日程調整・お礼・結果など 最終面接に関するメール返信のマナー・例文

最終面接まで進めば、いよいよ内定が視野に入ってきます。応募先企業とのメールのやり取りでささいなミスをしてしまい、これまでの苦労が水の泡になる事態は避けたいもの。

この記事では、最終面接の案内メールから最終面接終了後のお礼メール、最終面接の結果メールにいたるまで、最終面接にまつわるメール返信のマナー・例文について解説します。

最終面接の案内メールに返信する際のマナー

最終面接の案内メールに対しては、ビジネスメールの基本的なマナーを意識して返信すれば、印象を下げることはありません。

具体的には、以下の4つのマナーを守りましょう。

返信は24時間以内に

最終面接の案内メールが届いたら、深夜・早朝は避けたうえで受信から24時間以内に返信しましょう。ビジネスメールは原則として、24時間以内の返信がマナーです。

特に最終面接は経営者や社長が面接官を担当するケースも多く、それまでの面接よりも予定が組みづらいという事情も。

返信が遅くなると日程調整に手間をかけてしまうことはもちろん、「入社の意欲が弱いのでは？」と疑念を持たれてしまうこともあるでしょう。

また、ほかにも候補者がいた場合、返信が遅れたことで最終面接が先延ばしになり、ほかの候補者が先に内定してしまう可能性もあります。

件名を変えずに返信する

最終面接の案内メールがきたら、企業側が設定した件名は変えず「Re:」がついた状態で返信しましょう。

ビジネスメールでは一連のやりとりを一覧で見返せるように、話題が変わらない限りは受信メールにそのまま返信するのがマナーです。

もしメールのやり取りが増えて「Re:Re:Re:…」のように件名が長くなってしまったら、最初のメールの件名が見えにくくなってしまうため、「Re:」を1つだけ残してほかは削除しましょう。

選考通過の喜びや感謝を伝える

最終面接の案内メールに返信する際は、日程調整に関する事務連絡だけでなく、前回の選考を通過した喜びや感謝の気持ちを伝える内容も盛り込みましょう。

採用担当者に入社への意欲が伝わり、好印象につながりやすくなります。

署名をつける

最終面接の案内メールに返信するときは、メールの最後に必ず署名として「名前」「メールアドレス」「電話番号」「住所」を載せましょう。署名があれば、メールを受け取った相手が送り主の情報や連絡先を簡単に確認しやすいからです。

メールのやり取りが続いている場合や、わざわざ連絡先の情報を載せる必要がないと思われる場合でも、署名は毎回つけるのがビジネスマナーです。

【例文】最終面接の案内への返信メール

最終面接の案内メールは、面接の日程調整を兼ねていることが一般的です。

以下の4つのケースに分けて、返信メールの例文とポイントを紹介します。

企業から提示された日程を承諾するとき

最終面接の案内メールで企業から面接の日程を提示された場合は、日付・曜日・時間を改めて明記して、認識のズレを防ぎましょう。

3つ以上の候補日を提示された場合は、自分の都合がつく日を複数選択し、最終的な日程の決定は企業側に任せます。

ただし、提示された日程がすべて都合がつく場合も「いつでも大丈夫です」と返信するのはNG。投げやりな印象を与えかねないためです。

提示された候補日から、少なくとも半分程度の数まで絞り込んだうえで返信しましょう。

〈企業から提示された日程を承諾するときの例文〉

自分から希望日を提示するとき

最終面接の案内メールに「〇〇さんの都合がよい日程をお教えください」などと記載されており、自分から希望日を提示する必要がある場合は、企業側がスケジュールを調整しやすいよう、日程の候補を3つ以上提示しましょう。

また、日程を伝えるときは日付だけでなく「終日」「◯時～◯時」など、時間帯も合わせて連絡することをおすすめします。

企業側が「それでは〇日の〇時でいかがでしょうか」などと具体的な日時を提案しやすくなり、日程調整がよりスムーズに進みます。

〈自分から希望日を提示するときの例文〉

企業から提示された日程の都合が悪いとき

最終面接の案内メールで企業から提示された日程の都合がつかない場合は、企業が提示した候補日にできるだけ近い日付で、代わりの候補日を3つ以上提示しましょう。

日程調整をよりスムーズに進めるために、自分から日程を提案するときは月日の情報だけでなく「終日」「◯時～◯時」など、都合がつく時間帯も合わせて伝えるとベターです。

都合がつかない理由については、返信メールに詳細に書く必要はありません。

〈企業から提示された日程の都合が悪いときの例文〉

企業から提示された日程の都合がわからないとき

最終面接の案内メールで日程の候補を提示されたものの、自分の予定が確定しておらず、すぐには日程を承諾できない場合は、理由とあわせていつまでに回答できるかを伝えましょう。

自分の予定がわからないからといって、スケジュールが確定するまで返信しないのはNG。返信が遅いと、企業側は「最終面接の案内が候補者に届いていないのでは？」と考え、確認のための電話やメール送信などの手間が発生してしまいます。

また、返信をしないままでいると「志望度が低く、最終面接を受けるつもりがないのだろう」などと勘違いされてしまう可能性もあります。

〈企業から提示された日程の都合がわからないときの例文〉

件名：Re:最終面接の日程についてご連絡【株式会社○○○】

また、最終面接の日程が確定したら、以下の記事を参考に最終面接の対策を進めましょう。

▼転職の最終面接対策総まとめ

▼採用のプロに学ぶ最終面接の心構えと準備

▼最終面接の志望動機の伝え方

確定した最終面接の日程を調整するには？

一度確定した最終面接の日程の都合が悪くなり、変更・再調整が必要になった場合は、できるだけ早く再調整の依頼メールを送りましょう。

メールには、都合が悪くなった理由とお詫びの気持ちを簡潔に書き、自分の都合がつく日程を少なくとも3つ提示してください。

〈最終面接の日程を変更・再調整するときの例文〉

もし最終面接の前日や当日に都合が悪くなってしまった場合は、メールではなく電話で連絡し、なるべく早く企業とコンタクトをとりましょう。

面接当日に日程調整をする場合の連絡マナーについては、以下の記事でくわしく解説しています。

最終面接のお礼メールは送るべき？マナー・例文を解説

最終面接を無事終えたら、次に気になるのが「お礼メールを送るべきか」「送るとしたらどんなことに気を付けるべきか」という点。

ここでは、最終面接後のお礼メールのマナー・例文について解説します。

最終面接のお礼メールは好印象につながるため、送った方がいい

最終面接後のお礼メールは、丁寧で意欲的な印象を与えられ好印象につながりやすいため、送った方がよいでしょう。

ただし、選考結果はあくまで面接自体の内容をもとに判断されるため、お礼メールが採用の可否に大きく影響することはないと留意しておきましょう。

最終面接のお礼メールを送るときのマナー

最終面接後にお礼メールを送る場合のマナーは、通常のビジネスメールと変わりません。

これまでの選考で積み上げてきた自分の評価を下げないためにも、以下の3点を特に意識しましょう。

面接当日か翌日の早い時間に送る

最終面接のお礼メールは、面接終了後の当日中か、遅くとも翌日の朝〜昼までに送りましょう。

お礼メールを先延ばしにしていると、送信する前に合否が確定し、企業から面接結果の連絡が先に来てしまう可能性があります。

また、お礼メールを送るのを忘れたまま、最終面接からしばらく日が空いてしまった場合は、お礼メールを送るのは控えましょう。

企業からすると「どうしてこのタイミングなんだろう？」と不自然に感じられ、むしろ逆効果になる可能性があるためです。

本文はシンプルにまとめる

最終面接のお礼メールの本文については、熱意や意欲を長々と書くのは避け、なるべくシンプルにまとめましょう。

具体的には「お礼→熱意・意欲→（再度）お礼」の順にまとめると、読みやすい構成になります。

一方、お礼メールに「面接の結果はいつごろご連絡いただけますか？」「貴社に入社できた場合〇〇は可能ですか？」などと、採用担当者からの返信を求めるような質問は避けましょう。

選考の結果連絡は面接から通常1週間程度で届くため、どうしても企業に聞きたいことがある場合は、その後にまとめて質問しましょう。

ことあるごとに質問のメールを送ると、採用担当者の返信の負担が増えてしまいます。

誤字・脱字がないようにする

最終面接のお礼メールを作成したら、送る前に漢字の変換ミスや送り仮名の過不足などの誤字・脱字がないか確認しましょう。

初歩的な間違いがあると「注意力や慎重さが足りていない」「仕事でも小さなミスをしそう」などと、マイナスイメージにつながってしまう可能性があります。

特に応募先の企業名や、メール相手である採用担当者の名前・漢字などは間違えないように注意しましょう。

採用担当者の名前がわからない・あっているかどうか不安という場合は「採用ご担当者様」として問題ありません。

最終面接のお礼メールの例文

最終面接のお礼メールは、最終面接のときの会話内容をふまえた内容にすると、ありきたりな文章にならず、志望度の高さや感謝の気持ちが伝わりやすくなります。

「件名で用件がわかるようにする」「署名は正確に記載する」など、基本的なメールマナーも忘れずに守りましょう。

〈最終面接のお礼メールの例文〉

最終面接の結果メールも返信必須！ポイントと例文を紹介

最終面接の結果連絡が来るタイミングのほか、結果連絡のメールが届いたときの返信マナーや例文を紹介します。

最終面接の結果連絡はいつ来る？

最終面接の結果連絡は、通常最終面接から1週間以内に来ることが多いようです。

ただ、最終面接は内定を出すか出さないかの重要な判断になるため、社内稟議に時間がかかり、それまでの面接に比べて連絡が遅くなるケースもあるでしょう。

結果連絡の来るタイミングや、遅い場合の対応については、下記の記事で解説しています。

企業側からの連絡が遅れていると「面接担当者の反応がそっけなかったし、自分は選考に落ちたのかも…」と面接を振り返って選考結果のフラグを探してしまうかもしれません。

しかし、「これがあったら絶対合格・不合格」と言い切れるフラグはないので、心配しすぎないようにしましょう。

最終面接の結果メールには必ず返信しよう

最終面接の結果がメールで届き、内定の通知だった場合は、内容を確認次第できるだけ早く返信しましょう。

通常のビジネスメールのマナーと同様、遅くともメールを受け取ってから24時間以内の連絡がベストです。

内定通知への返信が遅れると、採用担当者から「入社意欲が弱い」と思われる可能性があります。

また「メールが届いていないのでは」と採用担当者に余計な不安を与えてしまい、企業から確認のメールや電話連絡が来る可能性もあります。

不採用の場合は返信しなくていい

最終面接の結果メールをもらったものの、不採用だった場合、返信は基本的に必要ありません。

しかし「選考には落ちてしまったけれど、採用担当者に感謝を伝えたい」という場合は、返信メールを送っても問題ありません。

【例文】最終面接の結果メール

内定を承諾する場合、最終面接の結果メールへの返信では、感謝の気持ちと入社後の抱負を簡潔に書きましょう。

〈最終面接の結果メールに返信するときの例文〉

内定を獲得したものの、入社を辞退したい場合は「内定のお礼と辞退の意志」を伝えましょう。

内定を辞退する場合のメール例文・連絡マナーについては、以下の記事でくわしく解説しています。

「他社の選考結果を待ちたい」「都合や入社の意志がまだ固まっていない」などの理由で指定された返信の期限内に内定承諾・辞退を判断できない場合は、失礼にならない伝え方で内定保留をお願いする必要があります。

内定保留のくわしいメール例文・連絡マナーは、以下の記事で解説しています。

無事内定をもらったものの「本当にこの会社に転職してよいか」と迷いがある場合は、下記の記事もおすすめです。

内定を承諾したあとにやるべきこと

入社の意志を固め、内定を承諾したら、内定後の流れややるべきことを下記の記事から確認しておきましょう。

在職中に転職活動をしていた場合は、現職の退職交渉や引き継ぎも始めなければなりません。円満退社のためにも、早め早めに準備しましょう。