転職・新卒・未経験・職種別 【例文つき】総務職の志望動機
履歴書や面接で必ず聞かれる志望動機。応募先企業や職種に関する理解度・志望度の高さをきちんと伝える必要があります。
この記事では、「総務」に応募するときの志望動機の書き方を解説。総務事務、総務経理、総務人事など、業務内容別の例文も紹介します。
総務の志望動機の書き方
まず、すぐにできる総務の志望動機の書き方を紹介します。
志望動機を組み立てるには、下記の3つの要素が必要になります。
それでは、志望動機に盛り込む3つの要素について詳しく見ていきましょう。
※履歴書に書くときは貴社、面接で答えるときは御社を使います。例文や具体例は履歴書・面接のどちらにも対応しています。状況に応じて貴社・御社を使い分けてください。
1.志望理由（結論）
志望動機の冒頭にはまず「なぜ総務志望なのか」「なぜ応募先の企業で働きたいのか」という志望理由を、結論として簡潔に書きます。
記載内容を決めるためには、志望先企業のホームページや採用サイトなどにある「経営理念」「求める人物像」などをチェックし、力を入れている取り組み・事業、求められる資質や能力を調べます。その上で、どのような部分に魅力や自分の適性を感じたのかを説明しましょう。
〈具体例〉
- チャレンジングな環境で働き、総務のキャリアを積みたいと思ったため志望した
- 労働環境の整備に先進的に取り組まれてきた貴社で、総務として働きたい
志望動機の書き出しに迷ったときは、下記の記事を参考にしてください。
2.その結論に至った具体的なエピソード
冒頭で志望理由の結論を述べたあとは、その結論に至った具体的なエピソードを書きます。理由・背景を説明することで、志望動機の説得力が増します。
その企業を知った・興味を持ったきっかけとなるエピソードや、仕事に対する価値観など「自分ならでは」の要素を組み合わせて「たくさんの企業がある中でなぜ応募先を選んだのか」を説明しましょう。
〈具体例〉
- 前職では総務部で社内イベントの運営や備品の管理、社内規定の更新などに携わってきた。細かい調整などで些細な気配りを重ね、メンバーからお褒めの言葉をもらえるようになったが、会社が安定期に入り、新しいことに挑戦する機会が減ったことに物足りなさを感じた。
転職するなら「創業期の会社で企業の仕組みづくりに携わりたい」と考えるようになり、前職と同じ業種で企業を探していたところ、創業3年で総務職を募集していた貴社に出会った。 - 前職では営業職に就いていた。総務スタッフに受発注の契約手続きなどで助けてもらったことで仕事しやすくなり、総務という仕事に惹かれるようになった。
転職活動時に未経験OKの貴社を見つけた。残業が問題視される前から「残業ゼロ運動」などの労働環境の整備に取り組んでいたことを知り、時代に合わせて社員のニーズに応える姿勢に魅力を感じた。
状況別のアピールポイント
総務「経験者」の場合
総務経験者の場合は、「より大きな規模の仕事で専門性を磨きたい」「プロジェクトの規模に関わらず、裁量を持って培った実力を試したい」など、新しい環境で挑戦したいことを述べるとアピール力のある志望動機になります。
総務「未経験者」の場合
未経験者の場合は、キャリアチェンジしてでも総務に就きたい理由を明確に示すことが必要になります。例えば「事務は単純作業だから」という消極的な理由ではなく「スキルを活かして企業を支えたい」というように前向きな姿勢を示すと好印象です。
「前職の業務内容→前職ではできなかったこと→それが総務という仕事を通じて叶えられると思った」という流れを意識して書きましょう。
「新卒」で応募する場合
新卒で応募する場合は、組織全体に貢献できる経験・適性を伝えるエピソードを盛り込みましょう。総務は社員全員が気持ちよく働ける職場環境の整備を目的とし、多様な意見を受け入れて社員から不満が出ないように調整する能力が求められるためです。
3.採用後の意気込み
志望動機の締めでは、これまでの経験やスキルを応募先でどのように活かせるのかを説明します。
経験者の場合は前職で得たスキルや経験の活かし方を記載すると、入社後にどんなポジションでどのように働けるのか、採用担当者が想像しやすくなります。
新卒や未経験者の場合は大学生活やアルバイト、ゼミやサークル活動で得たスキルや経験の活かし方を具体的に伝えると良いでしょう。
〈具体例〉
- 前職で培ってきたスキルを活かして即戦力として経営をサポートし、より経験を積んで貴社の発展に貢献したい
- 前職の営業活動で意識的に取り組んできた「要望を傾聴してそれに応える」という力は、社員のキャッチアップを重視する貴社の総務職で活かせるのではないかと考えている
コラム：総務の仕事内容を理解しよう
「総務」は、営業や製造部門といった直接部門を支える間接部門で、まさに縁の下の力持ち的なポジションです。
具体的な業務内容は企業によって異なりますが、備品・設備管理や来客対応、社内イベント企画、各種文書作成などの事務作業がメインとなります。
また、総務担当者は労務・経理・人事などの役割を兼ねることもあります。そのため、基本的な事務処理能力に加えて、法律の知識や、経営層や他部署と交渉する力などが求められます。
【業務内容別】総務の志望動機の例文3選
未経験者が総務に応募する場合の志望動機の例文を3つの業務内容別に紹介します。
「総務事務」は丁寧さや気配りができることをアピール
〈例文〉
- 貴社の企業理念に共感し、総務職として働きたいと思い志望しました。
- 前職は営業職でしたが、総務担当者が一時期休職した際に総務の仕事を代わりに受け持ったことがありました。この経験から、組織全体がうまく回るように社員1人ひとりをサポートする仕事にとてもやりがいを感じ、総務職への転職を決意しました。
貴社は「従業員が安心して働ける会社を目指すこと」をモットーにしており、縁の下の力持ちとして社員を支えたいという私の考えと通じるものがあり、大変共感いたしました。 - 総務事務の業務は誠実さや丁寧さが求められていると考えています。前職では顧客対応の際に言葉の選び方や口調に気を配り、「丁寧な対応で印象が良い」との声をいただいたこともありました。
このように誠実で丁寧な対応を心がけ、事務以外にもさまざまな業務に積極的に取り組んで貴社に貢献していきたいです。
総務事務の志望動機では、丁寧な仕事ぶりや職場で関わる方々への気配りについてアピールするのがおすすめです。
総務事務は、会社の備品管理やオフィスの環境整備、株主総会の企画・運営など社内外の場づくりをメインとする仕事です。また、得意先の担当者が結婚したら祝電を送るなど、冠婚葬祭関連業務や訪問者への対応を担うことも多いです。
このような業務には、常に社内の環境や社員の意見に気を配ることが必要です。意欲や適性を示すことで「誠実で丁寧な仕事をしてくれそう」という評価が得られると、大きなアドバンテージになるでしょう。
「総務経理」は数字にこだわる姿勢をアピール
〈例文〉
- 文書管理システムのパイオニアである貴社で、前職の知識を役立てながら働きたいと思い、貴社の総務職を志望しました。
- 私は前職でオフィスシステムの営業職に従事しておりました。その中で、利益を上げるためには売り上げだけでなく原価や必要経費が重要であることを学び、それらを取り扱っている総務経理の業務に興味を持ちました。
貴社は文書管理システムのパイオニアとして事業拡大を行っており、前職で身に付けたオフィスシステムについての知識も活かせると考えております。 - 総務経理を目指すべく、業務の傍ら勉強を重ねて簿記2級の資格を取得しております。経理の仕事をはじめ、総務として幅広い業務を通して貴社に貢献したいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。
総務経理は、数字を取り扱う仕事への興味と適性をアピールしましょう。
総務のなかでも専門性の高い総務経理では、商業簿記や会計学、財務諸表の読み解きといった実践的なスキルが求められます。そのため、まずはそれらの業務に熱意を持っていることを志望動機で強調するのが重要です。
また、簿記などの資格を持っていれば、一定の能力の証明になるため、志望動機でも触れると良いでしょう。
「総務人事」は対話力に長けていることをアピール
〈例文〉
- 社員のワークライフバランスを重視する取り組みを行っている貴社で、人事・総務として働きたいと思い、志望しました。
- 私は前職では、100人規模のIT企業のシステムエンジニアでした。3年前からプロジェクトリーダーを任され、多くのチームメンバーの相談を受けたり評価を行ったりするうちに、メンバーのパフォーマンスを最大化させるためのマネジメントやサポート業務に携わりたいと思うようになりました。
チームだけでなく、会社という大きな単位でその仕事ができる人事・総務に興味が湧き、IT業界の中でも社員のワークライフバランスを重視して先進的な取り組みを多数実践されている点に魅力を感じ、貴社の求人に応募させていただきました。 - 前職でIT業界についての知識は身に付いているため、公平で納得感のある評価やエンジニアが働きやすい環境を整えることには自信があります。将来的にはさまざまな業務に積極的に取り組み、会社の成長を支える総務担当になりたいと思っていますので、よろしくお願いいたします。
人事を兼任する総務職に応募する場合は、対話力に長けていることをアピールしましょう。
通常の総務の業務に加え、採用にも携わる総務人事は、社員や株主だけでなく、就活生、採用メディアの担当者などとも密接に関わることになります。
また、社員が納得できる人事評価を行うには、社内の意見を広く受け付け、公平感を持つことが不可欠です。そのためには、さまざまな年代・立場の人々とスムーズに接し、その意見を傾聴できる能力と熱意が重要になります。
コラム：面接で志望動機を話すときのポイント
面接で総務への志望動機を聞かれた際も「なぜこの企業を選んだのか」「なぜ総務を選んだのか」の2点が分かるように伝えるようにしましょう。
面接官は、志望動機を聞くことによって「自社の業務内容を把握しているか」「総務の業務を甘く見ていないか」を判断しようとするためです。
また、面接は会話を通してコミュニケーション能力を判断する場でもあります。総務は社内・社外を問わずさまざまな人と関わる職であるため、コミュニケーション能力が不可欠です。礼儀正しい振る舞いを心がける、大きな声でハキハキと話すなどのポイントに注意しましょう。
面接で志望動機を話すときのポイントについて、くわしくは下記の記事でも解説しています。
志望動機が完成したあとは…
志望動機が完成したあとは、履歴書の提出マナーを提出方法別におさらいしておきましょう。
▼郵送するとき
▼メールで送るとき
▼面接に持参して手渡しするとき
下記の「履歴書の書き方ガイド」では、印刷の仕方やよくある疑問についてもまるっと解説してるので、ぜひチェックしてみてください。
関連記事
