テンプレ・画像で3分でできる! 履歴書の送付状・添え状の書き方

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封筒の内容物を一覧で記載する送付状(添え状/カバーレター)。履歴書を郵送する場合は、新卒・中途採用、パート、アルバイトを問わず、送付状を同封するのがマナーです。

PC作成(横書き)・手書き(縦書き)それぞれの送付状の書き方をご紹介します。

【PC作成】送付状の書き方&テンプレート

テンプレートをダウンロードしよう

PC作成の場合、送付状はテンプレートを使うのが楽です。以下の無料テンプレートをダウンロードして、自分用の送付状を作成しましょう。

印刷サイズは一般的なビジネス文書に多いA4サイズでOKです。

送付状の書き方、8つのポイント

送付状の書き方で押さえておくべき内容は8つ。日付(投函日)、宛名、自分の名前・連絡先、頭語・結語、時候の挨拶、結びの挨拶、同封書類の一覧、以上を必ず記載しましょう。

PC作成の送付状で押さえておくべき書き方のポイントは、8つあります

自分の名前・連絡先や宛名などを適宜書き換えて、自分用の送付状を作成しましょう。

1.「日付(投函日)」を右上に記入する

まず右上に日付を記入します。この日付は、封筒をポストに投函する日を書いてください。

なお、西暦・和暦はどちらで記入しても構いませんが、同封する他の書類とあわせるようにしましょう。

2.「宛名」を左上に記入する

次に、宛名を左上に記入しましょう。1行目に会社の正式名称、2行目に担当部署・担当者の名前を書いてください。

担当者が分からない場合

人事部 御中人事部 採用ご担当者様

担当者が分かる場合

人事部 山田太郎様

※フルネームがわからなければ、名字だけでもOK

※くわしくは→
「御中」「様」の使い分け
「採用ご担当者様」の正しい使い方

3.「自分の名前」を連絡先つきで記入する

日付の下に、自分の連絡先(郵便番号・住所・電話番号)と名前を右揃えで記入します。先方から連絡が入る場合があるので、電話番号は連絡がつきやすいものを書いておきましょう。

4.「拝啓」と「敬具」を入れる(頭語/結語)

マナーとして、本文の最初と最後に「拝啓/敬具」といった言葉を入れましょう。始めの言葉を頭語、結びの言葉を結語と言います。

5.「時候の挨拶」を入れる

頭語のあとに、時候の挨拶文を記入します。基本的には次のような定型文で構いません。

  • 時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • 時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

6.「結びの挨拶」を入れる

本文の終わりには、結びの挨拶を記入します。「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」といった定型文でもいいですが、選考に進みたいという意欲を伝える文章にしてもOKです。

  • 何卒ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます。
  • ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

7.「同封する書類」を、箇条書きで記載する

最後に、同封する書類を一覧で記載します。

はじめに中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に【添付書類】と見出しを入れたうえで、箇条書きで同封する書類の名称と枚数(部数)を記載してください。

8.「以上」と記入する

同封する書類をすべて記載したあと、右下に「以上」と記入すれば送付状は完成です。

【手書き】送付状の書き方&注意点

送付状はPC作成が主流になりましたが、看護・医療業界など特定の業界では、慣習的に手書きが推奨されているケースもあります

手書きする場合は、次のポイントに沿って作成するといいでしょう。

縦書きのシンプルな便箋に記入する

手書きの送付状は、縦書きが基本です。

サイズは履歴書と合わせ、A4またはB5の便箋を使いましょう。無地よりも罫線付きの方が書きやすいものの、A4サイズのものは少ないため、見つからなければB5サイズを使っても構いません。

なお、送付状もビジネス文書なので、柄や色、縁取りなどの装飾が入っているものはNGです。

「手書き」送付状の書き方、8つのポイント

縦書きの送付状の書き方で押さえておくべき内容は8つ。頭語、時候の挨拶、同封書類の一覧、結びの挨拶、結語、日付(投函日)、自分の名前、宛名の8つを必ず記載しましょう。

手書き(縦書き)の送付状で押さえておくべき書き方のポイントは、8つあります

自分の名前・連絡先や宛名などを適宜書き換えて、自分用の送付状を作成しましょう。

1.「拝啓」と記入する(頭語)

手紙ならではのマナーとして、本文の最初に「拝啓」と記入しましょう。この始めの言葉を頭語と言い、結語である「敬具」とセットで記載します。

2.「時候の挨拶」を入れる

「拝啓」のあとに、挨拶文を記入します。基本的には次のような定型文で構いません。

  • 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
  • 時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

3.「同封する書類と枚数」を、箇条書きで記載する

採用試験に応募する旨に軽くふれてから、同封した書類の内訳を記載します。

箇条書きで、書類の名称と枚数(部数)を書いておきましょう。

4.「結びの挨拶」を入れる

同封の書類を書き終えたら「ご査収のほどよろしくお願い申し上げます」といった結びの挨拶を入れましょう。次のように、選考に進みたいという意欲を伝える文章にしてもOKです。

  • 何卒ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます。
  • ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

5.「敬具」と記入する(結語)

結びの挨拶の次の行に下詰めで「拝啓」とセットになる結語として「敬具」と記入します。

6.「日付」を漢数字で書く

「敬具」を書いた次の行に、履歴書をポストに投函する日付を漢数字で記入します。西暦・和暦は、他の書類と合わせてください。

7.「自分の名前」を下寄せで書く

日付の次の行の下側に、自分の名前を記載します。このとき、名前の最後の文字の下に1文字のスペースを空けるよう意識してください。

8.「宛名」を最後に上詰めで書く

最後に、宛名を上詰めで記入しましょう。1行目に会社の正式名称、2行目に担当部署・担当者の名前を書いてください。

担当者が分からない場合

人事部 御中人事部 採用ご担当者様

担当者が分かる場合

人事部 山田太郎様

※フルネームがわからなければ、名字だけでもOK

※くわしくは→
「御中」「様」の使い分け
「採用ご担当者様」の正しい使い方

コラム:送付状は、2枚以上になってもOK?

送付状は、必ず1枚でまとめるのがマナー。同封された書類を一目で分かるようにするためのものなので、2枚以上になってしまうと逆に不親切になってしまいます。

もし2枚以上になってしまうようなら、行を詰めたり、箇条書きの部分を普通の文章にしたりすることで、調整しましょう。

送付状の封筒への入れ方・順番

送付状が完成したら、応募書類を下記の順番でクリアファイルにまとめ、封筒に入れましょう。

送付状は封筒の内容物を伝えるものなので、必ず一番上に置いてください。

〈書類を重ねる順番(上から)〉

  1. 送付状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他の応募書類

封筒に書類を入れる順番は、上から送付状、履歴書、職務経歴書、その他の応募書類の順です。

Q.送付状に「自己PR」は書くべき?

A.書かなくていい。

送付状に自己PRは不要です。送付状は本来、封筒の内容物を知らせる挨拶状です。自己PRを書くことで内容が伝わり辛くなるのは本末転倒なので、書かないことをおすすめします。

「自己PRを書くことで意欲が伝わる」という話もありますが、残念ながら封筒を開封した人以外が送付状に目を通すことは少なく、ほとんど読まれないのが現実です。

あくまで合否を決めるのは履歴書や職務経歴書なので、そちらに力を注ぎ、送付状はシンプルに仕上げましょう。

送付状を作成したあとは…

送付状を作成し、ほかの書類もすべて揃ったら、次は封筒の準備です。以下の記事を参考にして郵送しましょう。

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