【図解あり】 内定承諾書の封筒の書き方・入れ方・送り方

内定後に企業から提出を求められる内定承諾書(入社承諾書)。送られてきたものを返送する際はマナーを守ることが大切です。

これから内定承諾書を提出する方に向けて、内定承諾書の「封筒」の書き方・入れ方・送り方を図解でわかりやすく説明します。

【準備編】封筒を用意しよう

返信用封筒が同封されていない場合、まずは内定承諾書を入れるための封筒を準備しましょう。

サイズは送られたものに合わせる

封筒は、送られてきた状態のまま返送できるサイズを選ぶのが一般的。

内定承諾書が折り目のない状態で届いた場合はA4サイズが折らずに入る「角型2号」を、三つ折りで届いた場合は「長形3号」を用意しましょう。

封筒サイズの比較図。角型2号はタテ332ミリメートル×ヨコ240ミリメートル。長形3号はタテ235ミリメートル×ヨコ120ミリメートル。

封筒の色は白を選びましょう。

茶封筒でも間違いではありませんが、茶封筒は事務的な書類を郵送する際に使用することが多いため、内定承諾書のような重要な書類を送るにはふさわしくありません

【書き方編】宛名や住所を正しく書こう

次は、封筒の表面と裏面に宛名や住所を記入する際の注意ポイントを説明します。

封筒は縦書き・横書きのどちらでも構いません。

記入の際は文字が読みやすいように、黒の油性サインペンか0.7ミリ以上の黒いボールペンを使うと良いでしょう。

封筒の表面の書き方

表面の書き方の例は以下の通りです。

封筒の表面の書き方見本(タテ書き/横書き)。

住所

都道府県名やビル名を省略せずに書きます。

宛名

(株)と省略せずに正式名称で会社名を書きます。
また、スムーズに担当者のもとに渡るよう、部署名や担当者名はできる限り詳しく書きましょう。

宛名の書き方3パターン

  1. 部署宛てに書く場合
    例:「人事部◯◯課 御中」
  2. 個人宛てに書く場合
    例:「人事部◯◯課 転職 花子様」
  3. 個人名が不明な場合
    →「人事部◯◯課 採用ご担当者様」でもOK

返信用封筒を使う場合は宛名が印字されていることが多いです。その場合、宛名の「行」を「御中・様」に言い換えることを忘れずに。

【会社名・部署名がわかっている場合】
→「行」を二重線で消して「御中」に

【個人名がわかっている場合】
→「行」を二重線で消して「様」に

切手

封筒の左上に切手を貼ります。

内定承諾書在中

赤いペンで「内定承諾書在中」と記載し、定規で囲みましょう。場所は縦書きなら左下、横書きなら右下です。

封筒の裏面の書き方

裏面は以下のように記載します。裏面は縦書きが一般的です。

封筒裏面の書き方見本。

日付

いつ送ったかがわかるように、左上に投函日を記載します。 

差出人名

左下に自分の住所と名前、郵便番号を記載します。表面と同様に、都道府県名や建物名を省略せずに書きましょう。

封字(〆)

封筒をのりづけしたら、「×」と間違われないように注意して「〆」と書きます。

【入れ方編】折らずに正しい順序で入れる

原則として書類は折らず、クリアファイルに入れて郵送します。

三つ折りなどで届いた場合はその状態のまま返送しましょう。
書類は上から「添え状(送付状)→内定承諾書→その他の書類」の順序で重ねて入れます。

封筒への書類の入れ方解説図。

【送り方編】郵便局から送ろう

最後に、書類を郵便局から送りましょう。注意点をいくつか説明します。

切手購入は郵便窓口で

分厚い添付書類など特殊なものを入れなければ、角型2号封筒に書類数枚を入れて140円です。(転職Hacks調べ)

※料金について詳しくは→履歴書を郵送する際の、切手料金はいくら?

料金不足で再度切手を貼り直す手間を未然に防ぐためには、郵便局で切手を購入するのがおすすめです。

料金不足だと基本は差出人に戻ってきますが、万が一受取人払いになってしまった場合、企業に悪印象を与えるリスクがあります。

期限内に届くように余裕を持って送る

配送中にトラブルがあっても無事に届くように、日数に余裕を持って郵送しましょう。郵送方法は普通郵便で問題ありませんが、時間がない場合は速達でも構いません。

なお、インターネット上では郵送方法は「普通郵便・書留・速達」のどれにすべきかで意見が割れていますが、実際の人事担当者からは「提出期日までに確実に届けばいいのでどれでも良い」「たいていは普通郵便で届く」という声が。

郵送手段は問われておらず、期日を守ることが重要なようです。

まとめ

封筒の書き方や入れ方など、細かいマナーにも配慮していれば「丁寧に仕事をしてくれそうだ」と人事担当者の印象がアップするかもしれません。

たかが封筒と思わずにマナーを守って返送し、入社前の最後まで好印象をキープしましょう。

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