職務経歴書の基本の書き方と受かる秘訣【テンプレートあり】

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職務経歴書とパソコン

転職活動に必要な最重要書類、職務経歴書(職歴書)。履歴書と違ってフォーマットから自分で考える必要があるので、難しいと感じる人も多いかもしれませんね。

とはいえどのように作ればいいのかはある程度決まっていますし、基本のポイントさえ押さえれば大丈夫。書類選考を通過し、面接時の良いアシストとなる職務経歴書が書けるはずです。

この記事では、職務経歴書の基本の書き方と、よくある疑問点などを解説していきます。

【目次】
1. 職務経歴書は戦略を練るところから
職務経歴書はあなたのスペックを載せたプレゼン資料
 -履歴書と職務経歴書の違い
良い職務経歴書を書くための三原則
【職歴別】あなたが作るべき職務経歴書はこれだ!
 -逆編年体
 -編年体
 -キャリア式
2. 今すぐ作れる! 職務経歴書の書き方【記入見本つき】
職務経歴書はA4で2~3枚で作る
職務経歴書に入れる項目
内容は応募企業ごとにカスタマイズしよう
3. 職務経歴書を書く際によくある疑問点
職務経歴書は手書きしてもいい?
職務経歴書と履歴書の用紙サイズが違っても大丈夫?
アルバイト経験しかない場合も職務経歴書を書くべき?
派遣会社で働いた期間はどう書けばいい?
多すぎる転職回数、職務経歴書に少なく書いてもいい?
転職サイトの職務経歴書自動作成サービスは使ってもいい?
ネットの作例を参考にしてもいい?
職務経歴書はどうやって送ればいい?
4. まとめ

1. 職務経歴書は戦略を練るところから

職務経歴書はあなたのスペックを載せたプレゼン資料

はじめに意識しておきたいのは、職務経歴書はあなたが企業にぴったりのスペックを兼ね備えた人材だとアピールする「プレゼン資料」だということです。そう意識して書けるだけで、書類選考通過にグッと近づきます。

職務経歴書はこれまで働いてきた経歴を端的にわかりやすくまとめるものですが、まとめ方が肝心です。多くの企業で選考の第一段階となる書類選考では、企業は職務経歴書の業務内容や実績を見て、募集しているポジションに合っているかを判断することになります。

職務経歴書にいいかげんなことを書いてしまうと、その後の選考にも悪影響を及ぼします。ですから転職でかなえたいことをしっかりと考え、戦略的に職務経歴書を書く必要があるのです。

履歴書と職務経歴書の違い

多くの会社では、最初の提出書類として職務経歴書と履歴書の両方を求められます。
あまり意識しないかもしれませんが、ふたつはそれぞれ役割が違いますので、志望動機や自己PRを両方に書く場合は意識して書き分けるとよいでしょう。

・職務経歴書……どんな仕事を経験してきたかが詳しく書かれており、書類選考の合否を決める。面接も職務経歴書を見ながら進められていく。

・履歴書……職歴の概要のほか、生年月日や住所、通勤経路、扶養家族などの個人情報が書かれている事務書類。採用後に人事が保管する。

どちらも採用担当者の手に渡るものですが、職務経歴書のほうがじっくり時間をかけて読まれます。そのため、誤字脱字に注意することはもちろん、パッと見ただけで内容が担当者の頭に入るよう、わかりやすく作ることが大切です。

良い職務経歴書を書くための三原則

良い職務経歴書を書くためには、気をつけるべき3つのポイントがあります。

(1)求人内容に沿った内容にする

大切なのはあなたが企業の求める人材にぴったりの人物だとアピールできること。
ウソを書くのはもちろんNGですが、自分の経歴やスキルをなんとなくそのまま書いてしまうのではなく、相手の求めるものに合わせてアレンジしましょう。
また、仕事に対してオーバースペックな場合も「うちの仕事内容では満足しないのでは」と敬遠されるので注意を。

(2)読みやすい見た目に整える

意外と大切なのが職務経歴書の見た目。どんなに素晴らしい経歴が書いてあっても、ごちゃごちゃして採用担当者が要点を見つけられないようでは意味がありません。
わかりやすく簡潔に見えるよう、罫線や改行、箇条書きなどを使って整えることが大切です。

(3)採用担当者の目に留まる“キラーワード”を盛り込む

職務経歴書に書かれていると採用担当者の目に留まる“キラーワード”があります。たとえば資格が重要な仕事であれば資格名、エンジニアであれば使っていたツールや言語など、応募先に刺さる自分の強みは必ず書いておきましょう
転職エージェントを使っている人は、どんな単語が応募先に効くのか尋ねてみるとよいでしょう。

【職歴別】あなたが作るべき職務経歴書はこれだ!

職務経歴書の書き方にとくに決まりはありませんが、PCで作成し、A4用紙2~3枚に収まるように作るのが基本です。書き方は、自分の経歴のどのポイントを目立たせたいかによって、大きく3つのパターンに分けられます。

以下にテンプレートを用意してありますので、自分に合うものをダウンロードして使用してください。

逆編年体

逆編年体イメージ・経験を新しい順に書く
・応募職種と直近の経験のマッチ度を強調したい人向け

直近の経歴から順番に、1社目までをさかのぼっていく書き方です。前職(現職)での経験を目立たせることができるため、現在の能力を中心に、応募先の仕事とのマッチ度をアピールできます。
読む人にとっても、真っ先に目に入ってくるのが直近の経験となり、じっくり読むべき履歴書かをすぐに判断できるので合理的です。しかし、担当者によっては「時系列じゃなくて読みづらい」と感じられることもあるようです。

この書き方は、応募先の職種や業界で、直近の経験を即戦力として生かせる場合にとても有効です。
また、これまでの経験を元にステップアップしたいというケースでも、直近の経験を説得材料にできるためよいでしょう。

※例文を詳しく見たい人はこちら→サンプル(逆編年体)ダウンロード
※すぐに書き始めたい人はこちら→テンプレート(逆編年体)ダウンロード

編年体

編年体・経験を年代順に書く
・初めて転職する人、経験年数の少ない人、1社目に長く勤めたが2社目は短期間の人向け

職務経歴書の多数を占める、過去から現在へと、経験を時系列で並べていく書き方です。
最初に勤めた会社から順番に並べていくため、これまで積んできた経験をストーリー的に伝えることができます。真面目に一貫したキャリアを積んできた人が好まれる日本企業では、まだまだ主流です。
一方、最後まで目を通さないと最新の経歴がわからない、職歴にブランクがあるかどうかが一目瞭然といったデメリットもあります。

この書き方は、初めて転職する人や経験年数の少ない人、転職経験はあるものの2社目の勤務期間が短く、キャリアの軸は1社目にある人などに向いています。
また、伝統を重んじる学校法人や保守的な企業などに応募する場合は、採用担当者が変わった書き方を嫌う可能性もあるので、経験豊富な応募者でもこの書き方を使うのが無難です。

※例文を詳しく見たい人はこちら→サンプル(編年体)ダウンロード
※すぐに書き始めたい人はこちら→テンプレート(編年体)ダウンロード

キャリア式

キャリア式イメージ・経験職種やプロジェクト単位で経験をまとめる
・転職回数が多い人やキャリアチェンジした人向け

経歴を時間軸に沿って書き連ねるのではなく、職歴を飛び越えてアピールしたい仕事内容ごとにまとめる書き方です。
たとえば1社目と4社目で営業、2~3社目で一般事務を経験している人が営業職に応募する場合、1社目と4社目での経験を中心に詳しく書き、その他は簡単に触れる程度にとどめることができます。

この書き方が向いているのは、転職経験の多い人や過去に業種・職種を大幅に変えた人、職歴のブランクを目立たせたくない人です。
また、外資系やベンチャー企業などでは、この書き方をうまく使うことで採用担当者にロジカルでデキる人という印象を与えられます。一方、情報を過不足なくまとめることが難しく、使う人は少ないようです。
「不都合なキャリアを隠しているのでは?」「職歴のブランクを誤魔化そうとしているでは?」と感じられることもあるので、面接前にしっかりと対策を。

※例文を詳しく見たい人はこちら→サンプル(キャリア式)ダウンロード
※すぐに書き始めたい人はこちら→テンプレート(キャリア式)ダウンロード

 

この3つのパターンから職務経歴書の書き方を選ぶ際には、自分の経験してきた仕事をどのようにアピールするのかを考えることが大切です。
同じ営業の仕事に応募する場合でも、法人営業として一貫したキャリアを歩んできたとアピールするなら逆編年体、さまざまな商材を扱ってきた経験豊富さをアピールするならキャリア式がフィットするかもしれません。

自分が今回の転職でかなえたいゴールを見据えてプランを練り、戦略的に職務経歴書を書いていきましょう。

 

2. 今すぐ作れる!職務経歴書の書き方【記入見本つき】

ここでは職務経歴書の書き方について、フォーマットや必ず記載する事項などPRの書き方までさまざまなポイントを解説していきます。
すぐに書き始めたい人は、【職歴別】あなたが作るべき職務経歴書はこれだ!から、先にテンプレートをダウンロードしてください。

職務経歴書はA4で2~3枚で作る

職務経歴書は、A4で2~3枚で作るのが基本です。職歴が極端に多い人は3枚になってもかまいませんが、それ以外の人は2枚でまとめるのがベターです。
採用担当者は忙しい人も多いので、長すぎる職務経歴書は読んでさえもらえない可能性があります。
職務経歴書が2枚以上になった場合はクリップで左上をとめて提出します。企業側でコピーを取る際のことを考えて、ホチキスではなくクリップを使いましょう。

※提出方法について、詳しくは→すぐわかる、履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー

職務経歴書に入れる項目

職務経歴に必要な項目は多岐にわたります。勤務先の会社名など必須項目のほかにも、仕事によって入れておいたほうが丁寧な印象につながるものや、ツールや資格名で採用担当者に刺さる“キラーワード”になるものがあります。
以下に基本的なものを挙げました。逆編年体の職務経歴書を例に解説していきますので、必ず入れるもの、あれば入れるものをカスタマイズしつつ、自分の強みを最大限に伝えられるようにしましょう。

【必ず入れる項目】

職務経歴書_(1)日付・氏名(1)日付・氏名
まず職務経歴書を作成した日付を入れます。郵送の場合は発送日、直接持参する場合は持参当日の日付にするのがよいでしょう。
日付の下に改行して、氏名をフルネームで書きます。この職務経歴書のタイトルとなるものですから、忘れずにしっかりと書いておきましょう。

職務経歴書_(2)ページ番号(2)ページ番号
職務経歴書が2枚以上になった場合は、ページの一番下に「1/2」「1/3」などと通し番号を振ります。Wordの場合は「挿入→フッター」から設定ができます。

職務経歴書_(3)職務要約(経歴概略)(3)職務要約(経歴概略)
これまでの業務経験の中心となるものを、3~5行程度で簡単にまとめます。
採用担当者が詳しく読みたくなるよう、経歴の強みを端的に表すことはもちろん、やる気と熱意が伝わるように書くことが大切です。

職務経歴書_(4)職務経歴(在籍年月、勤務先名)、(5)勤務先情報(4)職務経歴(在籍年月、勤務先名)
経歴の最初には、在籍年月と勤務先名を記入します。
勤務先の会社等の名前は省略せず、「株式会社」などまでしっかり書きましょう。在籍年月を日付まで細かく書く必要はありません。

(5)勤務先情報
勤務先の事業内容、従業員数、年商、本社所在地、設立年などを入れます。
とくに異業種転職の場合、よほど有名な会社でない限り、会社名だけでは事業内容や規模が伝わりませんから、しっかり書いておきましょう。

職務経歴書_(6)職務内容、(7)所属部署、役職(6)職務内容
具体的な仕事内容を、箇条書きなどを使って端的にまとめます。技術職の方は、扱っている素材や製造法、担当している工程なども詳しく記載しましょう。
仕事上主要な取引先などは、社外秘でない限り具体的な会社名を入れます。たとえば自動車の部品会社で開発職をしていた場合は、どの完成車メーカーの部品を扱っていたかも入れるとベターです。
また、たとえ小さなものであっても、マネジメント経験は書いておくと評価されることが多いです。たとえば「プロジェクトリーダー(3名チーム)として、スケジュール、予算管理、客先折衝」などです。
もし書くことがわからない人は、まずは1日の行動を振り返ることから始め、1年ごと、入社時から今まで……とこれまでの業務を洗い出し、整理してみましょう。

(7)所属部署、役職
所属部署や役職は、具体的な職務内容の見出しとして書くとよいでしょう。
その下に具体的な職務内容をまとめていきます。部下がいた場合は、「○○課 課長(課長以下8名)」などと人数も書いておきます。小さな会社で所属部署が特にない場合や、役職が付いていなかった場合は書かなくてOKです。


職務経歴書_(8)実績、(9)活かせる技術
(8)実績
自分の強みのコアとなる実績を、できるだけ具体的な数値を入れて説明します。たとえば営業職なら「売上○%アップ」、生産技術や生産管理なら「返品率○割減」「○%のコストカット」などが考えられます。
また、上記の例の設計職のようにあまり実績を数字で出しにくい仕事の場合は、「年間で○円規模のプロジェクト」といった金額を入れて関わっていたプロジェクトの大きさを示してもよいでしょう。
この例では「実績」という項目を立ててまとめていますが、ひとつひとつの職務内容の中に組み込んでもOKです。

(9)生かせる技術(保有資格、スキル、語学力など)
Word、Excel、PowerPointといったPCスキルから、取得している資格、語学力などを入れます。
文章量に余裕がある場合は、ここでも「PowerPoint:客先でのプレゼンテーションに使用」「英語:TOEIC680点。ビジネスメール、電話応対、海外からの来客のアテンドが可能」というように具体的な例を交えて書くとベターです。

職務経歴書_(10)志望動機(10)志望動機
履歴書にすでに志望動機を書いている場合は、あえて職務経歴書にも書く必要はありません。
履歴書に志望動機欄がなかったり、履歴書を提出しておらず、これまでも志望動機を伝えるチャンスがなかった、というようなケースでは書くのもよいでしょう。

※詳しくは→履歴書の志望動機|最速で書く方法と受かる書き方


職務経歴書_(11)自己PR
(11)自己PR
自己PRでは、自分の経歴の中から、とくに注目して欲しいポイントを抜き出してまとめます。
また、自分が実績を上げるまでの経緯や仕事上の工夫、考え方や熱意をアピールしましょう。職務内容や実績の欄には書けなかったことを補足していくイメージです。

※詳しくは→人事が思わず会いたくなる!職務経歴書の自己PRの書き方

【職種によっては入れる項目】

職務経歴書_(12)使用ツール、(13)論文、特許、学会発表など(12)使用ツール
仕事で使っているソフトやツールがある人は、必ず書いておきましょう。職務内容で各職場で使っていたツールを書いた人も、改めて、まとめておくと丁寧です。
CADなら「CATIA」、プログラミング言語なら「JAVA」「C++」といった具体的なソフトや言語名を入れます。複数ある場合は、それぞれについて自分のスキルレベルや仕事で何年使用したかを書き加えるのもよいでしょう。

(13)論文、特許、学会発表など
技術系職の人で、学生時代の論文や、自分が中心となって業務で取得した特許などが応募先の職種でアピールポイントになる場合はぜひ書いておきましょう。

内容は応募企業ごとにカスタマイズしよう

ここまで説明してきたのは、あくまでも基本的な内容です。これらの項目をどういう順番で、どこを詳しく、どこをコンパクトに書くかは自由ですから、応募企業ごとにカスタマイズしていくのが理想です。
例えば同じ金型設計という経歴でも、専門職に応募する場合は得意分野を目立たせ、マネージャー職にチャレンジする場合はリーダー経験を前に持ってくるなど工夫してみましょう。

また、自己PRや志望動機(履歴書に書いていない場合のみ)も会社ごとに見直しましょう。とくに志望動機は、その会社への理解度も問われるところなので、下手に使いまわすと信憑性が薄れてしまいます。

 

3. 職務経歴書を書く際によくある疑問点

PCの前で悩むスーツ姿の男性いざ職務経歴書を書こうとすると、意外なところでつまずいたりするもの。PCで作るべきなのか、用紙のサイズはどうすればいいのかといった問題から、自分の経歴をどう書くべきかまで、悩みは尽きないものですよね。

ここでは職務経歴書を書くにあたって、よくある疑問点をまとめました。

職務経歴書は手書きしてもいい?

A.手書きは避け、PCで作成しましょう

職務経歴書は情報量が多くなるため、それをわかりやすくまとめられるようPCで作成します。
履歴書は手書きのほうが良いという考えも日本ではまだまだ根強いですが、職務経歴書はPCの基本操作ができるというアピールも兼ねてPCで作るのが一般的です。

ただし一般の病院やクリニックの看護師、自営業のお店などに応募する場合は、慣例的に職務経歴書があまり重視されないため、手書きでもOKな場合があります。職務経歴書を手書きする場合は、履歴書の用紙とセットになっているフォーマットを使用するとよいでしょう。

※例えば→コクヨ 履歴書・職務履歴書 各4枚 転職用 A4サイズ 手引書付

職務経歴書と履歴書の用紙サイズが違っても大丈夫?

A.問題なし。A4サイズで作成を

市販されているB5の履歴書のフォーマットを使う場合も、職務経歴書はA4サイズで作りましょう。
職務経歴書をB5サイズにしてしまうと、フォントを小さくしたり文字数を少なくするなどで調整する必要が出てしまい、受かる職務経歴書から遠ざかってしまいます。
可能であれば履歴書のフォーマットもA4で用意し、サイズを揃えたほうが提出時にすっきりしますが、きちんと書けてさえいれば大きさの違いは問題にならないでしょう。

アルバイト経験しかない場合も職務経歴書を書くべき?

A.職務経歴書は書かなくてOK(例外あり)

学校を卒業、あるいは中退してから一度も働いたことがなく、アルバイト経験しかないという場合は、職務経歴書を書く必要はありません。
応募先の職種に関連するアルバイト経験をアピールしたい場合は、履歴書の経歴欄、あるいは自己PR欄などを活用しましょう。
ただし、応募する仕事に関連したアルバイトで、例えば週5で半年みっちり働いていたり、責任ある仕事を任されていた場合は、職務経歴書を作ってみてもよいかもしれません。その際は少なくともA4の3分の2以上埋めるように意識して、経験をアピールしましょう。

派遣会社で働いた期間はどう書けばいい?

A.勤務先として派遣会社、職務内容に派遣先を追加して書く

派遣会社で働いた期間については、登録していた派遣会社(派遣元)、派遣先(実際に働いていた会社)、働いた期間と仕事内容を書いていきます。
仕事内容が共通であれば、派遣先の会社と働いた期間を先に書いてしまい、具体的な業務内容はひとつにまとめてしまってもよいでしょう。この場合、各派遣先の企業について詳しい企業情報などは書かなくてかまいません。

派遣会社で働いた期間の職務経歴書の書き方

多すぎる転職回数、職務経歴書に少なく書いてもいい?

A.必ずすべて書きましょう

転職回数があまりにも多い人は、転職に不利になることを心配して職務経歴をごまかしたくなるかもしれませんが、正直に書きましょう。
とくに短期間で退職してしまった勤め先は省いてしまいたくなるものですが、応募先の会社に見つかると経歴詐称に問われるリスクもあります。1日でも在籍した会社は省かずに書きましょう。履歴書の職務経歴欄には限度がありますが、職務経歴書は職務経歴欄を伸ばせばいいだけです。
また、職務内容を詳しく書くのは、直近の経歴や応募先に関係のある仕事だけでかまいません。短い勤務先や応募先の仕事に関係ない職歴は、「その他の経験」などとして短くまとめ、ほかにアピールすべきことを強調して書きましょう。

※詳しくは→転職回数が3回以上でも不利にならない、転職対策決定版

転職サイトの職務経歴書自動作成サービスは使ってもいい?

A.使ってもいいですが、必ず自分でカスタマイズを

インターネット上には転職サイトなどが提供する、さまざまな職務経歴書の自動作成サービスがあります。これらは、所定のフォームに情報を入力していくだけで、自動で職務経歴書のフォーマットに落とし込んでくれる便利なサービスです。
フォーマットに自分で1から入力していくのが面倒という人は、ぜひ使ってみたいサービスです。
しかし、出来上がる職務経歴書はフォントの大きさや太さ、余白などの調整がされていないごくシンプルなもの。PCを持っていない人はやむをえませんが、PCがある人はデータをWordなどの形式でダウンロードし、大文字や太字、表組み、箇条書きなどを活用して読みやすくカスタマイズしましょう
とくに転職サイト・転職エージェントへ自分の情報を登録するのと同時に職務経歴書を作ってくれるサービスは、何度も情報を入力する手間が省けて便利なもの。これで作ったデータをベースにすれば、短時間でも効率よく職務経歴書を作れるでしょう。

ネットの作例を参考にしてもいい?

A.書き方の参考にするのはOKだが、内容の信憑性には注意を

職務経歴書の作例は、インターネットで検索するとたくさん出てきます。そのままコピペして使うのは論外ですが、書き方の参考にする分にはかまいません。
ただしなかにはその業界や職種についての理解が浅いまま書かれているものもありますから、あくまでも求人内容に合わせ、自分の言葉で作っていくことが大切です。
とはいえ、自分の作った職務経歴書が「まさにこの人を探していた!」と思わせるようなプレゼン資料になっているかどうか、わからなくて不安な人も少なくないでしょう。その場合は、自分の身の回りにいる転職経験者、とくに転職でステップアップすることに成功している人に見せて相談したり、転職エージェントの職務経歴書添削サービスでプロに意見を求めてみると、新しい発見があるかもしれません。

職務経歴書はどうやって送ればいい?

A.A4のクリアファイルに入れて白色無地の封筒で送る

職務経歴書を郵送で提出する場合、送付状、履歴書、職務経歴書、その他必要書類の順にクリアファイルに入れ、A4が入る白色の封筒(角2サイズまたは角A4サイズ)で送ります。
履歴書は提出済みなので職務経歴書のみを送るといった場合でも、送付状は必ずつけましょう。

※郵送方法について、詳しくは→すぐわかる、履歴書郵送の方法・封筒の書き方・マナー
※送付状について、詳しくは→履歴書の印象をUPさせる!送付状の書き方&無料テンプレート

 

4. まとめ

職務経歴書は、企業が求める人物に沿うように自分の経歴を調理し、プレゼン資料としてわかりやすく作ることが大切です。項目を見てみると、自分の書くべき職務経歴書のイメージが具体的になったのではないでしょうか。

ここで学んだ書き方を使った職務経歴書で、まずは書類選考を突破し、自分の理想の転職をかなえてください!

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