挨拶・電話で失敗しないために 面接の受付マナー解説

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面接は受付からすでに始まっています。そのため、マナーをしっかり押さえておくことがとても重要。

そこで、挨拶や電話応対など、面接の受付で失敗しないマナーをご紹介します。

パターン別・面接の受付の流れ【対人・電話】

面接会場に着いてから最初の関門となるのが受付です。会社の受付には主に2つのパターンがあります。

1つは会場入口に受付の担当者がいる場合、もう1つは内線電話で到着を知らせる場合です。

それぞれのパターンでどのような流れで挨拶をしたら良いのかを詳しく解説していきます。

受付の担当者がいる場合は案内に従う

面接会場に受付の担当者がいる場合、受付の方の案内に従います。

次のように申し出て、あなたが面接に来たことを伝えましょう。

受付の方への挨拶例:

こんにちは。本日×時に××部(担当部署)の□□(担当者)様と面接のお約束させていただいております、◯◯と申します。□□様にお取り次ぎをお願いいたします。

このように、受付では用件をはっきりと手短に伝えましょう。

姿勢よく、笑顔で話しかけることも忘れずに意識してください。

受付用内線電話の場合は担当部署へ内線

会社の入口や受付に内線電話がある場合は、電話をかけて担当部署への取り次ぎを依頼します。

電話の近くに「採用面接でお越しの方は×番を押してご用件をお申し出ください」などと案内があることがほとんどなので、その指示に従いましょう。

内線をかけたときの挨拶例:

本日×時に××部(担当部署)の□□様(担当者)と面接のお約束をさせていただいております◯◯と申します。恐れ入りますが、□□様にお取り次ぎをお願いいたします。

ちなみに、電話はお互いの顔が見えないため、もごもご話すと相手は聞き取れない場合があります。

相手の方が聞き取りやすい声の大きさではっきりと伝えることに注意してください。

電話がつながるとたいていは「少々お待ちください」と言われるので、その場で待つことになります。

内線電話をかける前に名前・番号・書類をチェック!

面接会場に到着して内線電話による受付をする場合は、面接日程などのやりとりをした採用担当者の名前、内線電話の番号、面接で提出する書類などを確認して、受付の準備を整えましょう。

仕事をする上で相手の名前を間違えたり、必要な書類を忘れたりしたら、それは信用に関わります。大丈夫と思っていても、しっかりと確認することが大切です。

担当者がわからないときの呼び出し方は?

内線電話をかけるとき、担当者の番号がわからない場合は代表の番号にかけて、自分の名前と用件を伝えます。

担当者がわからないときの挨拶例:

本日×時に面接のお約束をさせていただいております◯◯と申します。

恐れ入りますが、採用ご担当者様にお取り次ぎをお願いいたします。

いずれの場合も待つときの姿勢が大事

受付に担当者がいる場合、内線電話で取り次ぎを依頼した場合のどちらでも、姿勢良く立って待ちましょう

受付となる会社の入口には面接先の社員や取引先など、さまざまな方が行き来します。そこで悪い印象を与えてしまうと、後で不採用の原因となるかもしれません。

もし椅子が用意されている場合は腰掛けても問題はありません

ただし、その場合は姿勢良くることが大切です。

間違っても、足を投げ出して座ったり、スマホをいじったり、居眠りをしたりといったことはないように気を付けましょう。

面接の受付で守るべき3つのマナー

次に、面接の受付で必ず守るべきマナーを3つ紹介します。

マナー1:面接会場には10分以上前に到着

面接会場には面接時間の10分前までに、会場周辺にはできれば20~30分前に着くことを心がけましょう。

ギリギリの到着では何かトラブルがあった際に遅れてしまいかねないため、常に余裕を持って行動するのがおすすめです。

ただし、早く着きすぎても先方を急かすことになりかねないので、10分前に受付前に到着することを目安としてください。

マナー2:しっかりとした姿勢・身なりを整えておく

面接会場に入る前に「スーツに汚れがないか?」や「髪型は乱れていないか?」など、身だしなみをチェックしましょう。

身だしなみは、第一印象のほとんどを左右する要因です。ただし、面接会場内で服装を整えるのは、企業側の目に入る可能性が高いため避けましょう。

加えて、歩き方や姿勢にも気を配ることで、「生き生きとしている」「自信がみなぎっている」などプラスの印象を与えることができます。背筋を伸ばして姿勢を正すことを意識してください。

また、冬場などコートを着用している場合は、その会社の社屋やビルに入る直前にコートを脱ぎましょう。

マナー3:対人・電話いずれの場合も挨拶と用件をはっきり伝える

面接の受付では、きちんとした挨拶をしたうえで、用件をはっきり伝えることを意識してください。

礼儀正しさを示すとともに、受付の方になるべく手間を取らせないことが大切です。

面接受付で知っておきたいQ&A

「これって大丈夫?」と気になるポイントをピックアップしました。

「こんにちは」は使ってもOK?

面接受付で「こんにちは」の挨拶はOKです。「お世話になっております」でも問題ありません。

例えば以下のように使います。

こんにちは。◯◯と申します。××部(担当部署)の□□様(担当者)と本日×時にお約束しているので、お取り次ぎお願いいたします。

「お疲れ様です」と挨拶するのは、同じ会社の社員でもないのに不自然ですから避けた方が良いでしょう。

面接の受付後に、担当者を待っていて関係者とすれ違うときも、「こんにちは」と一言挨拶すると好印象をもたれます。ただし、朝の場合は「こんにちは」ではなく「おはようございます」に言い換えたほうが自然です。

もし、面接に遅刻しそうなときは?

大前提として面接に遅刻することは絶対にNGです。これは時間にルーズな人と思われてしまい、評価が下がる可能性が高いからです。

ですが、電車やバスなど公共交通機関の遅れなどにより面接会場への到着が遅れる場合もあります。そのようなときは必ず電話で連絡をしましょう。

当日・前日に遅れそうなときの連絡は、タイムラグの生じるメールではなく、すぐに担当者につながる電話が適しています。

※詳しくは→面接に遅刻しそう・した場合の対処法 【電話・メール例文付き】

まとめ

面接受付での挨拶や電話の応対は日頃の態度や言葉遣いが表れやすいもの。そういった部分が面接の受付でチェックされ、採用の可否に影響することがあります。

面接で失敗しないようにしっかり準備したい!という方は、この記事を参考にして面接へ臨んでくださいね。

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