色・サイズ・書き方・折り方… 退職届・退職願の封筒ガイド

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退職届・退職願を入れる封筒について、知っておきたいマナーをすべて解説します。

封筒の色・サイズや書き方、用紙の折り方・入れ方など、順を追って見ていきましょう。

退職届・退職願の封筒の選び方

【色】白封筒・郵便番号枠なし

退職届・退職願を入れる封筒は、白色で無地のものを使うのがマナー。

直接手渡しするものなので、郵便番号を書く赤枠がないものを用意するようにしましょう。さらに言えば、中身が透けない「二重封筒」が最適です。

退職届・退職願を入れる封筒は、無地の白色で郵便番号の枠なしのものを選ぶ

手軽に入手できる茶封筒はマナー違反。茶封筒は領収書や請求書のやり取りなど事務的な用途で使われるもので、正式な文書を入れる際には適していません。カラー封筒や、柄つき・横書き用の白封筒もNGです。

【サイズ】三つ折りにした用紙が入る大きさ

封筒のサイズは、三つ折りした退職届・退職願の用紙がぴったり入るものを選びましょう。用紙がA4なら長形3号(長3封筒)、B5なら長形4号(長4封筒)が適しています。

退職届・退職願を入れる封筒のサイズは、用紙がA4なら長形3号、B5なら長形4号にする

なお、会社からA4・B5以外の用紙を指定された場合は、三つ折りにした用紙が入る封筒のうち、大きすぎないサイズのものを使うようにしましょう。

コラム:封筒は、コンビニや100均で買える?

東京都内のコンビニと100円ショップを数件リサーチしたところ、郵便番号の赤枠がない白封筒を販売しているところは極わずか。

コンビニに至っては、どこも郵便番号の赤枠がついている封筒しか販売していませんでした。

このため、適切な封筒をスムーズに入手するには、大きな文具店や事務用品店に行くか、インターネットで購入するのが得策だといえるでしょう。

▼インターネットで購入するなら

「郵便番号枠つきのものしか見当たらない…」という場合は、そちらを使用するのもやむを得ません。

とはいえ「封筒のマナーが間違っている」などと揚げ足を取られ、退職手続きが難航する可能性もあるので注意が必要です。

くわしくは、この後の「郵便番号枠アリの封筒を使うのは、本当にNG?」を参考にしてください。

【書き方】封筒の表・裏の見本つき

退職届・退職願を入れる封筒は、黒のボールペンか万年筆を使って手書きするのがマナー。表面には「退職届(退職願)」、裏面には所属部署フルネームを記入しましょう。

退職届・退職願を入れる封筒の表面には退職届(退職願)と書き、裏面には所属部署とフルネームを記入する

ポイント

  • 「退職届(退職願)」は中央よりやや上寄りに書く
  • 所属部署名は正式名称で書く

筆ペン・サインペンで書くのはNG

退職届や退職願は人目につかないように提出するものなので、筆ペンやサインペンを使うのはNG

こうしたペンは文字が太く目立ちすぎるため、黒ボールペンや万年筆を使うようにしましょう。

【折り方・入れ方】三つ折り方法・入れる向き

退職届・退職願は、用紙の折り方と封筒への入れ方にもマナーがあります。ここでは、正しい折り方と入れ方を画像つきで解説します。

【折り方】 用紙は三つ折りにする

退職届・退職願は三つ折りにするのがマナー。折る向きには決まりがあるので、次の手順で折り進めてください。

  1. 文字が書いてある面が見えるように置き、下3分の1を上向きに折る
  2. 上3分の1を、上から被せるように折る

退職届・退職願は、まず文字が書いてある面が見えるように置き、下3分の1を上向きに折る。その後、上3分の1を上から被せるように折る。

きれいな三つ折りにするコツ

退職届・退職願と同じサイズの用紙が一枚あれば、簡単にきれいな三つ折りができます。

まず、もう一枚の用紙を横向きにして、左上の角が退職届・退職願と重なるように置きます。

次に、退職届・退職願の重なっていない部分を、重ねた用紙の辺に沿って下から上に折ってください。

後は用紙を外して上から被せるように折れば、きれいな三等分にできます。

きれないな三つ折りにするコツを図化したもの

【入れ方】入れる向きに要注意

三つ折りにした退職届・退職願を、封筒に入れる向きにも決まりがあります。

つぎの手順を参考に、正しい向きで挿入しましょう。

  1. 三つ折りした用紙を、オレンジの角を目印にして左回りに90度回転させる
  2. 封筒の裏面を上にした状態で、中に入れる

退職届・退職願は、まず先程の手順で三つ折りにし、そのまま左回りに90度回転させる。その後封筒の裏面を上にした状態で、中に入れる。

のり付き封筒なら封をしよう

封筒にはじめからのりやテープが付いている場合は、封をするのがマナーです。

のりが付いていない封筒は、のり付けをせずフタ部分(フラップ)を折っておくだけでかまいません。

退職届・退職願を入れる封筒は、のり付きなら封をして中央に〆と書く。のりが付いていないなら封はせず、フタを折っておく。

退職届・退職願の封筒にまつわるQ&A

退職届・退職願の封筒にまつわるよくある質問にお答えします。

郵便番号枠アリの封筒を使うのは、本当にNG?

退職届・退職願を入れる封筒にはマナーがありますが、マナー違反のものを使ったからといって、退職の意志を示す書類としての効力がなくなるわけではありません。

つまり、郵便番号枠がある封筒や茶封筒を使うのも、実はOKということになります。

とはいえ、退職届や退職願は一度でスムーズに受け取ってもらうことが何よりも大切。非常識なものを提出して差し戻されると、退職交渉が難航する原因にもなりかねません。

できる限りマナーにのっとり、白の二重封筒・郵便番号枠なしのものを用意するようにしましょう。

封筒に入れず提出するのはダメ?

退職届や退職願を、封筒に入れずそのまま提出するのはNGです。

渡す当日になっても適切な封筒が手に入らない場合は、コンビニで購入できる郵便番号枠がついた白封筒に入れるのがベター。マナー違反ではありますが、封筒に入れず提出するよりは角を立てずに済みます。

郵送する場合は、どう書けばいい?

退職届・退職願は手渡しが原則ですが、事情があって郵送する場合は、届・願を入れた封筒を、さらに一回り大きな封筒に入れて送るようにしましょう。

送る相手以外が開けてしまわないよう、表面には赤ペンで「親展」と書いておく必要があります。

退職届・退職願を入れた封筒を郵送する封筒の表面には送付先を書き、赤ペンで親展と記載しておく。

裏面には、自分の郵便番号と住所、名前を書いておきましょう。

退職届・退職願を入れた封筒を郵送する封筒の裏面には住所と氏名を記載し、封部分には〆と書いておく。

ポイント

  • 誰に送ればいいか確認したうえで、個人宛に送る
  • 封部分には「〆」と書く
  • 「退職届(願)在中」など、内容物がわかる言葉は書かない

また、郵送する際は送付状も入れておくのがべター。つぎの例文を参考に作成し、退職届・退職願を入れた封筒の上に重ねて封入しておきましょう。なお、送付状はPC作成と手書きのどちらでもかまいません。

送付状の例文(手書きの場合)

拝啓  貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。

このたび一身上の都合により退職させて頂くこととなりましたので、同封の通り、退職届(願)を提出させて頂きます。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
短い間ではございましたが(長い間)、大変お世話になりました。

末筆ながら 貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

郵送の準備ができたら、切手の料金不足を避けるために郵便局で郵送手続きを行いましょう。退職届・願を送付した(退職の意志を示した)証拠を残したい場合は、内容証明郵便を利用するのがおすすめです。

※内容証明郵便について、くわしくはこちら→内容証明|日本郵便

退職届・退職願を提出した後のステップは?

退職届・退職願の提出後、退職日までに読んでおきたい記事をまとめました。

▼退職届を提出して、退職が確定した人は…

▼退職願を提出して、これから退職交渉をする人は…

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