【義務、期間、資料】 退職時の引き継ぎをスムーズに行うためには

退職時には、自分の仕事を後任者に引き継ぐことがほとんど。しかし時間が十分に取れない、そもそも後任がいないなどの場合はどうしたらいいのでしょうか?

この記事では、退職時の引き継ぎの期間や資料作成の方法など、退職時の引き継ぎに関するポイントを解説します。

退職時の引き継ぎは義務?

退職時は公私ともに忙しく、引き継ぎに十分な時間が取れない場合もあります。

そもそも、引き継ぎは義務なのでしょうか?

退職時の引き継ぎは法律上の義務ではない

退職時の引き継ぎは法律上の義務ではありません

職業選択の自由や民法の規定(退職届を出したら2週間で辞めることができる)から、例え引き継ぎを行わなくても退職することはできます。

ただし、一般的にはこれまでお世話になった会社をスムーズに退職するためにも、しっかりと対処することが望ましいとされています。

引き継ぎしないとトラブルになることも

引き継ぎは義務ではないとはいえ、円満に退職するためには不可欠です。しっかりと行わないと他の社員の業務が滞ったり、最悪の場合は会社に損失が出たりする可能性もあります。

中には、引き継ぎを行わないことで会社に損害賠償を請求された例がありますが、引き継ぎをしないことで損失が出たと立証するのは難しいため、賠償金を支払う必要はない場合がほとんどです。

とはいえ、引き継ぎを行うことは社会人としてのマナーでもあります。しっかりと行い、退職日を気持ちよく迎えましょう。

退職時の引き継ぎの流れ

退職時の引き継ぎのイメージがつかない人に向けて、具体的な流れについて紹介します。

引き継ぎ期間は1ヶ月~3ヶ月程度

引き継ぎ期間は、退職前の1~3ヶ月程度である場合が多いです。

これは就業規則に「退職する際は退職希望日の1~3ヶ月前までにその旨を上司に伝える」と定めている企業が多いためです。

業務スケジュールにもよりますが、退職日が決まったタイミングで引き継ぎに取り掛かり始めるパターンがほとんどです。

※退職の手続きについて詳しくは→退職時・退職後の手続きガイド【完全版】

スケジュール作成→資料作成→後任教育の流れで引き継ぐ

退職日が決まったら、引き継ぎのスケジュールを決めます

そのスケジュールの中で、業務に関する資料(マニュアル)を作成し、後任者と業務内容を共有します。

その後、後任者と一緒にクライアントに担当交代のあいさつ回りなど行うというのが一般的な流れです。

引き継ぎ資料作成のポイント

引き継ぎ資料を作成する際には、業務の概要取引先や担当者名などはもちろん、日々の細かいタスクや、特定の時期にしか発生しないタスク業務上の注意点などもわかりやすくまとめることを意識しましょう。

また、トラブルが発生した場合の対応策や担当者名を忘れずに記載したり、業務のスケジュールをまとめたりするとよりわかりやすくなります。

ただし、営業職で取引先を他の営業スタッフに引き継ぐなど、後任が仕事内容を理解している場合は、取引先の情報や注意点をまとめる程度で問題ありません。

アパレルの営業・企画の一般社員が新入社員に引き継ぎを行う場合の、業務引き継ぎ表の例。業務内容、クライアント名、担当者の連絡先、社内の責任者、備考・注意点を、業務内容ごとにまとめる。

退職時の引き継ぎに関するQ&A

有給消化や挨拶メールについてなど、引き継ぎに関してよくある疑問に答えていきます。

有給消化で引き継ぎができないときは?

有給消化で引き継ぎができないときは?

退職前の期間を有給消化にあてる場合は、有給の日数や引き継ぎ期間を踏まえた上で退職日を決め、できる限り引き継ぎを行うのがベストです。どうしても難しいという場合は、上司に相談してみましょう。

仕事を引き継ぐ後任者がいない場合は?

仕事を引き継ぐ後任者がいない場合は?

退職後の後任がいない場合は、引き継ぎの資料を作成したり、上司や同僚に情報を共有したりしておくなど、できる範囲の対応で問題ありません

後任がいないという理由で退職を拒否された場合は、上司のさらに上の上司に相談するなどの方法を取ることも考えましょう。

※どうしても退職させてもらえない場合の対策について詳しくは→会社が辞めさせてくれない!辞める方法は?

退職や引き継ぎの挨拶はメールでもいい?

退職や引き継ぎの挨拶はメールでもいい?

お世話になった取引先の人や先輩には直接挨拶に行くことをおすすめしますが、スケジュールの都合などで行くことができないなどの場合は、メールでも問題ありません

※退職挨拶のメールについて詳しくは→退職挨拶のメールの書き方・送り方

後任に引き継いだ仕事の問い合わせ、退職後でも対応すべき?

後任に引き継いだ仕事の問い合わせ、退職後でも対応すべき?

基本的に、退職後にきた会社からの問い合わせに対応する義務はありませんが、自分が負担に感じないのであれば対応すること自体は問題ありません

ただし、退職した元社員に業務内容を問い合わせることは、内容によっては顧客情報流出などの可能性もありますので、引き継ぎを入念に行うよう心がけましょう。

 まとめ

退職時の引き継ぎでは、マニュアルをわかりやすくまとめたり、後任をしっかりと教育したりすることが求められます。

スムーズに退職できるように、引き継ぎの準備を怠らないようにしましょう。

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