便箋・はがき例文や封筒の書き方 面接後のお礼状は書くべきなのか
面接後にお礼状を送ると、合否に影響はあるのでしょうか？お礼状を便箋・はがきで書くときの例文や、郵送用の封筒の書き方や注意点について解説します。
そもそも面接後のお礼状は必要？不要？
書いた方が評価を上げる可能性も
採用担当者が合否の判断を迷っている場合などでは、面接後にお礼状を送ることで、誠実な印象を与えたり、入社意欲のアピールにつながったりする可能性があります。
お礼状が合格の後押しになるのは、以下2つのケースです。
- 合否の判断が微妙なラインで採用担当者が悩んでいるとき
- 一つの採用枠に対して、同条件の候補者が複数いるとき
第一に、採用担当者が合否を決めかねているときは、お礼状によって合格に傾く可能性があります。
面接でのアピールが不足していても、お礼状を送ることであらためて入社意欲の高さを伝えることができるからです。
また、一つの採用枠に同条件の候補者が複数いる場合、送り状を送ることで合格者として選ばれる可能性もあります。
わざわざお礼状を送るという行為は、丁寧で礼儀正しいという評価につながるからです。
面接後のお礼状の書き方・例文｜便箋・はがき・封筒
ここでは、便箋やはがきでお礼状を作成する場合の例文や、封筒で送るときの注意点などを解説します。
便箋の書き方・例文
お礼状を便箋で作成する場合、サイズはB5が一般的です。デザインは白色・無地のシンプルなものを使用します。A4でも問題ありませんが、余白が目立たないよう調整しましょう。
お礼状を書く時は、簡潔に「面接の機会をいただいたこと」に対する感謝の思いのみを伝えましょう。
ここで長々と自己PRや面接時の言い訳などをしてしまうと「どうして面接時に言わなかったのか」と不信感につながることがあるからです。
〈便箋に書く内容〉
1「面接の機会をいただいたこと」に対するお礼
まずは冒頭で「面接の機会をいただいたこと」に対するお礼を述べましょう。
2面接の感想や得られたこと
質疑応答の中で盛り上がったポイントや、逆質問の中で興味を持った話などを、自分の言葉でまとめましょう。
感想を具体的に記入することで、入社への熱意をより強く伝えられます。また、採用担当者もあなたとの面接を鮮明に思い出すことができ、より記憶に残してもらえる可能性があります。
3企業への志望度の高さ
面接を通して、志望度がさらに高くなったことを伝えます。つい気持ちを長々と熱く語りたくなるかもしれませんが、冗長になるのは避けましょう。
また、手紙には「拝啓」「敬具」といった書き始めや結びの挨拶、宛名などマナーがあるため、あわせてしっかりと確認するようにしましょう。
封筒の種類と書き方
- サイズは長形3号が一般的
- 白で無地の封筒を使う
- 宛名書きは黒の油性ボールペンを使う
面接のお礼状をB5で作成した場合、封筒のサイズはB5を三つ折りしたときにちょうどいい、長形4号を使うことが一般的です。便箋がA4の場合、長形3号を使用します。
また、色は便箋と同様に白色で無地といったシンプルなものを選び、宛名書きは雨でにじまないよう、黒の油性ボールペンなどを使うようにしましょう。
封筒の裏面には、投函日の日付と自分の住所・名前を記入しましょう。算用数字と漢数字どちらでも問題ありません。
ただし、封筒は縦書きするのが一般的なため、日付は漢数字で書くのが無難です。西暦・和暦は、お礼状とあわせましょう。
はがきの書き方・例文
〈はがきに書く内容〉
1「面接の機会をいただいたこと」に対するお礼
まずは冒頭で「面接の機会をいただいたこと」に対するお礼を述べましょう。
2入社の熱意
面接を通して、志望度がさらに高くなったことを伝えます。この時に面接官から掛けられた言葉など、具体的に惹かれたポイントを入れられると良いでしょう。
お礼状をはがきで送る場合、便箋よりも書けるスペースは限られているため、感謝の気持ちを簡潔にまとめるだけに留めましょう。
お礼状を書くときの注意点
便箋やはがきでお礼状を作成する場合、便箋の色や使用するペンなど、いくつかマナーがあります。
- 白で無地の便箋・はがきを使う
- 縦書きで書く
- 読みやすい、油性のインクで書く
お礼状で使用する便箋やはがきは、白色で無地といったシンプルなものを使うこと。文章は縦書きにし、読みやすくにじみにくい黒または青の油性インクを使用しましょう。
鉛筆や水性インクは消えたりにじんだりする可能性があるためNG。また、書き損じをしたときに、修正ペンや修正テープで修正することも控えましょう。
コラム：お礼メールを送るのもあり
便箋やはがきで送るお礼状とはまた別に、お礼メールという手段もあります。
お礼メールは便箋やはがきと比べてすぐに相手に届くため、その分感謝の気持ちを早く伝えられるというメリットがあります。
即日に選考の結果連絡が届くなど、採用活動のスピード感が早い企業においては、お礼状を作成・郵送している時間がないため、メールでお礼状を送るのが無難です。
▼お礼メールの書き方やマナーについて
メールで面接のお礼を伝える時は、その特性を生かし、当日のできるだけ早い時間に送ると良いでしょう。
また、ほかのメールに埋もれないよう「◯月◯日の面接のお礼（氏名）」などと、要件や差出人がわかりやすい件名にするのがベストです。
面接後にお礼状を送る場合のQ＆A
最後に、面接のお礼状に関する、よくある3つの疑問にお答えします。
お礼状を出すタイミングは？
お礼状は、面接当日か、遅くても翌日までには出しましょう。郵送の場合は、当日に投函しても到着するのは翌日以降になります。
あまりに時間が経ってしまうと面接官側の印象も薄れてしまっていたり、届く前に合否が決まっていたりすることがあるため、遅くとも2～3日以内に届くようにスピード感をもって対応しましょう。
宛先は面接官？採用窓口？
お礼状の宛先は、面接官の連絡先がわかれば面接官宛、わからなければ採用窓口宛でOKです。
面接官の連絡先がわからない場合
面接官の連絡先がわからないときは、企業の採用窓口宛に送れば問題ありません。宛名は「●●株式会社 人事採用ご担当者様」などとします。
もし面接官の名前だけでもわかる場合は、本文中に「面接官の◯◯様にもよろしくお伝えくださいませ」と添えてもいいでしょう。
面接官の連絡先がわかる場合
面接官個人の連絡先がわかるなら、直接その方宛に送ります。
ただし、面接官は連日続けて面接をしている可能性があるため「〇月〇日に最終面接のお時間をいただいた（氏名）ですが～」などと、個人が特定できるような情報を本文中にあわせて記載しましょう。
面接官が複数人いた場合は？
面接官が複数人いた場合、お礼状は採用担当宛に送り「面接には多くの方が同席してくださり、皆様から貴重なお話をお聞かせいただいたこと、心より感謝申し上げます」などと、面接官全体へ向けた感謝をまとめて伝えましょう。一人ひとりに宛てて書く必要はありません。
お礼状を送ったら結果を待とう
面接を終えお礼状を送ったら、あとは結果を待つのみ。企業によってはさまざまな事情で、予想外に結果連絡が遅くなることもあります。その理由やお問い合わせ方法についても、下記の記事からあわせて確認しておきましょう。
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