そもそも添え状って必要？ 入社書類の添え状の書き方・テンプレート

入社書類を提出する際は、同封した書類の内容や部数をまとめて記載した「添え状」を付けなければならないことがあります。

この記事では、入社書類に付ける添え状の書き方や、添え状が必要とされるケースについて解説します。添え状をパソコンで作成する際に使える、無料テンプレートもダウンロード可能です。

入社書類の添え状の書き方【無料テンプレート付き】

入社書類の添え状は、下記のテンプレートをダウンロードして自分の情報に書き換えるだけで、簡単に作成することができます。

入社書類の添え状に書くべき項目

入社書類の添え状に書くべき項目は以下の6つです。

添え状は送付書類の説明だけでなく、お礼状の役割を兼ねた書類でもあります。

そのため、（5）の本文では時候の挨拶に加え、内定をいただいたことへの感謝の気持ちや入社の意気込みを述べましょう。

（6）の送付書類の部分には「雇用契約書 1部」「源泉徴収票 1部」など、同封するすべての入社書類の名前・部数を記載します。

※入社手続きに必要な書類（一覧）はこちら

手書きで作成する場合

入社書類の添え状を手書きで作成する場合でも、本文にいれる項目はパソコンで作成する場合とほぼ同じで「日付」「宛名」「差出人情報」「頭語・結語」「本文」の5つです。

送付書類の内容・部数については、以下の例のように箇条書きではなく、かっこ書きの文章で本文の最後に書き添えてください。

送付状を手書きする場合、本文内で段落を分けるときは、文章の始まりをわかりやすく示すために文頭を1文字分下げます。

なお日付は上から2文字分、「敬具」や氏名は下から1文字分空けるのが基本的なルールです。

そもそも入社書類に添え状って必要？

入社書類を提出するときは、必ず添え状を付けなければならないわけではなく「郵送」「手渡し」「メール」など書類の提出方法によって必要かどうかが異なります。

それぞれについて、くわしく解説していきます。

郵送の場合…送付状は必要

入社書類を郵送で提出する場合は、添え状を付ける必要があります。

そもそも添え状は、郵送で書類のやりとりをする際に不足している書類がないか、受け取る側が確認するためのものだからです。添え状があることで、受け取った相手は一つ一つの書類をくわしく見る前にどのような書類が何部入っているのか簡単に把握することできます。

また、添え状がないと、足りない書類があった場合に送り主が入れ忘れたのか、受け取った相手が開封した後に紛失してしまったのかはっきり分からず、手続きに余計な手間がかかってしまう可能性があります。

幸先のよいスタートを切るためにも、郵送の場合は必ず添え状を付けましょう。

▼封筒の書き方・郵送方法

【図解あり】

内定承諾書の封筒の書き方・入れ方・送り方

手渡しの場合…添え状は不要

入社書類を担当者に手渡しする場合は、内容物に不足がないかどうかその場で確認できるため、添え状を付ける必要はありません。

別途封筒を用意し、入社書類をクリアファイルにまとめて入れて渡せばOKです。なお封筒には、担当者が後から見ても分かりやすいように、裏面に持参日と自分の名前を記入しておきましょう。

メール提出の場合…本文に記載する

電子メールに入社書類のデータを添付して提出する場合は、添え状と同様の内容（宛名、差出人情報、本文、送付書類の内容・部数）をメール本文に記載しましょう。

具体的な書き方は、以下の例文を参考にしてください。

〈メールの例文〉

ちなみに「記」以下は紙の添え状とは違い、中央揃えではなく、左揃えでOKです。

入社初日の流れも確認しておこう

入社書類の提出が終わったら、転職初日までに準備すべき持ち物や服装、当日の流れなども確認して、入社に向けた準備を万全にしましょう。

流れや自己紹介の挨拶例文

転職初日の準備ガイド

また、入社日が近づくにつれて「新しい職場になじめるか」「仕事についていけるか」といった不安が大きくなるかもしれません。不安な気持ちを解消したいと思ったら、以下の記事を参考に心持ちを整えて、ベストな状態で転職初日を迎えましょう。

不安をなくす3カ条と解消法を紹介

新しい職場への不安はどう解消する？

この記事の執筆者

「転職Hacks」編集部

株式会社クイック

株式会社クイックが運営する、転職活動にまつわる情報サイト「転職Hacks」の編集部。履歴書・職務経歴書の書き方や面接対策などのノウハウ記事、キャリアの悩みを解消するインタビュー・コラムを掲載中。