理由の例文・書き方のコツ 異動希望の出し方ガイド

「異動希望を出すことで社内の人と気まずくならないか不安…」

そんな方に向けて、希望が通りやすくなる異動理由の書き方・伝え方を紹介します。

異動希望を出すまでの2ステップ【基本】

自分から異動を申し出るには異動希望を出すことが必要ですが、異動希望を出す前にすべきこととして、「人事制度の確認」と「直属の上司への相談」があります。

(1)人事制度を確認する

まず、異動に関する人事制度がないか確認しましょう。

企業によっては「自己申告制度」「社内FA(フリーエージェント)制度」「社内公募制度」といった異動を希望する社員の意向をくみ取る機会を設けていることがあります。

自己申告制度

自己申告制度とは、職務の目標や成果、問題点を自ら評価した上で、希望職種、仕事で培ったスキル・知識などを人事部門に申告する制度のこと。

自己申告書を受理した人事部門が、「その異動は異動希望を出した社員・会社の双方にとって最適か」という視点で人事異動の可否を考えてくれます。

社内FA制度

社内FA制度は、社員が異動希望部署・部門に自身の経歴や能力、実績を自発的に売り込むことができる制度です。

プロ野球と同様、会社が定めた条件(勤続年数や年齢など)を満たした社員に対してのみ、FA権が付与されるのが特徴です。

社内公募制度

社内公募制度は、部署・部門が求めている人物像を社内で発表した際に、異動を希望する社員が立候補できる制度です。

人事ではなく部署・部門が、応募者の中から求める人物像と一致している人を選びます。

これらの制度は年に1~2回ほど実施されるケースが一般的です。異動に関する人事制度が明文化されていない場合は、直属の上司に異動希望を出すと良いでしょう。

社員数が20人以下といった小さな会社の場合、社長に掛け合ってみるのも手です。

(2)直属の上司に相談する

異動に関する人事制度があってもなくても、異動希望を出す前に直属の上司に相談しておくことが大切です。

その際、「希望部署に異動するには、〇〇のスキルをもっと伸ばす必要がある」「まず、人事部に確認を取った方が良い」など、助言や提案をもらえるケースが一般的なので、基本的にはその指示に従うようにしましょう。

一方、希望部署の上司に、求める人物像や足りないポジションなどをヒアリングするとともに、異動したい気持ちをしっかりと伝えると希望が通りやすくなるため、おすすめです。

企業によっては、職務の適合性や、業務への姿勢を見極めるため、希望部署から課題や仕事を与えられることも。これらは、あなたが希望部署の業務内容に適性があるかを自分自身で確かめる材料にもなります。

(3)異動希望(異動願)を提出する

上司の指示に従いつつ、会社の規定通りに異動希望(異動願)を提出します。

晴れて異動希望が通ったら、現在担当している仕事を最後までしっかりと取り組みつつ、後任者が困らないよう、引き継ぎ資料を作成しましょう。

コラム:公務員や教員は定期的に異動希望調査がある

公務員にはには定期的な人事異動・それに伴う異動希望調査があります。

国家公務員は全国各地で、地方公務員や教員は管轄地域内で、癒着・マンネリ化の防止やジョブローテーションを目的に人事異動が実施されます。異動は数年に一度、異動希望調査は年に1回程度の頻度で行われるようです。

異動希望調査書は「自己申告書」「意向調査書」など名称はさまざまですが、「異動したい」「どちらでも良い」「異動したくない」から当てはまる選択肢をチェックし、選んだ理由を書くスタイルが一般的です。

異動を希望する場合、理由の書き方については次の「異動希望が通りやすい理由の書き方・例文」を参考にしてください。

異動希望が通りやすい理由の書き方・例文

異動希望の理由の書き方を、例文とともに紹介します。

異動願サンプル画像:上から:提出日、宛先「○○殿」、自分の所属「○○部」、自分の氏名、タイトル「異動願」、項目「1. 所属部署・期間:営業部 ◯年◯月◯日~現在に至る(3年)」「2. 異動希望先:マーケティング部」「3. 異動を希望する時期:○月定期人事異動」「4. 異動希望理由:私は入社より3年間、〇〇区・〇〇区などの顧客数が多い地域をメインに、〇〇サービスの販売を担当してきました。ただ、現場でお客様と直接お話していく中で、説得力のある提案を行うにはマーケティングの知識も必要だと感じたため、マーケティング部の同僚へのヒアリングや外部セミナーの参加によって、市場や顧客分析の知識を蓄えてきました。今年の大口契約においては、営業としての積極的なアプローチに加、綿密な市場分析を併せて提案書を作成した結果、コンペティションを勝ち抜くことができました。この経験から市場分析の重要性を改めて実感し、専門性を高めたい気持ちが強くなりました。これからは、企画やニーズ分析といった初期の段階から、サービス拡大により一層貢献したく考えております。何卒、マーケティング部への異動をご検討いただけますようお願いいたします。」、締め「以上」

異動希望届(異動願)を作成する際には以下の2点に気をつけましょう。

  • パソコンもしくは手書きでA4サイズの書面にて作成する(書式が決まっている場合は、勤務先のルールに従う)
  • 提出のタイミングは、年末年始や繁忙期などを避ける。

※イレギュラーな人事対応として後回しにされてしまう可能性があるため、異動したい時期も踏まえて余裕を持って相談・提出するのが無難。

異動希望の理由は組織への貢献意欲が伝わるように

異動希望の理由を書くときのポイントは「組織への貢献意欲が伝わる内容」を記載すること。

加えて、現在の部署でどのような成果を出したのかを具体的に説明することが大切です。

異動を希望する理由は、「営業活動を行っていく中で、契約数をより増やすにはマーケティングの知識・スキルが必要だと感じたため」などポジティブな内容を書くのがベターです。

【理由別】例文でわかる異動希望の書き方・伝え方

「人間関係」「仕事内容」「家庭の事情」「うつ・適応障害・体調不良」といった異動を希望する理由別に、書き方のポイントを例文とあわせて解説します。

自分の状況に合った例文を参考にしてみてください。

人間関係

<例文>コンサル会社のマーケティング部から人事部に異動したい場合

マーケティング部で他社の新卒採用の支援に関わる中で、自社の採用活動にも力を入れたいという思いが強くなってきました。

他社の事例を数多く経験したことで、当社の課題に自然と気づくことができるようになりました。日頃から業務の効率化にも取り組んできましたので、今後は人事部の一員としてスピーディーかつ確実な採用活動の展開や改善に努めたいと思います。

異動希望の理由が人間関係の場合、ストレートに「上司の当たりが強い、話を聞いてもらえない」と書かずに、無難にスキルアップを理由にするとスムーズに進みます。

異動希望の理由を人間関係のネガティブなものにすると、部署が変わったとしても同じような問題を抱えてしまうのではないかと捉えられる懸念があります。業務の話題を中心としたポジティブな内容を書きましょう。

ただし、度を越したハラスメントを受けている場合、被害にあっている内容を人事や別の上司に話してみてください。社内で相談しにくい状況であれば、労働局や弁護士など外部の相談先や専門家に頼る方法もあります。

※モラハラについて詳しくは→これってモラハラ? 職場で遭ったときの判断基準と対処法

※パワハラについて詳しくは→パワハラで退職すべき? 辞めない方法は? 事例から対処法まで

※アルハラについて詳しくは→アルハラとは?意味や事例・断り方・防止対策

仕事内容

<例文>IT企業の営業部から企画部に異動したい場合

私は3年間、営業部として、〇〇サービスを使っているお客様の生の声をヒアリングしてきました。

サービスの不具合が出たときは、お客様の元へ駆けつけ、1人で対応したこともあります。お客様と直接関わらせていただいたことで、〇〇サービスの魅力や改善点が明確になってきました。

ぜひ〇〇サービスに携わる企画部で、お客様からいただいた要望を考慮しながら、よりターゲットのニーズをかなえるサービスを開発し、弊社の売り上げに貢献したいと思っています。

「今の仕事はやりがいを感じられない」「つまらない」といった仕事内容への不満をそのまま書くのは、印象が悪く異動希望も通りにくいためNGです。

例えば「営業でノルマがきつく精神的ダメージを受けている。商材となるサービスに対して『こうしたい』という思いがあるのに、意見が言えない環境がやりきれない」といった仕事内容への不満はいったん飲み込み、例文のようにポジティブな表現に言い換えてみてください。

家庭の事情

<例文>メーカーの玩具事業部から生活雑貨事業部に異動したい場合

〇〇に住む両親の介護のため、地元へ引っ越すことになりました。デイサービスの活用や兄弟とも協力しあい、介護をしながらも業務を継続したいと考えております。

可能でしたら、玩具事業部から生活雑貨事業部〇〇支店への異動をご検討いただきたく思います。現在の支店での業務経験も長く、仕入れ・発注から店長まで経験しておりますので、どのような業務も滞りなく遂行可能です。

介護や育児、結婚といった家庭の事情が理由なら、正直に伝えて問題ありません

ただし、シンプルに「親の介護のため」「育児のため」とせず、「親の介護で引っ越しをする必要がある」「育児が理由で出張が難しい」と、現状のまま働くのが難しいことがわかる内容を書きましょう。

重要度・緊急度が高いことが人事にわかってもらいやすくなり、異動希望が通る可能性が高くなります。 

うつ・適応障害・体調不良

<例文>広告会社の営業部→総務部に異動したい場合

月◯時間ほどの残業が半年間続いたことで、先月から体調不良が続いております。判断力の低下やミスの増加など、仕事への影響を感じ病院を受診したところ、◯日間の休養と残業禁止の指示をいただきました。

現在の営業部署は社内でも特に多忙なため、業務調整での対応は難しく感じております。そのため、退社時間をコントロールしやすい総務部への異動を希望いたします。

精神面・身体面の不調に伴い異動希望を出す場合には、医師の診断書を添付し、仕事への影響について説明しましょう。原因がわかる場合には心身の調子が悪くなった理由も記入すると、配慮が得やすくなる可能性があります。

このように健康を害している場合、負担が少ない部署へ異動をする方法もありますが、まずはしっかりと休養や治療に取り組むことが大切です。ストレスチェックの結果や医師の診察をふまえ、回復に務めましょう。

異動希望は通らないってホント??

異動希望は通らない方が多いのでしょうか。異動希望が通らなかったときの対応方法も説明します。

異動希望は通らないことも多い

タイミングよく希望のポジションが空いているとは限らないため、異動希望が通らないことは多々あります。その他にも、能力や人物像のギャップや、組織全体での人員計画などさまざまな要因があるため、たとえすぐに異動希望が通らなくても、自分のせいだと落ち込む必要はありません。

異動希望を継続的に伝えつつ、現在の部署で成果を出すことで、まずは社内での評価を上げていきましょう。異動の実現には数年かかることもあるため、自身のキャリアプランも考えながら長期的に努力を続けることが大切です。

少しでも異動希望を通しやすくするためには?

「今までどのような実績を出したのか」「自分の異動が組織にどのようなメリットをもたらすか」がわかる資料を提出すると、上司や人事に納得してもらいやすくなります。

例えば、営業成績がわかる個人の「損益計算書」や、異動後に施策に取り組んだ場合の利益がイメージできる「事業計画書」など、数字の裏付けを用いることが有効です。

退職はあくまで最終手段

異動希望が通らなかったという理由で、すぐに「退職しよう」と極端な選択をするのはおすすめしません。ポジションが空けば異動できる可能性も出てきます。

また、どのような業務であっても「完全に希望通り」になることは困難です。安易に仕事を辞めてしまい後悔しないよう、異動や転職は計画的に考えるようにしましょう。

まとめ

後悔しない異動希望にするには、まず直属の上司に相談することが大切になります。異動理由は正直に伝えたいところですが、社内の人との気まずさを回避するには「スキルアップ」といったポジティブな内容がベストです。

実績や貢献意欲をうまくまとめ、より気持ちよく働けるような異動を目指しましょう。

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