かけ方・受け方・折り返し… 面接にまつわる電話トーク例
面接の前後で、電話を使うシチュエーションは少なくありません。この記事では、面接にまつわる電話のかけ方・受け方・折り返し方を、具体的なトーク例を交えて解説します。
電話の基本的な流れ
面接前後に自分から電話をかける場合、流れはある程度決まっています。まずは基本的な会話の流れを知っておきましょう。
- 名乗る
「お世話になっております。○○○○（フルネーム）と申します」 - 担当者に取り次いでもらう
「○○部の○○様をお願いいたします」
※「どのようなご用件でしょうか？」と尋ねられたら「×月×日の面接の件でお電話いたしました」と簡潔に答えましょう。 - 挨拶をして本題を伝える
「お世話になっております。○○○○（フルネーム）です。ただ今お時間よろしいでしょうか？」
→相手の許可が得られたら、本題を切り出す。 - お礼を伝えて切る
「（本日は）お忙しいところありがとうございました。失礼いたします」
電話を「かける」ときのトーク例
面接前後に自分から電話をかけるシチュエーションとして、よくある3つのトーク例をご紹介します。
- 面接の日程調整をする
- 面接を辞退する
- 遅刻の連絡をする
面接の日程調整をする
面接の日程調整は、基本的には面接の2日前までにメールで行います。メール例文は下記の記事からご確認ください。
電話をかけるのは、体調不良や、やむを得ない事情によって、面接前日～当日に日程調整が必要になった場合のみです。
電話をかける際には、下記のトーク例のように4つのポイントに沿って話すと印象が良くなります。
- Point1…印象が悪くならないよう理由を伝えましょう。やむを得ない理由であることがざっくりと伝わるのがベストです。詳細を聞かれることは多くありません。
- Point2…日程変更の候補日は、必ず複数（3日以上）伝えましょう。
- Point3…日時は必ず復唱して確認してください。電話の内容は記録が残らないため、認識違いが起きないよう念押しすることが大切です。
- Point4…最後に必ず謝罪の気持ちを伝えましょう
面接を辞退する
面接を辞退する場合、前日の午前中までならメールで連絡すればOKです。メール例文は下記の記事からご確認ください。
辞退理由については基本的に、メールでも電話でも「一身上の都合により、面接を辞退させていただきます」といった形式的な言い方で問題ありません。
- Point1…「一身上の都合により、面接を辞退させていただきます」という内容を、形式的に伝えればOK。
- Point2…念のため辞退の理由を言えるよう、整理しておきましょう。
〈よくある辞退の理由〉
- 他社から内定をもらって、転職活動を終了するから
- 企業理解を深めるなかで方向性の違いに気づいたから
- 家庭の事情で転職できなくなったから
- 現職を退職できなくなった
遅刻の連絡をする
電車の遅延や体調不良などで面接に遅刻しそうな場合は、先方に電話で連絡するのがマナーです。
面接の5分前に会場に着くかどうかを目安に判断し、無理そうなら早いタイミングでお詫びの連絡をしましょう。
- Point1…面接の予定時間と氏名を伝えます。
- Point2…遅刻理由と、到着予定時刻を伝えます。
- Point3…謝罪の言葉を伝えます。
- Point4…このまま向かって面接可能かどうかを尋ねます。
遅刻の理由別のトーク例は、下記の記事で解説しています。
電話を「折り返し」するときのトーク例
企業からの電話に出られなかった場合、できるだけ早く折り返してください。電話が繋がったら、まずは折り返しとなったことへの、お詫びの言葉を添えましょう。
もし着信の確認が遅くなり、先方の終業時刻を過ぎてしまった場合は、翌営業日に電話をかけます。その際も、下記のようにお詫びの言葉を添えてください。
電話を「受ける」ときのトーク例
面接前後で企業から電話を受けるシチュエーションとして、よくある3つのトーク例をご紹介します。
- 選考通過の連絡を受ける
- 内定の連絡を受ける
- 不採用の連絡を受ける
選考通過の連絡を受ける
面接後、選考に通過した場合の連絡が電話でくる場合があります。連絡を受けたら、まずは合格に対する感謝を伝え、続けて次回の面接の日程調整を行いましょう。
- Point1…まずは合格に対する感謝を伝えましょう。
- Point2…提示された日程の都合が悪い場合は、他の日程にしてもらえるか、交渉しましょう。
内定の連絡を受ける
内定の連絡も電話で受ける場合があります。連絡を受けた際は、感謝の気持ちを述べてから、内定承諾／内定保留の意思を伝えましょう。
内定承諾する場合
内定承諾する場合、感謝の気持ちを述べた後で入社する意思を伝えてください。その後、相手から今後の手続きに関する説明や指示があるので、それに従って入社手続きを進めましょう。
内定保留する場合
内定保留する場合も、まずは連絡をいただいたことへの感謝を伝えましょう。その後、下記の3つの情報を伝えてください。
- 入社意思
- 保留理由
- いつまでに返事ができるか（1週間以内がベター）
ここでは、家族との相談を理由に内定保留させてもらうパターンを紹介します。
なお、内定保留の伝え方は、下記の記事でくわしくまとめています。
不採用の連絡を受ける
面接で不採用になった場合も、電話連絡がくるケースがあります。
この場合は、電話で通知してくれたことへの感謝を伝えてください。気が重いかもしれませんが、後に取引先として関わる可能性もあるため、印象を損ねないようにしましょう。
- Point1…電話で通知してくれたことへの感謝を伝えます。
- Point2…今後、どこかで取引する可能性もあるため、心証を損ねないような一言を添えましょう。
電話のマナー・用意するもの
面接前後、自分から電話をかける際には、最低限守っておきたいマナーがあります。
- 静かで、電波状況が良い場所を選ぶ
- 相手の声が聞き取れなければ、丁寧に聞き返す
- メモの用意を必ずしておく
静かで、電波状況が良い場所を選ぶ
電話をかける場所は、静かで電波状況が良いところを選びましょう。条件が悪い場所では、騒音や電波障害でお互いの声が聞こえにくくなり、大切な情報が伝わらなかったり、心証を損ねたりする可能性があります。
基本的には、自宅からかけるのがベターです。家族にも協力してもらって、静かな状態で電話しましょう。
相手の声が聞き取れなければ、丁寧に聞き返す
相手の声が小さかったり、ノイズが混じっていたりして聞き取りにくい場合は、その旨を伝えて構いません。
その際は「申し訳ございません。お電話が遠いようなのですが…」と添えて、丁寧に聞き返すのが一般的です。相手ではなく、あくまで環境や電話機に原因があると伝え、角を立てないようにしましょう。
メモの用意を必ずしておく
電話をかける際は、メモをとる準備をしておくのがマスト。スマホのメモ機能は操作音が入る可能性があるので、手帳などにメモするのがおすすめです。
面接日程など、重要な情報を確実にメモできるように、下記の4点を揃えてから電話に臨みましょう。
- メモ帳
- スケジュール帳
- 筆記用具
- 電話の要件に関係する資料（求人票やメール、企業のサイトなど）
面接の電話に関するQ&A
ここでは、面接の電話に関するよくある疑問にお答えします。
Q.電話がつながらなかったときは、どうする？
電話がつながらないときは、相手が電話に出れなかった場合と、代理の人が出た場合で対応が異なります。
相手が電話に出れなかった場合
すぐに電話を切ってしまわずに、留守番電話にメッセージを残しましょう。通常の電話と同じく名乗った上で「あらためて、○○時頃にお電話させていただきます。よろしくお願いいたします」と伝えて、その時間にかけ直すのがおすすめです。
代理の人が出た場合
代理の人が出て担当者が不在だった場合、いつ頃戻ってくるかを聞きましょう。そして「戻り時間に合わせてこちらから折り返し電話します」と伝えてください。
なお、先方に折り返しをお願いするのはNG。先方から指示が無い限りは、自分から折り返すのがマナーです。
Q. 先方から電話が来ないときは、どうする？
選考通過・内定通知の電話がかかってこないケースと、折り返しの電話がかかってこないケースで、対応方法が異なります。
選考通過・内定の電話がかかってこないケース
面接後、1週間を過ぎても何の連絡も無いときは、まずメールで問い合わせてください。メールの文面は、下記の記事の「問い合わせメールの例文」を参考にしましょう。
メールを送っても返信がない場合は、電話で直接問い合わせましょう。電話の際は、催促する形になる点を謝罪する一言を添えると好印象です。
先方から、折り返し電話が来ないケース
翌日まで待って、それでも連絡が無ければこちらから再度電話をかけましょう。緊急を要する場合は、初回の連絡から1～2時間後に再度電話しても構いません。連絡の際は、忙しい相手を気遣う一言を添えるのがおすすめです。
もし相手が不在であれば、電話に対応してくれた人に伝言をお願いすることもできます。「恐れ入りますが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか？」といった形で、丁寧に依頼しましょう。
Q. 電話をかけていい時間帯は？
基本的には、先方の業務時間内に電話しましょう。標準的な業務時間（9時～18時勤務）の会社なら、下記の時間帯に電話をかけるといいでしょう。
始業後すぐや昼食時の時間帯は対応できない可能性もあるので、避けるのが無難です。
- 午前：10時～12時
- 午後：14時～16時半
※緊急の場合や企業から時間を指定された場合は、上記以外でも連絡してOK。
Q. 電車・バスでの移動中にかかってきたら？
電車・バス内での通話はマナー違反。車内では電話に出ずに、降車後に折り返してください。
ただし、緊急の連絡待ちだった場合は電話に出てもOK。「ただ今、移動中の車内におりまして」と正直に話し「○○分後に、こちらから折り返しお電話させていただきます」と伝えて一度切りましょう。
Q. 連絡はメールと電話、どちらがいい？
企業との連絡は基本的にはメール、緊急の用件や文章で伝えづらい用件は電話にするのが無難です。
判断に困ったときは、下記のようなメリット・デメリットを踏まえて、どちらを使うか考えましょう。
〇電話のメリット
- 緊急性の高い用件に、素早く対応できる。
- 文章で伝えづらい内容も伝えられる。
- 細かい調整をその場でやりやすい。
×電話のデメリット
- こちらの都合で相手の時間を奪うことになる。
- 会話の記録が残らない。
〇メールのメリット
- 送った内容が記録できるため、重要な連絡に適している。
- 相手の時間を拘束しにくい。
×メールのデメリット
- 回答を受け取るまでのタイムラグがある。
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