円満な関係を続けるには? 退職の挨拶メールへの返信方法【例文あり】

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退職の挨拶メールが届いた際に、
「返信するべき?」「どう返信したらいい?」など、
悩みますよね。
ここでは退職の挨拶メールが届いた際の返信すべきか否かの判断や、返信の仕方を文例を交えて、説明します。

退職の挨拶メールへの返信は必須ではない

まず前提として、退職の挨拶メールへの返信は必須ではありません。
ただ、退職者との関係性、社外であれば退職者が所属する企業との関係性によって、
返信をした方がいい場合もあります。

基本的に下記に該当する場合は返信をしましょう。
【退職者が社内】
・個人宛にメールが届いた場合
・退職者と親しい、またはお世話になった場合

【退職者が社外】
・個人宛にメールが届いた場合
・仕事上、退職者と取引が続く場合
・仕事上、退職者が属する企業と取引が続く場合

退職者と親しい場合は、お世話になった場合は返信をしたうえで、 直接口頭で、または電話で話した方があなたの今までの感謝の気持ちや退職に対する残念な気持ちが伝わります。
可能な人は直接口頭で、または電話で挨拶をしましょう。

退職の挨拶メールへの返信の仕方

返信をする際に、気をつけるべき点は“送るタイミング”“送る内容”です。
タイミングを誤るとあなたの返信に退職者が気づけないなんてこともあります。
内容についても書くべき内容と書かない方がいい内容がありますので、注意が必要です。

送るタイミング・・・なるべくはやく

退職の挨拶メールに対しては、なるべくはやく返信しましょう。
社外の人からの退職の挨拶メールは、引継ぎなどのやり取りが発生することもあるため
1週間前に送られてくることもありますが、社内の場合は最終出社日に送られるケースが大半です。
そのため、退職の挨拶メールを受け取った次の日に返信してしまうと、退職者に届かないことがあります。
退職の挨拶メールを受け取ってからなるべくはやく、 社内の場合は遅くとも退職者が帰るまでに返信をしましょう。

伝える内容・・・感謝の気持ち・退職への残念な気持ち・今後を祈る気持ち

退職の挨拶メールへの返信内容に決まりはありませんが、 下記を返信内容に盛り込むと退職者にあなたの誠意が伝わります。

■今までの感謝の気持ち
今までお世話になったことへの感謝の気持ちや、退職者とあなたの思い出、 退職者のおかげで成長できたことなどを書くことで、あなたの退職者への想いが伝わるでしょう。

■退職に対する残念な気持ち
退職してしまうことで、少なからず今までよりも退職者と仕事をしたり、 話をする時間が減ってしまうでしょう。
そのことに対して、あなたが残念に思っていることを伝えることで、退職者に気持ちが伝わります。

■今後の活躍を祈る気持ち
定年退職や、転職による退職、結婚・出産による退職など、退職理由によって伝える内容は異なりますが、 退職者の今後の活躍・幸せを祈る内容を返信内容の最後に書きましょう。

書かないほうがいい内容・・・退職理由・転職先の企業名

退職の挨拶メールへの返信には書かないほうがよい内容もあります。

■退職の理由を聞く
退職者の中には、現職に不満があり退職した人や、現職で精神的につらい想いをして退職した人、退職理由などデリケートな内容を聞かれたくない人など、いろいろな人がいます。
そのため退職の挨拶メールの返信で退職の理由を聞くことはしないほうが無難です。

■転職先の企業名を聞く
転職先の企業名や、具体的な仕事内容など、 転職先の細かな内容について返信メールで聞くことはやめましょう。
個人情報にあたりますし、退職者があなたの質問に対して現職のPCから返信をしづらい内容でもあります。

ただ、退職者と親しく、退職理由や転職先の企業名についても聞ける間柄なこともあるでしょう。
その場合、退職理由や転職先についてはメールではなく、直接会った際や電話で聞きましょう。

【社内編】退職の挨拶メールに対する返信メールの文例

ここからは実際に退職の挨拶メールへの返信メールの文例を、退職理由別に紹介します。

定年退職の場合

本文:
□□さん
お疲れ様です。○○です。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

□□さんに入社当時からときに厳しく、ときに優しくご指導いただいたおかげで、今日まで勤めてくることができました。仕事で悩んでいるときにも支えていただき、ありがとうございました。

□□さんが定年退職されることは聞いておりましたが、いざこの日を迎えると、もっとご一緒したいという思いが募っています。

今後の人生を楽しまれるよう心よりお祈りいたします。
お身体には十分お気をつけください。
今までお世話になりました。
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[署名]
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転職による退職の場合

本文:
□□さん
お疲れ様です。○○です。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

□□さんとは私が新卒入社してから3年目まで同じチームでご指導いただき、
今日まで勤めてくることができました。
また同じチームで働けることを楽しみにしておりましたので、転職をされると聞き、大変残念に想っております。

新しい環境での田中さんのさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
今までお世話になりました。
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[署名]
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結婚・出産による退職の場合

本文:
□□さん
お疲れ様です。○○です。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

□□さんには公私共に温かくご指導いただき、感謝しております。
仕事で悩んでいるときにいつも優しく相談にのっていただけたおかげで、今日まで勤めてくることができました。

今月に退職されることは以前より伺っておりましたが、いざこの日を迎えますと寂しさがこみ上げてきております。無事にご出産されることを心よりお祈り致します。

お身体には十分お気をつけ、元気な赤ちゃんを産んでくださいね。
今までお世話になりました。
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[署名]
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※注意※

最終段落の 「無事にご出産されることを心よりお祈り致します。
お身体には十分お気をつけ、元気な赤ちゃんを産んでくださいね。」 といった
出産については退職者にとってデリケートな内容です。
そのため退職者と親しい場合のみ、このようなことを書いてもよいですが、
そうでない方は出産等のデリケートな内容について記載することは避けましょう。

退職理由がわからない場合

本文:
□□さん
お疲れ様です。○○です。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

□□さんとは私が新卒入社してから3年目まで同じチームでご指導いただき、今日まで勤めてこれました。
また同じチームで働けることを楽しみにしておりましたので、退職をされると伺い、大変残念です。

今後の□□さんのさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
今までお世話になりました。
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[署名]
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【社外編】退職の挨拶メールに対する返信メールの文例

社外の人からの退職の挨拶メールへの返信メールの文例を、退職理由別に紹介します。

定年退職の場合

本文:
□□株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
AAA株式会社の○○でございます。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

△△様にはこれまで弊社をご贔屓いただき、感謝申し上げます。
仕事以外にも趣味の話や子育ての話など、いろいろと勉強させていただき、
この時間がなくなると思うと残念でなりません。

今後の人生を楽しまれるよう心よりお祈りいたします。
お身体には十分お気をつけください。
今までお世話になりました。
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[署名]
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転職による退職の場合

本文:
□□株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
AAA株式会社の○○でございます。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

△△様にはこれまで弊社のためにご尽力いただき、大変助かりました。
△△様のお力添えがなくなると考えますと残念でなりません。
今後も成果が落ちぬよう貴社の後任の■■様と協力していきたいと思います。

新しい環境での△△様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
今までお世話になりました。
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[署名]
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結婚・出産による退職の場合

本文:
□□株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
AAA株式会社の○○でございます。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

△△様にはこれまで弊社のためにご尽力いただき、大変助かりました。
今まで私の力不足により多大なご迷惑をおかけいたしましたが、
その度にいつも迅速にフォローしていただける△△様のおかげで弊社がここまでやってこれました。

今月に退職されることは以前より聞いておりましたが、
いざこの日を迎えると寂しさがこみ上げてきています。

お身体には十分お気をつけください。
今までお世話になりました。
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[署名]
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※注意※

退職者が社外の場合、その方と親しくとも出産等のデリケートな内容に触れない方が無難です。
退職者が気にしなくとも相手企業へのメールだと、退職者以外の方があなたのメールをみる可能性もあります。

退職理由がわからない場合

本文:
□□株式会社
△△様
いつもお世話になっております。
AAA株式会社の○○でございます。

ご多用のところ、退職のご挨拶をしていただき、誠にありがとうございます。

△△様にはこれまで弊社のためにご尽力いただき、大変助かりました。
△△様のお力添えがなくなると考えますと残念でなりません。
今後も成果が落ちぬよう貴社の後任の■■様と協力していきたいと思います。

今後の△△様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
お身体には十分お気をつけください。
今までお世話になりました。
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[署名]
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まとめ

いかがでしたか。
退職の挨拶メールが届いた際は、まずはそのメールに返信すべきか判断をしましょう。
判断のポイントは“個人宛にメールがきたか”“退職者・退職者が所属する企業と取引が続くか”の2点です。
返信する場合は、上記文例を参考に、今までの感謝の気持ち・退職に対する残念な気持ち・今後の活躍を祈る気持ちを盛り込んだメール内容をなるべくはやく送りましょう。

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