経験者・新卒・未経験 ・新卒 【例文つき】総務職の志望動機

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企業をうまく機能させるためのサポート全般を担う総務職。明確に決まった業務がないため、志望動機の書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。

ここでは、キャリアや業務内容別に総務職の志望動機の書き方をレクチャーします。

【例文つき】総務職の志望動機の書き方

まずは、経験者・未経験・新卒など、キャリア別の志望動機の書き方についてみていきましょう。

経験者は「新しい環境で挑戦したいこと」が重要

総務経験者は、新しい環境で挑戦したいことを志望動機に盛り込みましょう。

より大きな規模の仕事で専門性を磨きたい、プロジェクトの規模に関わらず裁量を持って培った実力を試したいなど志望先に合わせてポジティブな理由を強調すると良いでしょう。

それに合わせて自分の持っているスキルも示すと、よりアピール性の高い志望動機になります。

<例文>

前職では総務部で株主総会の企画・運営に携わってきました。細かい調整などの些細な気配りを重ね、「〇〇さんに任せておけば安心だね」とお褒めの言葉をいただけるようになりました。

スキルが高まるに従って、新たなフィールドでゼロから株主総会の企画・運営にも携わりたいと考えるようになり、昨年上場を果たされた貴社を志望いたしました。

前職で培ってきたスキルを生かして経営をサポートし、より経験を積んで貴社の発展に貢献したいと考えております。

未経験者は「なぜ総務なのか」を明確に

未経験者の場合はキャリアチェンジしてでも総務に就きたい理由を明確に示すことが必要になります。

「事務系は楽そうだから」という消極的な理由ではなく、「スキルを生かして企業を支えたい」のような能動的な姿勢を示すと好印象です。

また、「前職の業務内容→前職ではできなかったこと→それが総務という仕事を通じて叶えられると思った」という流れを意識して書くと、わかりやすい志望動機になります。

<例文>

前職では営業職に就いており、顧客の要望に応えることを自らの課題としてきました。

そんななかで、お客様を満足させるための仕事は働きやすい環境があってこそ生まれるものだと実感し、社内環境を整備することで仕事全体の質を高められる総務事務という仕事に惹かれるようになりました。

貴社は早くから残業ゼロ運動などの労働環境の整備に取り組まれており、時代に合わせて社員のニーズに応える姿勢に大変共感しております。

総務事務は未経験ですが、私が今まで取り組んできた「要望を傾聴してそれに応える」という力が貴社で生かせるのではないかと考えています。

新卒はチームプレイへの適性を示す

新卒は、チームプレイを行った経験を元に総務職を志望する動機を述べると、適性があると認めてもらえる可能性が高いでしょう。

総務は、社員全員が気持ちよく働ける職場環境の整備が大きな目的のため、多様な意見を受け付け、不公平な判断をせず社員から不満が出ないように調整する能力が求められます。

そのためには、全体に貢献したいという意欲と、その適性を伝えるエピソードが重要になるのです。

<例文>

私は大学時代に飲食店のアルバイトでバイトリーダーを経験しました。

スタッフは経験者から新人までさまざまでしたが、一人ひとりの意見を傾聴したり各自の得意な業務を任せたりして、全員が売上アップに向かって気持ちよく働けるように誘導しました。その結果、売上目標を達成することができました。

この経験を通して、さまざまな部署の人と関わり、ひとつの目標に向かって社員をまとめることができる総務の仕事に興味を覚えました。

いろいろな人の意見を傾聴したうえでまとめるスキルを生かし、全ての社員が気持ちよく働けるように貴社を支えていきたいです。

コラム:面接で志望動機を話すときのポイント

志望動機ではなぜ総務を選んだのか」「なぜこの企業を選んだのかの2点が重視されます。

総務の業務は多岐にわたり、内容は企業によって異なります。面接官は、志望動機を聞くことによって以下2点を判断しようとしているので、志望動機にはこの内容をしっかり盛り込みましょう。

  • あなたが応募する企業の業務内容を把握しているか
  • 総務を雑用と甘く見ていないか

また、面接は会話を通してコミュニケーション能力を判断する場でもあります。

総務は社内・社外を問わずさまざまな人と関わっていく職であるため、コミュニケーション能力が不可欠です。礼儀正しい振る舞いを心がける、大きな声でハキハキと話すなどのポイントに注意しましょう。

【例文つき】業務内容別!志望動機のポイント

総務とひとくくりにいっても、事務中心の総務事務、経理の業務を兼任する総務経理など、企業によって業務内容はさまざまです。

ここでは業務内容別に志望動機の書き方を見てみましょう。

総務事務は丁寧さや気配りができることをアピール

総務事務の志望動機では、丁寧な仕事ぶりや職場で関わる方々への気配りについてアピールするのがおすすめです。

総務事務は会社の備品管理やオフィスの環境整備、株主総会の企画・運営など社内外の場づくりをメインとする仕事です。また、冠婚葬祭や訪問者への対応を担うことも多いです。

このような業務には常に社内の環境や社員の意見に気を配ることが不可欠です。意欲を示すとともに「誠実で丁寧な仕事をしてくれそう」という評価が得られると、大きなアドバンテージになるでしょう。

<例文>

前職は営業職でしたが、総務部の方々に多くのフォローを頂いたおかげで、スムーズに仕事に取り組めていたと考えております。

そんななかで、今度は自分が総務部に入って社員を支える立場になりたいと考えるようになりました。

貴社の企業理念は「従業員が安心して働ける会社を目指すこと」ですが、縁の下の力持ちとして社員を支えていきたいという私の考えと通じるものがあり、大変共感いたしました。

総務事務の業務は社外の人と接することが多く、誠実さや丁寧さが求められていると考えています。前職では顧客対応の際に言葉の選び方や口調に気を配り、「丁寧な対応で印象が良い」との声をいただいたこともありました。

このような誠実さや丁寧さを存分に発揮し、貴社に貢献していきたいです。

総務経理は数字にこだわる姿勢をアピール

総務経理は、数字を取り扱う仕事への興味と適性をアピールしましょう。

総務のなかでも専門性の高い総務経理では、商業簿記や会計学、財務諸表の読み取りなど、実践的なスキルが求められます。そのため、まずはそれらの業務に熱意を持っていることを志望動機で強調するのが重要です。

また、簿記などの資格を持っていれば、一定の能力の証明になるため、志望動機でも触れると良いでしょう。

<例文>

私は前職でオフィスシステムの営業職に従事しておりました。

そのなかで、利益を上げるためには売り上げだけでなく原価や必要経費が重要であることを学び、それらを取り扱っている総務経理の業務に興味が湧きました。また、総務経理を目指すべく、業務の傍ら勉強を重ねて簿記2級の資格を取得しております。

貴社は文書管理システムにおける事業拡大を行っており、前職で身に付けたオフィスシステムについての知識も生かせると考えております。

いち早く貴社の業務に貢献したいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。

総務人事は対話力に長けていることをアピール

人事を兼任する総務職に応募する場合は、対話力に長けていることをアピールしましょう。

通常の総務の業務に加え、採用にも携わる総務人事は、社員や株主だけでなく、就活生、採用メディアの担当者などとも密接に関わることになります。

また、社員が納得できる人事評価を行うには、社内の意見を広く受け付け、公平感を持つことが不可欠です。そのためには、さまざまな年代・立場の人々とスムーズに接し、その意見を傾聴できる能力と熱意が重要なのです。

<例文>

私は前職では、100人規模のIT企業でシステムエンジニア職に従事しておりました。

3年前からプロジェクトリーダーを任され、多くのチームメイトの相談を受けたり評価を行ったりするうちに、人と向き合うことに対する魅力を感じるようになりました。

そこから人事・総務に興味が湧き、IT業界の中でも社員のワークライフバランスを重視していると評判の貴社の求人に応募させていただきました。

前職でIT業界についての知識は身に付いているため、公平で納得感のある評価やエンジニアが働きやすい環境を整えることには自信があります。

まとめ

総務は幅広い業務を取り扱っており、経験者・未経験者・新卒といったキャリアの違いによっても重視されるポイントが変わってきます。

転職する企業の特徴を分析して、説得力のある志望動機を作成しましょう。

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