返信方法を例文つきで解説 面接日程を承諾するメールは送るべき？

企業からメールで送られてきた面接日程を承諾するとき「どう返信すればいいのか」「そもそも返信は必要なのか」などの疑問が出てくるかもしれません。

この記事では、面接日程を承諾するときのメール返信のマナーや例文を解説します。

面接日程を承諾するメールは必ず送る

面接の日程を承諾するメールは必ず送りましょう。返信をしないと、採用担当者は日程について合意が取れたかどうかわからないままになってしまいます。

また、日程調整には時間と手間もかかっているので、採用担当者に感謝を伝える意味でも、日程承諾のメールは送るのが一般的です。

ただし、採用担当者からのメールに「返信は不要です」と書いてある場合、返信は不要です。

面接日程の承諾メールを送る際のマナー

企業に面接の日程を承諾するメールを送るときは、採用担当者にネガティブな印象を持たれないよう、次の3つのマナーを守りましょう。

24時間以内に返信する

面接日程の承諾メールに限らず、ビジネスシーンにおいてはメールは24時間以内に返信するのが基本です。早ければ早いほど採用担当者に誠意や熱意が伝わりやすいため、できれば半日以内に返信することをオススメします。

返信が遅れると希望の日程が埋まってしまう、志望度が低いと思われてしまうなどの恐れがあるため、企業からの連絡を確認した時点で返信するのがベストです。

もし返信を忘れていた場合は、返信が遅れたことへの謝罪を含めたメールを送りましょう。

喜びと感謝の気持ちを伝える

面接日程を承諾するときは、日程を確認した旨だけではなく、選考を通過したことへの喜びや、日程調整をしてもらった感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。

熱意や入社意欲の高さ、人柄の良さが伝わって好印象を与えることができます。

提示された日時と場所を記載する

企業から提示された面接日程を承諾するときは、提示された日時と場所をメール本文に必ず記載しましょう。採用担当者と自分の間で認識が一致していることを明確に示すためです。

メールでよくある間違いが、日付と曜日のズレ。例えば、正しくは「3月2日（金）」のところを「3月2日（木）」と記載されているなど、先方から提示された日程の日付と曜日がズレていることがあります。

その場合、日付の方が正しいだろうと思い込まず、必ず応募企業に返信して確かめましょう。

面接日程の承諾メールの例文・返信のポイント

企業から提示された面接日程を承諾する返信メールには、次の2つのケースがあります。

それぞれのケースについて、メール例文と返信のポイントを解説します。

特定の日程を承諾するケース

企業から「◯日の△時はいかがですか？」などと、特定の日程を提示された場合は、その日程で問題ない旨を伝えたうえで、認識の齟齬を防ぐために指定された日時を記載した承諾メールを送ればOKです。

実際のメール例文を、1）応募先の企業に訪問して対面で面接を受ける場合と、2）オンラインで面接を受ける場合に分けて紹介します。

1）対面で面接を受ける場合

応募先の企業のオフィスに訪問して対面で面接を受ける場合は、日時だけでなく会場も事前に正しく把握しておく必要があります。

承諾メールでは確認の意味も兼ねて、日時と会場の場所を明記しましょう。

〈特定の日程を承諾する場合のメール例文（対面面接）〉

2）オンラインで面接を受ける場合

オンラインで面接を受ける場合も、対面で面接する場合とメールの文面はほぼ同じです。面接会場の場所の代わりに、企業から提示された当日の面接用URLやパスコードなどを記載しましょう。

〈特定の日程を承諾する場合のメール例文（オンライン面接）〉

企業によっては、面接日が近づいてから改めてURLやパスコードなどのアクセス情報を案内するケースもあります。

もし日程を提示されたメールに「当日のアクセス先は追って連絡します」とあった場合は、返信内容に面接日時を記載したうえで「後日、当日のアクセス情報をお送りいただけるとのこと、承知いたしました。」などと、その旨を理解したことを伝えればOKです。

複数の候補日から都合のいい日を選ぶケース

面接の日程について、応募先の企業から複数の候補日が送られてきた場合は、参加できるすべての日程を記載して返信しましょう。

「第一希望」「第二希望」のように、希望する順番がわかるように記載すると、企業側が最終的な日程を決めやすくなるのでオススメです。

〈複数の候補日から日程を選ぶ場合のメール例文〉

承諾メールの返信後、企業から「それでは◯日の◯時でお願いします」などと、面接日程の確定メールが来たら「特定の日程を承諾するケース」で紹介している方法で返信すればOKです。

面接日程確定のメールにも返信しよう

面接日程の承諾メールを送ったのち、企業から再度「それでは◯日の◯時からよろしくお願いします」などと日程確定のメールが来たら、改めて面接調整の感謝を伝えたうえで「こちらこそ当日はよろしくお願いいたします」などと返信しましょう。

日程や会場については認識のすり合わせができている状態なので、再度面接日時や会場を記載する必要はありません。

〈面接日程確定のメールへの返信例文〉

面接日程が確定したあと、日程を変更・再調整したい場合や面接を辞退したい場合は、以下の記事を参考にしてください。

承諾・確定のお礼・変更や再調整

面接の日程調整メール例文集・書き方

送信前に確認！承諾メールのチェックリスト

面接日程の承諾メールを送る前は、以下のチェックリストを使って確認すると抜け漏れを防げます。

特にメールアドレス関連のミスは起こりやすいので注意が必要です。宛先を間違えると、企業側にメールが届いていないのに送信したつもりになってしまい、いつまでも面接日程が決まりません。

また、応募先企業とのやりとりに使用したことがないアドレスで返信してしまうと、企業側の迷惑メールフォルダに分類される可能性があり、採用担当者の確認が遅れる原因になってしまいます。

確実に採用担当者に届くように、送る前に今一度アドレスが正しいかどうかを確認しましょう。

面接日程を承諾した後は面接の準備をしよう

面接日程を承諾したら、次はいよいよ面接本番です。以下の記事を参考にして、万全の状態で面接に臨みましょう。

これだけ読めば安心！回答例文も

転職の面接で聞かれる質問53本ノック

受付・入室・面接中・退室を網羅

イラストでわかる！面接マナー大全

スーツじゃないとダメ？

転職の面接の正しい服装【男女別】

この記事の執筆者

「転職Hacks」編集部

株式会社クイック

株式会社クイックが運営する、転職活動にまつわる情報サイト「転職Hacks」の編集部。履歴書・職務経歴書の書き方や面接対策などのノウハウ記事、キャリアの悩みを解消するインタビュー・コラムを掲載中。