期間・資料の作り方も解説 退職時の引き継ぎをスムーズに進めるコツ

退職時には業務の引き継ぎが必要です。

この記事では、引き継ぎの期間の目安資料作成の方法など、退職時の引き継ぎに関するポイントを解説します。

そもそも退職時に業務の引き継ぎは必要?

円満退職のために基本的には行うべき

退職時の業務の引き継ぎは、円満退職するためには行うべきでしょう

しっかりと行わないと、ほかの社員の業務が滞ったり、最悪の場合は会社に損失が出たりする可能性があります。

法律上の義務ではない

お世話になった会社を円満に退職するためにも引き継ぎは行うべきですが、法律上の義務はありません

なぜなら、職業選択の自由や民法の規定により、原則では退職の意思表示を行えば2週間で辞めることができるためです。「休職してそのまま辞める」「退職代行サービスを使って辞める」場合でも、引き継ぎを行わないまま会社を退職することはできます。

ただし、企業から引き継ぎをするように連絡が来たり、損害賠償請求をされたりする可能性もゼロとは言い切れません(※)。転職する際には社会人として最低限の対応を行うべきでしょう。

※引き継ぎをしないことで損失が出たと立証するのは難しいため、損害賠償を支払う必要はない場合がほとんど

退職時の引き継ぎにかける期間の目安は?

引き継ぎ期間の目安は1カ月

退職時の引き継ぎにかける期間の目安は1カ月と見積もっておきましょう。就業規則に「退職する際は30日前までにその旨を上司に伝える」と定めている企業が多いため、1カ月あれば安心です。

ちなみに、退職日は引き継ぎ期間も考慮して決めるのが基本。加えて、有給休暇が残っている場合は有給消化ができるので、引き継ぎ期間と有休消化の日数を逆算して退職日を決めましょう。退職までのスケジュール例

有給消化の取得方法や拒否された場合の対処法について、くわしくは下記の記事で解説しています。

引き継ぎ4ステップ|スムーズに進めるためのコツ

ここでは業務の引き継ぎを行う流れを、4つのステップに沿って解説します

退職日ギリギリになって「間に合わない」とならないように、計画的に進めることが大切です。

退職時の引き継ぎ4ステップ/ステップ1:担当している業務を洗い出す/▼ /ステップ2:引き継ぎの有無や後任者を確認する/▼/ステップ3:引き継ぎ資料を作成する/▼/ステップ4:引き継ぎ方法にあわせて対応する

ステップ1:担当している業務を洗い出す

まずはExcelやGoogleのスプレッドシート、TODOリストなどを使って現在自分が担当している業務をひととおり洗い出してみましょう

この際、優先度を記載する欄を作るのがおすすめ。また業務ごとに後任者のあたりをつけておくと、次のステップが楽になります。

【業務の洗い出しリストの例】 担当の業務/後任者(予定)/優先度/・ クライアントA社とのやり取り/山田さん/高/・クライアントB社とのやり取り/ 小林さん/高/・月次会議の運営・資料作成/山田さん/低/・分析ツールの使い方レクチャー/鈴木さん/中・:::

ステップ2:引き継ぎの有無や後任者を確認する

業務の洗い出しが完了したら、直属の上司に引き継ぎの有無や後任者の確認をします

基本的には自分主導で引き継ぎの計画を立て、引き継ぎ先や後任者を選定してから、上司に相談するのがベター。引き継ぐ相手がわからない場合は上司に相談しましょう

ステップ3:引き継ぎ資料を作成する

引き継ぎの有無と後任者が決まったら、引き継ぎ資料の作成を進めます

資料の作成などをどこまでやるべきかについては「後任者が一人でも困らず対応できる」ことを意識するとよいでしょう。資料はのちのちの加筆修正や運用がしやすい形式を選ぶことをおすすめします。

【引き継ぎ資料の例】/※アパレルの企画営業職の場合/業務内容/クライアント名/担当者の連絡先/社内の責任者/備考、注意点|店舗在庫確認/◯◯/1234-5678/◯◯、▲▲/毎週月曜の◯時~、在庫が足りない場合は□□まで連絡|トレンド分析/■■/1234-5678/◯◯、▲▲/毎月月初めに提出、マニュアルは◯◯に格納済|競合店分析/◯◯/1234-5678/◯◯、▲▲/毎月◯日に提出、競合店リストは◯◯に格納済|店舗のヒアリング書作成/■■/1234-5678/◯◯、▲▲/毎月▲日に提出、ヒアリングにはトレーナーも同行するため、事前に日程を相談|試作品作製/◯◯/1234-5678/◯◯、▲▲/◯月、▲月、□月に作成、工場担当者◯◯と要相談

ステップ4:引き継ぎ方法にあわせて対応する

準備が整ったら後任者に業務を引き継いでいきます

まずは業務時間内で引き継ぎの時間を設けましょう。その上で後任者に実際の業務を試してもらい、その横で適宜サポートするのがスムーズです。

その際、メモを取ってもらうようにこちらから促し、ひととおり説明した後に質問事項がないか尋ねましょう

なお、引き継ぎ作業が完了しても、完全な丸投げはNG。退職日までは業務をサポートしたり、困っている場合にはフォローしましょう。

取引先がいる場合は?

外部に取引先がいる場合は、退職する旨を連絡する際に後任者を紹介しましょう

取引先に送る退職のメール例文は、下記の記事で紹介しています。

退職時の引き継ぎにまつわるQ&A

「業務を引き継ぐ後任者がいない」「退職までに引き継ぎ作業が間に合わない」など、退職時の引き継ぎにまつわる疑問に答えます。

Q.業務を引き継ぐ後任者がいない

業務を引き継ぐ後任者がいない場合は、全員が閲覧できるような資料の作成上司や同僚への情報共有など、できる範囲の対応で問題ありません

なお、後任者がいないという理由で退職を拒否された場合は、上司のさらに上の上司や本社の人事に相談するのもひとつの手です。

下記の記事では、退職時によくある引き止めや対処法について解説しています。

Q.退職までに引き継ぎが間に合わない

引き継ぎが間に合わない場合はできるだけ早めに上司に相談してください。転職先への入社日の兼ね合いもあるため、退職日の変更は基本的には難しいでしょう。

会社都合で退職する場合は、最低限の引き継ぎ対応を行って辞めれば問題ありません。

Q.引き継いだ仕事の問い合わせが退職後にくる

退職後に会社から担当していた業務に関する問い合わせがきた場合、対応する義務はありませんが、自分が負担に感じないのであれば対応すること自体は問題ありません

ただし、退職した会社との業務内容に関するやり取りは、顧客情報流出などに繋がる可能性もあります。後から連絡が来ないようにするためにも、業務の引き継ぎは抜けもれなく行うように心がけましょう。

最終出社日の準備も進めよう

業務の引き継ぎや有給消化など、退職日までのスケジュールを立てたら、最終出社日にやるべきことを確認しておきましょう

▼当日の挨拶の仕方

▼退職の挨拶メールの送り方

▼お礼用のお菓子の準備

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