日程承諾・再調整・お礼… 面接の日程調整メール例文

募先の企業から、面接の日程に関するメールが届いたときの返信例文を紹介します。

日程を承諾する場合・希望日程を提示する場合・再調整したい場合など、さまざまなシチュエーションに対応しています。

例文|候補日程が提示されたとき

企業から面接の候補日程メールが届いたときの返信例文を、ケース別に紹介します。

日程を承諾する場合

提示された面接日程を承諾する場合は、候補日のうち都合のいい日程を選択して返信します。メールには希望の日時・曜日・時間を改めて明記し、認識のズレを防ぐようにしましょう。

都合のいい日程が複数ある場合は「ひとつだけお選びください」などと書かれていない限り、複数選択するのが無難です。

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。
下記いずれかの日程で、ぜひ選考に参加させていただきたく存じます。

●月●日(●)●時~
●月●日(●)●時~

お忙しい中、日程調整にご対応いただき、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願いいたします。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

候補日程の都合が悪い場合

提示された候補日程のすべてで都合がつかない場合は、面接に対応できる日程を伝えます。

提示する日程は、企業から届いた候補日に近い日付を伝えるのが無難。また、担当者が調整しやすいよう、候補日程は3つ以上提示するようにしましょう。

対応可能な日程を洗い出すときは、当日の移動時間も考慮するのが大切です。

対応可能な時間を伝えるときの書き方

  • 一日中都合がいい場合…「終日」
  • 都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

なお、都合がつかない理由は「あいにく都合が悪く」などのぼかした言い方でOK。

現職の業務が理由ならそのまま伝えても問題ありませんが「他社の面接と重なった」「外せない私用がある」などの場合は、あえて正直に言う必要はありません

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。
ぜひ、選考に参加させていただきたく存じます。

大変申し上げにくいのですが、ご連絡いただきました日程には、
現職の業務で出張が入っており、お伺いすることができません。
つきましては、下記日程の中から再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、
ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

候補日の都合がわからない場合

提示された日程の都合が現時点でわからない場合に、わかるまで返信しないのはNG。できるだけ早くその旨を伝える必要があります。

まず「いつまでに都合がわかるのか」を伝えるメールを早めに送り、後日予定の見通しが立ったときに改めて連絡するようにしましょう。

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、面接の日程候補のご連絡をありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、
業務の都合上、現時点ではまだスケジュールの見通しが立っておらず、
お伺いできる日程を提示できない状況です。

ぜひ、選考に参加させていただきたく存じますので、
回答を●月●日(●)までお待ちいただくことは可能でしょうか。

身勝手なお願いで、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

例文|自分の希望日程を提示するとき

いつなら面接できるのか、企業から希望日程を聞かれた場合は、都合のいい日時を3つ以上提示しましょう。移動時間も考慮し、対応可能な時間を明確に伝えるのが大切です。

対応可能な時間を伝えるときの書き方

  • 一日中都合がいい場合…「終日」
  • 都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

このたびは、◇次面接についてご案内をいただき、ありがとうございます。
お言葉に甘えまして、私の都合の良い日時を記載いたします。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

上記日時でのご調整が難しい場合は、
再度提示いたしますのでお申し付けくださいませ。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

例文|日程を再調整したいとき

一度確定した面接日程の都合が悪くなった場合は、できるだけ早い段階で再調整のお願いをしましょう。

面接に行けなくなった理由お詫びの気持ち簡潔に書き、対応可能な希望日程を3つ以上提示します。移動時間も考慮し、対応可能な時間を明確に伝えるようにしましょう。

対応可能な時間を伝えるときの書き方

  • 一日中都合がいい場合…「終日」
  • 都合がいい時間が決まっている場合…「●時~●時」「●時以降」「●時まで」

なお、再調整が面接の前日や当日になる場合は、メールではなく電話で依頼するのがマナー。くわしい電話連絡の方法は「日程を再調整したいときの伝え方」で解説しています。

件名:◇次面接の日程変更のお願い【氏名】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

先日◇次面接のご連絡をいただきました、[氏名]と申します。
この度は面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

お約束しておりました●月●日(●)●時~ですが、
急な顧客対応が入り、面接に伺えなくなってしまいました。
ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、
よろしければ以下の日程への変更をご検討いただけないでしょうか。

●月●日(●)●時~●時
●月●日(●)●時以降
●月●日(●)●時まで
●月●日(●)終日

お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

日程確定後のお礼メール例文

面接の日程が確定したら、日程の再確認とお礼の気持ちを伝えるメールを送りましょう。認識間違いを防ぐために、日付・曜日・時間・場所を改めて記載するのがポイントです。

件名:Re:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

この度は面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。
下記日程でお伺いいたします。

日時:●月●日(●)●時~
場所:株式会社○○○ 本社ビル

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

企業から返信がないときの対処法

日程調整の途中で企業からの返信が届かなくなった場合は、連絡が漏れてしまっている可能性があります。

最後のやり取りから1週間待っても連絡がなければ、メールを再度送りましょう。これまでやり取りしていたメールに返信する形で送れば、採用担当者に経緯を思い出してもらえます。

件名:Re:◇次面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。

貴社の求人に応募させていただきました、[氏名]と申します。

先日は◇次面接の日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございました。
●月●日(●)に希望日程を記載したメールをお送りしたのですが、
その後いかがでしょうか?

ご調整が難しい場合は、再度日時を提示いたしますのでお申し付けください。

ご多忙のなか大変恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願い申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

メールやり取りの基本マナー4つ

【転職活動のメールマナー】24時間以内の9~22時に返信、届いたメールにそのまま返信、宛先は正式名称で書く、署名は住所まで正確に

面接の日程調整など、転職活動にまつわるメールマナーは上記の4つ。基本的にはビジネスメールのマナーと同じですが、守れていないとイメージダウンにもつながりかねないので、しっかりと押さえておくようにしましょう。

4つのマナーを順番にくわしく見ていきます。

「24時間以内」「午前9時から午後10時まで」に返信

応募先の企業からメールが届いたら、できるだけ早く返信するのが基本です。遅くとも、24時間以内には返信するようにしましょう。

メールを送る時間帯は、午前9時から午後10時までの間が理想。早朝や深夜にメールを送ると「生活リズムが崩れているのかもしれない」と懸念される可能性があるので、この時間帯に送れない人は予約送信機能を活用するのがいいでしょう。

届いたメールにそのまま返信

【届いたメールにそのまま返信】返信ボタンを押した後、相手から来たメール文は消さず、上の空白部分に返事を書く。

ビジネスメールでは、届いたメールにそのまま返信するのがマナーです。

件名を変えたり、入力画面に引用されているこれまでのメール文を消したりする必要はありません。メール作成時も、新規作成ではなく返信フォームにそのまま返事を書き、送信しましょう。

宛先は正式名称で書く

メールの宛先部分には、会社名、部署名、役職名を正式名称で記入します。「株式会社」を「(株)」を省略するのはマナー違反なので、注意してください。もし担当者名がわからない場合は、「人事部 採用ご担当者様」のように書けば問題ありません。

▼「採用ご担当者様」の使い方について

署名に書く内容は4つ

メール最後の署名に書く内容は、氏名・メールアドレス・電話番号・住所の4つ。住所は都道府県から市区町村、番地、建物名、号室まですべてを正確に書く必要があります。

また「★」や「♪」などのカジュアルな装飾は避け、シンプルなデザインのものを使用するようにしましょう。

なお、メールのやり取りが続いている場合でも、署名は毎回必要です。テンプレート設定や自動入力設定をしておくと、いちいち手入力せずに済みます。

メールの言葉遣いのポイント4つ

メールの言葉遣いで、特に注意が必要な4つのポイントを紹介します。

1書き出しは「お世話になっております」が正解

面接前後のメールやり取りは「お世話になっております」で書き出すのが基本。「お世話になります」は「(これから)お世話になります」というニュアンスを含む未来系なので、すでに連絡をしたことがある相手へのメールには適していません。

2「了解しました」はNG

「了解しました」を目上の人に使うのは不適切という意見もあるので、代わりにかしこまりました」「承知いたしましたを使うのが無難です。

【言葉遣いのポイント】「お世話になります」ではなく、「お世話になっております」を使う。「了解しました」ではなく、「承知いたしました」を使う。

3「させていただく」「お」「ご」を使いすぎない

丁寧にしようと「~させていただく」が重なったり、「お返事」「ご変更」などあらゆる名詞に「お」や「ご」などの接頭語をつけたりすると、読みにくく、くどい印象を与えてしまいます。
全文を書き終えた後に読み返し、重複していないかを確認するようにしましょう。

【言葉遣いのポイント】「お」「ご」「させていただく」を過剰に使わない。✕「ご面接いただく日程のご変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました」✕「面接日程を変更させていただきたく、ご連絡させていただきました」◯「面接の日程変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました」

4メール内で表記を統一

「ひらがな/漢字/カタカナ」数字や英語の「半角/全角」などは、メール全体で統一するようにしましょう。同じ言葉や数字なのに表記がバラついていると、散漫な印象を与えてしまいます。

【言葉遣いのポイント】漢字・ひらがな、数字や英語の半角・全角はメール内で統一する。

面接の日程調整が終わったら…

面接の日程調整が完了したら、次はいよいよ面接対策。面接当日までに、マナーの確認質問対策をしておきましょう。

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