これさえ読めば安心! 「履歴書在中」の封筒への書き方

履歴書を提出するとき封筒に「履歴書在中」と書きますが、
「郵送する際、『履歴書在中』と書かなければいけない?」
「企業に持参する際も、書く必要がある?」
「履歴書以外の書類も入れた場合『履歴書在中』でいい?」
など、悩んでいませんか?
ここでは「履歴書在中」の書き方をあまさず解説します。

郵送でも手渡しでも、「履歴書在中」は必要

履歴書を郵送する場合でも、採用担当者に手渡する場合でも、封筒オモテ面に必ず「履歴書在中」と記載し、履歴書をその封筒に入れて企業側に提出します。

なぜ「履歴書在中」が必要なのか?

封筒に「履歴書在中」と書く理由は、履歴書が入っている重要な封筒であることを知らせることで、
採用担当者にはやく開けてもらい、大切に扱ってもらうためです。

企業には毎日多くの郵送物が届きます。郵送の場合、封筒に宛名を書きますが、
それだけでは重要な書類かどうかわからず、開封してもらえるのが遅くなってしまうこともあります。
また、あってはならないことですが、封筒の中身を見られないまま捨てられてしまう可能性も
ゼロではありません。
封筒に「履歴書在中」という文字が記載することで、採用担当者になるべくはやく封筒を開封してもらえたり、捨てられてしまう可能性を下げる効果があります。

採用担当者のもとに無事に履歴書を届けることができても、まだ安心はできません。
特に新卒採用シーズン、採用担当者のもとには履歴書や面接のお礼状、採用支援企業からのDMなど、数多くの書類が届きます。
採用担当者も人間ですから、大量の郵送物を一つひとつ丁寧に開封するとも限りません。
そのため、封筒に「履歴書在中」と記載し、採用担当者に封筒の中に採用において重要な『履歴書』が入っていることを知らせ、履歴書を破らず封筒を開封してもらえるようにしましょう。

企業に持参をする場合にも、採用担当者に直接封筒を手渡しできればよいですが、受付で回収される場合もあります。受付から採用担当者に行き渡るまでに他の封筒にまぎれてしまう可能性もありますので、「履歴書在中」と明記し、他の郵送物とまぎれないようにしましょう。

履歴書以外の書類も入れた場合は「履歴書在中」or「応募書類在中」

企業によっては、エントリーシートや職務経歴書など、履歴書以外の書類も同封した場合は、
「履歴書在中」と記載しても、「応募書類在中」と記載してもかまいません。
どちらの文言でも、採用担当者にはやく封筒を開けてもらい、大切に扱ってもらうという目的を
果たすことができます。

ただし、職務経歴書のみを送るなど、履歴書を同封しない場合は、「応募書類在中」と記載しましょう
履歴書が入っていないにも関わらず、「履歴書在中」と記載があるのは不自然です。

「履歴書在中」の書き方

それでは、「履歴書在中」の書く方法を説明していきます。

【「履歴書在中」サンプル】

「履歴書在中」と記載された封筒オモテ面

書く位置・・・オモテ面の左下

上記サンプルのように、封筒オモテ面の左下に「履歴書在中」と書きましょう
「履歴書在中」の文字の大きさは封筒の大きさに合わせるべきですが、
どんな封筒の大きさでも書く位置は同じです。

使用するペンの色・種類・・・赤い油性ボールペン

「履歴書在中」は、赤い油性ボールペンで書くのがおすすめです。
赤色で書く決まりがあるわけではないので、黒色でもかまいません。
ただ、黒色だと宛名も黒なので、「履歴書在中」という文字が目立たず、
採用担当者に気づかれない可能性があります。
採用担当者の目に「履歴書在中」という文字をとめてもらうために、目立つ赤色で記載しましょう。

ペンの種類は、文字が消えないペンであれば何でもよいですが、油性ボールペンがおすすめです。
水性のボールペンの場合、雨が降った際に封筒が濡れて、「履歴書在中」という文字がにじんでしまう可能性があります。
マジックは封筒の裏にもインクがにじんでしまう可能性があるためおすすめできません。
また、企業に届くまでに字が消えてしまう可能性のある、消しゴムで消せるボールペンは避けましょう。

枠の書き方・・・定規で丁寧に

「履歴書在中」と書いた後に、その文字を定規で四角く囲いましょう
 また、字が汚かったり、枠線がフリーハンドでまっすぐでなかったりすると、あまり良い印象を与えないため、定規で丁寧に枠線をひきましょう。

参考:
■「履歴書在中」も含めて、履歴書を郵送する際の封筒の書き方はこちら
すぐわかる、履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー
■「履歴書在中」も含めて、履歴書を企業に持参する際の封筒の書き方はこちら
履歴書を持参する際の封筒の書き方・渡す際のマナー

「履歴書在中」は手書きをする必要はない

企業に提出するまでに日数がある方や、今後もいろいろな企業に履歴書を提出する方は、
「履歴書在中」と印刷している封筒や、「履歴書在中」用のスタンプを活用するのも手です。
必ずしも「履歴書在中」を手書きで記載しなくてもよいです。

「履歴書在中」と印刷している封筒でもOK

封筒オモテ面の左下にはじめから、「履歴書在中」と印刷されている封筒があります。
この封筒を利用しても大丈夫です。
多くの企業に履歴書を提出する方は、この封筒を購入しておくと、
毎回毎回手書きで「履歴書在中」と書く手間が省けるので、おすすめです。

文房具店やオフィス用品ストアで購入できます。コンビニや100円ショップで販売しているところもあります。
また、ネットで購入することもできますので、近くに販売している店がない方は下記を参考に購入しましょう。

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「履歴書在中」用のスタンプを利用してもOK

「履歴書在中」用のスタンプは、文房具店やオフィス用品ストアで購入できます。

また、下記のようにネットで購入することもできますので、多くの企業に履歴書を提出する方や、
企業によって履歴書を提出する封筒のサイズが異なる方は、このスタンプを利用すると便利です。
スタンプの種類はシャチハタタイプでも、ゴム印でもどちらでもかまいません。

楽天 ゴム印(履歴書在中)枠あり シャチハタタイプ-楽天市場

 

コラム:宛名の近くに「履歴書在中」と書くと法律違反?

「履歴書在中」と記載する位置は、『封筒オモテ面の左下』と説明いたしましたが、それには理由があります。
なんと宛名の近くに「履歴書在中」と書くと法律違反になってしまうのです。

『内国郵便約款』によって、封筒のオモテ面は『宛名記載部分』のみ、
内国郵便約款13条によって下記のように規定されています。

【『宛名記載部分』に記載できる事項】

(1) 差出人若しくは受取人の職業、称号、商標、印鑑、電話番号、口座番号、取引銀行の名称、発送番号その他これらに類する事項又は差出人若しくは受取人の氏名及び住所若しくは居所に密接に関連する事項

(2) 「至急」、「机下」、「親展」その他これらに類する文字又は日時
宛名記載部分_封筒オモテ面

この約款によると、『宛名記載部分』には「履歴書在中」と記載してはいけないことになります。

ただ、封筒のオモテ面の『宛名記載部分』には規定がありますが、それ以外の場所は何も規定されていません。

そのため、『宛名記載部分』から離れた場所には、何を書いても自由、と解釈できます。
この解釈により、慣例として封筒のオモテ面の左下に「履歴書在中」と記載されるようになったのです。

宛名の近くに「履歴書在中」と書いてしまうと法律違反になってしまうので、ご注意ください。

まとめ

いかがでしたか。
履歴書を入れる封筒にはあまり悩まず、封筒オモテ面の左下に赤い油性ボールペンで「履歴書在中」と書けばOK!
「履歴書在中」と印刷された封筒やスタンプを活用するのも手です。
履歴書を入れた封筒には必ず「履歴書在中」と表記し、採用担当者に履歴書が入っている重要な封筒であることを知らせることで、採用担当者に封筒をはやく開けてもらい、大切に扱ってもらいましょう。

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