電話・メール例文付き 面接に遅刻しそう・した場合の対処法

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しまった! 遅刻しそうだ! 本命企業の大切な面接なのにどうしよう

そんなとき、まずは落ちついてこの記事を読んでください。適切な対処法を、具体的な例文付きで解説しています。

遅刻しそうなときにやるべきこと【電話例文付き】

遅刻しそうだ! と気付いたときにまず取るべき行動をご紹介します。

遅刻しそうになったらできるだけ早く連絡を

遅刻しそうと気付いた時点でまずすべきなのは、担当者への電話連絡です

例えば電車の遅延で遅れそうな場合は、以下のように伝えましょう。

お世話になっております。本日、13時から面接予定の○○と申します。

現在、××駅にいるのですが、××線で電車が遅延しております。そのため、御社への到着が13時30分ごろになってしまいそうです。

ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。このまま御社での面接に伺わせていただいても問題ないでしょうか?

連絡をする際には、以下の3点を忘れずに伝えるようにします。

  1. 誠意のあるお詫びをする
  2. 遅刻の理由を説明する
  3. いつごろ到着できそうか、見込み時間を伝える

長々と言い訳をするのではなく、要点だけをスッキリと簡潔に伝えると好印象です。

一点、注意しておきたいのは、到着見込み時間の伝え方です。ここでは実際の見込みよりも5~10分ほど遅めの時間を伝えるようにしてください。伝えたはずの時間よりも到着が遅れてしまうと、採用担当者にさらに悪印象を与えてしまいます。少し遅めの時間を伝えたうえで、それよりも早く着くように心がけましょう。

面接会場でも必ずお詫びを

面接会場に着いてまずすべきなのは、担当者への丁重なお詫びです。電話で謝ったからと平気な顔をしていると「この人は平気で時間や約束を破る人なのかな」とマイナスの印象を持たれてしまいます。

お詫びの例文

この度は貴重なお時間を頂いたにも関わらず面接に遅刻してしまい、誠に申し訳ございませんでした。

頭を下げ、しっかりと誠意があるということをアピールしましょう。その後は、通常と同じように、「御社に入社したい」と意志が伝わるよう真摯に面接に挑んでください。

理由は正直に話そう

「遅刻の理由はどう説明しよう……」と悩んでいる方も、無理に言い訳は考えず、正直にありのままの理由を伝えましょう。

寝坊やダブルブッキングなど、あまり言いたくない理由で遅刻しそうな場合はつい嘘をつきたくなりますが、不自然な表情・話し方から面接官には見抜かれてしまいがち。企業からの信用を失い、内定が遠ざかる結果になりかねません。

小手先の言い訳を考えるよりも、担当者に対して誠実な気持ちで謝っていることを示したほうが好印象です。思い切って包み隠さずに理由を話しましょう。

寝坊・体調不良など個人的な理由の伝え方

言い訳めいたことを付け加えず、要点だけを述べるようにするのがポイントです。あまりに詳細な理由を説明せず、以下の通り簡潔に事実を伝え、自分の非を認めてください。

  • 「大変申し訳ないのですが、寝坊してしまいました」
  • 「自己管理がなっておらず、体調を崩してしまいました」

また、繰り返しになりますが、丁寧にお詫びの言葉を述べることも重要です。個人的な理由であるからこそ、誠意ある態度を心がけましょう。

電車の遅延などやむを得ない理由の伝え方

たとえやむを得ない理由であったとしても、長々と理由を述べるのはやはり印象が良くありませんつい言い訳めいたことを付け加えたくなりますが、多くの場合は逆効果で、誠意がないと思われてしまいます。要点だけを述べるようにしましょう。

  • 「御社に向かう途中、◯◯線で電車が遅延しております」
  • 「バスが渋滞に巻き込まれてしまいました」

電車が遅延した場合には駅の窓口で遅延証明書を発行しています。手に入れておき、そちらを証拠として面接官に提出しましょう。

日程変更を申し出られた場合の返答

遅刻の連絡を入れた際、先方の都合によっては後日への日程変更を申し出られる場合もあります。面接官が提示した日程にほかの予定が入っていなければ、以下のとおり、素直に受け入れましょう。

その日程でよろしくお願いします。ご調整いただきありがとうございます。

その際、改めてお詫び申し上げたいと思っております。

無理に「そこをなんとか今の時間でお願いします」と言ってしまうと、担当者に自分の都合を押しつけることになるため、悪印象です。また、面接時間が短くなり、不本意な結果になる可能性が高くなってしまいます。

お詫びのメールは送った方が良い?

遅刻した面接を終えた帰り、「電話では謝ったけど、メールでも謝罪すべきだろうか……」と迷っている方もいるでしょう。ここではそんな人のために、メールを送るべきかの答えや、メールでの連絡の入れ方について解説します。

基本的には送るべき

相手への誠意を示すため、電話で謝罪したとしてもお詫びのメールは送るべきです。

タイミングとしては、面接が無事終了してから、あるいは面接の日程変更の連絡が届いてからにしてください。メールは誠意を示すためのものですから、面接が一段落してから、改めて落ち着いた気持ちで送りましょう。

面接後のお詫びメールの例文

件名:△月△日実施の面接のお礼

△△株式会社
人事部 □□様

お世話になっております。

本日△月△日△時の面接に伺わせていただいた◯◯と申します。

本日は貴重なお時間を頂いたにも関わらず面接に遅れてしまい、
大変申し訳ございませんでした。

貴社を第一志望にしておりますので、
柔軟なご対応によって面接の機会をいただくことができ、誠に感謝しております。

本日はありがとうございました。

取り急ぎ、本日の遅刻の謝罪、ご対応へのお礼を申し上げたく、
ご連絡いたしました。

今後とも、何卒よろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯(フルネーム)
090-****-****
*********@*****.com

重要なのは、以下の3点を必ず含めたうえで、自分の言葉で文章にすることです。

  1. 丁寧なお詫びの言葉、反省の意思
  2. 面接を受けられたことに対する感謝の言葉
  3. 入社の意思

テンプレート的な内容だけでは形式通りと受け取られる可能性もあるため、具体的な日時や謝罪の言葉を盛り込みつつメールを作成してください。

怒らせてしまった場合はメールが逆効果なことも

メールを送るのが慇懃無礼と思われ、逆効果な場合もあります。それは遅刻が原因で採用担当者を怒らせてしまった場合です。

いかなる理由があろうとも遅刻は認められないと考えている担当者もいます。明らかに担当者が気分を害している様子だった場合はメールを送らず、その場での謝罪にとどめておくほうが良いでしょう。

遅刻してしまったら絶対に不採用?

「時間を守れない人だと思われた…このままだと不採用になってしまうだろうな…」遅刻をしてしまった後は、このように憂鬱になる方が多いでしょう。

しかし、遅刻してしまったからといって、絶対に不採用とは限りません。最後に、遅刻をしても不採用にならなかったケースと体験談をご紹介します。

理由をきちんと説明できれば内定がもらえることも

遅刻をしても、採用される場合はあります。それは、「本人に責任のない理由での遅刻で、しっかり説明できている」「遅れるかもしれないとわかった時点で連絡を入れられている」といった場合です。

面接官は、遅刻の際の対応からトラブルが起こった際の判断力を見極めます。遅刻がわかったら不安や焦りを断ち切って「遅刻だけで不採用が決まるとは限らないのだから、ここでしっかり挽回しよう」という気持ちで冷静に対処するのが良いでしょう。

ただし、あくまで企業や採用担当者によって判断は異なります。不採用のリスクを理解したうえで、誠実かつ冷静な対処をするように心がけましょう。

面接に遅刻しても受かったAさんの体験談

私は電車の遅延で面接会場につくのが遅れてしまいました。余裕を持って家を出ていたにもかかわらず、人身事故で電車が止まってしまったためです。

一瞬焦りましたが「あまりパニックになってもしょうがないし、それよりはすぐに連絡を入れたほうがいいな」と頭を切り替え、電話で理由を伝えて丁寧に謝りました。もちろん会場についてからも出来る限り丁重に頭を下げました。

謝罪はしっかり行いましたが、面接中は遅刻のことはできるだけ考えないようにしていました。ショックで受け答えがおろそかになると、それまでの準備が無駄になると思ったからです。もちろん、面接が終わってからはメールでも謝罪とお礼の文を送って、とにかく熱意と誠実さを伝えるようにしました。

採用の連絡が来た時は驚きましたが、採用担当者の方には「遅刻というトラブルにも冷静に対応できていた」とお声がけいただきました。自分なりに誠実に対応して良かったです。

まとめ

社会人にとって時間厳守は最低限のマナーです。遅刻しないよう、余裕を持った行動をすることに越したことはありません。

しかし、対処さえしっかりできれば内定を勝ち取ることも可能なのです。慌てず冷静な対応をとるように心がけましょう。

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