添え状の書き方や封筒の選び方 内定承諾書の完全ガイド

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内定承諾書とは、内定者がその企業に入社することを約束するための書類です。

送り方や添え状の書き方、辞退方法など、内定承諾書のすべてを解説します。

内定承諾書の添え状の書き方

まずは内定承諾書を郵送する場合に同封する、添え状の書き方について説明します。

添え状はPC作成・手書きどちらでもOK

内定承諾書の添え状は、PC作成・手書きのどちらでも問題ありません

手書きであれば、字を丁寧に書くことで熱意や意欲の高さを伝えることができます。しかし、一度ミスすると最初から書き直さなければなりません。

一方、PCでは適宜書き直すことができるため、時間をかけずに仕上げることができるでしょう。

手書きに慣れていない場合は、PCで作成しても失礼にはあたりません。

内定承諾書の添え状の書き方

内定承諾書の添え状をPC作成する時、記入すべき項目は全部で6つあります。

【内定承諾書の添え状の記入例】 (右上)令和○○年○○月○○日 株式会社○○○○○ 人事部 採用ご担当者様 〒○○○-○○○○ 東京都港区赤坂○丁目○-○ 電話:090-○○○○-○○○○ E-mail:○○○○@.com 転職 花子 (タイトル) 書類送付のお知らせ (本文) 拝啓 ○○の候、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございました。入社後は貴社の一社員として貢献できるよう、精進していく所存です。何卒、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。 つきましては、ご指示いただきました下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。 敬具 記 内定承諾書 1部 普通自動車免許証のコピー 1部 以上 (「以上」は右寄せ)

  1. 投函日の日付を右上に記入する(封筒とあわせる)
  2. 宛名を左上に記入する
  3. 差出人情報を日付の下に記入する
  4. 頭語・結語を記入する(拝啓-敬具、拝呈-拝具など)
  5. 時候の挨拶や内定へのお礼・意気込みを述べる
  6. 同封書類を記入し、以上と記入する

添え状には本題である同封書類についての内容以外にも、季節に合わせた挨拶の言葉を添えたり、内定をもらったお礼・入社への意気込みを記入したりすると、丁寧で礼儀正しい印象を持ってもらえるでしょう。

また、同封書類の名前と部数を記入した後は、右下に「以上」と記載することを忘れないようにしてください。

内定承諾書の書き方について詳しく

内定承諾書の封筒の選び方・書き方は?

内定承諾書を入れる封筒の選び方や書き方についても、気を付けるべきポイントがあります。

封筒は角型2号・白色が無難

返信用封筒がない場合は、書類の大きさに合わせて角型2号か長形3号サイズの封筒を準備しましょう。

封筒サイズの比較図。角型2号はタテ332ミリメートル×ヨコ240ミリメートル。長形3号はタテ235ミリメートル×ヨコ120ミリメートル。

内定承諾書を送る場合は、A4サイズを折らずに入れることができる「角型2号」の封筒を用意することが一般的です。ただし、内定承諾書が三つ折りで届いていた場合は、同様に三つ折りで送れる「長形3号」を使用しましょう。

封筒の色は、白色を使うことが一般的です。茶封筒は簡易的な事務書類を郵送する場合に使われることが多いため、内定承諾書のような重要な書類を送るときは避けた方が良いでしょう。

〈オモテ〉封筒の宛名の書き方

内定承諾書を入れる封筒の宛名の書き方は次の通りです。

縦書き・横書きのどちらでも構いません

封筒の表面の書き方見本(タテ書き/横書き)。

  1. 企業の住所を記入する
  2. 送付先の宛名を記入する
  3. 左上に切手を貼る
  4. 赤ペンで「内定承諾書在中」と記入する

宛名は、宛先によって記入内容が異なります

部署宛てに書く場合は「御中」、個人宛てに書く場合は「〇〇様」と記します。

個人名が不明な場合は「採用ご担当者様」と書き換えておきましょう。

「採用ご担当者様」の正しい使い方について
「様」や「御中」の使い分けについて

〈ウラ〉封筒の宛名の書き方

内定承諾書を郵送で提出する時は、封筒の裏面にも次のような差出人情報を記入しましょう。

封筒裏面の書き方見本。

  1. 左上に投函日を記載する(送付状とあわせる)
  2. 左下に自分の住所と名前、郵便番号を記載する
  3. 封筒を閉じた後に「〆」と封字を記入する

内定承諾書を送る封筒について詳しく

内定承諾書とは|提出後辞退はできる?

ここでは、内定承諾書とは何なのか、定義や提出の流れ、書き方、さらに提出後の辞退について解説します。

内定承諾書とは、内定者が入社を約束する書類

内定承諾書とは、内定者が入社することを約束する、意思表示のための書類です。

内定承諾書を提出すると「企業に入社することを承諾した」とみなされます。

一般的に内定承諾書は、内定通知書に同封されています。

内定承諾書を受け取った後は、必要箇所に記入をして返送する流れになります。企業によっては、来社して書類をその場で交わすところもあります。

内定承諾書の提出の流れ

内定承諾書を提出する前に、労働条件などについて、同封されている雇用契約書などをチェックしましょう。

求人票や面接で確認した内容と違いはないか、納得できる内容になっているかどうかなど、入社を確約する前に最終確認するようにしてください。

<内定承諾前に確認すべきポイント>

  1. 業務内容
  2. 労働条件(給料・待遇など)
  3. 入社日

確認すべき13項目の雇用条件について

諸々の条件を確認後、問題がなければ内定承諾書を記入し、提出します。

必要事項を記入して、期限までに返送しましょう。通常、提出期限は内定承諾書を受け取ってから1~2週間ほどです。

提出期限ぎりぎりに投函してしまうと、配送トラブルが起こった場合に提出期限に間に合わなくなることがあります。日数には余裕をもちましょう。

もし「内定承諾の返答を待ってもらいたい」といった理由で提出期限を延長したい場合は、採用担当者に速やかに電話で連絡します。

また、電話で連絡するときは「家族に一度相談したい」など、待ってほしい理由も簡潔に伝えると良いでしょう。

内定保留の失礼にならない伝え方

内定承諾書の書き方

内定承諾書の記入箇所は、主に記入日、入社日、住所・氏名の3箇所です。加えて、捺印も必要です。

内定承諾書の見本例の画像

コラム:内定承諾書提出後でも辞退できる?

内定承諾書の提出後でも、辞退は可能です。内定承諾書はあくまで内定者と企業の約束であり、学生や転職者に対する法的な強制力はないため、企業が辞退を拒否することはできません

ただし、内定を辞退することにより、会社には採用にかけたコストを無駄にさせてしまうなどの迷惑をかけてしまいます

そのため、できるだけ内定承諾書を提出する前に内定辞退を申告する方が好ましいでしょう。

内定承諾書提出後の辞退について

まとめ

内定承諾書とは、内定者が企業に対して入社することを約束する書類です。

内定承諾書を郵送で提出する場合は送付状を同封し、白い封筒に封入するなど注意するべきマナーがあります。

また、内定承諾書を記入する前に、労働条件などに問題がないかはしっかり確認しましょう。

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