承諾・保留・辞退すべて解説 採用・内定通知のお礼メール例文

転職活動で企業から採用・内定通知が届いたときのお礼メール例文と、書くときのポイントを解説します。内定を承諾する場合・保留する場合・辞退する場合すべてに対応しています。

お礼メールは、採用通知を受けた日に送るのがマナー

内定のお礼メールとは、内定をもらったことに対するお礼と、内定の承諾・保留・辞退の意志を伝えるためのメールです。

企業にとって、内定を出した応募者が入社できるかどうかは重要な問題なので、お礼メールは採用通知を受けた当日中に送るのがマナー。電話で採用通知をされた場合も、通話終了後に改めてメールを送ると、丁寧な印象を与えられるでしょう。

【承諾】企業へのメール例文とポイント

まずは、内定を承諾する場合に企業へ送るお礼メール例文を紹介します。

件名:Re:◯月◯日の面接の選考結果につきまして【株式会社◯◯◯】

本文:
株式会社◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
[氏名]と申します。

この度は内定のお知らせをいただき、誠にありがとうございました。
貴社を第一志望にしておりましたので、嬉しい限りでございます。
心より感謝し、謹んでお受けしたいと存じます。

これまでに培ってきた経験を生かし、
一日も早く貴社の戦力となれるよう精進してまいります。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

ポイント

  • 盛り込む内容は、内定に対するお礼の言葉入社意志
  • 入社意志は「謹んでお受けしたいと存じます」のように明確に示す
  • 最後に今後の意気込みを添えると、積極的な姿勢が伝わり好印象

【保留】企業へのメール例文とポイント

企業に内定保留をお願いするときと、保留後に承諾もしくは辞退するときのメール例文を紹介します。

内定保留をお願いするときのメール例文

内定を保留できる期間は、基本的に1週間程。ここでは、他社の選考を理由に保留する場合の例文を紹介します。

件名:Re:◯月◯日の面接の選考結果につきまして【株式会社◯◯◯】

本文:
株式会社◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
[氏名]と申します。

この度は、内定のご連絡をありがとうございました。
実は、入社のお返事につきまして
しばらく猶予をいただきたいと思いご連絡差し上げました。

先日の面接でもお話をさせていただいた通り、
他社の選考も控えているため、
そちらの話を聞いた上で判断させていただきたいと考えております。

無理を申しまして大変恐縮ですが、
可能でしたら、1週間後の◯月◯日まで
返事を待っていただけないでしょうか。

内定をいただいたにもかかわらず、
身勝手な申し出をしてしまい誠に申し訳ございません。

ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

ポイント

  • 盛り込む内容は、内定に対するお礼の言葉保留理由回答期限
  • 保留理由は家族と相談したいでもOK
  • 「無理を申しまして大変恐縮ですが」などのクッション言葉を使い、丁寧な姿勢を見せる
  • 「~していただけないでしょうか」などと、あくまでお願いベースで伝え、希望する期間の保留が難しい場合は期限内に回答できるよう努める

※内定保留について、くわしくは→転職時の内定保留、失礼にならない伝え方

保留後、承諾する場合のメール例文

保留して検討した結果、内定承諾を決めた場合のメール例文を紹介します。

件名:内定承諾のご連絡(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
[氏名]と申します。

内定の回答につきまして、
猶予期間を設けていただき誠にありがとうございました。
検討の結果、ぜひ入社させていただきたいと考えております。

この度は、勝手な都合でのお願いにもかかわらず、
回答保留をご了承いただき、誠にありがとうございました。

これまでに培ってきた経験を生かし、
一日も早く貴社の戦力となれるよう精進してまいります。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

ポイント

  • 盛り込む内容は、回答保留に対するお礼の言葉入社意志
  • 入社意思は「ぜひ入社させていただきたい」など明確に示す
  • 今後の意気込みを伝えて、保留によるマイナス印象を払拭する

保留後、辞退する場合のメール例文

保留して検討した結果、内定辞退を決めた場合のメール例文を紹介します。

件名:内定辞退のご連絡(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
[氏名]と申します。

内定の回答につきまして、
猶予期間を設けていただき誠にありがとうございました。
検討の結果、大変申し上げにくいのですが、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような形となってしまい申し訳ございません。

△△様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

ポイント

  • 盛り込む内容は、内定保留に対するお礼の気持ち辞退の意志・お詫びの気持ち
  • 辞退理由は「検討の結果」でOK。返信で辞退理由をくわしく聞かれた場合は、答えられる範囲で伝える

【辞退】企業へのメール・電話例文とポイント

内定を辞退する場合も、基本的にはメール連絡で問題ありません。ただし、企業によっては「辞退するなら直接連絡してほしい」と考えているところもあるので、不安な場合は電話で伝えるのがいいでしょう。

電話で連絡する場合は、通話終了後に辞退意志を示した証拠としてメールも送っておくのがおすすめです。

なお、内定を辞退するか迷っている場合は、一度保留にして考える時間を作るのが得策です。

メールで連絡する場合の例文

まずは、メールで内定辞退の連絡をする場合の例文を紹介します。

件名:内定辞退のご連絡(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯
人事部 △△様

お世話になっております。
[氏名]と申します。

この度は、内定のご連絡をありがとうございました。
検討の結果、誠に申し訳ございませんが、
内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような形となってしまい申し訳ございません。

△△様をはじめ、採用ご担当の皆様には心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

ポイント

  • 迷いがあり当日中に承諾/辞退の連絡ができない場合は、保留のお願いメールを送っておく
  • 盛り込む伝える内容は、内定に対するお礼の気持ち辞退の意志・お詫びの気持ち
  • 辞退理由は「検討の結果」でOK。返信で辞退理由をくわしく聞かれた場合は、答えられる範囲で伝える

電話で連絡するときの会話例

続いて、電話で内定辞退する場合の会話例を紹介します。

メールで採用通知が届き、電話で内定辞退する場合の会話例

ポイント

  • 電話をかける時間帯は、9:30~11:3013:30~17:00がベスト
  • 迷いがあり、当日中に承諾/辞退の連絡ができない場合は、保留のお願いメールを送っておく
  • 伝える内容は、内定通知に対するお礼の気持ち辞退の意志お詫びの気持ち
  • くわしい辞退理由を聞かれた場合、答えられる範囲で伝える

※電話連絡のマナーについて、くわしく解説→面接の電話、応対方法総まとめ

コラム:転職エージェントへのお礼メールはどう書く?

転職エージェントを利用して転職活動をしていた場合、担当者への感謝の気持ちを伝えるためにお礼メールを送るのはもちろんOK。必須ではありませんが、連絡することで感謝の気持ちをより強く伝えられます。

転職エージェントへのお礼メール例文

件名:転職活動サポートの御礼(氏名)

本文:
株式会社◯◯◯
△様

お世話になっております。[氏名]です。

転職活動をサポートいただいたことに対して
改めて御礼をお伝えしたく、メールを差し上げました。

はじめは自分が転職で何を叶えたいのかすら
ぼんやりしている状況でしたが、
△△様が丁寧にヒアリングとアドバイスをしてくださったことで、
理想の職場を見つけることができました。

株式会社□□□で働くことが今から待ち遠しいです。
この度は、誠にありがとうございました。

今後またキャリアについて考える際は、
ぜひご相談をさせていただきたく存じます。

どうぞ、よろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

まとめ

採用・内定通知に対するお礼メールのポイントをまとめました。

  • お礼メールは採用通知が届いた当日中に送る
  • 迷っている場合は、一度保留にする
  • 辞退の場合もメール連絡でOK

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