日程変更・折り返し・合否連絡 面接の電話、応対方法総まとめ

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転職活動において電話は必須ツール。面接の合否連絡や日程変更など、様々な場面で使われる電話ですが、その応対にミスがあるとマイナス評価につながりかねません。

面接にまつわる電話の一般的な流れと、応対時に気をつけたいマナーを例文付きでご紹介します。

【準備】面接にまつわる電話をする前に

面接にまつわる電話をするとき、必ず必要になるアイテムは以下の4つ。自分から電話をかける前には必ず準備し、企業からかかってきた場合も手元にあると良いでしょう。

いつでも確認できるよう、ファイルなどにまとめておくのがおすすめです。

  • 企業の情報が分かる資料(採用担当者とのメールや企業の採用サイト・パンフレットなど)
  • メモ・手帳
  • スケジュール帳
  • 筆記用具

【架電】電話をかけるときの流れ・マナー

自分から企業に電話をかけるときの基本的な流れとともに、気をつけたいマナーを紹介します。

面接にまつわる電話のかけ方4ステップ

面接に関してわからないことがあるとき、面接の日程変更をしたいときなど、自分から企業に電話をかけることがあります。

名乗ってからお礼を伝えるまでの基本的な流れを、4つのステップに分けて紹介します。

1名乗る

まず「お世話になっております。○○と申します」と、挨拶のあとに自分の名前を名乗ります。聞き返されないように明るくはっきりとした声を意識しましょう。

2担当者に取り次いでもらう

「××部の□□様をお願いいたします」と言って担当者に取り次いでもらいます。

採用担当者の直通番号にかけていない場合、他の部署の社員が電話を取る可能性が高いです。代表電話ではなく、××部直通の電話番号の場合は、部署名を省いてもOKです。

その際、「どのようなご用件でしょうか?」と尋ねられることがありますので、「×月×日の面接の件でお電話いたしました」など、用件を簡潔に答えられるようにしておきましょう。

3挨拶をして本題を伝える

担当者が出たら「お世話になっております。○○○○です」と、再度挨拶してから名乗ります。

担当者が同じ苗字の人を複数担当している場合を考慮して、フルネームで名乗ってください。始業・終業近くなど、忙しいと思われる時間帯に電話をかけざるを得ない場合、「ただ今お時間よろしいでしょうか?」と、一言確認してから本題に入るのが良いでしょう。

4お礼を伝えて切る

用件が済んだら、「(本日は)お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」と、お礼を添えて電話を切ります。

ただし、いきなり通話を終了すると印象が良くないため、一呼吸置いてから切りましょう。自分から電話をかけた場合は自分から切るのがマナーですが、不安であれば相手が受話器を置いてから切ってもかまいません。

コラム:電話とメール、どっちが良い?

電話とメールのどちらが良いかは、その用途や緊急度によって異なります。

電話はリアルタイムでやり取りができるため、緊急性の高い用件細かいやりとりで内容をすり合わせたい用件の場合に適しています。

その代わり、「こちらの都合で相手の時間を奪うことになる」「記録が残らない」という欠点があります。

一方、メールは受け取るまでのタイムラグがありますが、送った内容が記録できるため、期限に余裕のある用件記録を残したい重要な用件の連絡に適しています。

基本的には、緊急の場合や文章で伝えづらい用件の場合は電話、それ以外はメールと考えると良いでしょう。

【目的別】面接にまつわる電話のかけ方例文

企業に電話をかける場合、その用件は「面接日程変更の依頼」もしくは「かかってきた電話への折り返し」がほとんど。それぞれの場合のマナーについて例文つきでご紹介します。

面接日程変更の依頼をする場合

面接の日程変更を依頼するときのマナーとして意識すべきなのは、「印象が悪くならないよう理由を伝えること」「変更候補日を複数想定しておくこと」です。

日時を復唱して確認することも忘れてはなりません。

日程変更を依頼する電話のやりとり例。応募者:お世話になっております。×月××日に、面接のお時間をいただいております、○○○○です。直前の連絡になってしまい誠に申し訳ございませんが、どうしても外せない用事が入ってしまい、明日(今日)の面接に伺えなくなってしまいました。大変申し訳ないのですが、面接の日程を変更していただけないでしょうか?ポイント…印象が悪くならないよう理由を伝えましょう。やむを得ない理由であることがざっくりと伝わるものがベストです。詳細を聞かれることはまずありません。|採用担当者:かしこまりました。いつの日程がよろしいですか? |応募者:明後日以降で、木曜日を除く平日18時以降であれば、いつでも問題ありません。ポイント…変更候補日は必ず複数(3日以上)伝えましょう。|採用担当者:それでは来週△△日△曜日△△時はいかがでしょうか?|応募者:はい。来週△△日△曜日△△時ですね。かしこまりました。そちらの日程でよろしくお願いいたします。ポイント…日時はかならず復唱して確認してください。電話での連絡は記録が残らないため、認識違いが起こらないよう念押しすることが大切です。|採用担当者:わかりました。ご迷惑をおかけすることになり、大変申し訳ありませんでした。ポイント…最後に必ず謝罪の気持ちを伝えます。

面接の前々日までは、メールで連絡したうえで、謝罪の電話をしましょう。

その場合のメール例文はこちら→面接日程をやり取りする際のメール例文

前日・当日の場合は、緊急事態のため、すぐに電話で連絡します。

かかってきた電話に折り返す場合

面接先からかかってきた電話に出られなかった場合「できるだけ早く折り返すこと」「折り返しとなったお詫びの言葉を添えること」が大切です。

××時ごろにお電話をいただいた◯◯です。先ほどは電話に出ることが出来ず大変失礼しました。

着信の確認が先方の終業時刻を過ぎてしまった場合は、翌営業日に電話をかけることになります。その場合は以下のように申し添えましょう。

昨日、お電話をいただいた◯◯です。せっかくお電話いただいたのに電話に出ることが出来ず大変失礼しました。

電話をかけて良い時間帯・避けるべき時間帯

面接先の営業時間が9時~18時の場合、午前中なら10時~12時前、午後なら14時~16時半に電話をかけるのがベター。

始業付近(10時頃まで)、昼食時(12時前~14時ごろ)、終業付近(17時以降)は対応できない可能性もあるため、避けた方が無難。終業後もできれば避けましょう。

ただし、緊急の場合や企業から時間を指定された場合、気にせず連絡してください。

電話は静かで電波状況が良いところでかける

電話をかける場所は、自宅の部屋や騒がしくないカフェなど、静かで電波状況が良いところを選びましょう。

騒音が多かったり、電波状況が悪かったりすると、お互いの声が聞こえにくく担当者に迷惑をかけてしまうかもしれません。

こんなときどうする?よくあるトラブル対処法

「相手の声が聞き取れない」など、電話をかけた場合によくある事態の対処法をご紹介します。

相手の声が聞き取れない場合

相手の電話の声が小さいなどで聞き取れない場合「お電話が遠いようなのですが」と伝えましょう。

ポイントは、相手ではなく、環境や電話機に原因があるという言い方をすること。そうすることで、角が立たずにこちらの意図が伝わり「大きめの声で話す」などの対応を取ってもらえます。

「折り返し電話いたします」と言われた場合

先方から「折り返し電話いたします」と言われた場合、その後も電話に出られる状況ならば素直に従ってください。

この後に予定があるなどして、電話に出るのが難しいときは、「恐縮ですが、この後に電話に出られない可能性がございます」と正直に話し、「また、こちらからお電話させて頂きたいと思います」と申し出ましょう。

【受電】面接結果を電話で受けるとき

続いて、選考通過、採用通知(内定通知)、不採用通知といった面接結果を電話で受ける場合のマナーを、例文つきで紹介します。

選考通過の電話の場合

選考通過の電話を受けた場合、一次面接の合格に対する感謝を伝えるのがポイントです。

採用担当者:
先日は面接にお越しいただきありがとうございました。
社内で検討した結果、○○様には、二次面接に進んでいただくことになりました。

応答例:
一次面接を通過させていただき、ありがとうございます。

ぜひ二次面接を受けさせていただきたいと思います。どうぞ、よろしくお願いいたします。

ここからは、二次面接の日程調整を電話のやりとりですることになります。スケジュール帳と筆記用具を手元に用意しておきましょう。

採用担当者:
二次面接の日程ですが、来週××日×曜日の××時はいかがでしょうか?

応答例:
来週××日××曜日××時ですね。そちらの日程でよろしくお願いいたします。

提示された日程の都合が悪く、他の日程にしてもらいたい場合は、次のようにお願いするといいでしょう。

大変申し訳ないのですが、××日は都合が悪く伺えません。ほかの日程にご調整いただけないでしょうか?

採用通知の電話の場合

採用通知の電話を受けた場合は「感謝を伝えること」「内定承諾の意思を伝えること」が重要です。

採用担当者:
先日は最終面接にお越しいただきありがとうございました。
社内で検討いたしました結果、○○様は採用ということになりました。

応答例:
内定をいただき、ありがとうございます。
ぜひ御社で働かせて頂きたいと思いますので、どうぞよろしくお願いいたします。

入社の返事を待ってもらいたい場合

内定の電話を受けたが、他社の選考が途中の場合など、入社承諾を待ってもらいたい場合には以下のように伝えるといいでしょう。

内定をいただき、ありがとうございます。
入社のお返事ですが、今しばらく猶予をいただけないでしょうか?
誠に勝手なことで恐縮なのですが、××月××日まで返事を待っていただくことは可能でしょうか?

※内定保留の伝え方について詳しくは→転職時の内定保留、失礼にならない伝え方

不採用通知の電話の場合

レアなケースではあるものの、不採用通知の電話を受けた場合は、わざわざ電話で通知してくれたことへの感謝を伝えることが大切です。不採用になった会社でも、再度応募することや取引先として関わることがあるかもしれません。気が重くても、後々のため、マナーを守って対応しましょう。

採用担当者:
先日は○次面接にお越しいただきありがとうございました。
社内で検討した結果、○○様につきましては残念ながら不採用とさせていただくことになりました。

応答例:
お忙しいところご連絡いただき、ありがとうございました。
また何か機会がありましたらよろしくお願いいたします。

とはいえ、電話で不採用通知が来ることはほとんどありません。「不採用通知」はメールが大半で、まれに書面を郵送する企業もあります。

電車やバスで移動中に電話がかかってきたら?

電車やバスで移動中に電話がかかってくることもありますが、電車内での通話は公共のマナー違反。よほど緊急の場合以外は車内で受けないほうが良いでしょう。

緊急の連絡待ちだった場合は「ただ今、移動中の車内におりまして」と正直に話し、「こちらから折り返しお電話させていただきます」と伝えましょう。

目的地が近い場合や途中下車が可能であれば「×分後にこちらからお電話させていただきたいと思います」と伝えると良いでしょう。

面接結果などの電話が来ないときの対処法

「先方からの折り返しが来ない」「面接の合否連絡が来ない」など、電話が来ないときの対処法を紹介します。

先方からの折り返しが来ないとき

「折り返し電話します」と応募先から言われたのに折り返しの電話がないときは、通常翌日まで、緊急を要する場合は1~2時間待ってから、こちらから電話するのが良いでしょう。その場合、以下のように伝えると良いでしょう。

お世話になっております。○○○○です。お忙しい中何度も申し訳ありません。
××時ごろに折り返しの電話をいただくことになっていたのですが、ご連絡がなかったため、こちらからお電話させていただきました。

先方が忙しくて連絡できていない場合もあるため、急かさない気づかいが大切です。

面接の合否連絡が来ないとき

採用通知(内定通知)の電話がかかって来るのは通常、面接の3日後まで。

不採用通知が来るのはそれより遅く、1週間ほどかかる場合もあります。

1週間を過ぎても何の連絡も来ない場合、まずはメールで、それでも返信がない場合は電話で問い合わせてください。

合否がはっきりとわかってしまうため、気が進まないかもしれませんが、後で後悔しないためには勇気を出して尋ねたほうが良いでしょう。その際、催促する形になる点を謝罪すると好印象です。

お世話になっております。××月××日に面接させていただいた○○です。
お忙しい中催促するようで恐縮なのですが、その後の選考状況はいかがでしょうか。

※面接の合否連絡について詳しくは→面接の結果連絡はいつ届く?

まとめ

転職活動では主にメールで連絡を取ることが多いですが、緊急の場合や内容によっては電話ももちろん使います。電話はメールと違って相手と直接話すことになるため、不安に思ってしまうかもしれませんが、伝えるべきことを整理してから電話すれば問題ありません。

電話をかける前に例文を読み、実際のやりとりの流れをイメージしておきましょう。

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