本当に効果的な面接後の『お礼状』とは?正しい書き方

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お礼の手紙

「面接後にお礼状を送ると、採用に有利」
「お礼状は、面接後のマナーとして必須」

就職活動や転職活動のノウハウ本、サイトなどで見かけますが、これは本当でしょうか?

面接後にお礼状を書くことは特にルールやマナーというわけではないので、必ずしもお礼状を書かなければならない、ということはありません。書いたら丁寧、というプラスアルファのものでしかないのです。

ただし、お礼状が有利にはたらく場合もあります。

ここでは、どんな場合にお礼状を出すべきなのか?お礼状を出す場合はどうしたらいいのか?お礼状の正しい書き方について解説します。 

【目次】
1. お礼状が合否を分ける2つの場合と評価ポイント
採用担当者の本音
お礼状でアピールできるポイントとは?
2.お礼状に書くべき内容と文例
書くべき内容は3つだけ
お礼状は『簡潔に』!
3. お礼状を迷わず書くためのルール・マナーQ&A
4.はがき・封書でのお礼状の書き方・文例
はがき・封書の注意点
はがき・封書の書き方文例
5.メールでのお礼状の書き方
メールの注意点
メールの書き方文例
6.まとめ

1.お礼状が合否を分ける2つの場合と評価ポイント

採用担当者の本音

当たり前ですが、まったく検討の余地なく『不採用』という判断だった場合、お礼状によってそれが覆ることは残念ながらありません。 

お礼状が合否に影響を与える可能性がある場合は、基本的には以下2つの場合です。

  1. 合否の判断が微妙なラインで採用担当者が悩んでいるとき
  2. 一つの採用枠に対して、同条件の候補者が複数いるとき

 

面接後、あなたが上記どちらかの状況にある(と想像できる)なら、お礼状があなたの評価を上げて合否に影響を与えることがある、というのが採用担当者の本音です。

お礼状でアピールできるポイントとは?

お礼状の目的はそもそも、面接に対応してくれたことへの感謝と企業への志望度を伝えることです。純粋にその気持ちが採用担当者に伝わることで、あなたの評価につながります。 

ポイント①志望度の高さ

面接官が「面接では入社意欲がイマイチ伝わってこなかった」と思っていたとしても、お礼状にその旨が書いてあれば、挽回できる可能性があります

また、わざわざお礼状を書く手間をかけたこと自体が、その企業に入社したい気持ちが強いということの表れ。特に最終選考に近づくほど、企業への志望度は重要視されるポイントになるので影響は大きくなります。 

ポイント②礼儀正しさ

面接時にも感謝の言葉を述べることは多いと思いますが、わざわざ手紙やメールを出してお礼を伝えるということは、とても丁寧な行為です。礼節を重んじる日本の文化においては特に、丁寧で礼儀正しいという点も評価ポイントになります

また、ビジネスにおいて相手がしてくれたことに対してきちんとレスポンスを返すのは大切な基礎スキル。ビジネスパーソンとしてまだまだ若いうちからそのような習慣を身につけている人なら、信頼度も高くなり、一緒に働くとしても気持ちが良い人材なのではと評価されるでしょう。

★特に有効な場合
・面接官の年齢が高い場合
・志望企業が昔ながらの企業である場合
・志望企業が人となりや人間関係を重視する企業である場合

2.お礼状に書くべき内容と文例

書くべき内容は3つだけ

面接のお礼状文面の例

採用担当者は採用担当者は、あなたの選考以外にもたくさんの仕事を抱えています。人事担当者であれば他の採用業務があるでしょうし、それ以外の社員であれば本業の合間に対応をしてくれています。

簡潔に、自分の感謝の思いを伝えるだけに留めるのがマナー。ここで自己PRやアピールをしてもマイナスです。

【お礼状に書く内容】
①面接の時間を割いてくれたことに対するお礼
 まずはお礼を述べましょう。
②面接の感想や得られたこと(志望業界に関する知見、職種についての理解など)
 面接官との話の中で盛り上がったポイントや、興味を持ったことなどをあなたの言葉で書きましょう。
③企業への志望度の高さ
 ②で書いた内容から、志望度がさらに高くなったことを伝えます。つい気持ちを熱く伝えたくなるかもしれませんが、冗長にならないように気をつけましょう。

お礼状は『簡潔に』!

既に書いたように、忙しい中対応をしてくれています。お礼だけを述べるだけの長々とした文書が届いても、読んでいる時間はありませんし、相手の状況を想像できないと思われ、むしろマイナスの印象になりかねません。

★特にメールの場合は『返信不要』な文章に
ビジネスでは、メールには返信するのがマナー。相手に余計な気遣いや手間をかけさせないように、末尾に『ご返信は不要です。』等の一文を入れ、返信しなくても良い形で文章を終える気遣いもあれば更に良いでしょう。

 3.お礼状を迷わず書くためのルール・マナーQ&A

どれだけ熱い思いがあっても、正しい書き方でなければ逆効果。
ここでは、お礼状のルール・マナーについてよくある質問とその答えをまとめてお伝えします。
ビジネスでのルールやマナーというと難しいことのように感じるかもしれませんが、基本はシンプル。相手の立場に立って、嬉しいことを想像してみればよいのです。

 

Q.お礼状はメールで出してもいいの?

A.すぐ伝えたいならメールで。丁寧に伝えたいなら手書き(はがき・封書)で。
メールの場合はすぐに送れるというメリットがあるため、すぐに面接結果の挽回をしたいならメールの方がよいでしょう。
より丁寧さが伝わるのは手書きの書面です。その場合、ワード文書の印刷やコピーではなく、手書きがベター。書くボリュームや内容によってはがきか封書を選択しましょう。

  届くスピード 丁寧さ 向いている対象
メール 送ってすぐ 手軽 外資など、スピード感重視の企業
はがき・封書 1日~数日 特に丁寧 老舗企業など、礼儀を重んじる企業

 

Q.数日前の面接のお礼も出していいの?

A.できるだけ面接当日に出そう
お礼状を出すタイミングは、面接当日か、遅くても翌日までにしましょう。
メールの場合は送ったらすぐに届きますが、郵送の場合は、当日に投函しても到着するのは翌日以降になります。遅くとも、採用担当者に2~3日以内に届くようにしましょう。

 

Q.宛先は面接官?採用窓口?

A.連絡先がわかれば面接官宛、わからなければ採用窓口宛でOK
【面接官の連絡先がわからない場合】
面接を担当してくれた人にお礼を言いたくても、連絡先がわからない場合が多いと思います。その場合は、企業の採用窓口宛てに送れば問題ありません。宛名は『●●株式会社 人事採用ご担当者様』とします。本文中には担当してくれた面接官の名前を書いてお礼を述べましょう。

【面接官の連絡先がわかる場合】
面接官の連絡先がわかるなら、直接その方宛に送ります。ただし、その場合はビジネスのやり取りと間違えられないように、『本日最終面接のお時間をいただいた●●と申します』等、わかりやすく記載しましょう。

 

Q.面接官が社長、副社長、取締役の3名で、全員の名前がわかりません

A.採用担当宛に送り、面接全体への感謝をまとめて伝えよう
もし面接官が複数いた場合、全員の名前を覚えておくのはメモを取っていない限り至難の業。その場合、全員に宛てて書く必要はありません。採用担当宛に送り、「面接に関わってくださった皆様」への感謝を伝えればOKです。

4.はがき・封書でのお礼状の書き方・文例

はがき・封書の注意点

  1. ボールペンはNG!黒または青の万年筆かインクペンを使う
  2. 無地・白のはがき・便箋・封筒を使う
  3. 縦書きで書く

 

はがき・封書の書き方文例

はがき 

はがきのお礼状の書き方例

 

封書

お礼状用封筒の書き方例

便箋

 便箋のお礼状の書き方例

5.メールでのお礼状の書き方・文例

メールの注意点

①ビジネスメールのマナーを守る
件名は簡潔に、相手の企業名を省略しない、末尾に署名を入れるなど、基本的なビジネスメールのマナーは必ず守りましょう。

②コピペNG!つたなくても自分の言葉で書く
書き出しの挨拶や結びはルールに則って書く必要がありますが、面接の感想・志望度部分はきちんと自分の言葉で書きましょう。

メールの書き方文例

メールの詳しい書き方については「志望度が伝わる!面接のお礼メールの書き方・タイミング」にまとまっています。

6.まとめ

繰り返しになりますが、お礼状は面接に関わった方への感謝と、自分の企業への志望度や思いをきちんと伝えるためのもの。お礼状を書く上で何よりも重要なのは、つたなくても自分の言葉で、その思いを丁寧に書くことです。

また、合否に関わらなくても、お礼状を書くことで身につくビジネスマナーや文書の書き方の知識そのものがビジネスにおけるコミュニケーションスキルにもなります。それこそが、本当の意味でのあなたの評価につながることかもしれません。