メール例文やマナーを総まとめ トラブらない面接辞退ガイド

さまざまな理由から面接を辞退したいとき、どうすればいいのでしょうか?

「メールか電話か」といった初歩的な疑問から、5つの理由別にコピペして使えるメール例文まで紹介・解説します。

面接を辞退したい!メールと電話どっち?

前日までならメール、当日なら電話

面接を辞退したい場合、面接の前日までならメール、当日なら電話で連絡しましょう。面接当日にメールをしても、採用担当者に気付いてもらえない可能性があるからです。

メール例文については次の章「5つの理由別|面接の辞退連絡メール例文」で紹介しています。一方、面接当日に面接をキャンセル・選考辞退するときの電話例文については、下記の記事から確認してください。

また、たとえ前日までに辞退メールを送っている場合でも、企業から確認のための電話がかかってくることも。そうした事態に備え、辞退理由などをきちんと説明できるようにしておきましょう。

面接後(結果待ち)でも早めに連絡

面接を受けたものの「雰囲気が思っていたのと違った」「面接官が威圧的」などの理由で、面接後に選考を辞退したくなったときは、面接後・結果待ちの場合でもできる限り早めに辞退メールを送りましょう

辞退する以上、どのタイミングで連絡するにせよ、採用担当者との気詰まりなやり取りは避けられません。ただ、次回選考や内定・合格通知がきたに辞退する場合、企業側は採用の意欲が高まっている状態のため、より引き止められる可能性が高く、心象も良くありません

よって、面接後に選考を辞退したいときは、企業側の評価がまだ定まっていない早めの段階で連絡するのが望ましいでしょう。

内定がすでに出ているときは…?

面接後、すでに内定が出ている場合は、内定辞退の連絡をする必要があります。この際に使えるメール・電話例文やマナーについては、下記の記事で紹介しています。

コラム:ハローワークやエージェントには正直に

ハローワークや転職エージェント経由で応募している場合、面接の辞退については担当者に連絡すればOK。応募先に直接連絡を入れる必要はありません。

この際、辞退理由については正直に話すのがおすすめ。担当者と一緒に気持ちを整理することで、次回以降、より希望に合った求人を紹介してもらえる可能性が高くなるからです。

5つの理由別|面接の辞退連絡メール例文

面接を辞退するときのメール例文を、辞退理由別に5つ紹介します。自分の状況に合ったものを選びましょう。

他社から内定をもらった

件名:〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)

本文
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。

この度、他社から内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。そのため、誠に勝手ながら面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、◇次面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

イメージとのギャップがあった

件名:〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)

本文
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。

大変恐れ入りますが、先日の面接を通して私は貴社の求める人物像に合致していないと感じ、選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、◇次面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

転職自体を考え直した

件名:〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)

本文
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。

誠に恐れ入りますが、家族とも協議し、検討を重ねた結果、現職に留まることに決めました。そのため貴社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、◇次面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

日程が合わない

次回選考の連絡がきたものの、候補日の都合がつかないこともあるでしょう。しかし「面接の日程が合わない」という辞退理由は、引き止めが起こる可能性が高いことも事実です。

一般的に考えても、応募した時点で入社意欲があるとみなされるため、ただ面接の日程が合わないだけで選考まで辞退することは明らかに不自然。特に転職の場合、企業側もある程度融通が利くため「それならば、◯◯日はいかがでしょうか?」などと、他の候補日を提示されるケースも少なくありません

「日程が合わない」ことを理由に辞退するのは、こうした事態を招く恐れがあることを知っておきましょう。

件名:〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)

本文
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時に面接に伺いました[氏名]と申します。

次回選考につきまして、大変恐れ入りますが、ご提示いただいた日程のいずれも都合がつかない状況です。そのため、誠に勝手ながら今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

体調不良

体調不良により、予定していた面接に行けないこともあるでしょう。ただし、体調不良を理由にした選考辞退は引き止められる可能性が高いので、注意が必要です。

体調不良は一時的なケースも多いため、企業側から「それならば、◯◯日はいかがでしょうか?」などと、他の候補日を提示されるのはよくあること。結果、断りきれずに選考が進んでしまうこともあります。

また、体調不良を理由に面接を辞退する場合、当日であれば極力メールではなく電話で連絡するようにしましょう。

件名:〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)

本文
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。

大変申し上げにくいのですが、先日より高熱と吐き気の症状が続いており、面接に伺うのが難しい状況です。そのため、誠に勝手ながら今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、◇次面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

コラム:辞退理由は嘘をついてもいい?

面接を辞退するとき、嘘の辞退理由を伝えることはおすすめできません。辞退理由について詳しく掘り下げられたとき、ボロが出て余計に気まずい思いをする可能性があるからです。

どうしても本音の辞退理由を伝えづらいときは「諸般の事情により、面接を辞退したい」とぼかすのも一つの手。

ただ、こちらも後々企業から確認の連絡が入ることも少なくないため、やはりはじめから正直に伝えた方が得策とも言えます。

面接を辞退するのは、誰しも気乗りしないものです。自分と企業、双方ができる限り不快な思いをしなくて済むよう、真摯な対応を心がけましょう。

面接辞退メールのQ&A集|返信や再応募

面接の辞退メールについて、よくある疑問をQ&A形式でまとめました。

企業から返信がきたら、どうすればいい?

基本的には返信しなくていい

企業から辞退メールに対する返信が届いても、明らかに返信を求めている内容でない限り、さらに返信をする必要はありません

「差し支えなければ、辞退理由を詳しくお教えください」などと聞かれた場合は、答えられる範囲で回答するのが親切です。内定が出た他社の社名など、言いづらいことまで深掘りされた場合は「その件についてはお答えできません」と伝えて問題ありません。

企業から返信がこない…もう1回送る?

心配ならもう一度メールか電話をする

辞退メールに返信がない場合、担当者がメールに気づいていない可能性があります。面接の前日17時を過ぎても返信がない場合は、電話をかけて辞退の旨が伝わっているか確認しましょう

担当者に取り次いでもらったタイミングで「◯日にメールをお送りしたのですが」と一言添えると話がスムーズに進みます。

辞退連絡後、やっぱり受けたいときは?

再応募は原則できない

一度面接の辞退連絡をしてしまった以上、思い直して再応募することは難しいと考えておきましょう。

企業は面接の辞退があった時点で「志望意欲が低い」と判断するため、その印象を覆すことは現実的ではありません。

ただ、企業の状況や再応募の伝え方によっては、可能性がゼロというわけではありません。どうしても再応募したい場合、そう決断した経緯や応募先への思い入れなどを丁寧に伝えると良いでしょう。

面接辞退が済んだらすべきこと

無事、面接辞退のメール連絡が済み、納得のいく企業に内定をもらえたら、入社手続きを進めましょう。下記の記事では、内定後にやるべきことをまるっと解説しています。

引き続き転職活動を進める場合、下記の面接ガイドをチェック。質問・逆質問対策服装マナーなど、面接対策のすべてをまとめています。

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