履歴書の印象をUPさせる！送付状の書き方＆無料テンプレート

転職活動や就職活動の中で、履歴書や職務経歴書を企業に送る際、書類だけを封筒に入れて送るのはマナー違反だと知っていましたか？

企業に郵送で書類を送るときは、送付状といわれる「郵送書類の概要が一目でわかる紙」を添えるのがマナーです。
送付状が一枚あることで、企業に「しっかりした人」「礼儀正しい人」という印象を与えることが出来ます。

ここでは、あなたの履歴書・職務経歴書の印象をUPさせる送付状の書き方をご紹介します。

※ちなみに、送付状は「添え状」「カバーレター」ともいわれます。この記事では、すべてまとめて「送付状」と記載します。

1.持参時以外、送付状は「付けるべき」

企業に書類を郵送するときは、送付状をつけるのがマナーです。送付状があることで、企業は書類をすべて確認しなくても「何の書類が、誰から送られてきたのか」ということを把握できます。

送付状を付けなくてもいい場合は、あなたが書類を直接企業に持参するケースのみです。そうでない場合は、原則送付状は作成するものと覚えておきましょう。

送付状は、パソコンで作成するのが一般的です。ただし「より丁寧さや熱意を伝えたい」という方は、手書きで作成しても構いません。企業側からすると、わかりやすく丁寧に作られた送付状であれば良いのです。パソコンと手書きのどちらで作るかにはあまりこだわらず、自分に合っている方法を選びましょう。

2.各種送付状の書き方＆見本テンプレート

送付状には、パソコンで作るものと手書きで作るものの2種類があります。どちらの場合の書き方も、見本付きでご紹介しましょう。

【基本編】パソコンで作る送付状の書き方＆テンプレート

最も一般的な、パソコンで作成するタイプの送付状を例にとって、ポイントごとに書き方を説明します。

＜基本のルール＞

・用紙のサイズはB5、もしくはA4※同封する書類の大きさに合わせる
・横書きで作成する※手書きの場合は縦書きでも可

１．宛名は左上に記入する

1行目に正式な会社名称、2行目に担当部署や担当者の名前を書きましょう。

部署宛であれば「御中」、担当者宛の場合は「様」をつけること。もしも担当者の名前がわからなければ「採用ご担当者様」と記入しましょう。

ちなみに、宛先の最後につけてはいけないのは「宛」と「行」です。いずれも先方が自分をへりくだって見せる際に使う言葉なので、こちらから送る際には使用してはいけません。

２．日付は右上に記入する

日付は西暦・和暦どちらでもかまいません。履歴書を送付する年月日を記入します。

３．自分の署名は日付の下、もしくは用紙の一番下の右端に記入する

署名として記載すべきは、自分の住所と名前、それから電話番号です。上から順に1行ずつ記載します。

電話番号に関しては、連絡のつきやすいものを書いておきましょう。最近では携帯電話の番号を書く方も多くなっています。

４．頭語と結語を忘れない

送付状はビジネス文書と手紙的な要素のどちらも備えています。頭語と結語は忘れずにいれましょう。

なお、頭語と結語は２つでセットになっています。また、使われることの多い「前略」などは、送付状に使うにはふさわしくありません。下の表を参考に、いずれかを使うようにしましょう。頭語に「拝啓」を、結語に「敬具」を用いる場合が最も一般的です。

５．時候の挨拶と結びの挨拶を入れる

送付状の最初に入れる挨拶としては、次のようなものがよく使われます。

「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

「時下」とは手紙の冒頭に良く用いられる、一年中使える時候の挨拶です。季節に合わせて変える必要がないため、とても使い勝手の良い言葉ですが、さらに丁寧な印象を与えたい場合はこの「時下」の代わりに時候の挨拶を入れると良いでしょう。4月に送る送付状の場合、「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「春暖の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のどちらでも良いということになります。

時候の挨拶は季節によって使うべき言葉が異なります。以下の表を参考にしてください。

結びの挨拶は「面接の機会を設けてほしい」といったあなたの想いを簡潔に伝えられるものにすると良いでしょう。

「何卒ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます。」「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」といった一文で結ぶケースが多いです。

6．同封する書類を箇条書きに記載

中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に箇条書きで同封書類の名称と枚数を記載しましょう。書類の箇条書きも、中央揃えにすること。

同封する書類をすべて記載した後、右下に「以上」と記入すれば送付状は完成です。

手書きで作る送付状の見本

手書きで送付状をつくる際の注意点と、見本を掲載します。送付状を手書きで作成する場合、縦書きでもかまいません。下に縦書きで作成した送付状のサンプルを用意したので、参考にしてください。

送付状に記載する内容は、基本編の送付状と同様です。手書きの手紙特有のルールにのみ、注意しましょう。

【手書きの手紙特有の注意点】

・用紙は、無地の白い便箋（縦書き）を用いる。罫線が入っていても可。
・筆記用具は黒のボールペンを使用する。
※万年筆はにじんで読みづらくなってしまうため、避けた方が無難
・修正液はNG。書き損じた場合は、新しい紙に書き直すこと。

1.頭語：1行目の一番上から始める

「拝啓」などの頭語は、1行目の一番上から書きましょう。頭語の後は1文字あけて、時候の挨拶を書き始めます。頭語と時候の挨拶は、最初の1行におさまるように書くこと。スッキリと見栄えがよくなります。

2.本文：各段落の一文字目を下げて書く

本文は、1文字下げてから書き始めます。文章がいくつか続いてしまうと読みづらいので、2文ごとなど、こまめに段落を変えることを心がけましょう。

3.結語：下を1文字分空けて書く

結語は、書き終わった本文と同じ行にそのまま書きましょう。結語の最後の文字が、便箋の一番下から約1字分空くぐらいの位置に書くこと。本文が行末まであって結語が書けない場合は、1行ずらしましょう。

4.日付：漢数字・和暦で書く

行の一番上から書き始めます。結語を書いた次の行に、元号を用いる和暦で「履歴書を送付する日」を記入しましょう。

5.自分の名前：下を1文字分空けて書く

日付の次の行に、下寄せで自分の名前を書きましょう。この時、名前の最後の文字の後に1文字分のスペースを残しておくことを忘れないようにしましょう。

6.宛名：「会社名」「部署名」「担当者の名前」を1行で書く

会社名と部署名、担当者の名前を、1文字分ずつスペースを空けながら1行で書きましょう。

自己PRをつけて送る送付状の書き方

上で紹介した、パソコンで作成する送付状のなかには、自己PRを盛り込むタイプのものもあります。送付状は、基本的に自己PRを盛り込む必要はありませんが、次のような場合は、送付状に自己PRをつけることがプラスに働くこともあります。

・非常に応募倍率が高く、自分の書類が見てもらえない可能性がある
・経歴が弱く、アピールできる場所を少しでも増やしておきたい

企業の担当者は、まず送付状に目を通します。ここで、自分の想いを簡潔かつ魅力的に伝えられれば、多数の履歴書・職務経歴書といった書類を読む前の担当者の心をつかみ「この人に会ってみたい」と思わせることができるためです。

応募の経緯と自己PR、結びの挨拶までまとめた文例は以下の通りです。参考にしてください。

＜例＞

気にすべきポイントは、基本編の送付状とほぼ変わりません。

どこで求人情報を見つけたのか、どの職種に応募しているのかを記載。応募先の企業で一番活かせるだろう自分の強みも、ここで伝えましょう。

字数は、最初と最後の挨拶も含め、長くても300字までを目安にしてください。1枚の用紙におさめるために、同封する書類を箇条書きで書くのではなく一文にまとめてしまうというのも手です。

長々書いてしまうと、担当者から読むのを面倒がられてしまいます。一番のアピールポイントだけをピックアップするつもりで書きましょう。

 3.まとめ

いかがでしょうか。送付状は、盛り込むべき項目さえわかっていれば作成は難しくありません。あなたを好印象に導く送付状を作り、転職活動に活かしましょう。