【未経験者も安心】一般事務の志望動機の書き方｜例文付き

2024/06/06 公開

履歴書

一般事務職に応募する際の志望動機には、どんなことを書けばいいのでしょうか？

この記事では、すぐに使える例文付きで一般事務の志望動機の書き方を紹介します。志望動機に書いておきたい「経験、スキル、資格」もあわせて紹介するので、チェックしましょう。

【書く前に確認】一般事務の仕事内容は？
一般事務に求められる能力は？／何がアピールできる？
一般事務の志望動機の書き方
【例文】一般事務の志望動機
【書き終わったら…】ポイントにそって見直しをしよう

【書く前に確認】一般事務の仕事内容は？

一般事務職は、書類の作成や整理、データ入力をはじめとした事務業務を広く担う職種です。電話・メール対応や来客対応など、コミュニケーション能力が求められる業務にも対応します。

〈一般事務の主な仕事内容〉

書類作成・ファイリング
顧客情報・受発注／入出荷データの入力
問い合わせ・来客対応
郵便物の受け取り・発送
備品の発注・在庫管理　…など

企業によっては、上記の仕事内容に加えて経理事務や営業のサポートといった業務まで幅広く対応するケースがあります。求人票などで業務範囲が曖昧になっている場合は、面談の場などで確認しておくといいでしょう。

コラム：一般事務の仕事内容は、常に変化している

一般事務職の仕事は、AIの活用やDX（デジタルトランスフォーメーション）といった技術革新を受けて、自動化・効率化が進んでいます。特にデータ入力や単純作業・ルーティン業務は自動化しやすく、将来的に事務職の仕事が減少する可能性は高いようです。

逆に、AIが苦手とするコミュニケーション能力が求められる仕事は、今後も残り続けると予想されています。たとえば「仕事を依頼された際に、相手の言葉のニュアンスを読み取る」「関係者の意見・希望を取りまとめる」といったことはAIでは対応できず、まだまだ人の手が必要です。

そのため、今後も一般事務として活躍するには、単純作業をこなすスキルだけではなく、発言内容を解釈したり、意図を汲み取って提案を行ったりするスキルを伸ばすことが重要です。日頃の業務のなかで意識的に経験を積み、面接などでアピールしていきましょう。

一般事務に求められる能力は？／何がアピールできる？

一般事務の業務は幅広く、書類作成から来客対応まで多岐に渡ります。そのなかで求められる能力は、主に「事務処理能力」「コミュニケーション能力・ビジネスマナー」の2つです。

志望動機は、求人に応募した理由を伝えるものですが、企業に評価してもらうためには、一般事務に求められる能力を有していることをアピールするのも重要です。「事務処理能力」「コミュニケーション能力・ビジネスマナー」が身についているとアピールできる業務経験や資格についても、志望動機のなかで触れておきましょう。

どのような経験、資格をアピールすればいいか、下記であわせて紹介します。

事務処理能力

一般事務の業務は、書類作成やデータ入力といった作業が中心です。業務にあたっては、「正確に処理する」「スピーディに対応する」といった事務処理能力が求められます。

加えて、効率よく作業を進めるために計画を立てたり、課題を発見して自動化・効率化の仕組みを考えたりといった自発的な行動も求められます。依頼された業務をただ行う「受け身の姿勢」の人だと受け取られないよう注意しましょう。

なお、WordやExcelといったOfficeソフトの使用頻度は高いため、問題なく使えることをアピールしておきましょう。

〈事務処理能力をアピールできる経験・資格〉

▼経験

〈データ入力〉Excelを使用し、売上データの入力を行った
〈マニュアル作成〉有耶無耶になっていたオフィスルールを整理し、広報した
〈資料作成〉顧客データや営業成績を独自に分析し、社内向けの資料にまとめた
〈業務効率化〉毎日手動で行っていたデータ処理を、RPAツールを使って自動化した

▼資格

MOS（Microsoft Office Specialist）
→Word、Excelなどを使った書類作成のスキルが身についている証明として
文書情報管理士
→帳票の電子化などを行うスキルや、関連する法律の理解の証明として
ITパスポート試験
→ITに関する基礎的な知識が備わっていることの証明として

コミュニケーション能力・ビジネスマナー

一般事務は、社内外のさまざまな人とやりとりを行う職種のため、円滑にコミュニケーションをとる能力や、会話のなかから相手の要望を汲み取る能力が必要です。近年では、AIでは代替できない能力として重要度が高まっています。

コミュニケーションの基本となる能力は、相手の話に耳を傾ける「傾聴力」、自分の意図をわかりやすく伝える「伝達力」、相手が求めていることを推察して対応する「洞察力」の3つとされています。過去の経験・エピソードを通じて、これら3つの力が備わっていることを積極的にアピールしましょう。

また、一般事務は会社の窓口として電話応対や受付業務、社外との連絡を担うこともあるため、ビジネスマナーが必要不可欠です。第二新卒など社会人経験が浅い場合は「ビジネスマナーの研修を受けており、メール・電話・来客対応は一通りできる」といったことも伝えておくといいでしょう。

〈コミュニケーション能力・ビジネスマナーをアピールできる経験・資格〉

▼経験

〈顧客・電話対応〉全社の窓口として、電話応対や来客対応を一手に担っていた
〈顧客対応〉発注書の請求・処理など、外部とのやりとりを担当した
〈顧客対応〉（未経験者）アパレルショップの販売員として◯年間勤めた
〈電話対応〉（未経験者）1日◯件のテレアポを行った
〈備品の発注・在庫管理〉在庫管理や発注を担当し、効率よく管理できるよう管理表の作成などを行った　…など

▼資格

秘書技能検定
→社会人としての一般常識やマナーが身についている証明として

一般事務の志望動機の書き方

転職の志望動機は、「1．応募した理由（結論）」→「2．その背景やエピソード」→「3．入社後の意気込み」の3段構成でまとめるのがセオリーです。応募理由と入社後にどのような貢献ができるのかを整理して伝えることで、志望動機に説得力を持たせることができます。

この3段構成でまとめた例文を見ながら、志望動機の具体的な書き方を確認しましょう。

〈事務職（未経験）の志望動機の例文〉

（1）
仕事に集中できる環境づくりなど、周囲の人をサポートする仕事に携わりたいと考え、一般事務職に応募いたしました。

（2）
現職では2年間にわたり営業を担当しておりました。業務の一環で制作した売上管理表が「わかりやすい」と評価され、フォーマットとしてチーム内で使われるようになったことをきっかけに「周囲をサポートする仕事」に興味を持ち、転職を決意いたしました。

サポート職として一般事務の仕事を探していたところ、貴社の求人を拝見し、未経験で入社された方が活躍されていると伺い魅力を感じております。

（3）
事務職は未経験ですが、営業経験者ならではのコミュニケーション能力や、Word・Excelといったソフトの使用経験を活かして、一日でも早く戦力になれるよう努めたいと考えております。

（328文字）

1．応募した理由（結論）

志望動機の冒頭では、最初に「応募した理由（結論）」を伝えます。

「〇〇にチャレンジしたいので志望した」「（応募先企業の）〇〇な部分に惹かれて志望した」といった形で、応募の決め手になったことを簡潔にまとめましょう。

2．その背景やエピソード

応募した理由（結論）に続いて、転職を決意したきっかけ・背景やエピソードを説明します。

未経験者の場合は、「一般事務に興味をもったきっかけは何か？（なぜ興味をもったのか）」＋「一般事務の仕事のどんなところに興味をもったのか」を伝えるといいでしょう。経験者の場合は、「現職（前職）ではできなかったことにチャレンジしたい」など、転職を決意した具体的な理由を伝えましょう。

3．入社後の意気込み

志望動機の締めとして「入社後の意気込み」も伝えておきましょう。

未経験者の場合は「積極的に学んでいく姿勢」や「成長するために取り組んでいること」を、経験者の場合は「経験を活かして貢献したい」という姿勢などをアピールするのがおすすめです。

【例文】一般事務の志望動機

ここではあらためて一般事務の志望動機の例文を、「未経験者」「経験者」向けにそれぞれ紹介します。

押さえておくべきポイントとあわせて確認して、自分の志望動機を作成しましょう。

未経験者の場合

〈例文〉

（1）
周囲の人が円滑に仕事を進められるようサポートする仕事に就きたいと考え、貴社の一般事務職に応募いたしました。

（2）
前職では飲食店の店舗スタッフとして接客を2年間担当し、直近の1年間は店長の補佐として、売上・在庫・シフト管理なども担当しておりました。店長のサポートを行うなかで「イベントなどの企画を考える余裕ができた」と店長から感謝されたことをきっかけに、サポート業務のやりがいに気づき、事務職の求人を探すようになりました。

貴社の事務職では「自ら考え積極的に提案する」ことを大切にされていると伺い、能動的にサポートする経験を積めると感じ、惹かれております。

（3）
前職ではPCを使用した業務も行っていたため、基本的なPCスキルは備わっております。接客業で培ったコミュニケーション能力も活かして、スタッフの仕事や会社の成長を支えられる存在になりたいと思っています。

（372文字）

〈押さえておくべきポイント〉

未経験者の場合、なぜ一般事務職に応募したのか問われることが多いため、「一般事務に興味を持ったきっかけ」や「前職（現職）と一般事務の共通点」を伝えることが重要。
一般事務の経験は無くても、事務処理に必要なPCスキルやコミュニケーション能力、業務効率化のために動いた経験が備わっていることをアピールできるとベター。

経験者の場合

〈例文〉

（1）
「社員の主体性を最大限尊重する」ことを掲げている貴社なら、自分の提案力を活かして働けると考え、貴社の一般事務職に応募いたしました。

（2）
前職では受発注・売上のデータ集計や請求書作成などの事務作業を担当していました。業務のなかで発見した課題点をもとに改善提案も行っていたのですが、変化よりも安定性を重視する文化があり、提案を通すことが難しい状況でした。そのため、個人の積極的な提案が求められている環境で働きたいと考え、転職活動をしております。

そんななか、貴社の採用ページを拝見し、社員ひとりひとりの提案を尊重する文化があることや、事務職の発案で業務の自動化・効率化のためのツールを積極的に導入していることを知り、主体的に挑戦できる環境に魅力を感じております。

（3）
一般事務として一通りの業務は経験しており、Officeソフトを使った資料作成や表計算も問題なく対応できます。前職で培ったスキルを活かしつつ、業務改善の提案も積極的に行い、貴社に貢献したいと考えております。

（427文字）

〈押さえておくべきポイント〉

経験者の場合、なぜ前職（現職）のままではダメなのか疑問を持たれることが多いため、「転職を決断したきっかけ・経緯」を具体的に伝える。
もし転職のきっかけがネガティブな理由でも、不平不満を伝えるのではなく「前職でできなかった〇〇にチャレンジするため、転職を決意した」といった前向きな表現にする。
経験者は即戦力が求められるため、経験・実績や、そこから得たスキル・知識についても具体的に触れると、印象がよくなる。