承諾・確定のお礼・変更や再調整 面接の日程調整メール例文集・書き方

応募先の企業に履歴書や職務経歴書を送って数日がたつと、書類選考の結果連絡があります。

無事に選考を通過した場合、面接の日程を調整することになるので、この記事で流れやメール例文について確認しておきましょう。

面接の日程調整メールはどう返信する?

書類選考を通過し、応募先の企業から面接の日程調整についてメール連絡をもらった場合、返信メールの本文は企業から候補の日程を提示されたときと、自分から希望日を提示するときとで異なります。

自分の状況に近いものを下記から選び、返信メールの書き方・例文を確認してください。

企業から提示された日程を承諾するとき

応募先の企業から面接の候補日が提示された場合、候補日のうち都合のいい日程を選択して返信します。メールには希望の日付・曜日・時間を改めて明記し、認識のズレを防ぐようにしましょう。

都合のいい日程が複数ある場合は「ひとつだけお選びください」などと書かれていない限り、複数選択するのが無難です。

一方「いつでも大丈夫です」などと丸投げするのは避けましょう。ある程度選択肢を絞った方が、採用担当者も調整がしやすいからです。

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。
下記いずれかの日程で、ぜひ選考に参加させていただきたく存じます。

●月●日(●)●時~
●月●日(●)●時~

お忙しい中、日程調整にご対応いただき、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

自分から希望日を提示するとき

いつなら面接できるのか、企業から希望の日程を聞かれた場合は、都合のいい日時を3つ以上提示しましょう。移動時間も考慮し、対応可能な時間を明確に伝えるのが大切です。

対応可能な時間を伝えるときの書き方

  • 一日中都合がいい場合…「終日」
  • 都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、◇次面接についてご案内をいただき、ありがとうございます。
お言葉に甘えまして、私の都合の良い日時を記載いたします。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

上記日時でのご調整が難しい場合は、
再度提示いたしますのでお申し付けくださいませ。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

企業から提示された日程の都合が悪いとき

提示された候補日程のすべてで都合がつかない場合は、面接に対応できる日程を伝えます

提示する日程は、企業から届いた候補日に近い日付を伝えるのが無難。また、担当者が調整しやすいよう、候補日程は3つ以上提示するようにしましょう。

対応可能な日程を洗い出すときは、当日の移動時間も考慮するのが大切です。

対応可能な時間を伝えるときの書き方

  • 一日中都合がいい場合…「終日」
  • 都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

なお、都合がつかない理由は「あいにく都合が悪く」などのぼかした言い方でOK。

現職の業務が理由ならそのまま伝えても問題ありませんが「他社の面接と重なった」「外せない私用がある」などの場合は、あえて正直に言う必要はありません

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。
ぜひ、選考に参加させていただきたく存じます。

大変申し上げにくいのですが、ご連絡いただきました日程には、
現職の業務で出張が入っており、お伺いすることができません。
つきましては、下記日程の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

企業から提示された日程の都合がわからないとき

提示された日程の都合が現時点でわからない場合でも、わかるまで返信しないという対応はNG。できるだけ早くその旨を伝える必要があります。

まず「いつまでに都合がわかるのか」を伝えるメールを早めに送り、後日予定の見通しが立ったときに改めて連絡するようにしましょう。

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、
業務の都合上、現時点ではまだスケジュールの見通しが立っておらず、
お伺いできる日程を提示できない状況です。

ぜひ、選考に参加させていただきたく存じますので、
回答を●月●日(●)までお待ちいただくことは可能でしょうか。

身勝手なお願いで、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

コラム:24時間以内に返信するのがマナー

応募先の企業から面接の日程についてメールが届いた場合、受信してから24時間以内に返信するようにしましょう。

採用担当者としても面接官の予定を事前に押さえる必要があるため、スピーディな対応が求められるからです。

メールを送る時間帯は、午前9時から午後10時までの間が理想。早朝や深夜にメールを送ると「生活リズムが崩れているのかもしれない」と懸念される可能性があります。

この時間帯に送れない人は、予約送信機能を活用するのがいいでしょう。

面接の日程が確定したらお礼メールを返信

企業に希望日を伝え、調整が終わると面接の日程が確定します。企業から「それでは◯月△日の□時から、お待ちしております」などの日程確定メールを受け取ったら、お礼の返信メールを必ず送りましょう

認識間違いを防ぐために、日付・曜日・時間・場所を改めて記載するのがポイントです。

面接の日程確定お礼メール(返信)

件名:Re:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

この度は面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。
下記日程でお伺いいたします。

日時:●月●日(●)●時~
場所:株式会社○○○ 本社ビル

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

面接の日程を変更・再調整したいときは?

一度確定した面接日程の都合が悪くなった場合は、できるだけ早い段階で変更・再調整のお願いをしましょう

面接に行けなくなった理由とお詫びの気持ちを簡潔に書き、対応可能な希望日程を3つ以上提示します。移動時間も考慮し、対応可能な時間を明確に伝えるようにしましょう。

対応可能な時間を伝えるときの書き方

  • 一日中都合がいい場合…「終日」
  • 都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

なお、変更・再調整が面接の前日や当日になる場合は、メールではなく電話で依頼するのがマナー。くわしい電話連絡の方法は、別記事の「〈日程調整したい〉ときの電話例文」で解説しています。

面接の日程変更・再調整メール

件名:◇次面接の日程変更のお願い【氏名】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

先日◇次面接のご連絡をいただきました、[氏名]と申します。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

お約束しておりました●月●日(●)●時~ですが、
急な顧客対応が入り、面接に伺えなくなってしまいました。
ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、
よろしければ以下の日程への変更をご検討いただけないでしょうか。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)


面接の日程調整にまつわるQ&A

面接の日程調整に関するよくある疑問に、Q&A形式でお答えします。

企業から返信がこない…どうする?

1週間を目処に確認の連絡をする

企業から日程調整についてメールの返信がこない場合、最後のやり取りから1週間待っても連絡がなければ、メールを再度送りましょう

返信がこない原因として、連絡が漏れてしまっている可能性があります

確認の連絡をする際は、これまでやり取りしていたメールに返信する形で送れば、採用担当者が経緯をスムーズに思い出すことができます。

▼企業から返信がないときの確認メール

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただきました、[氏名]と申します。

先日は◇次面接の日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございました。●月●日(●)に希望日程を記載したメールをお送りしたのですが、
その後いかがでしょうか?

ご調整が難しい場合は、再度日時を提示いたしますのでお申し付けください。

ご多忙のなか大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

また、企業からのメールが迷惑メールフィルターに引っかかっていたり、システムエラーで自分のメールが送信できていなかったり……ということも。迷惑メールフォルダや送信済みフォルダの中身も確認しておきましょう。

企業から面接の日程を変更された…不採用のサイン?

単純な都合によることがほとんど

一度決まった面接の日程を、企業の方から変更したいと連絡がくることもあります。これには他の候補者と希望日が重なってしまった面接官の都合がつかなくなったなど、企業側の事情が背景にあることがほとんど。

稀に、より能力の高い候補者を優先して対応した結果、他の候補者の面接日程が変更されることもあるようですが、可能性としてはかなり低いでしょう。

面接の日程調整は早く対応した方が有利?

基本は無関係だが、企業によっては有利

面接の日程調整がスムーズにいく人とそうでない人で、選考のハードルや難易度が変わることは基本的にありません

ただし、企業風土や職種柄、スピード感が求められるような企業においては、レスポンスの早さが評価につながることもあります。また、企業としてそのポジションに対する採用の優先度や緊急度が高い場合、より早く選考が進んだ候補者が有利になることもあるようです。

よって、志望度が高い応募先に対しては、スピーディな対応を心がける方が無難だと言えます。

メール連絡の基本マナーをおさらい

面接の日程調整など、転職活動にまつわるメールマナーは3つ。基本的にはビジネスメールのマナーと同じですが、守れていないとイメージダウンにもつながりかねないので、しっかりと押さえておくようにしましょう。

【転職活動のメールマナー】届いたメールにそのまま返信/宛先は正式名称で書く/署名は住所まで正確に

それぞれくわしく見ていきます。

届いたメールにそのまま返信

To:XXXX@hacks.co.jp/件名:Re:面接日程の件(hacks商事・人事山田)/ここにメールの返事を書く/>転職花子様/>お世話になっております。/>hacks商事・山田と申します。/>次回面接の日程について、/相手から来たメール文は消さない” width=”900″ height=”600″></p>
<p>ビジネスメールでは、<span class=届いたメールにそのまま返信するのがマナーです。

件名を変えたり、入力画面に引用されているこれまでのメール文を消したりする必要はありません。メール作成時も、新規作成ではなく返信フォームにそのまま返事を書き、送信しましょう

宛先は正式名称で書く

メールの宛先部分には会社名、部署名、役職名を正式名称で記入します。「株式会社」を「(株)」と省略するのはマナー違反なので、注意してください。

もし採用担当者の個人名がわからない場合は「人事部 採用ご担当者様」のように書けば問題ありません。

▼「採用ご担当者様」の使い方について

署名に書く内容は4つ

メール最後の署名に書く内容は氏名・メールアドレス・電話番号・住所の4つ。住所は都道府県から市区町村、番地、建物名、号室まですべてを正確に書く必要があります。

また「★」や「♪」などのカジュアルな装飾は避け、シンプルなデザインのものを使用するようにしましょう。

なお、メールのやり取りが続いている場合でも、署名は毎回必要です。テンプレート設定や自動入力設定をしておくと、いちいち手入力せずに済みます。

コラム:メールの言葉遣いのポイント4つ

メールの言葉遣いで、特に注意が必要な4つのポイントを紹介します。

1書き出しは「お世話になっております」が正解

面接前後のメールやり取りは「お世話になっております」で書き出すのが基本。「お世話になります」は「(これから)お世話になります」というニュアンスを含む未来系なので、すでに連絡をしたことがある相手へのメールには適していません。

2「了解しました」はNG

「了解しました」を目上の人に使うのは不適切という意見もあるので、代わりに「かしこまりました」「承知いたしました」を使うのが無難です。

×お世話になります。/◯お世話になっております。/×了解しました。/◯承知いたしました。

3「させていただく」「お」「ご」を使いすぎない

丁寧にしようと「~させていただく」が重なったり、「お返事」「ご変更」などあらゆる名詞に「お」や「ご」などの接頭語をつけたりすると、読みにくく、くどい印象を与えてしまいます。

全文を書き終えた後に読み返し、重複していないかを確認するようにしましょう。

×ご面接いただく日程のご変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。/×面接日程を変更させていただきたく、ご連絡させていただきました。/◯面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

そのほか、ありがちな敬語の間違いについては下記の記事で解説しています。

4メール内で表記を統一

ひらがな/漢字/カタカナ」、数字や英語の「半角/全角」などは、メール全体で統一するようにしましょう。同じ言葉や数字なのに表記がバラついていると、散漫な印象を与えてしまいます。

「いたします」/「致します」/「いただく」/「頂く」「15:00」/「15:00」かならずどちらかに統一を。

面接の日程調整が終わったら…

面接の日程調整が完了したら、次はいよいよ面接対策。面接当日までに、マナーの確認や質問対策をしておきましょう。

▼面接当日のマナーを全網羅

▼想定質問とベストな回答例を確認!

▼スーツなどの服装・身だしなみをチェック

同時に受けている企業にも連絡を!

複数の企業の採用選考を同時進行で受けている場合、面接の日程が重複したり、内定をもらっても辞退したり……といった事態がどうしても発生します。

しかし、たとえ最終的に入社しない企業であっても、最後まで丁寧に対応するのが社会人としてのマナー。下記の記事から、面接辞退や内定にまつわるメール例文についておさえておきましょう。

▼面接をキャンセル・辞退するとき

▼内定をもらったとき

▼内定を辞退するとき

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