履歴書の印象をUPさせる! 送付状の書き方&無料テンプレート

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履歴書を企業に郵送するときは、送付状(添え状/カバーレター)を添えるのがマナー。送付状をPCや手書きで作成するときの書き方をご紹介します。

無料テンプレートもダウンロードできますので、是非ご利用ください。 

履歴書の送付状は郵送するときに「必要」

送付状(添え状/カバーレター)とは、封筒の内容物を一覧で記したあいさつ状のことです。

履歴書を企業に郵送するときは、送付状をつけるのがマナー。企業の担当者は「どんな書類が、誰から送られてきたのか」をひと目で把握できます。

ただし、書類を直接企業に持参する場合、送付状は必要ありません。

履歴書の送付状の書き方【無料テンプレート】

【すぐできる】送付状の無料テンプレート

送付状は、Wordなどの文書作成ソフトを使ってPC上で作成するのが一般的です。

以下に送付状の無料テンプレートを用意しましたので、ダウンロードしてお使いください。

送付状の書き方

<基本のルール>

  • 用紙のサイズはA4※同封する書類の大きさに合わせる
  • 横書きで作成する

【1】宛名は左上に記入する

送付状の宛名書き方見本1行目に会社の正式名称、2行目に担当部署や担当者の名前を書きましょう。

  • 部署までしかわからない場合…「○○部(○○課)御中」
  • 担当者名がわかっている場合…「○○部(○○課)○○様」
  • 担当者名がわからない場合「○○部○○課 採用ご担当者様」としてもOK。

【2】日付は右上に記入する

送付状の日付書き方見本

日付は西暦・和暦どちらでもOK。

履歴書をポストに投函する日を記入します。

【3】自分の署名は日付の下、もしくは用紙の一番下の右端に記入する

送付状の署名書き方見本

自分の住所と名前、電話番号を上から順に1行ずつ記入します。電話番号は連絡のつきやすいものを書いておきましょう。

【4】頭語と結語を忘れない

頭語と結語の例…拝啓-敬具、拝呈-拝具、謹啓-敬白頭語と結語は2つでセットになっています。

表「頭語と結語の例」を参考に、いずれかを使うようにしましょう。「前略」はNGです。

 

【5】時候の挨拶と結びの挨拶を入れる

送付状の最初に入れる挨拶としては、次のようなものがよく使われます。

「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

「時下」とは手紙の冒頭に良く使われる、時候の挨拶です。一年中使える便利な言葉ですが、さらに丁寧な印象を与えたい場合、「時下」の代わりに以下の言葉を入れても良いでしょう。

1月:初春の候 7月:盛夏の候
2月:晩冬の候 8月:残暑の候
3月:早春の候 9月:初秋の候
4月:春暖の候 10月:秋涼の候
5月:新緑の候 11月:晩秋の候
6月:初夏の候 12月:初冬の候

結びの挨拶は以下のような「面接の機会を設けてほしい」という思いが伝わるものでも良いでしょう。

「何卒ご高覧の上、面接の機会をいただければ幸いでございます」
「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」

【6】同封する書類を箇条書きに記載

送付状の同封書類書き方見本

中央揃えで「記」と一文字記入し、その下に箇条書きで同封書類の名称と枚数(部数)を記載しましょう。

同封する書類をすべて記載した後、右下に「以上」と記入すれば送付状は完成です。

「手書き」送付状の書き方と注意点

送付状は「手書き」しなくてOK

送付状作成に適しているのは「PC>手書き」

送付状はわざわざ手書きで用意する必要はありません。PCで作成した場合、履歴書を送るたびに新しい送付状を書く手間が省けますし、書き損じの心配もありません。

PCがない(使えない)場合など特段の事情がない限り、手書きはおすすめしません。

「手書き」送付状の書き方

〈基本ルール〉

  • 用紙は、無地の白い便箋(縦書き)を用いる。罫線が入っていても可。
  • 筆記用具は黒のボールペンを使用する。
    ※万年筆はにじんで読みづらくなってしまうため、避けた方が無難
  • 修正液はNG。書き損じた場合は書き直すこと。

手書きでの送付状の書き方見本

1頭語:1行目の一番上から始める

「拝啓」などの頭語は、1行目の一番上から書きましょう。頭語の後は1文字あけて、時候の挨拶を書き始めます。頭語と時候の挨拶は、最初の1行におさめると見栄えが良いでしょう。

2本文:各段落の一文字目を下げて書く

本文は、1文字下げてから書き始めます。文章がいくつか続いてしまうと読みづらいので、2文ごとなど、こまめに段落を変えることを心がけましょう。

3結語:下を1文字分空けて書く

結語は本文と同じ行に書きましょう。位置は行末から1字分空けるぐらいでOK。本文が行末ギリギリで結語が書けない場合、1行ずらしましょう。

4日付:漢数字・和暦で書く

行の一番上から書き始めます。結語を書いた次の行に、元号を用いる和暦で履歴書をポストに投函する日を記入しましょう。

5自分の名前:下を1文字分空けて書く

日付の次の行に、下寄せで自分の名前を書きましょう。この時、名前の最後の文字の後に1文字分のスペースを残しておくことを忘れないようにしましょう。

6宛名:「会社名」「部署名」「担当者の名前」を1行で書く

会社名と部署名、担当者の名前を、1文字分ずつスペースを空けながら1行で書きましょう。

送付状の封筒への入れ方・順番

送付状が完成したら、応募書類を以下の順番で封筒に入れましょう。送付状は一番上に重ねます。

  1. 送付状/カバーレター
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. その他の応募書類

応募書類の封筒への入れ方イメージ

送付状に自己PRはいらない

送付状に履歴書で書ききれなかった自己PRを書くことはおすすめしません。

送付状は本来、封筒の内容物を知らせるあいさつ状です。テンプレート通りに作成し、不必要な文章は控えましょう。

また、封筒を開封した担当者以外が送付状に目を通すことも考えにくいため、渾身の自己PRを書いたところで、ほとんど読まれないのが現実です。

自己PRはあくまで履歴書の中で完結させ、送付状に記入する内容は最低限の情報に留めましょう。

まとめ

送付状は履歴書の郵送時に必要ですが、役割はあくまで封筒の内容物を知らせるあいさつ状。最低限の情報を間違いなく記入すれば問題ありません。

送付状よりも履歴書や職務経歴書など、選考に関わる応募書類の内容を充実させましょう。

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