職歴・資格・志望動機 「履歴書が書ききれない」ときのまとめ方

転職回数の多い人や自己PRに熱心な人は、職歴や志望動機などのボリュームが大きく、履歴書の欄が足りなくなってしまうことも。

この記事では職歴・資格・志望動機など履歴書の欄ごとのまとめ方と、どのケースでも使える用紙の工夫方法をまとめました。

履歴書の欄が足りないときの対処法

まずは、履歴書の欄が足りないときに「書き方」で工夫できるポイントを職歴・資格・志望動機・学歴の4パートに分けてご紹介します。

職歴欄が書ききれないとき

履歴書の職歴欄が書ききれないときは、2行に分けて書いている内容を1行にまとめるなど、同じ欄に圧縮できないか検討しましょう。

それでも書ききれない場合、履歴書には主要な経歴のみ書き、残りは職務経歴書にまとめることをおすすめします。

詳しくは下の職務経歴書を積極活用するをご確認ください。

1現在に至る」と「以上」を同じ欄にする

職歴欄の最後の行は通常、左端に「現在に至る」、その一行下の右端に「以上」と書いて締めるのが基本です。

しかし学歴・職歴が多く、スペースが足りない場合は「現在に至る」と「以上」を同じ行に書いてもかまいません。

＜改善例＞

2「入社」と「退社」を同じ欄にする

「○○株式会社入社」と「〇年〇月退社」は別の行に分けて書くのが慣習です。しかし、職歴が多く、スペースが足りない場合は「平成□年□月：○○株式会社入社　（〇年○月退社）」　と一行にまとめて構いません。

＜改善例＞

※職歴欄の書き方について詳しくは→履歴書の職歴欄の正しい書き方

資格欄が書ききれないとき

履歴書の資格欄では、応募する仕事に関係する資格だけを厳選することを重視してください。

「勉強熱心な人ほど資格名を羅列しすぎ、評価を下げてしまう」というケースがしばしば見られます。次のような考え方で記入しましょう。

1業務につながる資格を優先

資格欄には応募先の業務につながる資格を優先して記載し、直接関わりのない資格は省きましょう。

例えば、IT業界にエントリーするとき「アロマテラピー検定2級」を記載してもあまり意味がありません。

エントリーした業界・職種に全く関係のない資格を書くと、採用担当者から「この人全く別の仕事に関心があるのでは？」と疑われる可能性もあります。

2級のある資格は上位のみ記入

原則として、3級以下の資格は書かないほうがベター。

例えば「英検3級」（実用英語技能検定3級)のレベルは「中学卒業程度」。面接官によっては「なぜさらに上を目指さないんですか？」とマイナスの印象を抱く可能性があります。

一般的に2級以上だとプラス評価となることが多いようです。

志望動機欄が書ききれないとき

履歴書の志望動機欄は、所定の欄に収まるように文章を短くまとめましょう。

「何を語るか」より「何を語らないか」が重要です。なぜなら、採用担当者はあなたの志望動機だけではなく「要約力」にも目を光らせているからです。

以下の3ポイントを押さえて、コンパクトに内容をまとめましょう。

1企業研究をしっかり行う

前提として、企業研究をしっかり行うことが重要です。

以下の2点にフォーカスして、企業のサイトやパンフレットに目を通してください。

企業研究をせずに志望動機を書くことは困難です。「会社が求める人物像は何か」という観点から逆算すると、焦点を絞って書きやすくなります。

2前職の悪口や自慢めいた箇所をカットする

前職に対する感情的な悪口はいかなる場合でもNG。真っ先に削除しましょう。

ほかにも「過大な自己評価ではないか？」「自信過剰ではないか？」という観点から、自分の性格や過去の経験について見直してください。

自分の志望動機を赤の他人が書いたものだと仮定して、「謙虚」で「感じが良い人」に見える文章かどうかをもう一度確認しましょう。

3職務経歴書と書く内容を分ける

履歴書の志望動機欄が書ききれないときは、職歴欄と同じく職務経歴書を活用するのもひとつの手。

履歴書の志望動機欄には書ききれる範囲で要点だけをまとめ、詳細は職務経歴書に書くと良いでしょう。

具体例や詳細は下の職務経歴書を積極活用するで紹介しています。

学歴欄が書ききれないとき

「学校名・コース名が長い」「何度か転校したことがある」など履歴書の学歴欄が書ききれない場合、どの時点から書き始めるかを見直しましょう。

転職者の場合、学歴は「高校卒業」からの記載で問題ありません。「小学校入学～高校入学」までの学歴は省略するのが普通です。中学卒業後に専門学校に進んだ場合、「○○専門学校卒業」から書き始めましょう。

一方、新卒の場合は「中学校卒業」から記載します。

なお、どれだけ学校名・コース名が長くても省略したり、無理ににつめて書くのは避けてください。どうしても書ききれない場合は職務経歴書に学歴を書き添えても良いでしょう。

その場合、学歴欄に「※詳細は、職務経歴書をご覧ください」と明記するのをお忘れなく。

※学歴の書き方について詳しくは→履歴書の学歴の書き方

履歴書に書く内容を減らさない、省スペース方法

「履歴書に書きたいことが書ききれない！でも書き方の工夫だけではどうしても無理がある」という方に向けて、文量を減らさずにできる省スペース方法をご紹介します。

記入欄の大きさで履歴書を選ぶ

履歴書を購入もしくはダウンロードする場合、書きたい内容が多い記入欄のスペースが大きなものを選びましょう。

「JIS規格」や「転職者用」、「学生・第二新卒用」など、履歴書は用途によって様々なフォーマットが用意されています。

たいていの履歴書は、商品の表面・裏面に「見本」が記載されてあります。購入前に実際に見て、自分に合ったものを選んでください。

※各履歴書のテンプレートをダウンロードしたい方はこちらから→履歴書テンプレートの無料ダウンロード

パソコンで履歴書を編集する

WordやExcelなどを使って、Web上からダウンロードした履歴書を編集すれば、市販の用紙を買うよりも効率よくスペースを使えます。読みにくくならない範囲で、行数や欄の大きさを調整しましょう。

応募先企業がパソコンで作成した履歴書の使用を認めている場合、フォントサイズや文字間隔も調整することができます。

※パソコン作成の履歴書を使って良いかわからない方はこちら→履歴書をパソコンで作成していいケース

職務経歴書を積極活用する

職務経歴書は自由な形式で1～3枚程度書いて良いため、履歴書よりもたくさんの事柄を書くことができます。

そのため、経歴や資格が多く履歴書に書ききれない場合、職務経歴書に詳しく書くと良いでしょう。

1職歴が書ききれないとき

履歴書に職歴が書ききれなかった場合は、履歴書では要点だけを伝え、職務経歴書に細かく記載しましょう。

職歴は職歴書のページ最上部にまとめます。

【職務要約】で大まかな内容を伝えた後、【職務経歴】として細かい経歴を説明するとわかりやすくなります。

特に伝えたい経験を先に書き、その他の職歴は【その他の経験】として簡単にふれる程度にしてもかまいません。

2資格欄が書ききれないとき

履歴書に書ききれなかった資格も、職務経歴書に書くことができます。

資格は【保有資格・スキル・語学力】と題して記載します。

業務に関わる能力を具体的なレベルや業務における使用頻度・年数が伝わるように書きましょう。

認定された資格だけでなく、業務で使用するツールや論文・特許など特筆すべき内容があれば【使用ツール】、【論文・特許】として書き添えると◎。

3志望動機・自己PRが書ききれないとき

履歴書に志望動機や自己PRが書ききれなかった場合は、履歴書では3～5行で短くまとめ、職務経歴書でフォローしましょう。

転職の場合即戦力を求められることが多いため、人事担当者は履歴書よりも経験やスキルがすぐわかる職務経歴書を重視する傾向にあります。職務経歴書の志望動機や自己PRには、履歴書を補う意味で丁寧な説明を心がけましょう。

ただし、こちらでもあまり長くなりすぎないほうがベターです。

※職務経歴書の書き方について詳しくは→テンプレートあり 職務経歴書の基本の書き方と受かる秘訣

まとめ

履歴書に書きたいことが書ききれないとき、どの欄がどれくらい足りないのか、人によって事情と対策は異なります。この記事を参考に自分に合った対策を選択してください。

また、履歴書の欄が足りなくなったときの基本的な心得として、「余計なことは書かない」ことを肝に銘じておきましょう。