理由別のメール・電話の例文 最終面接の辞退時のマナー
最終面接というタイミングでの辞退は、それまでの選考を通じて採用担当者や面接官との関係性ができているからこそ、対応を悩む人が多いでしょう。
この記事では、最終面接を辞退するときのマナーや、実際に連絡するときに使えるメール・電話それぞれの例文を紹介します。
最終面接前に選考辞退する際のマナー
最終面接を辞退する時に気をつけるべきマナーは、以下の4つです。
1）連絡はメールが基本、面接前日からは電話
最終面接を辞退する場合、連絡は基本的にはメールでOK。ただし、面接前日・当日であれば電話で連絡をしましょう。
最終面接であっても、面接までの日数に余裕がある、もしくは日程がまだ定まっていない場合は、メールで連絡しても問題ありません。
メールで連絡するときの例文は【メール編】最終面接を辞退するときの例文・ポイント」を参考にしてください。
一方、最終面接の前日や当日の場合、メールで辞退連絡をすると採用担当者が見落としてしまい、直前まで辞退の意向が伝わらないままになってしまう恐れがあるので、電話で連絡をしましょう。
電話で連絡するときの例文は【電話編】最終面接を辞退するときの例文・ポイント」で紹介しています。
とはいえ最終面接は、一次面接や二次面接とは違い、企業側も採用することをより前向きに考えてくれている場合が多いでしょう。そのため、日数に余裕があっても電話で連絡すると、より誠意が伝わりやすいと言えます。
2）できる限り早く連絡する
最終面接を辞退することを決めたら、なるべく早く連絡をしましょう。連絡が面接の直前になればなるほど、企業に迷惑がかかり、印象がよくありません。
既に最終面接を終え、結果待ちの場合であっても、辞退を決めたのであれば結果連絡を待たずに連絡しましょう。
3）謝罪と感謝の気持ちを伝える
辞退する理由とあわせて謝罪と感謝の気持ちを伝えることも、最終面接を辞退するときの大切なマナーです。
企業は最終面接までに多くの時間と労力をかけているだけでなく、選考が進んだ分だけ、応募者への期待も大きくなっています。
そのため、丁寧に謝罪することはもちろん、選考に時間と労力を割き、自分と向き合ってくれたことへの感謝も伝えるのが、社会人としてのあるべき振る舞いでしょう。
4）絶対に無断キャンセルしない
最終面接に限った話ではありませんが、面接を無断でキャンセルすることは、重大なマナー違反です。
特に最終面接の面接官は社長や役員、採用部門の責任者といった重役であることが多く、日々の業務の忙しい合間を縫って、最終面接のためにスケジュールを空けています。
そんななかで突然面接が無断キャンセルされると、スケジュールの調整もできないまま予定が空いてしまい、多大な迷惑がかかってしまいます。
さらに、面接を無断キャンセルした企業と転職後に関わることになった際は、過去の行いが原因で信頼関係を損ないかねません。絶対にやめましょう。
コラム：エージェントを利用している場合の辞退方法
転職エージェントからの紹介で応募した企業の場合、最終面接の辞退連絡は転職エージェントの担当者からしてもらうのが基本です。
転職エージェントに無断で企業に直接辞退の連絡をしてしまうと、採用担当者を混乱させてしまう恐れがあります。
転職エージェントへ辞退の意向を伝えるときは、応募先企業に直接辞退する場合と同様に、上記で紹介した4つのマナーを守って連絡するようにしましょう。
【メール編】最終面接を辞退するときの例文・ポイント
最終面接の辞退をメールで伝えるときは、以下の3つポイントに気をつけてメール文を作成しましょう。
ここからは、最終面接を辞退する際のメール例文を、代表的な辞退理由別に4つ紹介します。
〈最終面接を辞退するときのメール例文〉
他社から内定をもらった
他社から内定をもらい、その会社に入社することを理由に最終面接を辞退する場合、以下のようにメールに記載しましょう。
件名：◯/◯（◯時）最終面接辞退のご連絡（氏名）
本文：
株式会社◯◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から最終面接のお時間をいただいている◯◯◯◯と申します。
この度は最終面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
このようなお知らせをいただきながら大変恐縮ですが、他社から内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。
そのため、誠に勝手ではございますが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しい中、最終面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
これまで非常に丁寧に対応していただき、誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名：〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇〇
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
（都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載）
イメージとのギャップがあった
企業とのミスマッチを感じたことや、応募時点でのイメージとのギャップを感じたことを理由に最終面接を辞退する場合、以下のようにメールに記載しましょう。
件名：◯/◯（◯時）最終面接辞退のご連絡（氏名）
本文：
株式会社◯◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から最終面接のお時間をいただいている［氏名］と申します。
この度は最終面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
このようなお知らせをいただきながら大変恐縮ですが、これまでの面接を通してお話を伺う中で、私が想像していた職務内容と異なると感じ、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しい中、最終面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、
大変申し訳ございません。どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
これまで非常に丁寧に対応していただき、誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名：〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇〇
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
（都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載）
転職自体を考え直した
何らかの理由で転職活動自体を辞めることになった場合は、以下のようにメールに記載しましょう。
件名：◯/◯（◯時）最終面接辞退のご連絡（氏名）
本文：
株式会社◯◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から最終面接のお時間をいただいている［氏名］と申します。
この度は最終面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。このようなお知らせをいただきながら大変恐縮ですが、家族とも協議し、検討を重ねた結果、現職に留まることに決めました。
そのため、誠に勝手ではございますが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しい中、最終面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
これまで非常に丁寧に対応していただき、誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名：〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇〇
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
（都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載）
長期的な体調不良
長期的な体調不良に陥り、転職活動を続けられなくなったことを理由に最終面接を辞退する場合、以下のようにメールに記載しましょう。
件名：◯/◯（◯時）最終面接辞退のご連絡（氏名）
本文：
株式会社◯◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から最終面接のお時間をいただいている［氏名］と申します。
この度は最終面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、体調を崩してしまい、転職活動を継続することが難しくなってしまいました。そのため、誠に勝手ではございますが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
お忙しい中、最終面接の時間を確保していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
これまで非常に丁寧に対応していただき、誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
氏名：〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇〇
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
（都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載）
体調不良を理由に最終面接を辞退する場合、当日であればメールではなく電話で連絡するようにしましょう。電話で連絡する場合の例文は次の章の「長期的な体調不良」で解説しています。
一方、選考辞退ではなく日程の調整を希望する場合は、採用担当者にその旨を伝えましょう。具体的なメール例文は下記の記事で紹介しています。
【電話編】最終面接を辞退するときの例文・ポイント
最終面接の辞退を電話で伝えるときは、以下の3つポイントに気をつけましょう。
ここからは、実際の電話例文を代表的な辞退理由別に4つ紹介します。自分の状況にあったものを参考にして、ご活用ください。
〈最終面接を辞退するときの電話例文〉
他社から内定をもらった
他社から内定をもらい、その会社に入社することを理由に最終面接を辞退するのであれば、下記の会話例を参考に電話連絡をしましょう。
あなた：
お世話になっております。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。
採用担当の〇〇様はご在籍でしょうか。
受付：
〇〇ですね。ただいま確認いたします。少々お待ちください。
～取り次ぎ～
あなた：
お忙しいところ、失礼いたします。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]です。
ただいまお時間よろしいでしょうか？
担当者：
どうぞ、大丈夫です。
あなた：
ありがとうございます。
最終面接の機会をいただきながら大変恐縮ですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
担当者：
○○様にはぜひ最終選考に進んでいただきたいと考えていましたので、誠に残念です。
ちなみに、どういった理由で辞退を決意されたのでしょうか？
あなた：
他社から内定をいただき、検討の結果そちらに入社することを決めました。
担当者：
そうだったんですね。
弊社としては残念ですが承知しました。
あなた：
このようなご報告になってしまい、申し訳ございません。
これまで非常に丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。
それでは失礼いたします。
イメージとのギャップがあった
企業とのミスマッチを感じたことや、応募時点でのイメージとのギャップを感じたことを理由に最終面接を辞退する場合、下記の会話例を参考に電話連絡をしましょう。
あなた：
お世話になっております。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。
採用担当の〇〇様はご在籍でしょうか。
受付：
〇〇ですね。ただいま確認いたします。少々お待ちください。
～取り次ぎ～
あなた：
お忙しいところ、失礼いたします。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]です。
ただいまお時間よろしいでしょうか？
担当者：
どうぞ、大丈夫です。
あなた：
ありがとうございます。
最終面接の機会をいただきながら大変恐縮ですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
担当者：
○○様にはぜひ最終選考に進んでいただきたいと考えていましたので、誠に残念です。
ちなみに、どういった理由で辞退を決意されたのでしょうか？
あなた：
先日の面接を通して、私は御社の求める人物像に合致していないと感じ、選考を辞退することを決めました。
担当者：
そうだったんですね。
弊社としては残念ですが承知しました。
あなた：
このようなご報告になってしまい、申し訳ございません。
これまで非常に丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。
それでは失礼いたします。
転職自体を考え直した
何らかの理由で転職活動を辞めることになった場合は、下記の会話例を参考に電話連絡をしましょう。
あなた：
お世話になっております。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。
採用担当の〇〇様はご在籍でしょうか。
受付：
〇〇ですね。ただいま確認いたします。少々お待ちください。
～取り次ぎ～
あなた：
お忙しいところ、失礼いたします。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]です。
ただいまお時間よろしいでしょうか？
担当者：
どうぞ、大丈夫です。
あなた：
ありがとうございます。
最終面接の機会をいただきながら大変恐縮ですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
担当者：
○○様にはぜひ最終選考に進んでいただきたいと考えていましたので、誠に残念です。
ちなみに、どういった理由で辞退を決意されたのでしょうか？
あなた：
家族とも協議し検討を重ねた結果、現職に留まることになり、選考を辞退することを決めました。
担当者：
そうだったんですね。
弊社としては残念ですが承知しました。
あなた：
このようなご報告になってしまい、申し訳ございません。
これまで非常に丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。
それでは失礼いたします。
長期的な体調不良
長期的な体調不良に陥り、転職活動を続けられなくなったことを理由に最終面接を辞退する場合、下記の会話例を参考に電話連絡をしましょう。
あなた：
お世話になっております。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]と申します。
採用担当の〇〇様はご在籍でしょうか。
受付：
〇〇ですね。ただいま確認いたします。少々お待ちください。
～取り次ぎ～
あなた：
お忙しいところ、失礼いたします。
○月○日○時から最終面接のお時間をいただいている[氏名]です。
ただいまお時間よろしいでしょうか？
担当者：
どうぞ、大丈夫です。
あなた：
ありがとうございます。
最終面接の機会をいただきながら大変恐縮ですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
担当者：
○○様にはぜひ最終選考に進んでいただきたいと考えていましたので、誠に残念です。
ちなみに、どういった理由で辞退を決意されたのでしょうか？
あなた：
体調を崩してしまい、転職活動を継続するのが難しくなってしまいました。
担当者：
そうだったんですね。
弊社としては残念ですが承知しました。
あなた：
このようなご報告になってしまい、申し訳ございません。
これまで非常に丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。
それでは失礼いたします。
選考辞退ではなく、面接の日程調整をしたい場合は、採用担当者にその旨を伝えましょう。具体的な電話例文は下記の記事で紹介しています。
コラム：「日程が合わない」ことや「一時的な体調不良」は辞退理由になる？
「日程が合わない」ことや「一時的な体調不良」は、最終面接の辞退理由として違和感を抱かれる恐れがあります。
こういったケースでは選考辞退ではなく、面接日程の再調整を行うのが一般的だからです。
そのため、最終面接の候補日の都合がつかなかったり、面接直前に一時的な体調不良に陥ったりしたことを理由に辞退すると、担当者に不自然に思われ、すんなり辞退を受け入れてもらえない可能性があります。
最終面接をを辞退する意思が固まっていて、引き止められたくない場合は、これらの理由で辞退することを避けましょう。
最終面接の辞退にまつわる悩み
最終面接の辞退連絡にまつわる、下記のお悩みにお答えします。
〈最終面接の辞退にまつわるお悩み〉
辞退する理由を答えたくない
採用担当者に最終面接の辞退理由を伝えたくない場合は、無理にありのままを話す必要はありません。上記で紹介した理由別の例文を参考に、自分の理由に最も近いものを選んで伝えると良いでしょう。
もし近い理由がなく、どうしても答えられない場合には「こちらの勝手で申し訳ございませんが、辞退理由については回答を控えさせていただければと存じます」などと伝えるのもひとつの手です。
辞退連絡後に電話がかかってきた
最終面接の辞退連絡後に採用担当者から電話がかかってきたら、無視せず真摯に対応しましょう。
担当者は、辞退理由を把握して今後の採用活動に役立てる目的や、辞退連絡がメールだった場合には本人確認の目的などで、応募者に電話をすることがあります。最後まで相手に失礼のないよう、丁寧に対応するのが望ましいでしょう。
万が一、辞退を引き止められたり、説得のために会社への訪問を促されたりした場合の対応については、次の項目で解説しています。
企業から辞退を引き止められた
最終面接の辞退を引き止められた場合は、自分への評価に対して感謝を伝えた上で、感情的にならずに辞退理由を改めて伝えましょう。
最終面接では応募者への評価が高まっている状態なので「とりあえず面接を受けてほしい」「一度会社で話がしたい」などといったアプローチを受けることがあります。
入社する気がないのに、感情に流されて最終面接を受けてしまうと、余計に企業に迷惑がかかってしまう恐れがあります。
自分の気持ちを整理した上で、辞退理由を改めて伝え、採用担当者に納得してもらうことが重要です。
辞退する企業の営業時間中に連絡できない
仕事の都合などで応募先の営業時間内に辞退連絡のメールを送れない場合は、予約送信機能を活用して、営業時間内に届くように設定しておきましょう。
面接日が迫っており、電話で連絡する必要があるのに営業時間内に対応できない場合は、早急にメールで辞退の連絡を入れましょう。
その際は「仕事の都合上、営業時間内にお電話ができないため、メールで失礼します」というように断りを入れるとより丁寧です。
辞退メールへの返信が来ない
メールで辞退連絡をしたあと2日以上返信がなければ、送り先に間違いがないか確認した上で、前回送ったメールに返信する形で確認メールを送りましょう。
件名：◯/◯（◯時）最終面接辞退のご連絡（氏名）
本文：
株式会社◯◯◯
人事部 △△様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から最終面接のお時間をいただいている［氏名］と申します。
お忙しいところ何度もご連絡差し上げてしまい申し訳ございません。
先日、最終面接辞退のご連絡をお送りいたしましたが、お手元に届いておりますでしょうか。
お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございませんが、お手隙の際にご確認いただけますと幸いです。
氏名：〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇〇〇
電話番号：〇〇〇〇
住所：〒〇〇〇-〇〇〇〇
（都道府県から市区町村、番地、建物名、号室を正確に記載）
確認メールにも反応がなければ、採用担当者がメールを見落としている可能性が考えられます。
その場合、不安を抱えたままにしないためにも、電話で確認の連絡を入れるとよいでしょう。
担当者が不在だった
電話で辞退連絡をした際に採用担当者が不在だった場合は、応募者側からかけ直すのが基本的なマナーです。
ただし、最終面接直前の場合は、早急に辞退の意向を伝えることが優先されるので、電話を取った方に伝言を依頼し、別途担当者へメールで連絡するのがよいでしょう。
最終面接の辞退が済んだらすべきこと
最終面接の辞退が済んだら、ネクストアクションも忘れずに。
納得の行く企業に内定をもらえている場合
納得のいく他の企業に内定をもらえている場合、下記の記事から内定承諾の連絡・入社手続きについて確認しましょう。
内定後も気を抜かず、手続きまで滞りなく終わらせることで、自身も企業側も安心して入社日を迎えられます。
引き続き転職活動を継続する場合
まだ他の企業の内定をもらえておらず、転職活動を継続する場合は、面接での質問・逆質問対策や服装マナーなどをあらためて確認しておきましょう。
下記の記事では、面接突破のために必ず押さえておきたいポイントを総まとめしています。
この記事の担当者
ライター・編集者
金子 龍介
株式会社クイック
転職Hacks編集部のライター・編集者。面接対策の記事を中心に、転職ノウハウやキャリアに関する記事を手がける。
「人前で話すことが苦手」という自らの課題意識を原動力に、同じように悩む方に向けて、声や表情、伝え方といったコミュニケーションにまつわるテーマにも注力している。
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