面接日程をメールでやり取りする際の例文&マナー

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nitteimail

転職活動中には、応募先の企業と面接の日程調整をメールでやり取りする機会があります。そんな時、どう返信すればよいのか、迷ったことはありませんか?

ここでは、面接の日程調整をメールで行う際に気をつけたいポイントや、好印象を与えるメールの作法などについて解説していきます。

状況に応じた例文も掲載していますので、すぐに例文を使いたい人は2.ケース別 面接日程メールへの返信方法【例文あり】をご覧ください。

<目次>
1.面接日程メールのやり取りの基本
本文の順番は「宛先→挨拶→本文→締め→署名」
「24時間以内」「午前9時から午後10時まで」に返信
件名は変えずに「Re:」で返信
本文は「残したまま」が正解
最後に署名を入れる
指定した時間にメールを送る方法
2.ケース別 面接日程メールへの返信方法【例文あり】
【承諾】日程OKなら、「承諾&お礼」を
【調整】日程NGなら、「理由」と「都合の良い日時」を明確に
【希望】希望を出す際は、できるだけ幅広く提示
【変更依頼】日程調整後の変更依頼は電話でも謝罪を
すぐに返信できない&返信が遅れた場合の対処方法
3.転職メールでの言葉遣いNG集
書き出しは「お世話になります」→「お世話になっております」
「了解しました」→「かしこまりました」「承知いたしました」
「させていただく」や「お」「ご」の使い過ぎに注意
表記のバラつきは印象ダウン! 文中で統一しよう
4.人事からの評価が上がるメールのポイント
レスポンスが早いと好印象
簡潔で分かりやすい内容を心がける
読み手の状況や気持ちへの配慮が行き届いている
5.まとめ

1.面接日程メールのやり取りの基本

pixta_24336237_M_Rはじめに、面接の日程調整をメールで行う際に、最低限押さえておきたいルールやマナーについてまとめていきます。

普段からビジネスマナーを守ったメールが書けている、という人も今一度確認しておきましょう。

本文の順番は「宛先→挨拶→本文→締め→署名」

メールの本文を書く順番の基本は、「宛先→挨拶→本文→締め→署名」です。
ポイントは、「伝えたいことを簡潔に」。長い前置きや回りくどい言い回しは控え、結論から先に書くことを意識しましょう。

henshin

「24時間以内」「午前9時から午後10時まで」に返信

企業から面接の日程調整に関するメールが来たら、できるだけ早く返信することが鉄則です。
遅くとも、メール受信から24時間以内には返信するように努めましょう

また、理想的なメールを送る時間帯は「午前9時から午後10時まで」の間です。
どうしてもこの時間に送れない場合はやむをえませんが、あまりに極端な深夜・早朝に送信してしまうと、「夜更かしが原因で遅刻をする人かもしれない」などと邪推される可能性もありますので、できれば避けましょう。

件名は変えずに「Re:」で返信

企業から受信したメールに返信する際は、件名は変えずに送りましょう。もともとの件名が「面接のご案内」であれば、そのまま「Re:面接のご案内」として返信します。

一見、丁寧さに欠けるようで失礼ではないかと不安になる人もいるかもしれませんが、件名を変えないほうが該当のメールを検索して探しやすくなるので、採用担当者のメール管理・処理の手間を省くことができます。

件名にまったく手を加えないことに抵抗がある人は、「Re:面接のご案内/転職花子」というように、件名の後ろに自分の名前を書き添えても良いでしょう。また、メールの往復が続き、「Re:Re:Re:Re:面接のご案内」となることが気になる場合は、「Re:面接のご案内」と、返信記号をひとつにまとめましょう。

本文は「残したまま」が正解

受信したメールに返信をすると、相手の本文、また、何度かメールの往復をした場合は、やり取りの全文が「引用」される形で残ります(メールソフトの設定によっては引用されない場合もあり)。引用されたこれまでのメールの内容は消さずに、残したまま送信しましょう。

そのほうが自分も採用担当者も、お互いにメールでやり取りした経緯が一目で分かるので、過去の複数のメールを見返す必要がなくなるというメリットがあります。

最後に署名を入れる

本文の最後には、自分の情報を記した「署名」を入れましょう。
署名に入れる内容と順番は、(1)名前、(2)郵便番号&住所、(3)電話番号、(4)メールアドレス、が基本です。

shomei

各項目の注意点は、以下の通りです。

(1)名前:姓名のみ。読みにくい姓名の場合などは、「転職 花子(てんしょく はなこ)」というように、読み仮名を書き添えても良いでしょう。

(2)郵便番号&住所:郵送で資料などを送付してもらうケースを考えられますので、郵便番号も含めた住所を書きましょう。

(3)電話番号:携帯電話の番号を書けばOK。自宅に固定電話がある場合はそちらも添えて構いませんが、基本的には携帯電話にしかかかってこないと考えましょう。

(4)メールアドレス:やり取りで使用しているメールアドレスを、そのまま書きましょう。

<その他の注意点>

・署名は、見やすいように枠線で囲みます。
線は「*****」や「—–」など、シンプルなものがベスト。「♪」や「☆」などの使用は避けましょう。

・あくまでビジネスでのやり取りですので、自分のホームページやブログのURLやSNSのアドレスは載せないようにしましょう。
ただしクリエイティブ系の仕事に応募する場合で、ネット上に自身のポートフォリオとなるサイトがある場合はアドレスを書いても構いません。

 

【コラム】指定した時間にメールを送る方法

自分の指定した時間にメールを送りたい場合は、メールソフトの「タイマー機能」を利用するのも一手です。
ただし、メールソフトやプラグインオプションなどにより、タイマー機能が使えるものと使えないものがあります。代表的なメールソフトのタイマー機能は以下の通り。

Windows Liveメール:タイマー機能なし。
Microsoft Outlook:タイマー機能あり。メッセージを作成し、「オプション」→タブ「配信タイミング」→「指定日時以降に配信」で日時と時刻を指定→「送信」。指定日時にパソコンの電源はONにし、Outlookを起動しておく必要あり
Gmail:タイマー機能なし。ただしGoogle Chromeの拡張機能である「Right inbox for Gmail」を使用すれば送信予約可能

2.ケース別 面接日程メールへの返信方法【例文あり】

pixta_17126214_M_R次に、企業からのメールに対し、提示された面接日程を承諾する場合や変更を依頼する場合など、ケース別の返信方法を例文と併せて紹介していきます。

例文はそのままコピー&ペーストの上、必要な情報を変更して使用してください。

【承諾】日程OKなら、「承諾&お礼」を

先方から提示された面接の日程で都合が良い場合は、「日程の承諾」と「日程を調整・提示してくれたことに対する感謝の気持ち」を盛り込んだ本文を作成しましょう。
下記の例では、「面接の日程を複数提示され、その中からこちらが都合の良い日時を選ぶ」というケースを想定しています。

株式会社○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。
それでは、以下の日程にてお伺いします。

日時:3月1日(月) 15:00〜
場所:株式会社○○ 本社ビル

お忙しい中、日程を調整していただき、ありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いたします。

****************************************************
転職 花子
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:hanako_tenshoku@×××××.ne.jp
****************************************************

【調整】日程NGなら、「理由」と「都合の良い日時」を明確に

提示された日程で都合がつかない場合は、必ず「理由」と「代わりに都合の良い日時」を復数提示しましょう。
ただし、「他社の面接日程とかぶっている」など具体的な理由は必要ありません。「あいにく別件がございまして」「あいにく都合が悪く」などと、ぼかした表現にしましょう。

株式会社○○
人事部 △△様

お世話になっております。
お忙しい中、次回面接のご連絡ありがとうございます。
是非、選考に参加させていただきたく存じます。

ご連絡いただきました日程ですが、
現職の業務の都合上、お伺いすることができません。
つきましては、下記日程の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

3月1日(月) 10時~18時
3月2日(火) 11時以降
3月3日(水) 12時以降
3月4日(木) 終日

こちらの都合で大変申し訳ありませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

****************************************************
転職 花子
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:hanako_tenshoku@×××××.ne.jp
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【希望】希望を出す際は、できるだけ幅広く提示

企業から、先にこちらの希望の面接日時を挙げるよう指示される場合もあります。その際は、都合の良い日時を複数、できるだけ幅広い候補を提示しましょう。
また、提示した候補日では企業の都合がつかなかった場合も想定して、「この日時で調整が難しい場合はお申し付けください」という内容の一文も添えましょう。

株式会社○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは次回面接のご案内をいただき、ありがとうございます。
お言葉に甘えまして、私の都合の良い日時を記載いたします。

3月1日(月)14:00以降
3月2日(火)10:00~13:00
3月3日(水)16:00~19:00

上記日時でのご調整が難しい場合は、
再度提示いたしますのでお申し付けくださいませ。
よろしくお願いいたします。

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転職 花子
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:hanako_tenshoku@×××××.ne.jp
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【変更依頼】日程調整後の変更依頼は電話でも謝罪を

双方で日程調整をし、面接の日程が決まっていたのに、やむをえず日程変更をしなければならなくなったときは、理由を添えた上で、日程の再調整をお願いしましょう
この場合はメールのみならず、電話でも謝罪したほうが良いでしょう。特に社長や役員の日程を再調整すなければならない最終面接の場合は必須です。こちらの都合で日程変更をするわけですから、丁寧に、誠意をもって対応しましょう。

株式会社○○
人事部 △△様

お世話になっております。

先日は、面接日程のご連絡をありがとうございました。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

予定させて頂いていた3月1日(月)ですが、
面接に伺うことができなくなってしまいました。

こちらの都合で大変恐縮ではございますが、
3月2日(火)以降に改めて面接の日程調整をさせていただくことは可能でしょうか。

お手数をおかけし、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。

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転職 花子
〒○○○‐○○○○
▲▲県▲▲市▲▲□‐□‐□
電話:00-0000-0000(090-0000-0000)
メールアドレス:hanako_tenshoku@×××××.ne.jp
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【コラム】すぐに返信できない&返信が遅れた場合の対処方法

もう少し先にならないと予定がハッキリしないなど、面接日程についての返信がすぐにできない場合は、メールをもらってから24時間以内に「取り急ぎのお礼の返信」を送っておきましょう

連絡してくれたことへの感謝の一文と、「○月×日に改めて返信いたします」と、返信できる日を記載して、取り急ぎお礼のメールを送りましょう。

取り急ぎお礼のメールもできずに返信が遅れてしまった際は、「返信が遅くなり申し訳ございません」「返信が遅れてしまい、大変失礼いたしました」など、「お詫びの一言」を添えましょう。

3.転職メールでの言葉遣いNG集

pixta_24290800_M_Rここでは、企業の採用担当者とのメールのやり取りにおいて、多くの人がやってしまいがちな言葉遣いや敬語の間違い、文章を考える際に気をつけたい点についてまとめていきます。

書き出しは「お世話になります」→「お世話になっております」

文章の冒頭は、「お世話になっております」としましょう。
「お世話になっております」は現在形で、すでに取引や付き合いがある場合に使用します。面接日程をメールで交渉している場合も、「お世話になっております」という書き出しで問題ありません。

対して「お世話になります」は、「(これから)お世話になります」というニュアンスを含む未来形です。商談が決まった際や、これから取引が始まる際に使用します。

「了解しました」→「かしこまりました」「承知いたしました」

面接日程を承諾する意思を示すときに、「了解しました」という言葉を使用しがちですが、「かしこまりました」や「承知いたしました」とするほうが良いでしょう。

「了解しました」は、一般的に目上の人に使うことは不適切という説があります。受け取る人によってはカジュアルに感じる可能性もありますので、「かしこまりました」「承知いたしました」を使用したほうが無難です。

「させていただく」や「お」「ご」の使い過ぎに注意

丁寧な文面を意識するあまり、文末のほとんどが「~させていただく」になってしまったり、「お返事」「ご依頼」など、すべての名詞の頭に「お」や「ご」をつけてしまうと、読みにくく、くどい印象を与えかねません

全文を書き終えた後にもう一度読み直し、誤字脱字とともに、これらを重複して使っていないか確認しましょう。

表記のバラつきは印象ダウン! 文中で統一しよう

同じメールの文章内での「表記の統一」も意識しましょう。
ひらがな/漢字、カタカナや数字の全角/半角など、同じ言葉や数字なのに表記にバラつきがあると、散漫で統一感のない印象を与えてしまいます。

よくやりがちな例としては、「いたします/致します」、「いただく/頂く」、「15:00(半角)/15:00(全角)」などが混在しているケースです。
表記の統一についても、書き終えた後に一通り見直し、バラつきがないかチェックすると良いでしょう。

4.人事からの評価が上がるメールのポイント

pixta_22156984_M_R最後に、メールのやり取りを通じて採用担当者に「この人はデキる!ぜひ採用したい」と思ってもらえるポイントについて、まとめていきたいと思います。

レスポンスが早いと好印象

転職活動中のメールへの返信においては、内容の簡潔さや的確さとともに、“早く返信すること”も高評価につながります

実際に仕事をする上でも、メールの返信が早い人はマメでしっかり者が多く、仕事ができると見なされる傾向にあります。採用の現場でも、その評価方法は同じです。
また、採用担当者はたいていの場合、複数の人物と日程調整しています。素早く返信することで、いち早くスケジュールが確定でき、採用担当者の負担を軽くできます。

ただし、まだ現職を辞めていないのに、勤務時間中にいつでも返信してしまうのは考えもの。「この人、本当に働いているの?」と疑われかねませんので、よほどの急ぎでない限り定時の前後や休憩中に返信するのが無難です。

簡潔で分かりやすい内容を心がける

1章の本文を書く順番は「宛先→挨拶→本文→締め→署名」でも触れたように、内容は簡潔に、結論から書くことを意識しましょう。
ライバルに差をつけようと、つい自分なりの意気込みなどを盛り込もうとしがちですが、面接日程のやり取りをするメールでは不要! 自己アピールは面接時に行いましょう。

その他、簡潔で読みやすいメール文を作成するコツとしては、以下の点に気をつけましょう。
・25~35文字ごとに改行を入れる
・一段落につき3~5行以内におさめる

読み手の状況や気持ちへの配慮が行き届いている

読み手=採用担当者の手を煩わせないように気を配ることも、社会人として仕事を円滑に進める能力があると見なされ、評価されます。

「自分が採用担当者だったら」と、同時進行で複数人との面接日程の調整をする大変さを想像できれば、配慮すべき点がおのずと見えてくるでしょう。

5.まとめ

以前は電話が中心だった転職活動中の企業とのやり取りが、近年ではメールも主流となってきました。

電話対応と同じく、メールのやり取りにもさまざまなマナーやルールがあります。
この記事を参考にしていただくことで、メールのやり取りを通して「きちんと仕事ができる人」という印象を与えることができるはずです。