メールと電話の例文付き Q:面接の辞退はメールでも大丈夫ですか?

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先方に失礼にならない面接(内定)辞退の電話・メールの書き方などQ&Aで解説します。

Q1:面接の辞退はメールでも大丈夫ですか?

面接を辞退したいのですが、メールで連絡しても良いのでしょうか?やっぱり電話の方が良いんですか?

面接までの残り日数が3営業日以上ある場合は、メールでの連絡で構いません。

面接前日・当日の場合は電話での連絡が良いでしょう。

※電話で連絡する場合→「Q3:電話で面接を辞退する時はどう話せばいいですか?

面接の前日や当日の場合は、採用担当者がメールを確認できない可能性があります。

また、直前での辞退になるので、丁寧な対応をするためにも電話での連絡が望ましいでしょう。

内定を辞退したい場合はこちら

・内定承諾書(入社承諾書)を出す前
波風立てずに内定を辞退するためのノウハウ集

・内定承諾書を出した後
内定承諾書を提出した後の辞退は可能? マナーや例を紹介

Q2:面接辞退のメール例文を教えて下さい。

面接の辞退をメールで連絡したいのですが、理由は何と言えば良いのでしょうか?

メールの例文を教えてください!

辞退の理由は「諸般の事情により」といった形式的な理由でも、「他社から内定をいただいたため」といった正直な理由でも、どちらでも構いません。

例文に当てはめて見ていきましょう。

面接を辞退するときのメール例文

———————–
件名:
〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(転職 太郎)

———————–

株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている転職太郎と申します。

この度、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

◇次面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

********************
氏名:転職 太郎
メールアドレス:abcd-e@hacks.com
住所:〒123-4567
自宅住所:東京都港区赤坂◯丁目△-△ □□マンション 000号室
自宅電話番号:000-1111-2222
********************

※学生の場合は、大学名・学部学科名も記載

一度は面接をした場合は、先方に時間をもらっているので、「先日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました」など、御礼も記載しましょう。

また、学生の場合は、「◯次面接では大変丁寧に対応していただき、貴社の皆さまにとても感謝しています」など、感謝を伝えても良いでしょう。

Q3:電話で面接を辞退する時はどう話せばいいですか?

電話で面接辞退の連絡をしたいのですが、どんな風に話せば良いのか…。

実際どう話せばいいか、会話の例文や気をつけるポイントなどはありますか?

電話で辞退の連絡をする際は、3つのポイントに気をつけましょう。

・伝えるべき内容はお詫び
・電話をする時間帯は14時~18時
・静かで電波のいいところで電話する

これらをふまえ、面接辞退の電話をするときの例文をご紹介します。

面接を辞退するときの会話例

面接を電話で辞退する時の会話例。自分「お世話になっております。御社の総合職の選考に応募いたしました◯◯(名前)と申します。本日(あす)の面接の件でお電話いたしました。人事部の△△様はご在席でしょうか?」相手「(取り次ぎ)」自分「お忙しいところ、失礼いたします。本日(あす)15時より面接予定の◯◯です。ただいまお時間よろしいでしょうか?」相手「どうぞ、大丈夫です。」自分「本日(あす)の面接ですが、事情により辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。お時間をいただいたにも関わらず、直前にこのようなご連絡をすることになってしまい、大変申し訳ございません」相手「それは残念です。差し支えなければ理由を教えてもらえますか」自分「他社より内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。」相手「わかりました。」自分「ご迷惑をおかけし申し訳ございません。それでは失礼いたします。」

電話で面接を辞退するときの3つのポイント

1伝えるべき内容はお詫び

面接を辞退することへのお詫びを伝えましょう。

タイミングがあれば、今まで時間をいただいたことに対しての感謝も伝えると、誠実さがより伝わります。

2電話をする時間帯は14時~18時

なるべく14時~18時に電話をしましょう。

朝の始業直後や、昼休み前後は会議等で先方が忙しくしている可能性が高く、電話がつながりにくいことも。

また夜遅くに電話をすると非常識と思われてしまいますので、18時以降の連絡はなるべく避けましょう。

ただし、緊急を要する場合は早めに連絡しましょう。

3静かで電波のいいところで電話する

静かで電波のよい場所から電話をしましょう。

車どおりの多い道などの騒がしい場所・地下鉄のホームなど電波が弱い場所は、声が聞こえづらく、途中で電話が切れてしまう可能性もあります。

Q4:面接の辞退理由は正直に話してもいいですか?

面接の辞退理由を聞かれたら、正直に話しても良いのでしょうか?

曖昧に答えるのが無難なのか、「他社に内定をもらった」など本音を話していいのかわかりません。

辞退理由を聞かれたら、正直に答えて問題ありません。

もしも理由を深堀りされ、他社の社名や給料条件など、あなたが答えたくないことまで聞かれた場合は、「その件ついてはお答えできません」と答えて問題ありません。

辞退理由の例

  • 「他社から内定をいただき、検討の結果家庭の状況を考慮した上でそちらに入社することを決めました」
  • 「他社の年収や活躍できるポストなどの条件がよかったため、決断いたしました。」
  • 「家族と話し合った結果、家庭の事情で自宅から近い他社にいくことにいたしました。」

※詳しくは→「面接辞退の電話をスマートに!マナーから会話例まで紹介

まとめ

面接を辞退する場合は、面接までの日数に合わせて、先方に失礼のないようメールや電話で連絡しましょう。

なるべくはやく、誠実に、然るべき手段で辞退連絡をすることで、先方に不快感を与えず、円満な辞退を目指しましょう。

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