面接の日程調整・辞退・お礼 転職活動のメール例文集

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応募先の企業から、面接日程についてメールが届いたときの返信例文を紹介します。

面接後のお礼や面接を辞退したいとき、遅刻しそうなときなど、面接前後の連絡例文も合わせて掲載しています。

【日程選択】候補日程が届いた場合の返信例文

日程を承諾する場合

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。
下記いずれかの日程で、ぜひ選考に参加させていただきたく存じます。

●月●日(●)●時~
●月●日(●)●時~

お忙しい中、日程調整にご対応いただき、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

日程を承諾する場合は、企業から届いた候補日程のうち、都合のいい日程を選んで返信します。都合のいい日程が複数ある場合は、「ひとつをお選びください」などと書かれていない限り、複数選択するのがおすすめです。認識のズレを防ぐために、日時・曜日・時間を改めて記載するようにしましょう。

日程が合わない場合

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。
ぜひ、選考に参加させていただきたく存じます。

大変申し上げにくいのですが、ご連絡いただきました日程には、
現職の業務で出張が入っており、お伺いすることができません。
つきましては、下記日程の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

候補日程の都合がつかない場合は、その理由を述べたうえで、いつなら面接可能なのか希望日程を伝えます

希望日程は、企業から届いた候補日程に近い日程を伝えるのがベスト。また、調整しやすいよう、3つ以上提示するのが理想です。移動時間を考慮したうえで、面接に対応可能な時間を明確に伝えましょう。

【面接に対応可能な時間を伝えるときの書き方】
・一日中都合がいい場合…「終日」
・都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

なお、都合がつかない理由は具体的に書かなくてもかまいません。例文のように、現職の業務を理由とするのはもちろん、「あいにく都合が悪く」といった伝え方でもOK。「他社の面接と重なった」など言いづらい事情がある場合は、ぼかした表現にするのがおすすめです。

日程の見通しが立っていない場合

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、
業務の都合上、現時点ではまだスケジュールの見通しが立っておらず、
お伺いできる日程を提示できない状況です。

ぜひ、選考に参加させていただきたく存じますので、
回答を●月●日(●)までお待ちいただくことは可能でしょうか。

身勝手なお願いで、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

日程の見通しが立っていない場合でも、返信せず放置しておくのはNG。まず「いつまでに日程が確定するのか」を伝えるメールを送り、後日改めて連絡するようにしましょう。

【日程提示】希望日程を聞かれた場合の返信例文

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、◇次面接についてご案内をいただき、ありがとうございます。
お言葉に甘えまして、私の都合の良い日時を記載いたします。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

上記日時でのご調整が難しい場合は、
再度提示いたしますのでお申し付けくださいませ。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

「ご都合のいい日時をお教えください」のように、希望日程を聞かれた場合は、都合のいい日時を3つ以上提示しましょう。移動時間を考慮したうえで、面接に対応可能な時間も明確に伝えましょう。

【面接に対応可能な時間を伝えるときの書き方】
・一日中都合がいい場合…「終日」
・都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

【再調整】確定日程の都合が悪くなったときのメール例文

件名:◇次面接の日程変更のお願い【氏名】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

先日◇次面接のご連絡をいただきました、[氏名]と申します。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

お約束しておりました●月●日(●)●時~ですが、
急な顧客対応が入り、面接に伺えなくなってしまいました。
ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、
よろしければ以下の日程への変更をご検討いただけないでしょうか。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

一度確定した面接日程の都合が悪くなった場合は、できるだけ早い段階で再調整のお願いをしましょう。面接に伺えなくなった理由とお詫びの気持ちを簡潔に書き、希望日程を3つ以上提示します。移動時間を考慮したうえで、面接に対応可能な時間も明確に伝えましょう。

【面接に対応可能な時間を伝えるときの書き方】
・一日中都合がいい場合…「終日」
・都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

面接の前日や当日に都合が悪くなった場合は、急いで知らせる必要があるので、メールではなく電話をかけるようにしましょう。

※電話で日程変更をお願いする方法について、詳しくは→日程を再調整したいときの伝え方

日程確定後のお礼メール例文

件名:Re:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

この度は面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。
下記日程でお伺いいたします。

日時:●月●日(●)●時~
場所:株式会社○○○ 本社ビル

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

日程が確定した後は、日程の再確認とお礼の気持ちを伝えるメールを送りましょう。認識間違いを防ぐために、日付・曜日・時間・場所を改めて記載するのがポイントです。

企業から返信がないときの対処法

日程調整の途中で企業からの返信が届かなくなった場合、連絡が漏れてしまっている可能性があります。最後のやり取りから1週間待っても連絡がなければ、メールを再度送りましょう。これまでやり取りしていたメールに返信する形で送れば、採用担当者に経緯を思い出してもらえます。

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただきました、[氏名]と申します。

先日は◇次面接の日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございました。
●月●日(●)に希望日程を記載したメールをお送りしたのですが、
その後いかがでしょうか?

ご調整が難しい場合は、再度日時を提示いたしますのでお申し付けください。

ご多忙のなか大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

辞退・遅刻・面接後のお礼…|面接前後の連絡大全

面接前後の連絡にそのまま使える例文を紹介します。

面接の辞退メール例文

件名:〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。

この度、諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

◇次面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

面接を辞退したい場合、面接前日の午前中までの連絡ならメールでかまいません。前日の正午以降や当日の辞退なら電話をかけ、直接伝えるようにしましょう。辞退理由は「諸般の事情」と伝えれば問題ありません。

※辞退メールについて詳しくは→今すぐ面接を辞退できるメール例文

面接当日にキャンセルしたい場合の電話例文

お忙しいところ申し訳ありません。

本日、○時から◇次面接をしていただく予定の[氏名]と申します。

当日のご連絡となってしまい誠に申し訳ないのですが、体調不良のため面接にお伺いすることが難しい状況です。もし可能でしたら、面接の日程を変更していただけないでしょうか?

体調不良や急用で面接当日にキャンセルする場合は、メールではなく電話で連絡します。キャンセルの理由とお詫びの気持ちを簡潔に伝え、日程の再調整をお願いしましょう。

※面接の当日キャンセルについて詳しくは→面接を当日にキャンセルする方法

面接に遅刻しそうなときの電話例文

お世話になっております。本日、●時から◇次面接をしていただく予定の[氏名]と申します。

現在、××駅にいるのですが、××線で電車が遅延しております。そのため、御社への到着が●時●分ごろになってしまいそうです。

ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。このまま御社での面接に伺わせていただいても問題ないでしょうか?

面接に遅刻しそうな場合は、電車に乗っていたとしても、一度降りて電話をかけるのがマナー。到着見込み時間を伝えたうえで、このまま面接に向かってもかまわないか、日程を再調整する必要があるのかを確認しましょう。

※遅刻しそうなときの連絡について詳しくは→面接に遅刻しそう・した場合の対処法

面接後に送るお礼メールの例文

件名:○月○日の面接のお礼(氏名)

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。[氏名]と申します。

本日はご多忙の中、面接の機会をいただき、
誠にありがとうございました。

○○様のお話を伺うことで、
貴社のビジョンや、アグレッシブな経営方針を
より深く理解することができ、
ますます貴社で仕事をしたいという気持ちが強くなりました。

新たな挑戦を続ける貴社の中で、
その発展に貢献することができれば幸甚でございます。

ご面接いただきました○○様に、
くれぐれもよろしくお伝えくださいませ。

末筆ながら、
面接のお礼を申し上げますとともに、
貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

面接後のお礼メールは、当日中にできるだけ早く送るのが鉄則。単にお礼の気持ちを伝えるだけではなく、面接の感想も添えると志望意欲の高さが伝わります

※面接後のお礼メールについて詳しくは→面接後のお礼メールは合否に影響するのか

メールやり取りの基本マナー4つ

【転職活動のメールマナー】24時間以内の9~22時に返信、届いたメールにそのまま返信、宛先は正式名称で書く、署名は住所まで正確に

面接の日程調整など、転職活動に必要なメールマナーは、ビジネスメールのマナーと同じです。マナーが守れていないとイメージダウンにもつながりかねないので、しっかりと押さえておくようにしましょう。

「24時間以内」「午前9時から午後10時まで」に返信

応募先の企業からメールが届いたら、できるだけ早く返信するのが基本です。遅くとも、24時間以内には返信するようにしましょう。

メールを送る時間帯は、午前9時から午後10時までの間が理想。早朝や深夜にメールを送ると「生活リズムが崩れているのかもしれない」と懸念される可能性があるので、この時間帯に送れない人は予約送信機能を活用するのがいいでしょう。

届いたメールにそのまま返信

【届いたメールにそのまま返信】返信ボタンを押した後、相手から来たメール文は消さず、上の空白部分に返事を書く。

ビジネスメールでは、届いたメールにそのまま返信するのがマナーです。件名を変えたり、入力画面に引用されているこれまでのメール文を消したりする必要はありません。メール作成時も、新規作成ではなく返信フォームにそのまま返事を書き、送信しましょう。

宛先は正式名称で書く

メールの宛先部分には、会社名、部署名、役職名を正式名称で記入します。「株式会社」を「(株)」を省略するのはマナー違反なので、注意してください。もし担当者名がわからない場合は、「人事部 採用ご担当者様」のように書けば問題ありません。

※「採用ご担当者様」の使い方について詳しくは→「採用ご担当者様」の使い方【封筒・メール・電話】

署名に書く内容は4つ

メール最後の署名に書く内容は、氏名・メールアドレス・電話番号・住所の4つ。住所は都道府県から市区町村、番地、建物名、号室まですべてを正確に書く必要があります。「★」や「♪」などのカジュアルな装飾は避け、シンプルなデザインのものを使用するようにしましょう。

なお、メールのやり取りが続いている場合でも、署名は毎回必要です。テンプレート設定や自動入力設定をしておくと、いちいち手入力せずに済みます。

メールの言葉遣いのポイント4つ

メールの言葉遣いで、特に注意が必要な4つのポイントを紹介します。

1書き出しは「お世話になっております」が正解

面接前後のメールやり取りは、「お世話になっております」で書き出すのが基本。「お世話になります」は「(これから)お世話になります」というニュアンスを含む未来系なので、すでに連絡をしたことがある相手へのメールには適していません。

2「了解しました」はNG

「了解しました」を目上の人に使うのは不適切という意見もあるので、「かしこまりました」「承知いたしました」を使うのが無難です。

【言葉遣いのポイント】「お世話になります」ではなく、「お世話になっております」を使う。「了解しました」ではなく、「承知いたしました」を使う。

3「させていただく」「お」「ご」を使いすぎない

丁寧にしようと「~させていただく」が重なったり、「お返事」「ご変更」などあらゆる名詞に「お」や「ご」などの接頭語をつけたりすると、読みにくく、くどい印象を与えてしまいます。
全文を書き終えた後に読み返し、重複していないかを確認するようにしましょう。

【言葉遣いのポイント】「お」「ご」「させていただく」を過剰に使わない。✕「ご面接いただく日程のご変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました」✕「面接日程を変更させていただきたく、ご連絡させていただきました」◯「面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました」

4メール内で表記を統一

「ひらがな/漢字/カタカナ」、数字や英語の「半角/全角」などは、メール中で統一するようにしましょう。同じ言葉や数字なのに表記がバラついていると、散漫な印象を与えてしまいます。

【言葉遣いのポイント】漢字・ひらがな、数字や英語の半角・全角はメール内で統一する。

まとめ

面接の日程調整は、応募先の企業と直接連絡する数少ない機会です。マナーを押さえ、好印象を与えられるように努めましょう。

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