手書き・パソコン作成に対応 退職届・退職願の書き方決定版

退職届・退職願の書き方について、知っておきたいルールをすべて解説します。

退職届・退職願は手書きが基本

退職届や退職願は、縦書きのB5かA4の白い用紙に、黒のボールペンもしくは万年筆を使って手書きするが一般的。特に指定がない場合は、パソコンではなく手書きで作成するようにしましょう。

【退職届と退職願に使う用紙とペン】 ・用紙のサイズはB5かA4(白で柄なしなら罫線入りもOK) ・ペンは黒のボールペンか万年筆 (フリクションタイプはNG)

パソコンで作成するなら、テンプレが便利

退職届・退職願をパソコンで作成するよう指定された場合は、テンプレートを使うのが便利です。日付や名前など、変更が必要な部分のみ書き換えて印刷してください(docx形式。Microsoft word2007以上推奨)。

テンプレートの使い方

  1. ダウンロード完了後、PCのMicrosoft Wordでファイルを開く
  2. 日付と、グレーの文字部分(所属部署と氏名、退職する会社名・代表者名)を書き換える
  3. グレーの文字を、黒色に変更する
  4. プリントアウトの上、名前の下に捺印する

【見本つき】退職届の書き方

まずは、退職届の書き方から解説します。退職届は定型文なので、退職理由にかかわらず見本と同じ内容を記入するようにしましょう。

【退職届の見本】 退職届/私事、/このたび、一身上の都合により、/来たる令和●年●月●日をもって、退職いたします。/令和●年●月●日/□□事業部 △△課/白洲 太郎(印)/株式会社いろはソリューションズ/代表取締役社長 就職 次郎 様

退職届の書き方のポイント

1冒頭(見出し)

見出しにあたる一行目には「退職届」と書く。

2書き出し

二行目の一番下に「私事、」と書く。「私儀、」とするのも可。

3退職理由

どのような事情でも「一身上の都合により、」と書く。

※会社都合退職の場合は、書き方が異なります。くわしくは→会社側の事情なら、退職理由は具体的に書く

4退職日

上司と相談して決めた退職日を書く。最終出社日の後に有給休暇を消化する場合も、最終出社日ではなく退職日を書く。年の表記は西暦・元号どちらでもOK。

5提出する年月日

退職届を提出する日付を書く。年の西暦・元号は、退職日とそろえる。

6所属部署・氏名

所属する部署名とフルネームを書く。

7押印

会社の規定に合う印鑑で押印する。「認印が必要」「シヤチハタでもOK」「印鑑は不要」など会社によって規定が異なるので、提出前に確認しておくのが無難。

8宛先

会社名代表者名を正式名称・フルネームで書く。「(株)」などと省略するのはNG。代表者名の敬称は「殿」でもOK。

【見本つき】退職願の書き方

続いて、退職願の書き方を解説します。退職願も定型文なので、退職理由にかかわらず見本と同じ内容を記入するようにしましょう。

【退職願の見本】 退職願/私事、/このたび、一身上の都合により、/来たる令和●年●月●日をもって、退職いたしたくここにお願い申し上げます。/令和●年●月●日/□□事業部 △△課/白洲 太郎(印)/株式会社いろはソリューションズ/代表取締役社長 就職 次郎 様

退職願の書き方のポイント

1冒頭(見出し)

見出しにあたる一行目には「退職願」と書く。

2書き出し

二行目の一番下に「私事、」と書く。「私儀、」とするのも可。

3退職理由

どのような事情でも「一身上の都合により、」と書く。

4退職希望日

退職を希望する日付を書く。年の表記は西暦・元号どちらでもOK。

5文末

退職をお願いする書類なので、「退職いたしたくここにお願い申し上げます」と書く。

6提出する年月日

退職願を提出する日付を書く。年の西暦・元号は、退職希望日とそろえる。

7所属部署・氏名

所属する部署名とフルネームを書く。

8押印

シヤチハタではなく、認印を使用するのが無難。

9宛先

会社名代表者名を正式名称・フルネームで書く。「(株)」などと省略するのはNG。代表者名の敬称は「殿」でもOK。

退職届・退職願を入れる封筒マナー

封筒は「白い二重封筒・郵便番号枠なし」

【退職届と退職願を入れる封筒】 白無地、郵便番号の枠なし

退職届・願を入れる封筒は、白色で無地のものを選びます。「白封筒」「二重封筒」と呼ばれる、中身が透けないタイプのものを使うようにしましょう。

封筒のサイズは、退職届・願を3つ折りにした大きさに合うものを用意しましょう。B5なら「長形4号」A4なら「長形3号」が適しています。

【見本つき】封筒の書き方

封筒を用意したら、退職届・退職願を入れて表・裏にそれぞれ下記の通り記入します。

 【退職届と退職願を入れる封筒の書き方】 表書きは、中央やや上よりに「退職届」または「退職願」と大きく書く。裏書きは、左下に自分の所属(□□事業部 △△課 白洲 太郎)を書く。

封筒の書き方のポイント

  • 表面の中央やや上寄りに「退職届」もしくは「退職願」と書く
  • 裏には所属部署とフルネームを書く

▼退職届・願の封筒マナー・入れ方を解説

退職「届」と退職「願」の違い

届・願は提出する目的とタイミングが異なる

退職届と退職願は、提出する目的出すタイミングが異なります。まずは、自分がどちらを書けばいいのかを確認しましょう。

【退職届と退職願の違い】 <退職届>退職します、と宣言するための書類。すでに退職がまとまっている場合に提出する。 <退職願>退職させてください、とお願いするための書類。初めて退職を切り出す時に提出する。

退職届…退職の話がまとまったら提出

退職届は、「退職します」と宣言して退職を決定づけるために提出する書類。会社との折り合いがつき、退職の話がまとまった後に提出するのが一般的です。

実のところ、法律上はたとえ会社の合意がなくても、退職届を提出すれば2週間で退職が成立します。とはいえ、退職を切り出すときに提出したり、退職の話がまとまっていない段階で提出したりすると、トラブルに発展する可能性もあります。

基本的には退職の話がまとまった後、会社側に求められたタイミングで提出するのがベストでしょう。

退職願…退職交渉の場で提出

退職願は「退職させてください」とお願いするための書類なので、上司に初めて退職を切り出すときに提出するのが一般的です。

なお、退職願は会社によっては出す慣習がないところもあります。心配な場合、用意したうえで退職交渉にのぞみ、「退職願はある?」と聞かれたら提出するのがおすすめです。

退職までの一般的な流れをまとめました。

【退職までの一般的な流れ】 (1)退職を切り出し、退職願を提出する (2)退職交渉を進め、退職日を決定する (3)話がまとまったら、退職届を提出して退職を確定させる

コラム:退職「届」は提出後に撤回できない

退職届は提出後、「やっぱり退職したくない」と思っても撤回は難しいので注意が必要です。

一方、退職願は提出後でも、会社側が受理・承諾したということが本人に伝わっていない場合は撤回できます

とはいえ、撤回して働き続けると上司や同僚との間に気まずいしこりが残ったり、他部署への異動といった不利益を受けてしまうリスクも。退職届・願いずれにしても、提出するのは退職の決意が固まった後が無難でしょう。

退職の撤回について、くわしくは「退職を撤回できるケース・拒否されるケース」で解説しています。

退職届・願に関するよくあるQ&A

「退職届を受け取ってもらえない」「退職届・願は不要だと言われた」など、退職届・願にまつわる疑問について解説します。

退職届を受け取ってもらえないときは、どうすればいい?

法律上、退職の申告をした後2週間が経過すれば、退職が成立します。よって口頭ではっきりと「退職します」と伝えていれば、退職届を受け取ってもらえないとしても会社は辞められます

しかし、退職届を出さないまま退職すると、言った言わない問題に発展する可能性も。直属の上司が退職に応じてくれない場合は、まずはさらに上の上司や人事担当者にかけ合いましょう。それでも話が進まければ、内容証明郵便で退職届を送付すると、2週間で法的な退職が成立します。

退職届を郵送するときのポイントは「郵送する場合は、どう書けばいい?」を参考にしてください。

※内容証明郵便の出し方はこちら→内容証明|日本郵便

退職届・願が必要ないと言われたら、出さなくてもいい?

退職願は必ずしも提出する必要はありませんが、退職届は提出しておくのがベター。退職届を提出して証拠を残しておかないと、退職の話がまとまったと思っていても「辞めるとは聞いてない」と言われ、話が覆される可能性があります。

「形として、退職届を提出させていただきます」と言って提出し、コピーを手元に残しておくようにしましょう

会社都合退職でも、退職届・願は必要?

退職勧奨を受けて退職するなど、会社都合退職の場合は退職届や退職願を出さなくてかまいません

もし退職願を提出すると、自ら退職を申し出たとみなされ、自己都合退職にされてしまう可能性があります。

退職届は提出しても問題ありませんが、退職勧奨で辞めるのなら「一身上の都合により」の部分を「貴社、退職勧奨に伴い」と書き、会社都合で辞めた証拠を残しておくようにしましょう。

会社都合退職の退職届の書き方について、くわしくは「会社側の事情なら、退職理由は具体的に書く」で解説しています。

退職届・退職願が完成したら…

退職届と退職願が作成できたら、いよいよ本格的な退職準備に入ります。役立つ記事をまとめたので、参考にしてみてください。

▼スムーズに有給消化するコツは?

▼最終日はどんな挨拶をすればいい?

▼離職するなら、どんな手続きが必要?

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