代表的な3つの辞退理由も紹介 今すぐ面接を辞退できるメール例文

【面接を辞退するには?】面接前日の午前中まではメールでOK、それ以降の辞退は電話をかける、辞退理由は「諸般の事情」で問題なし

面接を辞退する場合、できるだけ早く連絡する必要があります。基本的にはメールでかまいませんが、面接前日の午後や当日に連絡する場合、電話をかけるようにしましょう。

ここでは、辞退メールの例文や辞退理由の伝え方、電話での話し方を紹介します。

面接辞退メールの例文・辞退理由の伝え方

面接を辞退したいときのメール例文と、書き方のポイントを解説します。

面接を辞退するときのメール例文

件名:〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)

本文:
株式会社○○○
人事部 △△様

お世話になっております。
私、○月○日○時から◇次面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。

この度、諸般の事情により面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

◇次面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。


氏名:○○○○
メールアドレス:○○○○@○○○○
電話番号:○○○○
住所:〒○○○-○○○○
(都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載)

辞退メール作成の4つのポイント

1件名

「〇/〇(〇時)面接辞退のご連絡(氏名)」のように、用件と氏名が分かる件名にしましょう。

2宛先

これまでやり取りをしていた採用窓口宛に送りましょう。会社名、部署名、役職名は正式名称で記入するのがマナーです。

3本文

本文は「名乗り→辞退したい旨→辞退理由→お詫びの言葉→締めの言葉」の順で書きます。

名乗りの部分では、いつ面接を予約しているのかを伝えます。まだ面接時刻が決まっていない場合は、「私、中途採用面接に応募した[氏名]と申します」と記載しましょう。

辞退理由は「諸般の事情」で問題ありません。失礼のない範囲であれば、正直に伝えるのももちろんOK。代表的な辞退理由を3つ紹介するので、状況に合ったものを選び、例文の「諸般の事情」が含まれる一文と差し替えて使用してください。

▼辞退理由の例

・他社から内定が出た場合
この度、他社から内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。そのため面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

・イメージとのギャップがあった場合
誠に申し訳ございませんが、前回の面接を通して私は貴社の求める人物像に合致していないと感じ、次回の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

・転職を辞めた場合
誠に申し訳ございませんが、検討を重ねた結果、現職に留まることに決めました。そのため面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

4署名

氏名・メールアドレス・電話番号・住所を正確に記載しましょう。

前日の午後・当日の辞退は電話で連絡を

面接前日の午後や当日に辞退する場合、確実に連絡が取れる電話で伝えるようにしましょう。

面接を辞退するときの会話例

電話で面接を辞退するときの伝え方を紹介します。

面接を電話で辞退する時の会話例。自分「お世話になっております。御社の総合職の選考に応募いたしました◯◯(名前)と申します。本日(あす)の面接の件でお電話いたしました。人事部の△△様はご在席でしょうか?」相手「(取り次ぎ)」自分「お忙しいところ、失礼いたします。本日(あす)15時より面接予定の◯◯です。ただいまお時間よろしいでしょうか?」相手「どうぞ、大丈夫です。」自分「本日(あす)の面接ですが、事情により辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。お時間をいただいたにも関わらず、直前にこのようなご連絡をすることになってしまい、大変申し訳ございません」相手「それは残念です。差し支えなければ理由を教えてもらえますか」自分「他社より内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。」相手「わかりました。」自分「ご迷惑をおかけし申し訳ございません。それでは失礼いたします。」

電話で辞退するときの3つのポイント

【面接を電話で断る場合は…】企業の営業時間内に、電波の良い静かな場所からかける。担当者の名前や所属は覚えておく。

1時間:営業時間内にかける

電話は企業の営業時間内で、「昼休み・始業時間・終業時間」前後を避けた時間にかけましょう。例えば定時が9時~18時の会社であれば、電話をかけるのは9:30~11:30、13:30~17:00が無難。ただし、当日の朝イチで面接が入っている場合は、面接の30分~1時間前には電話をかける必要があります。

2場所:電波の良い静かな場所からかける

静かで電波のよい場所から電話をしましょう。車どおりが多い道などの騒がしい場所・地下鉄のホームなどの電波が弱い場所は、声が聞こえづらく、途中で切れてしまう可能性もあります。

3準備:採用担当者の名前と所属を確認

電話をかける前に、採用担当者の名前と所属を確認しておきましょう。特に、電話番号に(代表)と書かれている場合は要注意。受付や総務部門につながることが多いため、採用担当の部署に電話を取り次いでもらう必要があります。

担当者が不在時の対応

面接前日の場合

電話を切った後、メールで連絡しましょう。本文に「お電話を差し上げたのですが、つながらなかったため、メールにてご連絡させていただきます」と一言添えれば、失礼な印象にはなりません。

17時になっても返信がない場合はメールに気づいていない可能性があるので、再度電話をかけてみてください。

面接当日の場合

担当者が戻る時間を聞き、掛け直しましょう。ただし、面接時間が迫っているときは、電話口の社員に辞退の旨を伝えておくのが確実です。

Q.返信が届いたら、どう対応すればいい?

企業から辞退メールに対する返信が届いても、明らかに返信を求めている内容でない限り、さらに返信をする必要はありません

「差し支えなければ、辞退理由を詳しくお教えください」などと聞かれた場合は、答えられる範囲で回答するのが親切です。内定が出た他社の社名や給与条件など、言いづらいことまで深堀りされた場合は、「その件についてはお答えできません」と伝えて問題ありません。

Q.辞退メールを送ったら電話が… 受け答えのコツは?

辞退メールを送ったら、確認の電話がかかってくる可能性があります。

理由を詳しく聞かれた場合は、メールと同じく答えられる範囲で回答すればOK。次回の選考に進むよう説得されることもありますが、焦らず落ち着いて、辞退の旨をしっかりと伝えましょう

Q.辞退メールに返信がない。再度送るべき?

辞退メールに返信がない場合、担当者がメールに気づいていない可能性があります。面接の前日17時を過ぎても返信がない場合は、電話をかけて辞退の旨が伝わっているか確認しましょう

担当者に取り次いでもらったタイミングで「◯日にメールをお送りしたのですが」と一言添えると話がスムーズに進みます。

まとめ

面接を無断で辞退するのは絶対NG。辞退を決意したら、できるだけ早い段階で連絡するようにしましょう。

前日の午前中までならメールで、それ以降は電話で連絡するのが基本。もし採用担当者から詳しい辞退理由を聞かれたら、答えられる範囲で回答するようにしましょう。

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