡潔にまとめる

内定お礼メールでは、内定へのお礼に加えて意気込みや抱負を簡潔に書きましょう。誤字・脱字に気をつけることはもちろんですが、文章の切れ目で改行を入れるようにすると読みやすくなります。

コラム:お世話になった人にもお礼メールを送るには?

内定先以外にも就職・転職活動でお世話になった人がいたら、内定先が決まったことと一緒に今までのお礼を伝えましょう

代表的な送り先とポイントを紹介します。

新卒の人がお礼メールを送る先として多いのがOB・OGです。特に、内定先のOB・OG訪問の際にお世話になった相手は、入社後に先輩や上司としてお世話になることも考えられるので、積極的にお礼メールを送りましょう

その際には、「先日のOB・OG訪問の際には、貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございます」などと、忙しい中対応してもらったお礼を伝えることが大切です。

他にも、大学でお世話になっている教授や、就活の相談に乗ってもらった先輩などに送る人が多いようです。

また、転職エージェントや就活エージェントを利用した人は、内定をもらった際、就活・転職エージェントにもお礼を言いましょう。メールにて内定の連絡を受けた場合は、そのメールに返信する形でお礼メールを送ります。

今までのサポートに対するお礼のほか、入社後の意気込みなども一緒に伝えるとよいでしょう。

内定承諾を保留したいときのメールの書き方は?

内定をもらっても、「第一志望の結果がまだ出ていない」、「家族に相談したい」などの理由で内定承諾を待ってもらいたい場合もあります。内定承諾を保留する際には、どのようなメールを送ればよいのでしょうか。

ここでは新卒を例に紹介します。

※転職時の内定保留について詳しくは→転職時の内定保留、失礼にならない伝え方

件名:内定承諾に関するご相談(〇〇大学△△△△)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△△△と申します。

この度は、内定のご連絡、誠にありがとうございます。
貴社からこのような評価をいただけたことを大変嬉しく思っております。

すぐに内定承諾のご連絡をしたいところではございますが、
○月○日まで回答を延期させていただくことは可能でしょうか。

貴社にも魅力を感じておりますが、他社の結果が出た上で、
後悔のない決断をしたいと考えております。

大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

<署名>
氏名:△△△△
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メール:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 〇〇マンション〇〇〇号室

保留の理由を伝え、期限を相談しよう

保留メールのイメージ

内定承諾を保留する場合、保留したい理由を伝えた上で、期限を相談します。

保留したい理由として、他社の選考が残っていることや、家族に相談したい旨を正直に伝えましょう

保留期間に関しては、あくまでも相談として、例文のように疑問形で送ります

保留してもらえる期間は1週間から1ヶ月が目安

新卒なら、基本的には1週間から1ヶ月程度は待ってもらえることが多いです。場合によっては、「3ヶ月後まで」や「内定式まで」など比較的長期で待ってくれることもあるので、事情を話した上で相談してみましょう。

中途は、新卒ほど待ってもらえないケースがほとんどです。

内定保留後に承諾のメールをするときには?

保留後の承諾メールのイメージ

内定承諾の保留をお願いした後、承諾をすることを決めた際にはどのようにメールを送るのが適切なのでしょうか。

例文と共にポイントを紹介します。

件名:内定承諾のご連絡(〇〇大学△△△△)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△△△と申します。

先日、内定の回答において猶予期間を設けていただきましたが、ぜひ入社させていただきたく存じます。

この度は、私の一方的な都合でのお願いにもかかわらず、回答保留を承諾いただき、ありがとうございました。
一日でも早く貴社に貢献できるよう、精一杯努力していきます。

何卒よろしくお願いいたします。

<署名>
氏名:△△△△
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メール:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 〇〇マンション〇〇〇号室

保留を承諾してもらったことへのお礼と今後の抱負を伝えよう

まずは内定承諾を保留してもらったことへのお礼を述べ、その後で承諾する旨を伝えます。内定お礼メールと同様に、入社に向けた抱負も書きましょう。

保留後に内定を辞退するには?

内定辞退をする際の電話のイメージ

内定承諾を保留した後、辞退する場合は次のようなメールを送るとよいでしょう。

ただし、辞退をする際には、メールだけでなく電話でも辞退の意向を伝えるのがマナーです

件名:内定辞退のご連絡(〇〇大学△△△△)

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の△△△△と申します。

先日は内定の回答に関してお時間をいただき、ありがとうございました。
熟慮いたしましたが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

これまで貴重なお時間を割いて選考していただいたにも関わらず、
このようなご連絡となりましたこと、大変心苦しく感じております。

採用に関わってくださった関係者の方々には、心より感謝申し上げます。
最後になりますが、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

<署名>
氏名:△△△△
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
メール:〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
住所:〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇-〇-〇 〇〇マンション〇〇〇号室

保留を承諾してもらったことへのお礼を伝えよう

内定を辞退するとしても、保留することを承諾してもらえたお礼を一言入れ、辞退の意向を伝えましょう。

辞退の理由はどう書くべき?

メールの文面に辞退の理由を書く必要はありません。ですが、電話などで改めて辞退の理由を聞かれる可能性もあるため、理由を伝えられるように準備をしておきましょう

まとめ

内定をもらったら、お礼メールにて、内定へのお礼と承諾や保留の意思を伝えましょう。内定をもらった当日中に伝えることで、入社への意欲を伝えることができます。

また、保留や辞退をする際にも丁寧な対応を行い、気持ちのよい就職・転職活動をしていきましょう。

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